【文章內容簡介】 購計劃，提出采購申請分廠委托股份公司進出口部代購供應部委托代購書比價和技術確認(工藝委員會)簽訂合同股份公司進出口部按合同要求發(fā)貨股份公司財務部報關、商檢、驗收入庫采購合同驗收單、入庫單通知財務付款付款通知信用證承兌供應商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購進口原材料流程辦理信用證股份公司供應部銀行簽發(fā)的進口付款通知書開證申請通知股份公司進出口部驗收合格27 根據(jù)年度固定資產或零部件采購計劃，提出采購申請分廠裝備處裝備處領導和分管廠領導簽字上報給股份公司裝備部詢價，招標總經理審批報告股份公司裝備部按合同要求發(fā)貨合同審計股份公司審計部分廠裝備處驗收入庫采購合同驗收單、入庫單填制付款申請單付款申請單財務部審核付款，并貸記分廠往來帳供應商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購設備流程簽署合同28 采 購 付 款 的 數(shù) 量 化 分 析 在采購流程的診斷過程中，我們從財務的角度，對公司月度付款的情況進行了統(tǒng)計分析，以了解公司支付的特點及其對采購流程效率的影響。 采樣月份： 1999年 2月 分析：在支付活動的各種類型中，費用報銷占付款筆數(shù)的 48%，但其每筆金額僅為 9000元；水泥款支付僅占總筆數(shù)的 3%，每筆金額平均為350萬元，遠高于每筆平均額 20萬元。其他月份也呈現(xiàn)類似特點。 結論：目前，公司對每筆款項的支付的審批手續(xù)一般為三級審批，即業(yè)務部門領導，財務部及公司領導，過于繁雜，未能突出重點，應區(qū)別對待，抓大放小，設置審批權限體系，以提高流程的效率。 不同類型支付筆數(shù)分布圖 每筆平均付款金額分析圖 每筆付款平均金額 業(yè) 務 管 理 流 程 診 斷 分 析 | 采 購 流 程 3,500,000 29 采 購 管 理 流 程 改 進 后 的 流 程 提出采購申請采購商品/服務接收商品/服務應付帳款管理付款用料部門 供應處 財 務 處 供應部 進出口部 審計部 財務部 原 材 料 及 設 備 采 購 流 程 建 議提 出 用 料申 請匯 總 /審批 用 料 申請詢 價 /簽訂 采 購 合同零 星 采 購 物 資審 計 室 合同 審 計采 購 合同執(zhí) 行 采購協(xié) 同 倉 儲部 門 進 行驗 收通 知 財 務付 款用 料 計劃審核/應付帳款分析/進行資金安排支 付綜 合 協(xié) 調與 平 衡/批準大宗采購及設備采購詢價/簽訂合同(設備購置需技術部門的配合)進 口 物 資 ， 簽 訂委 托 協(xié) 議內貿物資合 同審 計執(zhí) 行 采 購執(zhí)行采購/辦理信用證供 貨 商按 合 同要 求 發(fā)貨供 貨商開 具 銷售 發(fā) 票按合同要求發(fā)貨/出具發(fā)票取得驗收/入庫合格通知報關、商檢，取得驗收/入庫合格通知驗 收 單/入 庫 單通 知 財 務付 款通 知 財 務付 款信 用證 承兌發(fā) 票付 款申 請單銀 行付 款通 知 付款帳務處理詢價/簽訂合同(設備購置需技術部門的配合)平衡資金計劃業(yè) 務 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 重組后的采購流程 凸顯了供應部的承 上啟下的協(xié)調職能， 強調由其主導，避 免了多頭采購的問 題，并融入了財務 部的管理職能 平 衡資金計劃，實現(xiàn) 了和其他流程的有 機銜接。 30 收 回 貨 款 應 收 帳 款 管 理 發(fā) 出 貨 物 及 收 款 通 知 安 排 生 產 銷 售 管 理 流 程 描 述 管 理 活動 涉及部門 ?銷 售 部 ?市 場 部 ?銷 售部 ?各 子 公 司 ?財 務 部 ?財 務 部 ?銷 售 部 接 受 訂 單 信 用 授 權 接 受 詢 價 ?銷 售 部 ?審 計 部 ?各 子 公 司 ?銷 售 部 ?市 場 部 ?財 務 部 ?財 務 部 ?銷 售 部 ? 與客戶進行接觸 ? 報價 ? 草簽合同 ? 審查客戶信用 ? 確定信用額度 ?合同會簽 ?合同審計 ?合同確認 ? 確定生產能力 ? 制定生產計劃 ? 生產日程安排 ?裝運 ?開票 ? 帳齡分析 ? 監(jiān)控并報告信用風險 ? 催收 ? 所收款項登記入帳 業(yè) 務 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 銷 售 流 程 31 銷 售 管 理 流 程 問 題 與 建 議 ( 一 ) 組 織 方 面 ? 各 粉 磨 站 各 自 獨 立 經 營 ，公 司 未 將 其 納 入 公 司 整 體 銷 售 系 統(tǒng) 統(tǒng) 一 管 理，導 致 總 公 司 銷 售 部 對 地 銷 情 況 缺 乏 信 息 收 集 、 了 解 及 統(tǒng) 籌 規(guī) 劃 ? 公 司 財 務 部 和 集 團 財 務 部 職 能 交 叉 ? 