【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 16 資訊的選拔 為了避免被埋在紙堆里，建議您注意資訊的選擇。 （ 1） 人需要資訊 1) 建立和自己職務(wù)有關(guān)的資訊體系。 2) 廢棄職務(wù)上不需要的資訊。 3) 能使我們便利行事的資訊，應(yīng)知道在哪里可獲得它。 —— 資訊網(wǎng)的建設(shè) （ 2） 建立公司內(nèi)部的報(bào)告制度 資訊系統(tǒng)制度化，處理問(wèn)題方便得多。 （ 3） 資訊的處理 1) 規(guī)定文件的保存期限，期限一到就銷毀。 2) 依照下達(dá)命令用，協(xié)調(diào)用，行動(dòng)用和 管理用等不同的目的，重新整理原始資料。 3) 如果比下列的日期更晚提出，則成為沒(méi)有用的報(bào)告，應(yīng)予以廢棄。 ? 日?qǐng)?bào)到翌日的 10 點(diǎn)為止。 ? 周報(bào)到下一周的星期二為止。 ? 月報(bào)到每個(gè)月的 28 日為止。 今天不做，明天就后悔。 17 不恥下問(wèn) 成功的人不必比其他人更胸有成竹。事實(shí)上，成功的人更經(jīng)常地向別人請(qǐng)教，是問(wèn)問(wèn)題的高手。 高級(jí)主管隨著在公司里的職位越來(lái)越高，也越來(lái)越脫離具體的事務(wù)，通過(guò)不恥下問(wèn)，與所管轄的員工保持密切接觸，才能高層建瓴地解決所面臨的問(wèn)題。 提問(wèn)題是良好管理的重要 工具。直接告訴下屬如何去解決一個(gè)問(wèn)題比向他們請(qǐng)教時(shí)省時(shí)省力些，但是通過(guò)不恥下問(wèn)，使那些執(zhí)行你的決定的員工，參加到了解情況和作出決策的過(guò)程中，你就會(huì)提高大家的士氣，更熱情更有效地解決所現(xiàn)臨的問(wèn)題。 問(wèn)問(wèn)題創(chuàng)造出人與人之間的聯(lián)系。借著問(wèn)，你就把周圍的人們暫推向“舞臺(tái)的中心”，而不是總是以你自我為中心，這樣同事和下屬會(huì)覺(jué)得你可愛(ài)，可親。 不恥下問(wèn)使你避免變成“無(wú)所不知”的人落入無(wú)知的陷阱，縱使你自認(rèn)為無(wú)所不懂，最好還是放聰明點(diǎn)不恥下問(wèn)。 提問(wèn)題可以贏得時(shí)間，通過(guò)提問(wèn)你就有時(shí)間按自己的步調(diào)作出反應(yīng)或采取行動(dòng)。 通過(guò) 提問(wèn)題，你能引導(dǎo)談話朝你所希望的方向進(jìn)時(shí) —— 了解到您想知道的情況。例如，召集一個(gè)會(huì)議，你可看看對(duì)方的眼睛，微笑著，用輕松的詢問(wèn)的語(yǔ)調(diào)說(shuō)：“會(huì)議開始好嗎？”會(huì)議該結(jié)束時(shí)，可用這樣的問(wèn)題：“怎么樣，該討論的都討論了吧？”或“會(huì)議結(jié)束前，還有什么事要提出來(lái)討論的呢？” 當(dāng)你獲得了你所要的訊息就不要再問(wèn)。 提問(wèn)題是解決我們大多數(shù)人不喜歡閑聊的好方法。它幫你打破冷場(chǎng)及繼續(xù)會(huì)談而不至于冒自己談話太多之險(xiǎn)。 問(wèn)問(wèn)題會(huì)產(chǎn)生老練得體的結(jié)果。例如，兩位遛狗的人未經(jīng)允許就進(jìn)入一牧場(chǎng)，牧場(chǎng)主人盡管完全有權(quán)命令他們離開他的牧場(chǎng)。但他 通過(guò)提問(wèn)：“你們知道這是私人的牧場(chǎng)嗎？”回答說(shuō)知道?！澳敲茨銈兌梦覀儠?huì)射殺那些靠近小牛的狗嗎？”他進(jìn)一步問(wèn)到。“我們馬上離開?！卞薰氛邌?wèn)答說(shuō)。牧場(chǎng)主微笑著謝謝他們，并說(shuō)：“今天真是散步的好日子。”