公司文件控制管理規(guī)定(編輯修改稿)
2024-10-19 14:40 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 辦公室發(fā)起，各部門配合執(zhí)行。但在過去三個月內(nèi)新制定或修訂的文件可不作為評審對象。當(dāng)產(chǎn)品、服務(wù)、活動、組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化或因采取糾正或預(yù)防措施而發(fā)生重大變化時，應(yīng)對文件進(jìn)行修改、廢除。 文件內(nèi)容需要修改時，可由本公司的相關(guān)部門或顧客提出，并填寫《文件修改申請單》，審核和批準(zhǔn)權(quán)限執(zhí)行“表一”，文件關(guān)聯(lián)部門審核會簽。文件經(jīng)過更改確定后，須辦理發(fā)放、回收工作。管理類內(nèi)控文件由辦公室負(fù)責(zé)，體系類內(nèi)控文件由質(zhì)量部負(fù)責(zé)。同時登錄《文件發(fā)放/回收登記表》，確保各部門得到的是最新有效文件，并在《受控文件清單》中記錄。文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時，應(yīng)進(jìn)行換版。更改后的原版文件作廢，發(fā)放新版文件的同時，應(yīng)同時收回舊版文件。作廢文件須加蓋“作廢”章保存，保存期限為五年，文件保存部門應(yīng)填寫《文件銷毀申請單》銷毀到期文件。 如因特殊原因保留的作廢文件資料應(yīng)在“作廢”標(biāo)識下加蓋“文件保留”標(biāo)識，以防止誤用。 各職能部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)的外來文件，如相關(guān)的法律、法規(guī)、行政命令、條例、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等，按文件性質(zhì)交辦公室或質(zhì)量部統(tǒng)一登記歸檔，外來文件發(fā)放時需加蓋“外來文件”章，外來文件的發(fā)放和管理按內(nèi)控文件的發(fā)放和管理執(zhí)行。失效的外來文件保存期限為三年。（五）出廠文件的管控按合同交付給顧客的圖紙其發(fā)放由項目負(fù)責(zé)人領(lǐng)用，不屬于受控文件范圍，不必在文件上加蓋“受控文件”章。未經(jīng)合同規(guī)定而需出廠交付給顧客的文件，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字申請領(lǐng)用，并按本程序的規(guī)定辦理發(fā)放手續(xù)。發(fā)到公司供方的文件(如提供設(shè)計院的數(shù)據(jù)、外協(xié)廠的加工圖紙技術(shù)規(guī)范等)，相關(guān)部門須到辦公室或質(zhì)量部進(jìn)行同樣的歸檔、發(fā)放手續(xù)，但均以一次性使用的發(fā)放方式發(fā)放。發(fā)到顧客的文件，按內(nèi)控文件發(fā)放管理辦理。（六）文件的借閱與儲存借閱本部門文件需填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)被借閱部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件，若到期仍不歸還，則由文件控制人員收回。所有存儲在任何介質(zhì)上的軟件都視作文件。本文件規(guī)定的關(guān)于內(nèi)控文件的受控狀況、發(fā)放、更改、換版與作廢辦法原則上也適用于軟件。以存儲介質(zhì)領(lǐng)取受控軟件時，受控印章加蓋在介質(zhì)盒（帶，盤）上。并執(zhí)行軟件保護(hù)措施，如防修改、防擦除等。由受權(quán)人轉(zhuǎn)存受控軟件到任何介質(zhì)上時，由領(lǐng)用人全面負(fù)責(zé)受控軟件的管理（防止非授權(quán)拷貝、損壞或丟失）。八、相關(guān)附件《通知》行文格式要求內(nèi)控文件行文要求《文件傳閱單》《發(fā)文申請表》《文件發(fā)放/回收登記表》《文件更改申請表》《文件更改記錄表》《文件借閱登記表》《文件銷毀申請單》《文件發(fā)放領(lǐng)用審批表》1《受控文件清單》10 楷體，小三，“密級”和“急”左對齊決定、公告、通知、會議紀(jì)要的發(fā)文編號均為此編號此處為空行仿宋＿GB2312四號詳見《文件控制管理規(guī)定》： 無 簽發(fā)人：佘海峰 急黑體，二號楷體，小三EE為部門編號；2010為年度；28為流水號此處為空行仿宋＿GB2312小六號********文件（通知）黑體，一號EE〔2010〕28號標(biāo)題，宋體，二號此處為空行仿宋＿GB2312四號關(guān)于更新部門編碼的通知正文：仿宋＿GB2312，四號，首行縮進(jìn)2字符。因當(dāng)前組織架構(gòu)變動較大，原有部門編碼文件已不適用。為了完善對公司各部門編碼的統(tǒng)籌管理，使公司各部門編碼規(guī)范化、統(tǒng)一化且易于識別。經(jīng)公司研究，根據(jù)最新公司組織架構(gòu)自2010年11月8日起用新的《公司各部門編碼》（見附件），撤銷原有各部門編碼。正文編號規(guī)則：一、（一）、1.（1）①編號不得使用自動排序發(fā)文單位，黑體，小三。排版不得出“此頁無正文”，可通過行距調(diào)整。 發(fā)文單位，前空一格，仿宋＿GB2312，四號。頁號，5號字體
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