辦公室事務(wù)管理實訓(xùn)一(編輯修改稿)
2025-02-06 06:21 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 下面的信息：事故日期；事故地點；事故涉及人員；事故的證人；事故過程的概述和填寫事故記錄表的人員簽名。 ? 如果事故中有人受傷，涉及的每個人都要填寫一份 《 工傷情況報告表 》 ，準確記錄受傷人的信息、傷情和處理情況。 技能訓(xùn)練 下列問題哪些屬于設(shè)備故障，哪些屬于辦公隱患 ： 過度擁擠；打滑的地板； 家具或設(shè)備的突出的棱角； 柜櫥頂端的抽屜堆放著太多的東西； 轉(zhuǎn)椅無法調(diào)節(jié)高度；電線拖曳太長； 未接地線的設(shè)備；電路負荷太大； 消防栓無法打開； 碎紙機沒有安全使用說明；傳真機卡紙。 實訓(xùn)內(nèi)容 ? ； ? ； ? 。 ? 要求： ? 35人一組，調(diào)查一個單位的辦公室的布局與環(huán)境、安全狀況，寫一份調(diào)查報告，就上述情況進行分析，找出存在的問題并提出改 接打電話的基本禮儀 ? ? ? ? ? 電話機應(yīng)該擺放在最容易、最方便 使用的地方。如果是習(xí)慣 用 右手 寫字，電話機就應(yīng) 該放在辦公桌的 左邊 。當 來電話時， 右手拿筆作記 錄 ，很方便。 電話機擺放在什么位置？ 撥打電話 程序 準備通話提綱 核查電話號碼 確認對方 道別、掛機 復(fù)述通話內(nèi)容 陳述內(nèi)容 整理記錄 撥出電話 問候并自 我介紹 接聽電話的程序 聽到鈴聲馬上拿起話筒 問候并自報家門 確認對方 道別、掛機 復(fù)述、確認要點 記錄并商談有關(guān)事項 整理記錄 問對方是否愿意等待轉(zhuǎn)接并解釋轉(zhuǎn)接原因 轉(zhuǎn)接電話 感謝對方等待 對方接受轉(zhuǎn)機 對方不愿意等候 請對方留言 轉(zhuǎn)接電話流程 技能訓(xùn)練 ? 如果你的上司正在召開重要會議，而對方又是因為緊急事情致電你的上司，這時，你應(yīng)該怎樣處理？ 為了不中斷會議，打擾上司，可采用遞紙條的方式，紙條上寫上： 特急電話找您，是關(guān)于 事， 接電話請您畫圈 （ ）， 不接電話，請打鉤 （ ）。 如何處理同時打來的幾個電話？ ? 請正在交談的一方稍等，告訴他有電話打進來，需要馬上處理。 ? 迅速接聽另一部電話，快速處理完，趕快回到第一個電話上。 ? 如果第二個電話一時不能處理完，也不屬于緊急內(nèi)容，則應(yīng)該告訴他還有一個電話沒有結(jié)束，建議一會兒再給他回電話；然后馬上回到第一個電話上。如果第二個電話是緊急的事情，則要馬上向第一個來電者道歉，建議他先掛上電話稍等或快速處理完第一個電話。無論怎樣，回到第一個電話時，都要向來電者致歉。 模擬應(yīng)對不同類型來電 的策略 你可以運用這樣的技巧： “ 正如我所告訴你的一樣，我上司現(xiàn)在不方便接聽電話，或許你遲點再撥過來。 ” 或 “ 我能為您帶口信，如果你告訴我你只想同他談，我會告訴他給你打電話。 ” 當通話者提出的要求超出正常限度的時候，例如對方要同事或上司家里的電話號碼等，你怎么說？ “ 對不起，我們公司沒有保留這方面的信息?；蛟S明天你可以打電話到他(她 )的辦公室。 ” 無論請求如何，不要被迫接受。 來電要求超出正常限度 模擬應(yīng)對不同類型來電 的策略 接聽恐嚇電話 要鎮(zhèn)定，并做好錄音工作。 上司不想接的電話 作為為上司服務(wù)的秘書人員，為保證你的上司集中精神處理一天重要的事務(wù)，對于上司不愿接的電話，你就應(yīng)靈活
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