牧場(chǎng)主通過(guò)提問(wèn)有效而聲速地達(dá)到了目的，并且沒(méi)有造成矛盾沖突和對(duì)抗，在公司里，許多問(wèn)題都可用這種方法達(dá)到類似的效果。 通過(guò)提問(wèn)，事實(shí)上可以學(xué)到新東西，不恥下問(wèn)是值得提倡的，而不是軟弱和愚笨的表現(xiàn)。 人們愈是賢明，愈低頭向他人學(xué)習(xí)，知道自己還有不知道，才是真的知道。 18 下達(dá)命令的方法一 （ 1） 明確表 示目的 WHY 1） 說(shuō)明必須做這項(xiàng)工作的理由； 2） 明白目的為何，方能作正確的判斷。 （ 2） 工作明了化 WHAT 1） 明確表示那一項(xiàng)工作應(yīng)做到何種程度； 2） 說(shuō)明這工作的份量，及關(guān)聯(lián)。 （ 3） 明確規(guī)定由誰(shuí)來(lái)做 WHO 1） 只向直屬的部屬下命令； 2） 明確告訴部屬，應(yīng)由他單獨(dú)或合力完成； 3） 如果是由兩個(gè)以上的群體去做一項(xiàng)工作時(shí)，應(yīng)分擔(dān)工作，并規(guī)定由誰(shuí)負(fù)責(zé)最后的綜合整理。 （ 4） 明確表示實(shí)施時(shí)間 WHEN 1） 何時(shí)開始做，何時(shí)應(yīng)完成； 2） 規(guī)定現(xiàn)在所要進(jìn)行工作的先后次序。 （ 5） 指定工作場(chǎng)所 WHERE （ 6） 指定工作方式 HOW 1） 隨工作的內(nèi)容不同，隨著部屬能力的不同，作適當(dāng) 的指示； 2） 指示部屬以口頭或書面報(bào)告結(jié)果，并明確表示，書面報(bào)告是否應(yīng)寫得很詳細(xì)。 喊破嗓子，不如做出樣子，伙伴也會(huì)行動(dòng)起來(lái)。 19 下達(dá)命令的方法二 （ 1）下達(dá)命令時(shí)，要注意自己的語(yǔ)言和態(tài)度。 應(yīng)當(dāng)掌握一種有效的管理技術(shù)，那就是對(duì)部屬說(shuō)：“拜托了”“都靠你們了?！币浞謱W(xué)會(huì)使用這處管理技術(shù)。 （ 2） 對(duì)于不同類型的部屬，要采取不同的方法下達(dá)命令，才會(huì)得到較好的效果。 1） 對(duì)性格倔強(qiáng)的部屬和比自己年長(zhǎng)的部屬或是曾經(jīng)取得過(guò)一些成績(jī)的部屬，要盡可能地采取懷柔政策，可以對(duì)他們說(shuō)：“我需要借助你 們的經(jīng)驗(yàn)和智慧 …… ”要表現(xiàn)出比較謙虛的態(tài)度。 2） 對(duì)那些熟悉工作，自信心和自尊心很強(qiáng)的部屬，最好使用暗示的命令，可以對(duì)他們說(shuō)：“這是一個(gè)責(zé)任重大的工作 …… 我覺(jué)得你是咱們這里最理想的人選 …… ”說(shuō)完之后，等待他的反映。 3） 對(duì)那些后進(jìn)的，對(duì)自已沒(méi)有企圖心，不喜歡工作和受苦的部屬，必須采取強(qiáng)制，命令，處罰的措施。 4） 對(duì)工作特別感興趣的部屬，要使用肯定鼓勵(lì)的命令，可以對(duì)他們說(shuō)：“你對(duì)這種事很在行，靠你了?！? （ 3） 下達(dá)命令時(shí)必須抓住部屬的心理，運(yùn)用巧妙的語(yǔ)言技巧和力量，喚起部屬的使命感。 1） 如果讓部屬去做危險(xiǎn)的、辛苦的、繁瑣的 工作時(shí)，不僅要明確說(shuō)明待遇優(yōu)厚，安全有保障，此外，還要喚起他們的責(zé)任感。公司知道他們所做的一切。 2） 如果讓那些專業(yè)人員從事某種特殊工作時(shí)，就對(duì)他們說(shuō)：“這樣的工作只有象你這樣的大將才能完成?！庇糜哪恼Z(yǔ)言來(lái)打動(dòng)對(duì)方的自尊心。 