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正文內(nèi)容

[精]納稅人普通發(fā)票管理系統(tǒng)操作說明(編輯修改稿)

2024-10-20 12:41 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 系統(tǒng)后,選擇菜單“查詢統(tǒng)計和數(shù)據(jù)導出” 〉“發(fā)票數(shù)據(jù)導出”進入修改發(fā)票錄入數(shù)據(jù)導出界面(圖 61)。 (圖 61) 發(fā)票數(shù)據(jù)導出模塊界面如圖 62 所示: (圖 62) 發(fā)票數(shù)據(jù)導出模塊各按鈕功能說明 1) 未導出部分(圖 63) (圖 63) A:“未導出清單 ” 查詢尚未導出的發(fā)票數(shù)據(jù)清單(排除尚未對碰或?qū)ε鲇胁环陌l(fā)票、未滿一本的非電腦票),查詢出來的清單按照購買日期、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼的順序排列。 B:“未滿一本的非電腦票清單” 查詢未滿一本的非電腦票清單(通常是 25 份發(fā)票為一本)。該部分發(fā)票不能導出。 C:“導出” 在查詢出未導出清單后,選中將要導出的記錄(在該記錄前打勾),然后用此按鈕將選中的記錄導出。按“導出”按鈕,將彈出選擇文件的保存對話框(圖64)。選擇一個文件夾來保存導出的文件,然后按保存按鈕。導出的默認目錄 (圖 64) 是“ A:\”,導出的時候會自動在你所選擇的文件夾里生成一個以“ dc”開頭,導出的日期加編號為結(jié)尾的文件夾(例如: dc20200501(01),如果該目錄已經(jīng)存在,系統(tǒng)會自動進行遞加編號,例如 dc20200501(02)、 dc20200501(03)等)。導出的文件存放于該文件夾中,共有兩個,一個是明細文件,一個是主表文件,命名規(guī)則分別為:納稅人編碼后六位 + 和納稅人編碼后六位碼 +,請不要改變文件的名字。將導出數(shù)據(jù)交稅務機關查驗時,請將這兩個文件都帶上。保存成功后會有保存成功的提示 。 [注 ] 尚未對碰或?qū)ε鲇胁环陌l(fā)票、未滿一本的非電腦票是不能導出的。 [提示 ]為減輕稅務機關普通發(fā)票驗舊壓力,加快稅務機關普通發(fā)票驗舊速度,如果需要導出的發(fā)票本數(shù)較多時,請按發(fā)票種類和一定數(shù)量分批導出。 2) 已導出部分(圖 65) (圖 65) A:“全部清單” 查詢已經(jīng)做過導出操作的全部發(fā)票數(shù)據(jù)的清單。 B:“導出批次選擇” 按導出批次來選擇已經(jīng)做過導出操作得發(fā)票數(shù)據(jù)的清單。 點擊此按鈕,就會出 現(xiàn)“導出批次選擇”的窗口(圖 66), (圖 66) 在窗口列表中 雙擊 相應的批次,則會列出相應批次的發(fā)票數(shù)據(jù)清單(圖 67)。 “導出批次選擇”窗口可以自由移動,如果不需要,也可以按右上角的關閉按鈕關閉。 (圖 67) [注 ]“ 導出批次 ”的概念:為方便大家查找一整批某時間一起導出的發(fā)票數(shù)據(jù), 系統(tǒng)中設置了導出批次。每次導出的時候,系統(tǒng)自動生成一個批次號,并且在發(fā)票數(shù)據(jù)記錄中添加導出批次號。在導出批次選擇窗口中選擇相應的批 次,系統(tǒng)會列出相應的屬于該批次的發(fā)票數(shù)據(jù)。一張發(fā)票只能有一個導出批次,所以如果發(fā)票作廢導出后再重新導出,則該發(fā)票的批次為新一次導出時生成的批次。 C:“作廢導出” 在用“全部清單”按鈕或“導出批次選擇”按鈕查詢出已導出清單后,選中將要作廢導出的記錄(在該記錄前打勾),然后用此按鈕作廢選中記錄的導出。 [注 ]“ 作廢導出 ”的概念:在系統(tǒng)中,發(fā)票的導出狀態(tài)分為兩種:已導出和未導出。發(fā)票進行過導出之后,其狀態(tài)會由未導出狀態(tài)變?yōu)橐褜С鰻顟B(tài)。而已導出狀態(tài)的發(fā)票是不能直接導出的,如需對狀態(tài)為已導出的發(fā)票進行重新導出,則需作廢其導出,即 作廢導出 。