文管員培訓資料ppt課件(編輯修改稿)
2025-02-06 18:11 本頁面
【文章內容簡介】 電子郵件的收發(fā)記錄以“郵件回執(zhí)”作為簽收記錄，但發(fā)文件部門文件管理員需跟蹤確認收文部門已收到郵件，并將確認情況進行記錄； 部門內部進行的分發(fā)、轉發(fā)文件同樣需要按以上要求做好文件的轉發(fā)、分發(fā)的記錄工作； （五）文件的保管 文件的保管要求 文件應建立目錄，以利于檢索； 文件應進行分類規(guī)檔； 文件應妥善保管、防潮、防火； （六）文件的傳閱 正確操作 部門負責人或文件管理員接收到文件后，確認出需傳閱的范圍 ； 文件在部門內傳閱并簽名及日期； 文件管理員收回文件進行保存，隨時備查 文件傳閱應注意問題 傳閱范圍應確認準確； 文件管理員需跟蹤確認文件得到傳閱； 傳閱后，應確保傳的簽名及日期齊全； 文件管理員應確保需傳閱的文件得到傳閱； （七）文件的復印 對于公司文件及質量手冊、程序文件不可自行復??； 不得自行復印帶有：“受控文件”章的文件； 文件復印時需采用原件復印； 對于部門名義發(fā)出的文件，收文部門可以自復印，用于發(fā)放時，需做好記錄； 文件管理員應監(jiān)控本部門人員，不得隨機復印和使用無效的文件； （八）文件的回收 回收的時機 文件已經無效 — 換版、作廢、更改； 文件持有人調離本崗位； 文件持有人離職； 回收的要求 按文件發(fā)放登記表全數回收；使用處不得存有無效的文件； 同時應辦理回收手續(xù) — 簽名及日期； 第五部分 文件的增發(fā)管理 增發(fā)的時機及形式 指公司管理制度、質量手冊、程序文件、技術檢驗文件等； 當文件破損、丟失或因工作需要但原發(fā)文部門未發(fā)時可能申請增發(fā)； 增發(fā)的申請以“ 文件增發(fā)申請單 形式提出” 以部門傳遞
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