【文章內(nèi)容簡介】 絡(luò)軟件系統(tǒng)的管理。 工作程序 辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備使用 （ 1）辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)由公司行政人事部統(tǒng) 一管理；除辦公用機、業(yè)務(wù)用機外，其他部門和個人未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁在辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)上連接任何設(shè)備（包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，路由設(shè)備，智能設(shè)備，服務(wù)器等）。 （ 2）對公司建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（包括網(wǎng)絡(luò)、通訊線路及其接口），未經(jīng)行政人事部同意，任何人不得擅自安裝、拆卸和破壞； （ 3）辦公用機和業(yè)務(wù)用機軟件安裝遵守統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)： ◎操作系統(tǒng)： win9 winXP 、 win2022客戶端版。 ◎辦公系統(tǒng)： office9 office202 officeXP、瑞星， IE等。 ◎業(yè)務(wù)系統(tǒng)： EOE、銷售系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、信息報關(guān)系 統(tǒng)等客戶端軟件。 ◎其它經(jīng)行政人事部批準(zhǔn)并備案的軟件。 （ 4）辦公網(wǎng)內(nèi)計算機名稱應(yīng)與使用者姓名相同（若多臺機器屬同一責(zé)任人則在該名稱后添加數(shù)字以區(qū)別）。 電腦硬件設(shè)備管理 （ 1）電腦硬件設(shè)備包括電腦、打印機、掃描儀、復(fù)印機、投影儀、照 /攝像器材等電腦硬件設(shè)備； （ 2）電腦硬件設(shè)備采購 ①需采購固定資產(chǎn)部門提出申請，填寫“申購單”交行政人事部。 ②行政人事部核實后確需購買 的，報總經(jīng)理審批同意后由行政人事部統(tǒng)一采購。 （ 3）電腦硬件設(shè)備的管理 ①由行政人事部聯(lián)系集團信息部對電腦硬件設(shè)備進行定期維護清理。 15 ②行政人事部會同財務(wù)部每季度對公司及項目部所有電腦硬件設(shè)備采購、使用進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正、管理。 ③硬件設(shè)備應(yīng)由專人管理，要認(rèn)真做好防塵、防磁、防潮、防高溫、防火、防盜的工作，要保證設(shè)備的整齊清潔，各種軟件應(yīng)固定存貯于帶鎖的可屏蔽的磁盤柜中。 ④禁止在上班時間玩游戲、上網(wǎng)聊天等與工作無關(guān)的事情。 （ 4）硬件設(shè)備維修： ①所有電腦、打印機、掃描儀、復(fù)印機、投影儀、照 /攝像器材等硬件設(shè)備都由行政人事部負(fù)責(zé)維修； ②硬件設(shè)備損壞或故障時，填寫“報修單”向行政人事部申請修理； ③行政人事部協(xié)助集團信 息部對故障進行判斷，硬件故障，送往廠家進行維修，在報修單上登記修理情況； ④計算機系統(tǒng)軟件類的故障由行政人事部聯(lián)系集團信息部，指定專人負(fù)責(zé)檢查和維修，并確認(rèn)故障性質(zhì)，分清責(zé)任，并在報修單上登記修理情況。 ⑤要切實作好防病毒工作。一旦發(fā)現(xiàn)病毒或其它故障時，操作人員不得自行處理，應(yīng)保留現(xiàn)場信息，做好系統(tǒng)異常記錄并報行政人事部。 ⑥行政人事部協(xié)調(diào)集團信息部對系統(tǒng)軟件定期進行檢查、維護、更新或升級，各部門不得擅自安裝、更換系統(tǒng)軟件。 信息系統(tǒng)建設(shè) （ 1）提出意向：需要新建或?qū)υ行畔⑾到y(tǒng)二次開發(fā)的部門提出需要， 報行政人事部受理，匯總后協(xié)調(diào)集團信息部進行辦理。 （ 2）受理意向書：行政人事部會同有關(guān)部門進行調(diào)研，制定計劃方案報總經(jīng)理審批，同意后按集團公司采購規(guī)范進行實施。項目完成后行政人事部會同業(yè)務(wù)部門按照合同的要求組織驗收，并跟蹤服務(wù)。 電話系統(tǒng)管理 （ 1） 行政人事部協(xié)調(diào)集團行政部進行公司電話網(wǎng)絡(luò)安裝，維護整個網(wǎng)絡(luò)的正常運行，保證公司正常辦公需要； （ 2）行政人事部負(fù)責(zé)電話機的分發(fā)、調(diào)配、維修以及員工離職時的收回工作； （ 3）行政人事部負(fù)責(zé)報裝新的電話、改裝電話等相關(guān)事務(wù)。 16 15行政辦公費用管理 目的 加強對行政辦公費用發(fā)生的管理，合理控制行政辦公費用總量，提高費用配置的合理性。 范圍 行政辦公費用是指公司管理工作過程中，各部門關(guān)于行政辦公事務(wù)所發(fā)生的相關(guān)費用。包括辦公場所及設(shè)備、用品開支和行政辦公事務(wù)開支。 職責(zé) 行政人事部統(tǒng)一管理行政辦公費用，各部門、項目部配合執(zhí)行。 工作程序 費用控制原則 （ 1）對相對固定的行政費用采用預(yù)算管理。 （ 2）對其它相對變動的費用采用預(yù)算與額度相結(jié)合的管理方式。 （ 3）對耐用大件的辦公設(shè)備，采用控制管理的辦法。 相對固定費用的管理 （ 1）相對固定的行政辦公費用有房 租、辦公設(shè)備、保潔綠化、郵電通訊、交通車輛（汽油、保險、維修、車檢等）水電消耗、訂書報及茶葉飲品等費用。 （ 2）對相對固定的行政辦公費用，公司采用年度預(yù)算的方式，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)管理辦法（如固定資產(chǎn)、車輛管理辦法等），厲行節(jié)約，嚴(yán)控不合理的費用發(fā)生。 相對變動費用的管理 （ 1）相對變動的費用有招待費、差旅費、會議費等。 （ 2）對相對變動的行政辦公費用，公司采用預(yù)算管理與總額控制的管理辦法。 ◎招待費：來客或工作業(yè)務(wù)往來需要宴請、活動，統(tǒng)一由行政人事部定點安排，公司陪同人員簽單掛賬消費。費用統(tǒng)一由定點單位向公 司財務(wù)收取。費用標(biāo)準(zhǔn)由陪同人員按客人具體情況酌情掌握。 ◎會議費、活動費：要求事先拿出計劃方案和經(jīng)費預(yù)算，報總經(jīng)理審批后，按方案實施，費用附審批方案報銷。 ◎修理費：有關(guān)設(shè)備發(fā)生故障，相關(guān)人員需填寫“報修單”，由行政行政人事部安排修理。 ◎差旅費：參照差旅費開支管理暫行規(guī)定。 17 16文書管理辦法 目的 使文書管理制度化，增進文書處理質(zhì)量和效率。 范圍 適用于公司日常工作中所有相關(guān)文書的事宜。 職責(zé) 以公司名義與外界來、往的文書，以公司行政人事部為主管部門； 各部門、項目部之間往來文書原則上以發(fā)文 部門 /項目部為主管部門，必要時報公司行政人事部備案。 發(fā)文部門由專人負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、檔案管理等事宜。 文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，由公司行政人事部為總收發(fā)部門，公司各部門 /項目部應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)收發(fā)。 工作程序 文書的范圍 “文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告、會議訣議、規(guī)定、合同書、傳真、電報、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用文件。 文書的分類 —— 機密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。 —— 普通：指非機密文書。 —— 傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。 文 書收發(fā)管理 （ 1）收文 —— 登記來文由收發(fā)人員拆封后，于《收文登記簿》登記收文編號、日期、來文單位等必要信息。 —— 收發(fā)人員將文書分送至各收文單位（經(jīng)辦部門），必要時進行交接登記。 —— 經(jīng)辦人辦理文件時，原則上應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管審批，并將處理經(jīng)過、結(jié)果或復(fù)文摘要進行記錄。 （ 2）發(fā)文 —— 擬稿、登記 經(jīng)辦人擬妥文稿，交行政人事部審批后，經(jīng)收發(fā)人員編號、按《印章管理辦法》用印后， 18 在《發(fā)文登記簿》上填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名等必要信息。 —— 發(fā)文處理 收發(fā)人員核對上信息準(zhǔn)確無 誤后即行發(fā)文。 （ 3）文書處理要點 —— 重要文件，由行政人事部將正本歸檔，應(yīng)用時應(yīng)以副本進行分發(fā)、使用和處理。 —— 涉及其他部門的，由行政人事部通知配合部門，及時處理文書上的各項要求。 （ 4）文書處理期限 —— 收發(fā)人員收文時，應(yīng)隨到隨送，不得積壓。 —— 來文有答復(fù)期限者，必須于來文所定期限內(nèi)處理完畢。 —— 文件歸檔，原則上應(yīng)當(dāng)日完成，最遲不得逾二日。 —— 簽呈文件，按分層負(fù)責(zé)的決議層次訂定時限。 19 17檔案管理 目的 加強對公司檔案的管理，對各類檔案有效利用和共享，防止各類檔案的丟失、損壞。 范圍 本辦法 適用于公司本部、項目部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。 職責(zé) 行政人事部負(fù)責(zé)對公司的各類檔案實行統(tǒng)一監(jiān)督管理和公司文書檔案、影像檔案、實物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況，對各職能部門的檔案工作及資料員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。 行政人事部負(fù)責(zé)對公司本部人事檔案的直接管理。 項目部在行政人事部、項目管理部的監(jiān)督、指導(dǎo)下負(fù)責(zé)項目工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。 銷售部負(fù)責(zé)銷售檔案、客戶檔案的管理。 工作程序 檔案 的分類 公司檔案包括：文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、影像檔案、實物檔案、經(jīng)營檔案。 立卷、歸檔 （ 1） 行政人事部及各職能部門應(yīng)定期或不定期的進行檔案的收集。 （ 2） 立卷歸檔的時間 ①有保留價值的 各類法規(guī)、政府文件等外來文件，各部門、項目部在收到或取回文件后，原件必須在 5個工作日內(nèi)送交行政人事部，進行統(tǒng)一管理。 ②各類文書文件由行政人事部在辦結(jié)后隨時歸檔。 ③規(guī)章制度類文件在成稿后由行政人事部歸檔。 ④凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)立卷歸檔。 ⑤與項目有關(guān)的證照在項目交用 前均在部門保存， 房屋交用后須移交行政人事部保存。 （ 3）立卷歸檔的要求 ①歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學(xué)的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。 20 ②案卷要求 ◎歸檔案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚，標(biāo)題簡明，保管期限準(zhǔn)確，裝訂整齊。 ◎歸檔文件要按次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。 ◎卷內(nèi)文件排列要有順序，便于保管和查找。 ◎填寫案卷一律用鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡清晰。 （ 4）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須使用原件。 （ 5）影像 檔案攝錄必須記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。 檔案交接 （ 1）交接的資料必須完整、準(zhǔn)確，做到文、圖、物相符，簽字手續(xù)完備。 （ 2）歸檔資料必須為原件，如遇特殊情況需總經(jīng)理批準(zhǔn)。 （ 3）交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經(jīng)理審批方可歸檔。 （ 4）交接資料時必須當(dāng)面清點，核對確認(rèn)無誤后，由經(jīng)手人和負(fù)責(zé)人簽字。 （ 5）對工程資料檔案的特殊要求： ◎工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手 續(xù)要完備。 ◎不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成 A4幅面，圖標(biāo)欄要露在外面。 ◎所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。 ◎文字材料應(yīng)按事項、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 檔案的保管 （ 1） 檔案資料要按門類和載體進行科學(xué)的分類、排列和編號。 （ 2） 按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護并定期檢查檔案保管情況。 （ 3） 行政人事部定期（每季度）對各類檔案的歸檔、保管情況進行檢查。 檔案借閱 （ 1） 需要外借的檔案，借閱人 應(yīng)辦理借閱審批和登記手續(xù)。 （ 2） 職能部門工作人員可直接查閱屬本業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱其他重要文件和有密級檔案，須經(jīng)行政人事部批準(zhǔn)，方可借閱。 21 （ 3） 借閱檔案必須按期歸還。不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。 檔案鑒定和移交 （ 1） 行政人事部應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。 （ 2） 檔案的鑒定工作應(yīng)在行政人事部經(jīng)理的指導(dǎo)下，由有關(guān)業(yè)務(wù)人員鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。 （ 3）工程 檔案 的移交工作應(yīng)嚴(yán)格按照城建檔案館的規(guī)定及要求進行。 22 18會議管理 目的 提高會議質(zhì)量和工作效率，促進內(nèi)部溝通與信息傳遞，確保會議決議的貫徹落實。 范圍 適用于公司所有工作會議的管理。 職責(zé) 行政人事部負(fù)責(zé)公司會議的組織安排，各部門、項目部配合執(zhí)行。 各部門、項目部負(fù)責(zé)主辦的專題會議、例會的組織安排。 工作程序 會議類型 （ 1） 公司會議分為總經(jīng)理辦公會、專題會、例會、員工大會及公司半年度、年度工作會議等。 （ 2）專題會議包括資金計劃會議及預(yù)算執(zhí)行情況分析會、薪酬及考核會議、設(shè)計方案評審會議、 招標(biāo)會 、 工程進度、質(zhì)量、安全會議、項目市場推廣、營銷會議、其他專項協(xié)調(diào)會議等。 （ 3）例會包括總經(jīng)理辦公會、工程現(xiàn)場例會、銷售現(xiàn)場例會等。 會議提議與審批 （ 1）公司定期例會無須提議和審批。 （ 2）臨時會議使用會議室需提前向行政人事部預(yù)約或詢問。 （ 3）需要集團領(lǐng)導(dǎo)參加的，提議人應(yīng)提前與集團領(lǐng)導(dǎo)、本公司總經(jīng)理協(xié)商并說明事由。 會議準(zhǔn)備 （ 1）會議召集人和與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括擬定會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案通知與會人等）。 （ 2）召集人一定要提前發(fā)放資 料、議案，避免在會場才熟悉會議資料。 （ 3） 需要下發(fā)《會議通知》的，會議召集人應(yīng)擬制通知并提前 12個工作日下發(fā)。 （ 4）對于一般性會議或者人數(shù)少于 5 人（含）的小型會議，可通過電話方式通知，但必須得到被通知人的確認(rèn)。 會議紀(jì)律 （ 1）嚴(yán)格遵守會議時間，按時開會，準(zhǔn)時閉會。 （ 2）公司級會議、專題會議或其他重要會議，參加者應(yīng)在《會議簽到表》上簽字。 （ 3） 會議參加人員要主動、積極發(fā)言，嚴(yán)禁“開小會”。 23 （ 4） 出席會議的人員均對會議所議事項有保密義務(wù)，不得擅自披露未決議或有爭議的事項。 會議記錄 （ 1） 公司辦公會由行政人事部負(fù)責(zé)現(xiàn)場會議記錄