【文章內(nèi)容簡介】 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 其主要功能包括 “ 文件 ” 、 “ 制單 ” 、 “ 查看 ” 、 “ 工具 ” 等，其中“ 文件 ” 主要是打印輸出功能； “ 制單 ” 主要包括增加憑證、插入分錄、刪除分錄、調(diào)用常用憑證、生成常用憑證、沖銷憑證等功能； “ 查看 ” 主要包括查憑證、查科目余額、查科目預(yù)算、查明細(xì)賬、查輔助明細(xì)賬等功能；“ 工具 ” 包括計算器、會計日歷等功能。 1．增加憑證 （ 1）憑證號： 有些軟件仍然遷就過去的手工處理習(xí)慣，設(shè)計對憑證進行分類的功能，在賬套參數(shù)設(shè)置中將憑證類型設(shè)置為收款、付款、轉(zhuǎn)賬等，并對其分別編號，這在會計信息化情況下已完全失去意義，無論是憑證查詢，還是賬務(wù)處理都沒有必要對憑證進行分類。在不分類情況下，建議憑證號采用按月連續(xù)編號，憑證號由 6位編碼組成，其編碼方案為：月份（ 2位） +月份憑證順序號（ 4位），并將該編碼方案在軟件中固定下來，不允許用戶選擇，這樣設(shè)計的原因有兩個： 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 35 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 其一，該憑證編碼方案具有明顯的優(yōu)越性，由憑證號的前兩位即可知憑證的所屬月份，由后四位便可知憑證在所處月份的順序號； 其二，可以簡化系統(tǒng)開發(fā)工作，增加諸多憑證分類方法，既無實際意義，又增加系統(tǒng)的復(fù)雜性。憑證號由系統(tǒng)根據(jù)賬套數(shù)據(jù)基表中的 “ 當(dāng)前月份 ” 和“ 月憑證號 ” 兩個數(shù)據(jù)項自動生成。憑證號在所屬月份內(nèi)必須連續(xù)，每月都從“ 0001”號開始（由期末結(jié)賬設(shè)置），之后每存儲一個憑證，憑證號自動加 1。 在采用網(wǎng)絡(luò)版多人同時制單時，系統(tǒng)所顯示的憑證號只是參考憑證號，真正的憑證號只有在憑證保存時才給出（系統(tǒng)根據(jù)各用戶的保存次序給出），如果多個用戶同時保存，則系統(tǒng)會自動進行并發(fā)控制（并發(fā)控制由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)完成，不需編程）；在采用單機版一人制單時，系統(tǒng)所顯示的憑證號即為真正憑證號。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 36 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 （ 2）制單日期： 由系統(tǒng)根據(jù)服務(wù)器系統(tǒng)日期自動產(chǎn)生，不需輸入。該日期決不能根據(jù)終端機系統(tǒng)日期產(chǎn)生，否則可能會產(chǎn)生憑證制單日期錯誤。并且在系統(tǒng)投入運行前，必須將服務(wù)器系統(tǒng)日期調(diào)整正確。制單日期一般情況下不必改動，在因故障產(chǎn)生日期錯誤時，可進行修改或用系統(tǒng)日歷輸入。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 37 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 （ 3）摘要： 必須輸入，在 20個漢字之內(nèi)。摘要主要用漢字表述（賬套語言設(shè)置為 “ 漢字 ” ）。為了減輕輸入漢字的負(fù)擔(dān)，應(yīng)采取一些簡化的措施。其做法是提供常用摘要的記憶功能、動態(tài)拼接功能和由上向下的自動轉(zhuǎn)抄和復(fù)制功能。如果某一摘要（或摘要的一部分）是經(jīng)常重復(fù)使用的，用戶（在采用公用摘要時，為具有摘要維護權(quán)限的用戶）可以在不退出制單狀態(tài)下，用 “ 摘要 ” 功能隨時為指定的摘要定義編碼、助記碼、摘要內(nèi)容和會計科目，以便以后輸入摘要時使用。