由 進 出 口 部 負 責 安 排 國 內 船 務 運 輸，將 發(fā) 貨 和 運 輸 環(huán) 節(jié) 分 散 在 兩 個 部 門 ， 使 流 程 的 執(zhí) 行 主 體 過 于 分 散 ， 加 大 了 部 門 間 協(xié) 調 難 度 ， 延 遲 了 時 間 調 整 經 營 管 理 結 構 ? 逐 步 將 分 公 司 和 粉 末 站 的 銷 售 業(yè) 務 管 理 劃 入 銷 售 部 ? 從 組 織 上 、管 理 上 真 正 地 分 離 公 司 財 務 部 和 集 團 財 務 部 的 職 能 ? 將 進 出 口 部 的 船 運 職 能 劃 入 銷 售 部 業(yè) 務 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 銷 售 流 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 提高了銷售管理的計劃性和整體協(xié)調性，使公司的整體利益實現(xiàn)最大化，減少了資金占用 ? 股份公司和集團權責明確，各司其職，降低公司的人工成本 ? 減少了執(zhí)行主體，從而減少了協(xié)調的任務量，提高了效率，及時回籠資金 32 銷 售 管 理 流 程 問 題 與 建 議 ( 二 ) 職 能 重 組 ， 加 強 銜 接 ? 從 市 場 分 析 和 客 戶 分 類 研 究 入 手， 加 強 銷 售 部 市 場 部 的 市 場 營 銷 職 能 ? 逐 步 建 立 信 用 評 估 體 系 ， 完 善 客 戶 管 理 信 息 系 統(tǒng) ? 加 強 財 務 部 價 格 指 導 和 資 金 回 籠 職 能 ，開 發(fā) 應 收 管 理 信 息 系 統(tǒng) ， 實 現(xiàn) 應 收 帳 款 的 逐 筆 核 銷 業(yè) 務 管 理 流 程 診 斷 分 析 | 銷 售 流 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 有助于銷售業(yè)務的前蟾性，降低了營銷風險，提高市場占有率和競爭力，同時提高公司的盈利水平 ? 完善了流程的功能，增強了各環(huán)節(jié)間的銜接 ? 引進先進的管理技術，從技術手段上實現(xiàn)流程的優(yōu)化，增強盈利水平 環(huán) 節(jié) 方 面 ? 缺 乏 市 場 營 銷 職 能，包 括 市 場 策 略 的 制 定 ，市 場 細 分 及 消 費 者 研 究 等 均 未 在 相 關 部 門 的 職 責 中 體 現(xiàn) ? 對 客 戶 缺 乏 完 善 的 信 用 評 估 體 系 ， 缺 乏 客 戶 檔 案 管 理 及 客 戶 分 析，不 利 于 擴 大 銷 售 量 ? 財 務 部 對 應 收 款 的 管 理 局 限 在 會 計 核 算 方 面 ， 對 銷 售 款 未 進 行 分 交 易 管 理 ，逐 筆 核 銷 33 銷 售 管 理 流 程 問 題 與 建 議 ( 三 ) 建 立 有 效 的 監(jiān) 控 系 統(tǒng) ? 嚴 格 合 同 評 審 ，實 行 責 任 追 究 制 ，絕 對 杜 絕 合 同 先 生 效 后 評 審 的 現(xiàn) 象 ? 監(jiān) 控 部 門 以 監(jiān) 控 過 程 為 主 ， 財 務 部 參 與 報 價 /應 標 ，客 戶 信 用 評 估 ， 應 收 帳 款 管 理 ， 支 付 環(huán) 節(jié) ； 審 計 部 參 與 重 大 合 同 評 審 環(huán) 節(jié) ； 投 標 委 員 會 參 與 投 標 全 過 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 從銷售流程的起點 合同的簽訂入手，實現(xiàn)了流程的全過程監(jiān)控 ? 有效地防止了過失、舞弊和欺詐現(xiàn)象，減少了公司的經營風險 ? 組成嚴密的監(jiān)控體系，由不同部門分工負責，互為補充和監(jiān)督，建立良好的內控系統(tǒng) 業(yè) 務 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 銷 售 流 程 監(jiān) 控 方 面 ? 合 同 評 審 的 監(jiān) 控 力 度 不 夠 ， 有 些 合 同 生 效 日 期 早 于 匯 簽 完 成 時 間 ， 有 些 合 同 的 匯 簽 意 見 未 在 合 同 上 體 現(xiàn)。 ? 各 監(jiān) 控 部 門 未 切 實 履 行 其 監(jiān) 控 職 能 ， 有 的 出 口 銷 售 合 同 不 經 審 計 部 審 批 的 情 況 34 銷 售 管 理 流 程 問 題 與 建 議 ( 四 ) 合 理 授 權 ， 信 息 處 理 自 動 化 ? 建 立 合 理 的 授 權 體 系 ， 明 確 規(guī) 定 各 級 領 導 、 各 部 門 的 審 批 權 限 ? 適 當 下 放 審 批 權 限 ， 抓 大 放 小 ? 內 部 計 算 機 聯(lián) 網 ， 動 態(tài) 信 息 管 理，開 發(fā) 銷 售 信 息管 理 系 統(tǒng) 業(yè) 務