【文章內(nèi)容簡介】 到房價及開幕日期確知後 , 在此極力建議的是需立即設計 一種『臨時訂房單』的表格 , 依先後順序 , 將 訂房順次的登錄下來 , 待前檯經(jīng)理報到上任後再移轉給他去承接辦理。至此之後 , 所有 的訂房都需直接轉由他來登錄辦理與執(zhí)行。 其它如 : 訂席、會議的預訂案件都先由總經(jīng)理承接 , 直到業(yè)務人員 僱聘後才轉由其承辦。 總經(jīng)理的職責－業(yè)務 由業(yè)務部主管尚未上任之前 , 總經(jīng)理亦需代替業(yè)務主管執(zhí)行一切前 期業(yè)務工作。 總經(jīng)理的職責－ 有件事必需避免的即是 , 過份的捧吹旅館的高級豪華的消費形象 , 將嚇走一些有潛能的客人 。 除非總他們真正體驗其價值。 故應儘可能避免豪華形象的延伸且儘一切可能的建立旅館的社區(qū)性 的事業(yè)。 其任何旅館籌備的成本 , 需事先與總公司協(xié)商清楚 , 才能對媒體公 開。任何給予媒體的訊息必需盡量反映事實性。 可考慮委僱一家當?shù)氐膹V告公關公司來執(zhí)行這些市場開拓及宣傳的 事情。 任何的文宣廣告資料文件 , 都需由總經(jīng)理親自檢視 , 以求其正確性 。而旅館的標誌則 及早於事前決定 , 以利文宣廣告的作業(yè)推動。 總經(jīng)理的職責－全面性的事務 簡單概要的說 , 總經(jīng)理是開幕前掌理作業(yè)行動的主要靈魂人物。開 朗機智有助於總經(jīng)理避免一切粗糙的污點。 建議如下 : 1. 凡事不要太計較太細鎖的事情 , 亦不要太追根究底。 2. 經(jīng)常筆紙不離手的紀錄事情 , 且保持良好的追蹤習慣與系統(tǒng)。 3. 與外界同行保持良好的關係與溝通。 4. 與籌備經(jīng)理共研各項工程完工日期。 5. 為 身邊的主要成員建立一種團隊的精神 , 透過經(jīng)常性的談話建立 信心 , 尊重並慎選他們的建議 , 但確保最後的批準權。 6. 凡經(jīng)決議之計劃 , 應防範主要幹部浪費其時間及花費過金錢高去 更改。 7. 稱職的總經(jīng)理 , 必需放手讓其部下的主管去執(zhí)行管理且批準支持 其執(zhí)行過程。 8. 及早備妥旅館的管理規(guī)章及作業(yè)準則。 4. 籌備經(jīng)理的職責 籌備案的協(xié)調關係 － 協(xié)助擬製有關作業(yè)器材的規(guī)格與採購明細。 － 與相關之建築師、顧問人員、承包商開會 , 必要時得扮演中間者 的角色。 － 以書面或照片、圖說、經(jīng)常性地向總公司報告工作進度及其它相 關的事情。 － 召開各類專家會議 , 並協(xié)調其工作進度。 － 檢視並批準各項工作的必要更改 , 且向總公司報備有關的巨大花 費項目。 － 準備所有工程移交與缺陷的表單與流程。 － 定期召開各建築承商與小包商的工作會議 , 並並登錄和保留會議 紀錄。 － 與工程部門保持密切工作 , 以便掌握及準備完整的工程總進度表 。 － 與旅館開幕的成員 , 聯(lián)繫各項相關旅館的開幕事項。 － 確實劃清界線 , 籌備經(jīng)理切勿干擾涉入旅館內(nèi)部作業(yè)的籌劃與流 程。 － 旅館總經(jīng)理亦確知 , 各項有關建築方面的最後裁量權 , 係屬於籌 備經(jīng)理權限。 － 籌備經(jīng)理需每週參加旅館開幕成員會議。 － 承辦各項旅館營運部門的問題與需求。 － 最重 要的是需確使該籌備案準時地於時間與預算內(nèi)完工 , 且能適 切的滿足旅館操作者的要求與需求。 － 鎖匙與鑰匙的控管與發(fā)放係籌備經(jīng)理的職責。 － 工務部需提供評細的總鎖王 (HASTER KEY)的配置分布。 － 除了建築工程安排外 , 籌備經(jīng)理需與旅館的管理操作部門 , 於開 幕前核對 , 檢視各類的鎖匙系統(tǒng)含 : ＊一般用鎖匙 ＊總鎖王 ＊各樓樓層的次鎖王 ＊緊急用的鎖匙 － 籌備經(jīng)理需負責明列詳細的鎖匙移交時間表與程序。 － 籌備經(jīng)理需負責明列詳細旅客存物安全箱的鎖匙移交時間表與程 序。 － 籌備經(jīng)理需建檔並追蹤廠商保證書 , 如下 : ＊建築硬體 ＊機器設備 ＊作業(yè)器材 － 籌備經(jīng)理需確使 , 於總經(jīng)理抵達前 , 完成並配備好 , 最少兩間 ( 兩種 ) 樣品房 , 這是市場行銷與業(yè)務銷售最重要的精髓部份。 工程的缺失 任何的 缺少或配備不足 , 都需由籌備經(jīng)理紀錄編總後向承商、供應 商及時地要求更正修改或補加配備。 建築的圖說規(guī)範及先前的一般性狀況 , 含各工程大小 / 主次承商的 細部完工的時間。由於一些工務的完工 , 常常在該籌備案完成前 , 12個月或更長的時間完工 , 故對主承包商而言 , 籌備經(jīng)理需要求製 作一份詳盡的主要 / 次要的工程進度表 , 內(nèi)有各項大小工程的開始 與完成、請照的時期及工程的細節(jié)合約保證。 籌備經(jīng)理的主要職責是對於 上述的事項必需確使其工程 , 依合約保 證的開始與完成日完工 , 以使該籌備案進行順利。 