做過作廢導出之后,發(fā)票的狀態(tài)會由已導出變?yōu)槲磳С觥? 3) 打印部分(圖 68) (圖 68) A:“打印列表” 在查詢出已導出清單或未導出清單后,選中需要打印的記錄,單擊“打印列表”按鈕,將打印出選中記錄的列表,如圖 69 所示。該打印使用 A4 橫向打印。: (圖 69) B:“打印發(fā)票詳細清單” 在查詢出已導出清單或未導出清單后,選中需要打印的記錄,單擊“打印發(fā)票詳細清單”,將打印選中記錄的發(fā)票詳細清單,如圖 610。該打印使用 A4 縱向打印 (圖 610) 小提示 ? 可以在“全部選中” ( )前打勾,將選中(打勾)或取消(不打勾)上面列表中的全部記錄 ? 記錄是按本列出的 ? 如果數(shù)據(jù)庫中存在未經(jīng)對碰或?qū)ε霾徽5陌l(fā)票數(shù)據(jù),在點擊“查詢未導出清單”按鈕時,將會提示存在未經(jīng)對碰或?qū)ε霾徽5挠涗浀奶崾?,且未對碰或?qū)ε霾徽5臄?shù)據(jù)不會在這個模塊的列表中顯示出來,所以未經(jīng)對碰或?qū)ε霾徽5臄?shù)據(jù)是不能導出的。請進入“發(fā)票數(shù)據(jù)錄入 兩次錄入對碰”模塊進行對碰和修改錄入錯誤的數(shù)據(jù)。 導出文件合并 1) 菜單“查詢統(tǒng)計和數(shù) 據(jù)導出 ?導出文件合并”進入“導出文件合并”模塊。 (圖 611) 圖 611 2) 點擊“讀入導出文件”按鈕,將讀入由發(fā)票數(shù)據(jù)導出模塊導出的文件(詳見發(fā)票數(shù)據(jù)導出模塊的說明) 3) 選擇總表文件 (名稱類似 ****** 的文本文件 ) (圖 612) 圖 612 4) 接著選擇明細文件(名稱類似 ****** 的 DBF 文件)(圖 613) 圖 613 5) 如果選擇的發(fā)票導出文件在此次合并中還沒有讀入過,則會顯示出已經(jīng)讀入的發(fā)票數(shù)據(jù) (圖 614) 圖 614 否則將會提示發(fā)票記錄已導入的導入失敗提示 (圖 615)。 圖 615 6) 繼續(xù)點擊“讀入導出文件”按鈕讀入其他的導出文件 7) 需要合并的導出文件全部讀入之后(如果數(shù)量太多,也可分批合并),按“導出”按鈕進行發(fā)票數(shù)據(jù)的導出。導出時會提示選擇保存路徑(默認為 a:\即軟盤)。保存的時候系統(tǒng)會在你選擇的路徑(文件夾)中新建一個名稱類似為“ hb20200601(01)”的文件夾,里面有兩個文件,即為導出的文件。 [注:系統(tǒng)新建的文件夾會自動編號,如hb20200601(02), hb20200601(03)等 ].(圖 616) 圖 616 九、 普通發(fā)票 電腦版開票模塊 普通發(fā)票電腦版開票模塊的菜單如圖 71 所示。 (圖 71) 該模塊包括如下幾個功能:“開票”、“作廢”、“打印格式調(diào)整”、“商品代碼維護”、“客戶代碼維護”、“設置常用開票備注”。其中“打印格式調(diào)整”、“商品代碼維護”、“客戶代碼維護”、“設置常用開票備注”為開票模塊的輔助功能模塊,非開票必需功能。 開票 欲要使用此功能,必須先在“系統(tǒng)設置 〉納稅人資料設置”模塊中倒入正確的 ID,否則將提示你先導入 ID 而不能進入此模塊。開票模塊功能的界面如圖 72 所示 (圖 72) 普通發(fā)票開票模塊的使用操作步驟 a、 錄入發(fā)票代碼,按回車( Enter)鍵。如輸入的發(fā)票代碼正確,敲入回車鍵后在發(fā)票代碼旁邊將會顯示發(fā)票名稱。如敲入回車后,提示“無此類發(fā)票信息”,則請檢查錄入的發(fā)票代碼是否正確,重新錄入后再按回車鍵。 b、 發(fā)票代碼系統(tǒng)會自動根據(jù)購進發(fā)票記錄的數(shù)據(jù)自動填入(取相應發(fā)票代碼中號碼最小的發(fā)票號碼) c、 在“顧客名稱”處輸入顧客的名稱,在“及地址”處輸入地址,亦可點擊“選擇顧客”按鈕來選擇顧客后自動填入顧客名稱和地址。(通過“選擇顧客”按鈕來選擇填入可降低手工輸入的麻煩,顧客資料的錄入在“客 戶代碼維護”模塊。詳見下面“客戶代碼維護”的說明。 d、 確定鼠標光標在地址的輸入框內(nèi),按回車( Enter)鍵。 e、 在中間的發(fā)票詳細項目列表中會增加一行。 f、 選擇或輸入“品名規(guī)格”。