摘要既可直接輸入，也可用 “ 預(yù)覽 ” 功能從常用摘要中選取，選取時可根據(jù)摘要編碼或助記碼選取，在摘要預(yù)覽窗口需要設(shè)計編碼和助記碼兩個摘要查詢條件輸入框，在此只需輸入摘要編碼或助記碼的前導(dǎo)子集即可，如摘要內(nèi)容為 “ 應(yīng)付材料價款 ” ，其助記碼為 “ YFCLK”，輸入 Y、 YF、 YFC、 YFCL或 YFCLK均可，在預(yù)覽窗口中就會出現(xiàn)輸入助記碼所對應(yīng)的一條或多條摘要內(nèi)容，輸入的助記碼越準(zhǔn)確，所獲得的無用摘要就越少。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 38 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 所謂摘要的動態(tài)拼接，就是允許用戶多次使用常用摘要功能，將兩個或兩個以上的常用摘要拼成一個新的摘要，如先通過在預(yù)覽窗口輸入 “ YFCLK”，獲得一個摘要 “ 應(yīng)付材料款 ” ，在該摘要的任何位置定位光標(biāo)，如 “ 應(yīng)付 ”后定位光標(biāo)，再用 “ 預(yù)覽 ” 功能輸入 “ WZZGC”，其中 “ WZZGC”是 “ 五州軋鋼廠 ” 摘要的助記碼，選定后就形成 “ 應(yīng)付五州軋鋼廠材料款 ” 摘要。由于記賬需要，憑證上的每一行都必須輸入摘要。但多數(shù)情況下同一個憑證中各行的摘要內(nèi)容都是相同的，因此，憑證錄入應(yīng)具備摘要的自動轉(zhuǎn)抄功能，在輸完一行憑證內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一行時，系統(tǒng)自動將上行摘要內(nèi)容轉(zhuǎn)抄到下一行。如果對常用摘要建立了對應(yīng)科目，則在選擇常用摘要時，同行的會計科目也會自動填入，當(dāng)采用動態(tài)拼接功能時，以先選優(yōu)先原則填入會計科目，如果第一次選擇的摘要有對應(yīng)科目，則該科目填入后，再選取摘要進行拼接時，該科目不變。但可用科目選擇功能予以改變。一般情況下，此方法可以加快制單的速度，其效率取決于摘要和對應(yīng)科目之間的聯(lián)系是否緊密。值得說明的是在同一憑證的各行中，摘要并不一定相同，一個憑證可以具有多個摘要，即一個憑證可以有多項業(yè)務(wù)內(nèi)容。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 39 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 （ 4）科目編號、科目全稱、科目賬類： 為了提高輸入速度和確?？颇康臏?zhǔn)確性，幾乎所有的會計軟件，在制單時會計科目都不是輸入的，而是從科目字典的末級科目中選取，由于科目字典中的末級科目較多，因此，應(yīng)設(shè)計快速查詢功能，根據(jù)輸入的科目編號、助記碼、科目名稱等查詢條件，從科目字典中將末級科目標(biāo)志為 “ √ ” 的科目列出以供選擇。在憑證填制界面顯示科目全稱，而在存儲憑證時存儲科目編號，這無疑是一種正確的做法。在先手工制證，然后輸入計算機的情況下，用戶需查閱科目字典，并將科目編號和科目名稱事先寫在憑證上，然后由錄入員依樣輸入計算機。而在直接上機制證方式下，應(yīng)采用科目的無記憶輸入法。其特點概括如下：在輸入會計科目時，可以輸入科目編號的前導(dǎo)子集。如 “ 銀行存款 人民幣戶 工行橋南分理處 ” 科目所對應(yīng)的科目號為 “ 10020201”，輸入該科目時，可輸入 100、 100 100201或 10020201，操作員能記住幾位就輸幾位，輸入的編號越準(zhǔn)確，所獲得的無用科目就越少，選擇就越快，當(dāng)什么都不輸入時，系統(tǒng)將科目字典中所有的末級科目全部列出以供選擇，選擇科目后系統(tǒng)要進行科目使用權(quán)限驗證，如果在數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置中設(shè)置了制單科目限制，則制單程序?qū)⒏鶕?jù)權(quán)限字典檢查制單人與科目使用權(quán)限的對應(yīng)關(guān)系，若制單人對所選的會計科目無使用權(quán)，則系統(tǒng)提示警告信息后不返回所選科目 . 