辦公室事務(wù)管理實(shí)訓(xùn)一(編輯修改稿)
2025-02-06 06:21 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 下面的信息：事故日期；事故地點(diǎn)；事故涉及人員；事故的證人；事故過(guò)程的概述和填寫(xiě)事故記錄表的人員簽名。 ? 如果事故中有人受傷，涉及的每個(gè)人都要填寫(xiě)一份 《 工傷情況報(bào)告表 》 ，準(zhǔn)確記錄受傷人的信息、傷情和處理情況。 技能訓(xùn)練 下列問(wèn)題哪些屬于設(shè)備故障，哪些屬于辦公隱患 ： 過(guò)度擁擠；打滑的地板； 家具或設(shè)備的突出的棱角； 柜櫥頂端的抽屜堆放著太多的東西； 轉(zhuǎn)椅無(wú)法調(diào)節(jié)高度；電線拖曳太長(zhǎng)； 未接地線的設(shè)備；電路負(fù)荷太大； 消防栓無(wú)法打開(kāi)； 碎紙機(jī)沒(méi)有安全使用說(shuō)明；傳真機(jī)卡紙。 實(shí)訓(xùn)內(nèi)容 ? ； ? ； ? 。 ? 要求： ? 35人一組，調(diào)查一個(gè)單位的辦公室的布局與環(huán)境、安全狀況，寫(xiě)一份調(diào)查報(bào)告，就上述情況進(jìn)行分析，找出存在的問(wèn)題并提出改 接打電話的基本禮儀 ? ? ? ? ? 電話機(jī)應(yīng)該擺放在最容易、最方便 使用的地方。如果是習(xí)慣 用 右手 寫(xiě)字，電話機(jī)就應(yīng) 該放在辦公桌的 左邊 。當(dāng) 來(lái)電話時(shí)， 右手拿筆作記 錄 ，很方便。 電話機(jī)擺放在什么位置？ 撥打電話 程序 準(zhǔn)備通話提綱 核查電話號(hào)碼 確認(rèn)對(duì)方 道別、掛機(jī) 復(fù)述通話內(nèi)容 陳述內(nèi)容 整理記錄 撥出電話 問(wèn)候并自 我介紹 接聽(tīng)電話的程序 聽(tīng)到鈴聲馬上拿起話筒 問(wèn)候并自報(bào)家門(mén) 確認(rèn)對(duì)方 道別、掛機(jī) 復(fù)述、確認(rèn)要點(diǎn) 記錄并商談?dòng)嘘P(guān)事項(xiàng) 整理記錄 問(wèn)對(duì)方是否愿意等待轉(zhuǎn)接并解釋轉(zhuǎn)接原因 轉(zhuǎn)接電話 感謝對(duì)方等待 對(duì)方接受轉(zhuǎn)機(jī) 對(duì)方不愿意等候 請(qǐng)對(duì)方留言 轉(zhuǎn)接電話流程 技能訓(xùn)練 ? 如果你的上司正在召開(kāi)重要會(huì)議，而對(duì)方又是因?yàn)榫o急事情致電你的上司，這時(shí)，你應(yīng)該怎樣處理？ 為了不中斷會(huì)議，打擾上司，可采用遞紙條的方式，紙條上寫(xiě)上： 特急電話找您，是關(guān)于 事， 接電話請(qǐng)您畫(huà)圈 （ ）， 不接電話，請(qǐng)打鉤 （ ）。 如何處理同時(shí)打來(lái)的幾個(gè)電話？ ? 請(qǐng)正在交談的一方稍等，告訴他有電話打進(jìn)來(lái)，需要馬上處理。 ? 迅速接聽(tīng)另一部電話，快速處理完，趕快回到第一個(gè)電話上。 ? 如果第二個(gè)電話一時(shí)不能處理完，也不屬于緊急內(nèi)容，則應(yīng)該告訴他還有一個(gè)電話沒(méi)有結(jié)束，建議一會(huì)兒再給他回電話；然后馬上回到第一個(gè)電話上。如果第二個(gè)電話是緊急的事情，則要馬上向第一個(gè)來(lái)電者道歉，建議他先掛上電話稍等或快速處理完第一個(gè)電話。無(wú)論怎樣，回到第一個(gè)電話時(shí)，都要向來(lái)電者致歉。 模擬應(yīng)對(duì)不同類型來(lái)電 的策略 你可以運(yùn)用這樣的技巧： “ 正如我所告訴你的一樣，我上司現(xiàn)在不方便接聽(tīng)電話，或許你遲點(diǎn)再撥過(guò)來(lái)。 ” 或 “ 我能為您帶口信，如果你告訴我你只想同他談，我會(huì)告訴他給你打電話。 ” 當(dāng)通話者提出的要求超出正常限度的時(shí)候，例如對(duì)方要同事或上司家里的電話號(hào)碼等，你怎么說(shuō)？ “ 對(duì)不起，我們公司沒(méi)有保留這方面的信息?；蛟S明天你可以打電話到他(她 )的辦公室。 ” 無(wú)論請(qǐng)求如何，不要被迫接受。 來(lái)電要求超出正常限度 模擬應(yīng)對(duì)不同類型來(lái)電 的策略 接聽(tīng)恐嚇電話 要鎮(zhèn)定，并做好錄音工作。 上司不想接的電話 作為為上司服務(wù)的秘書(shū)人員，為保證你的上司集中精神處理一天重要的事務(wù)，對(duì)于上司不愿接的電話，你就應(yīng)靈活
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