(通過“選擇顧客”按鈕來選擇填入可降低手工輸入的麻煩,通過選擇來輸入商品名稱,商品的單價、單位亦會自動填入。商品資料的錄入在“商品代碼維護”模塊。詳見下面“商品代碼維護”的說明。) g、 輸入商品單位, 按回車( Enter)鍵。 h、 輸入商品數(shù)量, 按回車( Enter)鍵。 i、 輸入商品單價, 按回車( Enter)鍵。 j、 此時會新增一行(最多 增加 5 行),如需繼續(xù)錄入商品信息,重復 f 至 i 的步驟;如不需再錄入,轉(zhuǎn)至步驟 k k、 錄入發(fā)票備注(可不錄入),上面一行是用來選擇常用發(fā)票備注的(常用發(fā)票備注的錄入詳見“設置常用開票備注”的說明),亦可不通過上面一行的選擇來填入,直接在下面的大框中錄入發(fā)票備注。 l、 開票人和收款人默認是登陸系統(tǒng)的操作員姓名,可以更改。 m、 按保存按鈕進行保存。 n、 保存成功后,按打印按鈕進行發(fā)票的打印。如果發(fā)現(xiàn)打印的格式位置不對,請通過“打印格式調(diào)整”模塊進行打印格式的調(diào)整。(詳見“打印格式調(diào)整”說明)如果想先保存,不立即打印,可通過“查詢統(tǒng) 計和數(shù)據(jù)導出 〉查詢”模塊查詢出該發(fā)票的詳細信息后再打印。(詳見“查詢統(tǒng)計和數(shù)據(jù)導出 〉查詢”說明) [注 ]打印完畢會有“打印是否成功”的提示,如果成功,則選是,如果打印出錯,則選擇否(圖 73)。選了否之后,繼續(xù)會有提示,此時可選擇重打、作廢、取消(圖 74)。 (圖 73) (圖 74) o、 輸入保存打印完一張后,按清空按鈕將清空所有錄入的信息;按下一張按鈕則不清空發(fā)票代碼,顧客信息,發(fā)票號碼自動遞增,開始下一張發(fā)票的錄入打印。 小提示 ? 客戶(顧客)信息、商品名稱(規(guī)格)、發(fā)票備注都是可以直接錄入 的。如果不希望維護客戶信息、商品信息、發(fā)票備注信息,可采用直接錄入的方式。 ? 發(fā)票詳細項目列表中如果有空行(即沒有錄入數(shù)據(jù)的行),可不用理會,保存的時候,會自動將空行刪除。 ? 打印功能需要系統(tǒng)裝有 Microsoft Office Excel 2020 以上( Excel97 未作測試)。 [注 ]如果打印有問題可嘗試用安裝目錄下 backup 文件夾里的 文件替換安裝目錄下的 ,替換后可能需要重新調(diào)整打印格式。 作廢 如果一張電腦票已開出保存或不再使用需作廢,請使用該模塊。 作廢模塊的界面如圖 75 所示。 (圖 75) 作廢模塊的使用、操作步驟如下: a、 錄入發(fā)票代碼,按回車( Enter)鍵。如輸入的發(fā)票代碼正確,敲入回車鍵后在發(fā)票代碼旁邊將會顯示發(fā)票名稱。如敲入回車后,提示“無此類發(fā)票信息”,則請檢查錄入的發(fā)票代碼是否正確,重新錄入后再按回車鍵。 b、 輸入發(fā)票號碼。按回車鍵或點擊“確定”按鈕后,將會在下面的空白中顯示該發(fā)票的詳細信息。如果在“購進發(fā)票錄入模塊”中沒有錄入該發(fā)票的購買記錄,請先在“購進發(fā)票錄入模塊”錄入發(fā)票的購買記錄。詳見“購進發(fā)票錄入”的說明。如果該發(fā) 票已經(jīng)做過導出,將會有提示告訴該發(fā)票已經(jīng)做過導出,不能作廢。按回車鍵或點擊“確定”按鈕后,將會在下面的空白中顯示該發(fā)票的詳細信息。 c、 點擊作廢按鈕。作廢的處理方式是:日期取系統(tǒng)時間(即當天),金額變?yōu)?0。 d、 作廢成功后,點擊清空按鈕可以開始下一張發(fā)票的作廢。 打印格式調(diào)整 該模塊將調(diào)用 Excel程序。(圖 76) (圖 76) 調(diào)整打印格式主要調(diào)整如圖 24 紅箭頭所示的兩條線的位置。請不要合并或刪除單元格。調(diào)整好后,保存該 Excel表即可(不用另存為)。 [注 ]調(diào)整時,可以對格寬、格內(nèi)文字的字體、 Excel的頁面設置等進行調(diào)整,但不要合并或刪除單元格,也不要添加刪除行和列,否則將不能正確打印。 商品代碼維護。 商品代碼維護的界面如圖 77 所示。 (圖 77)
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