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 40 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 否則 ， 若制單人對所選的會計科目有使用權(quán) ， 或者數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置中沒有設(shè)置制單科目限制 ， 則系統(tǒng)返回所選科目的編號和全稱 ， 并將科目全稱賦給憑證填制界面的科目全稱數(shù)據(jù)項 ， 而將科目編號賦給憑證填制界面的科目編號數(shù)據(jù)項 ， 將科目賬類賦給憑證填制界面的科目賬類數(shù)據(jù)項 ， 不過考慮界面空間因素 ， 科目編號和科目賬類兩個數(shù)據(jù)項為非顯示項 。 真正存儲在憑證基表中的是科目編號和科目賬類 ， 而不是科目全稱 。 科目的無記憶輸入法 ， 還為用戶提供了另一種科目輸入方式 ， 即科目助記碼輸入方式 ， 用助記碼來快速尋找科目 ， 如 “ 銀行存款 人民幣戶 工行橋南分理處 ” 科目的助記碼就是“ YRG”， 這種編碼有重碼的可能 ， 因此 ， 不能用于數(shù)據(jù)處理 ， 但可方便查詢科目 ， 加快制單輸入速度卻有奇妙的作用 。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 41 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 若操作員不習(xí)慣輸入科目編號 ， 則可以采用科目助記碼輸入方式來選定會計科目 ， 在輸入科目助記碼時 ， 也需輸入其前導(dǎo)子集 ， 如對上述科目 ， 輸入 Y、 YR或 YRG均可 ， 在科目預(yù)覽窗口中就會出現(xiàn)與輸入助記碼對應(yīng)的一個或多個科目 ， 以下過程與輸入科目編碼相同 。 當(dāng)然也可以直接輸入科目名稱 ，對于輸入的科目名稱 ， 系統(tǒng)按包含關(guān)系匹配 ， 在預(yù)覽窗口中就會出現(xiàn)科目字典中 ， 科目全稱包含所輸科目名稱的一個或多個科目 ， 以下過程與輸入科目編碼相同 。 總之 ， 在制單時會計科目是從科目字典的末級科目中選取的 ， 而絕對不可直接輸入 ， 所輸入的信息只不過是為了在科目字典中查找與之匹配的末級科目而已 ， 這樣可以確保所選取的會計科目在科目字典中存在 。 如果需要使用新會計科目 ， 可先用系統(tǒng)管理中的科目字典維護功能 ， 將新科目增設(shè)到科目字典中 ， 然后在制單時才可使用 。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 42 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 （ 4） 輔助信息： 為了會計系統(tǒng)后續(xù)處理的需要 ， 在憑證錄入時 ， 還需輸入一些輔助信息 ， 在科目錄入之后 ， 如果所錄入的會計科目涉及到部門核算 、往來戶核算 、 項目核算 、 外幣核算 、 數(shù)量核算 ， 此時都需要錄入輔助信息 。如當(dāng)涉及應(yīng)收 、 應(yīng)付等往來科目時 ， 需輸入往來客戶 、 供應(yīng)商或個人的輔助信息 ， 以便登記往來賬；當(dāng)涉及外幣科目時 ， 需輸入外幣額和匯率 ， 系統(tǒng)根據(jù)外幣匯率字典中的折算方式自動計算本位幣金額 。 為了實現(xiàn)這些輔助信息的輸入 ， 在科目字典數(shù)據(jù)基表中 ， 設(shè)計了部門核算標(biāo)志 、 往來核算 、 項目核算 、 外幣核算 、 數(shù)量核算等字段 。 在憑證填制界面 ， 如果所輸入的會計科目涉及到輔助信息時 ， 則系統(tǒng)進入輔助信息錄入窗口 。 由于輔助信息比較多 ，科目所涉及的輔助核算不同 ， 要求輸入的輔助信息也不同 。 