【文章內(nèi)容簡介】 法。審核員在進行面談時通常應(yīng)掌握以下方面的技巧： 1）面談的對象應(yīng)是實施或負責(zé)受審核的活動 /過程的相關(guān)職能和層次的人員。例如審核員在審核產(chǎn)品的最終檢驗過程時，其面談的對象應(yīng)選擇實施或負責(zé)最終檢驗活動的檢驗人員。 2）面談最好選擇在被面談人正常工作時間和正常工作的地點進行。 3）面談前，審核員應(yīng)向?qū)Ψ浇忉屆嬲劶坝涗浢嬲勑畔⒌脑颉? 第七章 審核實施 4）面談時可以通過請對方描述其工作開始。例如：與一個加工車間的工人面談時，可以先請其介紹他的工作流程；又如與檢驗部門的負責(zé)人面談時，可以先請他介紹檢驗部門的主要職責(zé)等。 5）面談中，審核員會針對審核的內(nèi)容向?qū)Ψ教岢鲆恍﹩栴}，從對方的陳述和回答中獲取相應(yīng)的信息，從而了解審核對象的職責(zé)、過程、活動、地點、時間、原因、接口，確認和驗證某些事實。提問的方式很多，審核員應(yīng)根據(jù)不同情況，靈活地運用不同的提問方法（如封閉式提問、開放式提問、澄清式提問等），以獲取所需的信息。審核員在提問過程中應(yīng)避免提出有傾向性答案（即引導(dǎo)性提問）的問題，多采用開放式提問 ,以免誤導(dǎo)對方。 第七章 審核實施 6）在面談前和面談過程中，審核員應(yīng)盡量營造和保持輕松、和諧的氣氛，適時鼓勵講話者；使對方能夠在放松的狀態(tài)下與審核員進行交流。 7）面談過程中，審核員應(yīng)仔細傾聽對方的陳述和 /或回答，并做出適當(dāng)?shù)姆从?，?dāng)對方誤解或答非所問時，應(yīng)客氣并及時地加以引導(dǎo)，不能粗暴打斷 ,應(yīng)持善意的態(tài)度。 8）面談結(jié)束時，審核員應(yīng)與對方總結(jié)和評審面談的結(jié)果，并感謝對方的參與和配合。 9)少講多聽 , 不怕沉默 , 排除干擾； 第七章 審核實施 —— 觀察 觀察也是獲取信息的重要渠道，有些信息也只有通過觀察才易于獲取。審核中審核員應(yīng)針對不同過程的不同特點，采取觀察的方法來獲取有益的信息，如：觀察審核現(xiàn)場的環(huán)境、設(shè)備狀態(tài)、產(chǎn)品標識、過程和活動的實施運行狀況、面談人員的神態(tài)以及現(xiàn)場人員的工作狀態(tài)等。 第七章 審核實施 —— 查閱文件和記錄 審核過程中，查閱文件和記錄也是獲取信息最常用的方法。審核員會針對審核對象的特點，查閱與受審核活動有關(guān)的文件和記錄，以獲得受審核方對相關(guān)活動和過程的具體職責(zé)、要求、實施和控制方法和結(jié)果等方面的信息。 第七章 審核實施 在查閱文件和記錄時，通常應(yīng)掌握以下方面的技巧： 1）查閱的文件和記錄應(yīng)與受審核的活動和過程直接相關(guān)； 2）在明確了與審核對象有關(guān)的文件和記錄的總體量后，審核員可以根據(jù)需要，運用抽樣技巧抽取足夠數(shù)量的樣本文件和記錄，而沒有必要查閱每一份文件和記錄。 3）查閱文件時應(yīng)關(guān)注文件的有效性及其內(nèi)容的充分性和適宜性，關(guān)注文件中對具體活動和過程的職責(zé)劃分、接口關(guān)系、具體要求、實施和控制的方法和程序以及記錄的要求等方面的信息。 4）查閱記錄時應(yīng)關(guān)注記錄內(nèi)容的完整性和真實性，以及與相關(guān)文件規(guī)定的一致性。 第七章 審核實施 —— 需要時，實際測量 在有些情況下，審核員還可以通過實際測量來獲取有關(guān)的信息。例如：可以抽取生產(chǎn)現(xiàn)場中某一關(guān)鍵零部件，運用適宜的方法測量該零部件的尺寸。