文管員培訓(xùn)資料ppt課件(編輯修改稿)
2025-02-06 18:11 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 電子郵件的收發(fā)記錄以“郵件回執(zhí)”作為簽收記錄，但發(fā)文件部門文件管理員需跟蹤確認(rèn)收文部門已收到郵件，并將確認(rèn)情況進(jìn)行記錄； 部門內(nèi)部進(jìn)行的分發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)文件同樣需要按以上要求做好文件的轉(zhuǎn)發(fā)、分發(fā)的記錄工作； （五）文件的保管 文件的保管要求 文件應(yīng)建立目錄，以利于檢索； 文件應(yīng)進(jìn)行分類規(guī)檔； 文件應(yīng)妥善保管、防潮、防火； （六）文件的傳閱 正確操作 部門負(fù)責(zé)人或文件管理員接收到文件后，確認(rèn)出需傳閱的范圍 ； 文件在部門內(nèi)傳閱并簽名及日期； 文件管理員收回文件進(jìn)行保存，隨時(shí)備查 文件傳閱應(yīng)注意問(wèn)題 傳閱范圍應(yīng)確認(rèn)準(zhǔn)確； 文件管理員需跟蹤確認(rèn)文件得到傳閱； 傳閱后，應(yīng)確保傳的簽名及日期齊全； 文件管理員應(yīng)確保需傳閱的文件得到傳閱； （七）文件的復(fù)印 對(duì)于公司文件及質(zhì)量手冊(cè)、程序文件不可自行復(fù)?。? 不得自行復(fù)印帶有：“受控文件”章的文件； 文件復(fù)印時(shí)需采用原件復(fù)印； 對(duì)于部門名義發(fā)出的文件，收文部門可以自復(fù)印，用于發(fā)放時(shí)，需做好記錄； 文件管理員應(yīng)監(jiān)控本部門人員，不得隨機(jī)復(fù)印和使用無(wú)效的文件； （八）文件的回收 回收的時(shí)機(jī) 文件已經(jīng)無(wú)效 — 換版、作廢、更改； 文件持有人調(diào)離本崗位； 文件持有人離職； 回收的要求 按文件發(fā)放登記表全數(shù)回收；使用處不得存有無(wú)效的文件； 同時(shí)應(yīng)辦理回收手續(xù) — 簽名及日期； 第五部分 文件的增發(fā)管理 增發(fā)的時(shí)機(jī)及形式 指公司管理制度、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、技術(shù)檢驗(yàn)文件等； 當(dāng)文件破損、丟失或因工作需要但原發(fā)文部門未發(fā)時(shí)可能申請(qǐng)?jiān)霭l(fā)； 增發(fā)的申請(qǐng)以“ 文件增發(fā)申請(qǐng)單 形式提出” 以部門傳遞
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