【正文】 商 品 /服 務(wù) 提 出 采 購 申 請 管 理 活動 涉及部門 ? 用 料 單 位 ? 供 應(yīng) 部 門 ? 供 應(yīng) 部 門 ? 倉 庫 管 理 部 門 ? 技 術(shù) 支 持部 門 ? 供 應(yīng) 部 門 ? 審 計 部 門 ? 技 術(shù) 支 持 部門 ?財 務(wù) 部 ?供 應(yīng) 部 門 ?財 務(wù) 部 ?供 應(yīng) 部 門 ?收貨 ?實物計量 ?實物檢驗 ?入庫 ?生成報告 ?選擇供應(yīng)商 ?詢價 ?比價和技術(shù)確認(rèn) ?簽訂采購合同 ?重大合同審計 ?記錄往來帳 ?定期與供應(yīng)商對帳 ?申請付款 ?付款審批 ?付款 ?相應(yīng)的帳務(wù)處理 ?提出用料計劃 ?匯總形成采購計劃 ?預(yù)算審核 ?批準(zhǔn)采購 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 17 采 購 管 理 流 程 最 佳 實 務(wù) 付 款 給 供 應(yīng) 商 應(yīng) 付 帳 款 管 理 接 收 商 品 /服 務(wù) 采 購 商 品 /服 務(wù) 提 出 采 購 申 請 目 的 技術(shù)手 段 最佳實務(wù) 保證申請的真實性和適當(dāng)性，申請應(yīng)有適當(dāng)?shù)膶徟掷m(xù) 保證采購物品與請購物品一致 保證應(yīng)付帳款的真實性和合理性 在確保企業(yè)財務(wù)狀況安全的前提下，及時支付 防止采購過程中的舞弊行為 ?采購申請相應(yīng)生成采購定單 ?設(shè)定審批的權(quán)限和途徑 ?將 “ 采購卡 ”應(yīng)用于用料單位低值易耗品的采購 ? 與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟 ? 大宗物資采購宜集中，一般性采購宜分散 ? 產(chǎn)地分散的通用物資采購適用統(tǒng)一的購銷合同 ? 建立企業(yè)統(tǒng)一的驗收制度 ? 將推動供應(yīng)商的品質(zhì)保證流程的建設(shè)作為企業(yè)與供應(yīng)商合作關(guān)系的一部分內(nèi)容 ? 使用條碼技術(shù)，縮短驗收時間并自動更新庫存 ?對一定金額以下的采購定單，自動批準(zhǔn) /付款 ?應(yīng)付帳款管理與采購過程緊密銜接 ?按供應(yīng)商、經(jīng)辦人、申請人追蹤 /報告采購定單的進(jìn)展 ?對一般性的重復(fù)采購物品，自動支付 ?依據(jù)重要性原則合理授權(quán)，簡化費用報銷程序 ?對往來頻繁的供應(yīng)商的付款采用電子支付手段 ?電子數(shù)據(jù)交換 ?集成化的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng) (如 SAP， Lawson等 ) ?接收貨物的條碼管理 ?統(tǒng)一銀行帳戶 ?電匯劃轉(zhuǎn) 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 18 采 購 管 理 流 程 問 題 與 建 議 (一 ) 組織方面 ? 采 購 執(zhí) 行 主 體 分 散 ，造 成 采 購 信 息 在 各 主 體 間 的 傳 遞 時 間 長 ，易 產(chǎn) 生 失 真 ? 物 資 調(diào) 劑 功 能 缺 失 調(diào)整經(jīng)營管理結(jié)構(gòu) ? 將 裝 備 部 的 采 購 職 能 劃 入 供 應(yīng) 部 ，統(tǒng) 一 管 理 ，保留 進(jìn) 出 口 部 的 進(jìn) 口 采 購 職 能 ? 將 子 公 司 物 資 供 應(yīng) 部 門 的 行 政 和 業(yè) 務(wù) 管 理 職 能 并 入 供 應(yīng) 部 ，由 供 應(yīng) 部 統(tǒng) 一 管 理， 逐 步 實 現(xiàn) 由 采 購 部 統(tǒng) 一 負(fù) 責(zé) 公 司 的 總 體 供 應(yīng) 。 20 建 立 有 效 的 監(jiān) 控 系 統(tǒng) ? 