公司檔案整理規(guī)范ppt課件(編輯修改稿)
2025-02-06 09:53 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 指單獨(dú)一份文件，以下的七種情況下，應(yīng)當(dāng)將文件保存為 1件。 件 : 歸檔文件的整理單位。 原則上每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件。 文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 會(huì)議記錄以每次會(huì)議記錄為一件 (用記錄本記錄的，一本為一件 ) 成套的會(huì)議材料應(yīng)將會(huì)議通知、名單、講話等文件各作為一件 來(lái)文與復(fù)文為一件， 經(jīng)過(guò)若干層次辦理的來(lái)文復(fù)文，超過(guò)兩件的，則將所有的來(lái)文、復(fù)文分別作為一件 歸檔文件應(yīng)按件裝訂 裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文種版本在后。有文件處理單的，可放在最前面 較厚的文件可采用 “ 三孔一線 ” 的裝訂方法 ,成冊(cè)不易拆封且未使用鐵釘?shù)模杀３衷膊蛔? 四、單份文件排列 ? 按單位級(jí)別排列：級(jí)別高的排在前 ? 按時(shí)間排列：同一級(jí)別的按時(shí)間先后順序排列 ? 事由特征比較突出的情況下，把同一事由的文件集中排列。 五、編制檔號(hào) 檔號(hào)包括： 全宗號(hào) 、 年度 、 保管期限 、 機(jī)構(gòu) （ 問(wèn)題 ） 、 件號(hào)等內(nèi)容 ， 其中全宗號(hào) 、 年度 、保管期限和件號(hào)是必備項(xiàng) 。 五、編制檔號(hào) 遵循五個(gè)原則： 唯一性原則：一個(gè)檔號(hào)指向一個(gè)件； 合理性原則：與整理分類體系相適應(yīng)； 穩(wěn)定性原則：一經(jīng)確定 ， 不隨意改變； 擴(kuò)充性原則：留有適當(dāng)空間 ， 以便擴(kuò)充； 簡(jiǎn)單性原則：編號(hào)項(xiàng)目應(yīng)精簡(jiǎn) ， 以節(jié)省存貯空間 ， 提高存貯效率 。
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