實際測量方法的運用對審核員的有關(guān)專業(yè)技能有要求。 注意：不可現(xiàn)場抽樣委托在關(guān)機構(gòu)進行檢測。 第七章 審核實施 ，獲得和記錄審核證據(jù) 審核證據(jù)是與審核準則有關(guān)的能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息。在審核過程中，審核員通過運用適宜的方法和技巧收集到的信息很多，但這些信息中只有能夠證實的信息才能成為審核證據(jù)。當(dāng)然在實際審核中，不要求也沒必要對獲得的信息進行逐一證實，但在需要時這些信息應(yīng)該是能夠被證實的，以確保作為審核證據(jù)的信息是真實的、客觀存在的。道聽途說、假設(shè)、主觀臆斷、猜測等不能證實的信息不能作為審核證據(jù)。 第七章 審核實施 —— 驗證信息，獲得審核證據(jù) 驗證信息的方法通常可包括 : 1) 對照文件規(guī)定，現(xiàn)場觀察相關(guān)活動和過程的實際操作，以證實實際操作與文件規(guī)定的一致性。 2) 對照文件規(guī)定，核查相應(yīng)的記錄，以證實記錄中體現(xiàn)的某項活動和過程的結(jié)果與文件要求的符合性，以及記錄中提供的信息內(nèi)容與文件規(guī)定的一致性。 3) 通過對活動和過程的觀察來證實面談或查閱記錄時所獲得信息的準確性和真實性。 第七章 審核實施 —— 記錄審核證據(jù) 審核記錄可以作為編制不符合報告和審核報告的依據(jù)；以及核實和追溯的依據(jù) ,審核員應(yīng)將獲得的審核證據(jù)進行記錄，記錄時應(yīng)注意以下幾個方面： 1）記錄的內(nèi)容可包括：審核取證的時間、地點、面談的對象、主題事件、主要過程和活動實施的概要描述、觀察到的事實、憑證材料、涉及的文件、記錄、唯一性標識等；時間、地點、人物； 現(xiàn)場使用文件的規(guī)定，是否需要記錄具體數(shù)據(jù)，由審核員依據(jù)不符合事實的性質(zhì)決定。 第七章 審核實施 2）記錄的審核證據(jù)應(yīng)全面反映審核的情況。不應(yīng)只記錄有問題的信息，也應(yīng)記錄審核中能夠證實受審核方管理體系有效運行的信息，特別是主要過程和關(guān)鍵活動的有效性信息，并能為審核報告中相應(yīng)的評價提供依據(jù)。 3）記錄的信息應(yīng)清楚、準確、具體、具有重查性，只有完整、準確的信息才能作為作出正確判斷的依據(jù)。 4）審核記錄應(yīng)邊審邊記，盡量避免事后回憶、追記；符合的可簡單記錄，不符合的應(yīng)詳細記錄，詳細到具有可追溯性 第七章 審核實施 a)審核計劃的控制 b)審核活動的控制 c)審核員的控制 d)審核進度的控制 e)不合格項的控制 第七章 審核實施 —— 審核計劃的控制 審核過程中應(yīng)依據(jù)審核計劃進行，審核組長應(yīng)隨時掌握審核動態(tài)，把握審核方向，達到審核目標。發(fā)現(xiàn)偏離審核計劃時，應(yīng)及時進行協(xié)調(diào)和調(diào)整。審核員應(yīng)保持清醒頭腦，始終明白自己應(yīng)做什么？正做什么，怎樣去做。 第七章 審核實施 —— 審核活動的控制 1）合理策劃樣本的抽取 審核員在編制檢查表時就應(yīng)對擬抽取的樣本進行策劃，策劃時應(yīng)考慮到受審核對象的特點和重要性，擬抽取的樣本應(yīng)具有代表性，能體現(xiàn)審核的系統(tǒng)性和完整性。 2）識別關(guān)鍵過程 在審核準備中，通過查閱文件、觀察和調(diào)查、識別影響產(chǎn)品質(zhì)量、重大環(huán)境因素 /風(fēng)險控制和體系運行的關(guān)鍵過程 /要素。 