嚴(yán) 格 按 照 合 同 審 批 程 序 執(zhí) 行 。 22 采 購 管 理 流 程 現(xiàn) 狀 (一 ) 用料部門提出用料審請分廠計劃部門供應(yīng)處領(lǐng)導(dǎo)(和分管廠領(lǐng)導(dǎo))簽字采購計劃表上報給股份公司供應(yīng)部綜合平衡，批準(zhǔn)詢價、簽訂合同股份公司供應(yīng)部按合同要求發(fā)貨有無不當(dāng)之處合同審計股份公司審計部YES修改合同NO分廠供應(yīng)處驗收入庫采購合同驗收單、入庫單填制申請匯款單申請匯款單財務(wù)部合同付款會簽，并借記分廠往來帳供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購大宗原材料流程 用料計劃表合同審批填制采購計劃表和資金計劃表分廠各部門匯總，廠領(lǐng)導(dǎo)審批詢價、簽訂合同按合同要求發(fā)貨，并開具銷售發(fā)票取得貨物，驗收入庫采購合同驗收單、入庫單填制付款申請單,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和廠領(lǐng)導(dǎo)審批簽字付款申請單財務(wù)處審核付款供應(yīng)商分廠零星采購流程采購計劃申報表資金費用歸口管理月計劃審批表貨運發(fā)票銷售發(fā)票業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 23 用料部門提出用料審請分廠計劃部門供應(yīng)處領(lǐng)導(dǎo)(和分管廠領(lǐng)導(dǎo))簽字采購計劃表上報給股份公司供應(yīng)部綜合平衡，批準(zhǔn)詢價、簽訂合同股份公司供應(yīng)部按合同要求發(fā)貨有無不當(dāng)之處合同審計股份公司審計部YES修改合同NO分廠供應(yīng)處驗收入庫采購合同驗收單、入庫單填制申請匯款單申請匯款單財務(wù)部合同付款會簽，并借記分廠往來帳供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購大宗原材料流程 用料計劃表合同審批24 填制采購計劃表和資金計劃表分廠各部門匯總，廠領(lǐng)導(dǎo)審批詢價、簽訂合同按合同要求發(fā)貨，并開具銷售發(fā)票取得貨物，驗收入庫采購合同驗收單、入庫單填制付款申請單,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和廠領(lǐng)導(dǎo)審批簽字付款申請單財務(wù)處審核付款供應(yīng)商分廠零星采購流程采購計劃申報表資金費用歸口管理月計劃審批表貨運發(fā)票銷售發(fā)票25 根據(jù)年度采購計劃，提出采購申請分廠委托股份公司進(jìn)出口部代購供應(yīng)部委托代購書比價和技術(shù)確認(rèn)(工藝委員會)簽訂合同股份公司進(jìn)出口部按合同要求發(fā)貨股份公司財務(wù)部報關(guān)、商檢、驗收入庫采購合同驗收單、入庫單通知財務(wù)付款付款通知信用證承兌供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購進(jìn)口原材料流程辦理信用證股份公司供應(yīng)部銀行簽發(fā)的進(jìn)口付款通知書開證申請通知股份公司進(jìn)出口部驗收合格根據(jù)年度固定資產(chǎn)或零部件采購計劃，提出采購申請分廠裝備處裝備處領(lǐng)導(dǎo)和分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽字上報給股份公司裝備部詢價，招標(biāo)總經(jīng)理審批報告股份公司裝備部按合同要求發(fā)貨合同審計股份公司審計部分廠裝備處驗收入庫采購合同驗收單、入庫單填制付款申請單付款申請單財務(wù)部審核付款，并貸記分廠往來帳供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購設(shè)備流程簽署合同采 購 管 理 流 程 現(xiàn) 狀 ( 二 ) 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 26 