當(dāng)涉及到資金結(jié)算科目時 ， 需要輸入結(jié)算方式 、 票號 、 發(fā)生日期 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 43 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 當(dāng)涉及到部門時 ， 需要輸入部門編號和部門名稱；當(dāng)涉及到往來客戶時 ，需要輸入客戶編號 、 客戶名稱 、 業(yè)務(wù)員 、 票號 、 發(fā)生日期；當(dāng)涉及到供應(yīng)商往來時 ， 需要輸入供應(yīng)商編號 、 供應(yīng)商名稱 、 業(yè)務(wù)員 、 票號 、 發(fā)生日期；當(dāng)涉及個人往來時 ， 需要輸入個人編號和姓名；當(dāng)涉項目時 ， 需要輸入項目編號 、 項目名稱；無論是科目 、 客戶往來 、 供應(yīng)商往來 、 個人往來 、 項目核算 ，都可能涉及到外幣 ， 此時都要求輸入外幣編號和名稱 ， 以及外幣金額和匯率；當(dāng)科目 、 部門核算 、 客戶往來 、 供應(yīng)商往來 、 項目核算涉及到數(shù)量時 ， 都要求輸入數(shù)量和單價 。 各數(shù)據(jù)項的輸入如下 。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 44 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 ① 部門信息： 當(dāng)科目涉及到部門核算時 ， 則必須輸入部門信息 ， 輸入時與制單時會計科目輸入類同 ， 必須從部門字典中選取 ， 輸入時可輸入部門編號 、 部門助記碼 、 部門名稱 ， 系統(tǒng)根據(jù)輸入的部門編號和助記碼 ， 按前位匹配關(guān)系 ， 根據(jù)輸入的部門名稱按包含關(guān)系 ， 將滿足條件的部門列示在預(yù)覽窗口 ， 輸入的信息越準(zhǔn)確 ， 所獲得的無用部門就越少 ， 選擇就越快 ， 當(dāng)什么都不輸入時 ， 系統(tǒng)將把部門字典中所有部門都列示出來以供選擇 。 選擇后系統(tǒng)將部門全稱賦給輔助信息界面的部門全稱數(shù)據(jù)項 ， 而將部門編號賦給部門編號數(shù)據(jù)項 ， 不過部門編號數(shù)據(jù)項為非顯示項 。 真正存儲在憑證基表中的是部門編號 ， 而不是部門全稱 。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 45 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 ② 往來信息： 以客戶為例 ， 當(dāng)科目涉及到客戶往來核算時 ， 則必須輸入客戶往來信息 ， 輸入時與部門信息輸入類同 ， 輸入客戶編號 、 客戶助記碼 、客戶名稱均可 ， 從客戶字典中選取正確的客戶后 ， 系統(tǒng)將客戶名稱賦給輔助信息界面的客戶名稱數(shù)據(jù)項 ， 而將客戶編號和客戶所屬分類編號分別賦給客戶編號和客戶所屬分類編號兩個數(shù)據(jù)項 ， 不過這兩個數(shù)據(jù)項為非顯示項 。 真正存儲在憑證基表中的是客戶編號和客戶所屬分類編號 ， 而不是客戶名稱 。供應(yīng)商信息的輸入與客戶信息輸入相同 ， 從供應(yīng)商字典中選取供應(yīng)商信息即可 。 個人信息的輸入相對簡單 ， 從個人往來字典中選取個人往來信息即可 。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 46 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 ③ 項目信息： 當(dāng)科目涉及到項目核算時 ， 必須輸入項目信息 。 系統(tǒng)根據(jù)選擇的會計科目對應(yīng)的項目大類或項目檔案基表名 ， 根據(jù)項目檔案基表中的數(shù)據(jù)來輸入明細(xì)項目信息 ， 也就是說項目信息是從項目檔案字典中選取的 。項目信息輸入與會計科目輸入類同 ， 系統(tǒng)根據(jù)輸入的項目編號；或助記碼；或項目名稱 ， 將滿足條件的項目列示在預(yù)覽窗