第七章 審核實施 3）確定主要因素 審核員應(yīng)識別和確定影響過程能力的主要因素，并能正確判定這些因素是否處于受控狀態(tài)。 4）審核氣氛的控制 在審核過程中應(yīng)尊重受審核方，始終保持耐心和禮貌，堅持審核的客觀、公正原則，正確對待受審核方的各種態(tài)度。 5）注重控制效果 對體系和過程 /要素的控制形式多種多樣，在審核中要注重控制效果。只要控制效果良好或未發(fā)生失控現(xiàn)象，不要對受審核方規(guī)定的控制形式提出異議。 第七章 審核實施 —— 審核員的控制 1）工作紀律的控制、審核員在審核過程中應(yīng)守時、客觀、公正，保持獨立性。審核組長對違紀行為應(yīng)及時進行糾正。 2）個人情緒的控制 審核員在審核過程中應(yīng)保持沉著、冷靜的態(tài)度，不急不燥不主觀行事，不畏難而退，避免因個人情緒或喜好而影響審核質(zhì)量。 第七章 審核實施 —— 審核進度的控制 在審核中如發(fā)現(xiàn)不能按時完成審核進度，審核組長應(yīng)及時作出調(diào)整，以保證審核工作按計劃進行。對需追蹤的重要線索由組長決定延長時間，以保證審核進度的均衡。 —— 不合格項的控制 所有不合格項均應(yīng)報審核組長審查，凡事實不充分或受審核方不予確認的，可采取追溯審核，以作出正確判定，根據(jù)對審核情況的綜合分析，從利于改進的目的出發(fā)，出具不合格項報告。 第七章 審核實施 3 審核的路線和方法 1) 自上而下審核：先到管理部門了解情況，選擇樣本后再到樣本涉及到的部門調(diào)查驗證。 2)自下而上審核：先到基層部門調(diào)查，選擇樣本再到管理部門進行審核。 上述兩種方法互相結(jié)合，交叉進行效果更好。 第七章 審核實施 按過程和部門審核 1)按過程／要素審核：在一個完整的審核周期內(nèi)應(yīng)對所有過程和部門進行審核，一個過程／要素可能會涉及多個部門。 2)按部門審核：一個部門可能會涉及多個過程／要素。 :圖 32描述了審核思路展開的一種模式 第七章 審核實施 記錄 實施情況 記錄 相關(guān)文件 實施情況 記錄 相關(guān)活動 相關(guān)文件 實施情況 記錄 部門職責(zé) 相關(guān)活動 相關(guān)文件 實施情況 記錄 相關(guān)活動 相關(guān)文件 實施情況 記錄 相關(guān)文件 實施情況 記錄 實施情況 記錄 記錄 圖 72審核思路展開模式圖 第七章 審核實施 4 形成審核發(fā)現(xiàn) 審核發(fā)現(xiàn)是對照審核準則評價審核證據(jù)得到的結(jié)果，評價的結(jié)果可能是符合審核準則的，也可能是不符合審核準則的，因此，審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準則，它既可以是正面的，也可以是負面的。 第七章 審核實施 在現(xiàn)場審核的適當(dāng)階段（如每天審核結(jié)束后和 /或全部審核活動完成后），審核組成員應(yīng)共同參與評審審核發(fā)現(xiàn)，這也是審核組內(nèi)部溝通的一項重要內(nèi)容。 通常情況下，每天現(xiàn)場審核活動結(jié)束后，審核組成員會針對當(dāng)天的審核情況進行內(nèi)部溝通，評價當(dāng)天審核中收集的審核證據(jù)；當(dāng)全部現(xiàn)場審核活動完成后，審核組成員會對照審核準則對收集到的審核證據(jù)進行全面的、總結(jié)性的匯總、比較、分析和評價，以確定審核發(fā)現(xiàn)。 第七章 審核實施 審核組確定的審核發(fā)現(xiàn)應(yīng)形成記錄，這些信息是審核記錄的重要組成部分。這些記錄的內(nèi)容