根據(jù)年度采購計劃，提出采購申請分廠委托股份公司進(jìn)出口部代購供應(yīng)部委托代購書比價和技術(shù)確認(rèn)(工藝委員會)簽訂合同股份公司進(jìn)出口部按合同要求發(fā)貨股份公司財務(wù)部報關(guān)、商檢、驗收入庫采購合同驗收單、入庫單通知財務(wù)付款付款通知信用證承兌供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購進(jìn)口原材料流程辦理信用證股份公司供應(yīng)部銀行簽發(fā)的進(jìn)口付款通知書開證申請通知股份公司進(jìn)出口部驗收合格27 根據(jù)年度固定資產(chǎn)或零部件采購計劃，提出采購申請分廠裝備處裝備處領(lǐng)導(dǎo)和分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽字上報給股份公司裝備部詢價，招標(biāo)總經(jīng)理審批報告股份公司裝備部按合同要求發(fā)貨合同審計股份公司審計部分廠裝備處驗收入庫采購合同驗收單、入庫單填制付款申請單付款申請單財務(wù)部審核付款，并貸記分廠往來帳供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購設(shè)備流程簽署合同28 采 購 付 款 的 數(shù) 量 化 分 析 在采購流程的診斷過程中，我們從財務(wù)的角度，對公司月度付款的情況進(jìn)行了統(tǒng)計分析，以了解公司支付的特點及其對采購流程效率的影響。 不同類型支付筆數(shù)分布圖 每筆平均付款金額分析圖 每筆付款平均金額 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 | 采 購 流 程 3,500,000 29 采 購 管 理 流 程 改 進(jìn) 后 的 流 程 提出采購申請采購商品/服務(wù)接收商品/服務(wù)應(yīng)付帳款管理付款用料部門 供應(yīng)處 財 務(wù) 處 供應(yīng)部 進(jìn)出口部 審計部 財務(wù)部 原 材 料 及 設(shè) 備 采 購 流 程 建 議提 出 用 料申 請匯 總 /審批 用 料 申請詢 價 /簽訂 采 購 合同零 星 采 購 物 資審 計 室 合同 審 計采 購 合同執(zhí) 行 采購協(xié) 同 倉 儲部 門 進(jìn) 行驗 收通 知 財 務(wù)付 款用 料 計劃審核/應(yīng)付帳款分析/進(jìn)行資金安排支 付綜 合 協(xié) 調(diào)與 平 衡/批準(zhǔn)大宗采購及設(shè)備采購詢價/簽訂合同(設(shè)備購置需技術(shù)部門的配合)進(jìn) 口 物 資 ， 簽 訂委 托 協(xié) 議內(nèi)貿(mào)物資合 同審 計執(zhí) 行 采 購執(zhí)行采購/辦理信用證供 貨 商按 合 同要 求 發(fā)貨供 貨商開 具 銷售 發(fā) 票按合同要求發(fā)貨/出具發(fā)票取得驗收/入庫合格通知報關(guān)、商檢，取得驗收/入庫合格通知驗 收 單/入 庫 單通 知 財 務(wù)付 款通 知 財 務(wù)付 款信 用證 承兌發(fā) 票付 款申 請單銀 行付 款通 知 付款帳務(wù)處理詢價/簽訂合同(設(shè)備購置需技術(shù)部門的配合)平衡資金計劃業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 重組后的采購流程 凸顯了供應(yīng)部的承 上啟下的協(xié)調(diào)職能， 強(qiáng)調(diào)由其主導(dǎo)，避 免了多頭采購的問 題，并融入了財務(wù) 部的管理職能 平 衡資金計劃，實現(xiàn) 了和其他流程的有 機(jī)銜接。 組 織 方 面 ? 預(yù) 算 管 理組 織 缺 位 財 務(wù) 部 無 法 調(diào) 動 或 指 揮 其 他 部 門 ， 會 造 成 編 制 效 果 及 效 率 方 面 的 問 題 。 ? 子 公 司 設(shè) 置 專 門 資 金 管 理 崗 位 ， 并 配 備 專 人 從 事 資 金 管 理 優(yōu) 化 后 的