傢俱與器材設備的交運 籌備經(jīng)理需確使所交運的機具器材 , 設備與傢俱 ....等 , 依合約規(guī) 範 , 運抵交運的籌備案地點 , 折箱完畢以供驗收。 5. 重要開幕作業(yè)計劃的系統(tǒng)性規(guī)劃－簡介 主要的開幕前的作業(yè)計劃 , 將可有利的協(xié)助總經(jīng)理與各部門主管 , 做為開幕前的作業(yè)指標。 此作業(yè)計劃 , 需具有各項的檢查要項 , 以利旅館開幕前 , 各部門運 作正常順 (利該作業(yè)檢查計劃中的各要項 , 得依現(xiàn)場與籌備案皂特 性予給修正 )。 同時在計劃中 , 亦需指明 各部門的職責分工清楚。 旅館開幕的預估上需給予一定額度時間加減預估 , 以防工程進度上 的延遲或提前完工 , 因為凡事都得仰賴工程施工進度。 旅館的開幕日期 , 常因工程、天侯、機具設備的交運 ....因素而做 因應的調整措施。 各項工作的項目 , 旅館開幕期 , 而依順序往前推算安排其完 成 的期限。在此時的工作時間表的安排中 , 各部門主管得與總經(jīng)堙密 切的溝通協(xié)調 , 依全面的資訊提供 , 來安排各工作項目的完成時限 。 總經(jīng)理於該時期間 , 對人、事、物而言 , 必需是個良好的策劃者、 組織者及管理者 , 因為旅館開幕營運 , 對管理操作者而言 , 不應是 一個充滿危機及一堆問題的地方 。 雖然一個旅館籌備案是必需會發(fā) 生問題而去待解決 , 但是週詳?shù)拈_幕前的計劃 , 針對問題的發(fā)生之 預測及解決 。 以為計劃中 , 多出應變的方式 , 卻是作計劃時需考慮進去的。 能有能力去對員工加以授權及提供他一個強而有力的一個管理支援 群 , 是成功的主要因素。 作業(yè)計劃之應用方法 下列表格及應用執(zhí)行的方法 , 乃適用於規(guī)劃「開幕前之作業(yè)計劃」 之基礎依據(jù)。 此表列之功能 , 一來可供總經(jīng)理與各部門主管應用於開幕的計劃與 執(zhí)行順暢 , 同時亦可為業(yè)主對進行中的旅館的開幕前的管理操作人 員的工作、項目、 內(nèi)容有較深層的了解以利溝通合作及查核成員的 工作表現(xiàn)之用 , 以降低雙方的猜疑及不信任。 首先需成立工作成員或部門。 事情運作需以「單位 /部門」的名譽切入洽辦。 下列的位名稱供參考 : － 總經(jīng)理 － 駐店經(jīng)理或執(zhí)行副總 － 客房部經(jīng)理 － 餐飲部經(jīng)理 － 西餐主廚 － 中餐主廚 － 餐務部主管 － 飲 部經(jīng)理 － 各餐廳主管 － 房務部 － 洗衣房 － 前檯客務部 － 工程部 － 安全室 － 業(yè)務部 － 公關室 － 人力資源開發(fā)部 一旦各部門之分派的工作職作確定後 , 事情承辦即需依行動作業(yè) 的規(guī)劃細則 , 編列工作代號 , 依序去完成辦理。 各工作要目的開始與完成日期確認後 , 亦需登於上述表列中 , 以 利追蹤辦理。 同時負責的承辦人員之姓名代號 , 亦需登列於 「行動者 (承辦者 ) 」的欄內(nèi)。 追蹤方法 開始日期 完成日期工 工作過程 綠 (順利 ) 工作延誤 紅 (不順 ) (如表六 ) 一旦分工完成 , 且上述工作時間表亦作實製成時 , 所有表中有關 之人員就依此時限全力負責去完成所被分派之工作。 表中之工作大項得經(jīng)各相關部門每週依實際狀況做必要之調整以 符合事實 。 每週的檢討調整之結果事項必得列入開幕前之進度報 告。 , 向總經(jīng)理呈報之。 。 。 , 各部需 必要之會議中 , 亦對與會之各相 關部門簡報其工作進度 , 以利橫向的溝通聯(lián)繫 , 使大家互相了解 , 以利全盤工作之推展。 表現(xiàn) , 其作業(yè)計劃取好與總公司來檢討。 。 。 。 。 。 。 (見表 6之進度報告 ) 重要事項 /日期 /工作指派 下需於總經(jīng)理報到後 , 親自與籌備經(jīng)理及各有關施工部門 , 共同 會商。以利旅館之開幕 , 會商要項含 : 下列之事項之完成期 －現(xiàn)場移交 －試行運轉作業(yè) (對內(nèi) ) －試賣 (對外 ) －正式開幕 (見表 6) 6. ┌─────────┬───┬─────┬─────┬──────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┬─────┐ │ 執(zhí) 行 辦 公 室 │年 度│ 一 月 │ 二 月 │ 三 月 │ 四 月 │ 五 月 │ 六 月 │ 七 月 │ 八 月 │ 九 月 │ 十 月 │ 十一月 │ 十二月 │ ├─────────┼───┼─────┼─────┼──────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┼─────┤ │ 工 作 項 目 │日 期│ 6 13 20 27│ 3 10 17 31│ 10 17 24 31 │ 9 14 21 30│