3） 如果讓部屬?gòu)氖伦约贺?zé)任以外的工作，要找那些自愿去做的人來(lái)做，或要用一些積極的評(píng)語(yǔ)來(lái)激起他們的上進(jìn)心。 領(lǐng)導(dǎo)不能在任何時(shí)候，對(duì)任何工作都以“公司的命令”為理由來(lái)命令部屬。管理在這個(gè)時(shí)候是一種期望與激勵(lì)。 20 演講的秘訣 作為公司主管常常會(huì)面對(duì)一 大群同仁，顧客發(fā)表演講，即使不是正式的演講，通常也要在某些場(chǎng)合中，發(fā)表你的見(jiàn)解，甚至為來(lái)訪賓客做簡(jiǎn)報(bào)。總之，面對(duì)一群人發(fā)表你的意見(jiàn)，是你職務(wù)中重要的一環(huán)工作。 做好演講，必須假以時(shí)日，常常鍛煉，才能夠出口成章、言之有物、動(dòng)人心情、說(shuō)人以理，要做到這種結(jié)果，必須注意下列幾項(xiàng)： （ 1） 充分準(zhǔn)備：任何演講都必須充分準(zhǔn)備，請(qǐng)將演講的重心，先以一句話寫出來(lái)，這一句話將使你思緒清楚，因?yàn)樗械膬?nèi)容，將以這句話這核心。 （ 2） 內(nèi)容有重心：依照演講重心的一句話，延伸出來(lái)二至三點(diǎn)構(gòu)想，千萬(wàn)別貪心，因?yàn)樘嗟臉?gòu)想，聽(tīng)眾容易迷失，而且不易記 憶，為了增強(qiáng)記憶，最好每個(gè)構(gòu)想都能有一則故事或?qū)嵗齺?lái)佐證。 （ 3） 開場(chǎng)白要有震撼力：實(shí)例、社會(huì)新聞、故事、數(shù)字或是笑話都是很好的開場(chǎng)白，但是只要一則強(qiáng)而有力的就可以，千萬(wàn)不要太多。 （ 4） 不要念演講稿：千萬(wàn)不要照演講稿念，這樣會(huì)顯得平淡乏味、生硬而欠缺親切感，因?yàn)槁?tīng)演講的人，是希望聽(tīng)你“講”而不是來(lái)聽(tīng)你“念”。 （ 5） 不要背演講稿：背誦演講，聽(tīng)起來(lái)不像口語(yǔ)那樣親切，會(huì)讓人感到硬繃繃的。 面對(duì)聽(tīng)眾：當(dāng)你演講時(shí)，眼睛面對(duì)觀眾，將觀眾席以井字劃分，一般來(lái)說(shuō)，在演講者的左右兩邊及最左最右角的人群，常會(huì)被忽略，請(qǐng)?zhí)嵝炎约?，?jīng)常將眼神 投注在這些地方，聽(tīng)眾與你互動(dòng)就會(huì)熱烙起來(lái)，面對(duì)觀眾時(shí)心理產(chǎn)生一種好朋友談話的感覺(jué)一樣，你的演講就自然多了。 機(jī)會(huì)是留給準(zhǔn)備好的人 21 接納新員工 （ 1） 誠(chéng)懇而正確的指導(dǎo)新進(jìn)員工，使其對(duì)工作產(chǎn)生自信。 1） 具體指明其工作內(nèi)容和范圍； 2） 向部門內(nèi)所有的人介紹新來(lái)者； 3） 帶新員工去認(rèn)識(shí)有關(guān)部室； 4） 介紹公司的福利措施等； 5） 第一星期，應(yīng)抽出時(shí)間與新進(jìn)員工談一談，問(wèn)一問(wèn)有無(wú)不適應(yīng)和看法。 （ 2） 幫助新進(jìn)人員遵守紀(jì)律 1） 使他們了解并遵守公司內(nèi)的規(guī)章制度； 2） 使他們了解并牢記公司的部門內(nèi)的優(yōu)良傳統(tǒng)，并養(yǎng)成他們上下之秩序的好 習(xí)慣。 （ 3） 灌輸他們履行義務(wù)，忠于職守的觀念。 （ 4） 幫助他們使用正確的頭銜去稱呼別人，尤其是客戶，并要他們注意，別說(shuō)令人難堪的話。 （ 5） 制造多些交談的機(jī)會(huì)。 （ 6） 分配工作時(shí)，不必顧慮年輕或新進(jìn)等因素。 （ 7） 別倚老賣老或利用職權(quán)給他們壓力。公司內(nèi)部以伙伴相稱相處。 （ 8） 新進(jìn)員工最無(wú)法忍