【文章內(nèi)容簡介】 16 資訊的選拔 為了避免被埋在紙堆里，建議您注意資訊的選擇。 （ 1） 人需要資訊 1) 建立和自己職務(wù)有關(guān)的資訊體系。 2) 廢棄職務(wù)上不需要的資訊。 3) 能使我們便利行事的資訊，應(yīng)知道在哪里可獲得它。 —— 資訊網(wǎng)的建設(shè) （ 2） 建立公司內(nèi)部的報告制度 資訊系統(tǒng)制度化，處理問題方便得多。 （ 3） 資訊的處理 1) 規(guī)定文件的保存期限，期限一到就銷毀。 2) 依照下達命令用，協(xié)調(diào)用，行動用和 管理用等不同的目的，重新整理原始資料。 3) 如果比下列的日期更晚提出，則成為沒有用的報告，應(yīng)予以廢棄。 ? 日報到翌日的 10 點為止。 ? 周報到下一周的星期二為止。 ? 月報到每個月的 28 日為止。 今天不做，明天就后悔。 17 不恥下問 成功的人不必比其他人更胸有成竹。事實上，成功的人更經(jīng)常地向別人請教，是問問題的高手。 高級主管隨著在公司里的職位越來越高，也越來越脫離具體的事務(wù)，通過不恥下問，與所管轄的員工保持密切接觸，才能高層建瓴地解決所面臨的問題。 提問題是良好管理的重要 工具。直接告訴下屬如何去解決一個問題比向他們請教時省時省力些，但是通過不恥下問，使那些執(zhí)行你的決定的員工，參加到了解情況和作出決策的過程中，你就會提高大家的士氣，更熱情更有效地解決所現(xiàn)臨的問題。 問問題創(chuàng)造出人與人之間的聯(lián)系。借著問，你就把周圍的人們暫推向“舞臺的中心”，而不是總是以你自我為中心，這樣同事和下屬會覺得你可愛，可親。 不恥下問使你避免變成“無所不知”的人落入無知的陷阱，縱使你自認(rèn)為無所不懂，最好還是放聰明點不恥下問。 提問題可以贏得時間，通過提問你就有時間按自己的步調(diào)作出反應(yīng)或采取行動。 通過 提問題，你能引導(dǎo)談話朝你所希望的方向進時 —— 了解到您想知道的情況。例如，召集一個會議，你可看看對方的眼睛，微笑著，用輕松的詢問的語調(diào)說：“會議開始好嗎？”會議該結(jié)束時，可用這樣的問題：“怎么樣，該討論的都討論了吧？”或“會議結(jié)束前，還有什么事要提出來討論的呢？” 當(dāng)你獲得了你所要的訊息就不要再問。 提問題是解決我們大多數(shù)人不喜歡閑聊的好方法。它幫你打破冷場及繼續(xù)會談而不至于冒自己談話太多之險。 問問題會產(chǎn)生老練得體的結(jié)果。例如，兩位遛狗的人未經(jīng)允許就進入一牧場，牧場主人盡管完全有權(quán)命令他們離開他的牧場。但他 通過提問：“你們知道這是私人的牧場嗎？”回答說知道?！澳敲茨銈兌梦覀儠錃⒛切┛拷∨５墓穯幔俊彼M一步問到?！拔覀凂R上離開?！卞薰氛邌柎鹫f。牧場主微笑著謝謝他們，并說：“今天真是散步的好日子?！蹦翀鲋魍ㄟ^提問有效而聲速地達到了目的，并且沒有造成矛盾沖突和對抗，在公司里，許多問題都可用這種方法達到類似的效果。 通過提問，事實上可以學(xué)到新東西，不恥下問是值得提倡的，而不是軟弱和愚笨的表現(xiàn)。 人們愈是賢明，愈低頭向他人學(xué)習(xí)，知道自己還有不知道，才是真的知道。 18 下達命令的方法一 （ 1） 明確表 示目的 WHY 1） 說明必須做這項工作的理由； 2） 明白目的為何，方能作正確的判斷。 （ 2） 工作明了化 WHAT 1） 明確表示那一項工作應(yīng)做到何種程度； 2） 說明這工作的份量，及關(guān)聯(lián)。 （ 3） 明確規(guī)定由誰來做 WHO 1） 只向直屬的部屬下命令； 2） 明確告訴部屬，應(yīng)由他單獨或合力完成； 3） 如果是由兩個以上的群體去做一項工作時，應(yīng)分擔(dān)工作，并規(guī)定由誰負(fù)責(zé)最后的綜合整理。 （ 4） 明確表示實施時間 WHEN 1） 何時開始做，何時應(yīng)完成； 2） 規(guī)定現(xiàn)在所要進行工作的先后次序。 （ 5） 指定工作場所 WHERE （ 6） 指定工作方式 HOW 1） 隨工作的內(nèi)容不同，隨著部屬能力的不同，作適當(dāng) 的指示； 2） 指示部屬以口頭或書面報告結(jié)果，并明確表示，書面報告是否應(yīng)寫得很詳細。 喊破嗓子，不如做出樣子，伙伴也會行動起來。 19 下達命令的方法二 （ 1）下達命令時，要注意自己的語言和態(tài)度。 應(yīng)當(dāng)掌握一種有效的管理技術(shù)，那就是對部屬說：“拜托了”“都靠你們了。”要充分學(xué)會使用這處管理技術(shù)。 （ 2） 對于不同類型的部屬，要采取不同的方法下達命令，才會得到較好的效果。 1） 對性格倔強的部屬和比自己年長的部屬或是曾經(jīng)取得過一些成績的部屬，要盡可能地采取懷柔政策，可以對他們說：“我需要借助你 們的經(jīng)驗和智慧 …… ”要表現(xiàn)出比較謙虛的態(tài)度。 2） 對那些熟悉工作，自信心和自尊心很強的部屬，最好使用暗示的命令，可以對他們說：“這是一個責(zé)任重大的工作 …… 我覺得你是咱們這里最理想的人選 …… ”說完之后，等待他的反映。 3） 對那些后進的，對自已沒有企圖心，不喜歡工作和受苦的部屬，必須采取強制，命令，處罰的措施。 4） 對工作特別感興趣的部屬，要使用肯定鼓勵的命令，可以對他們說：“你對這種事很在行，靠你了?！? （ 3） 下達命令時必須抓住部屬的心理，運用巧妙的語言技巧和力量，喚起部屬的使命感。 1） 如果讓部屬去做危險的、辛苦的、繁瑣的 工作時，不僅要明確說明待遇優(yōu)厚，安全有保障，此外，還要喚起他們的責(zé)任感。公司知道他們所做的一切。 2） 如果讓那些專業(yè)人員從事某種特殊工作時，就對他們說：“這樣的工作只有象你這樣的大將才能完成?！庇糜哪恼Z言來打動對方的自尊心。 3） 如果讓部屬從事自己責(zé)任以外的工作，要找那些自愿去做的人來做，或要用一些積極的評語來激起他們的上進心。 領(lǐng)導(dǎo)不能在任何時候，對任何工作都以“公司的命令”為理由來命令部屬。管理在這個時候是一種期望與激勵。 20 演講的秘訣 作為公司主管常常會面對一 大群同仁，顧客發(fā)表演講，即使不是正式的演講，通常也要在某些場合中，發(fā)表你的見解，甚至為來訪賓客做簡報?？傊?，面對一群人發(fā)表你的意見，是你職務(wù)中重要的一環(huán)工作。 做好演講，必須假以時日，常常鍛煉，才能夠出口成章、言之有物、動人心情、說人以理，要做到這種結(jié)果，必須注意下列幾項： （ 1） 充分準(zhǔn)備：任何演講都必須充分準(zhǔn)備，請將演講的重心，先以一句話寫出來，這一句話將使你思緒清楚，因為所有的內(nèi)容，將以這句話這核心。 （ 2） 內(nèi)容有重心：依照演講重心的一句話，延伸出來二至三點構(gòu)想，千萬別貪心，因為太多的構(gòu)想，聽眾容易迷失，而且不易記 憶，為了增強記憶，最好每個構(gòu)想都能有一則故事或?qū)嵗齺碜糇C。 （ 3） 開場白要有震撼力：實例、社會新聞、故事、數(shù)字或是笑話都是很好的開場白，但是只要一則強而有力的就可以，千萬不要太多。 （ 4） 不要念演講稿：千萬不要照演講稿念，這樣會顯得平淡乏味、生硬而欠缺親切感，因為聽演講的人，是希望聽你“講”而不是來聽你“念”。 （ 5） 不要背演講稿：背誦演講，聽起來不像口語那樣親切，會讓人感到硬繃繃的。 面對聽眾：當(dāng)你演講時，眼睛面對觀眾，將觀眾席以井字劃分，一般來說，在演講者的左右兩邊及最左最右角的人群，常會被忽略，請?zhí)嵝炎约?，?jīng)常將眼神 投注在這些地方，聽眾與你互動就會熱烙起來，面對觀眾時心理產(chǎn)生一種好朋友談話的感覺一樣，你的演講就自然多了。 機會是留給準(zhǔn)備好的人 21 接納新員工 （ 1） 誠懇而正確的指導(dǎo)新進員工，使其對工作產(chǎn)生自信。 1） 具體指明其工作內(nèi)容和范圍； 2） 向部門內(nèi)所有的人介紹新來者； 3） 帶新員工去認(rèn)識有關(guān)部室； 4） 介紹公司的福利措施等； 5） 第一星期，應(yīng)抽出時間與新進員工談一談，問一問有無不適應(yīng)和看法。 （ 2） 幫助新進人員遵守紀(jì)律 1） 使他們了解并遵守公司內(nèi)的規(guī)章制度； 2） 使他們了解并牢記公司的部門內(nèi)的優(yōu)良傳統(tǒng)，并養(yǎng)成他們上下之秩序的好 習(xí)慣。 （ 3） 灌輸他們履行義務(wù)，忠于職守的觀念。 （ 4） 幫助他們使用正確的頭銜去稱呼別人，尤其是客戶，并要他們注意，別說令人難堪的話。 （ 5） 制造多些交談的機會。 （ 6） 分配工作時，不必顧慮年輕或新進等因素。 （ 7） 別倚老賣老或利用職權(quán)給他們壓力。公司內(nèi)部以伙伴相稱相處。 （ 8） 新進員工最無法忍