【文章內(nèi)容簡介】 對需要銷毀的檔案提出銷毀申請。 附表 5： 檔案銷毀記錄表 序號 銷毀檔案名稱 銷毀時間 經(jīng)辦人 1 2 3 檔案歸檔制度 為了將本公司檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的室藏結(jié)構(gòu)，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度。 第一章 歸檔范圍 凡是反映本公司工作或業(yè)務(wù)活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。 上級機關(guān)制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)需執(zhí)行的文件、普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件、上級召開的需貫徹執(zhí)行的會議主要文件以及上級領(lǐng)導(dǎo)針對本公司的重要講話、指示等。 本公司黨、政、工、團、人事、財會、保衛(wèi)、基建等工作以及各內(nèi)部機構(gòu)形成的有查考、利用價值的各種載體的文件材料。 同級單位和非隸屬單位需要執(zhí)行、業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本公司工作制發(fā)或形成的主要文件。 直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結(jié)、請示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計報表和法規(guī)備案文件材料。 本公司重要活動、重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。 公司和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物等。 第二章 歸檔時間 需要歸檔的文件材料，一般按年度進行整理歸檔，即須在當(dāng)年上半內(nèi)，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件材料，按照規(guī)定先由文書部門或業(yè)務(wù)部門收集齊全，整理裝訂，再移交檔案部門進行規(guī)范排列和實施集中統(tǒng)一保管。 對于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件，如基建檔案等，可以適當(dāng)延長收集歸檔時間，但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。 第三章 歸檔的基本要求 1 歸檔的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等，不得殘缺不齊。 歸檔的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確，分類科學(xué)，組卷合理，卷盒內(nèi)文件排列有序、條理清楚。 歸檔進室的檔案一定符合要求，案卷題名簡明確切，歸檔目錄內(nèi)容完整準(zhǔn)確，統(tǒng)一裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合規(guī)定。 機關(guān)單位發(fā)文應(yīng)建立“兩套制”（打印正文保存兩份），機關(guān)及撤消單位的檔案都要按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交。 文書材料歸檔制度 第一章 歸檔范圍 黨、政、工、團各部門在工作中形成和處理的具有保存價值的各類文件材料。 各業(yè)務(wù)部門在管理活動中形成和處理的具有保存價值非技術(shù)性文件材料。 外出參觀、學(xué)習(xí)、開會帶回來的及向外單位索取的具有保存價值的非技術(shù)性文件材料。 第二章 歸檔時間 歸檔文件材料按要求整理后，于次年三月底前歸檔。 第三章 歸檔份數(shù) 公司的發(fā)文要求歸檔兩套，一套定稿與印件，一套印件。 第四章 文書材料整理的質(zhì)量要求 為了保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用，對歸檔文件材料整理質(zhì)量提出如下要求： 為 保證歸檔文件材料整理質(zhì)量，文件制發(fā)一律采用國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的用紙規(guī)格，左側(cè)留有裝訂線，不在裝訂線之外修改文件或批注意見，起草、修改、簽發(fā)、文件一律用鋼筆或毛筆，使用耐久性較好的書寫材料，如墨汁、蘭黑及碳素墨水，不準(zhǔn)使用鉛筆、園珠筆、紅墨水和純蘭墨水。 歸檔的文件材料一定要齊全、完整。 整理文件時，應(yīng)保持文件的有機聯(lián)系，以“件”為整理單位，進行文件級整理，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。 將文件按年度分開，不同年度的文件一般不得放在一起整理歸檔；但跨年度的請示與批復(fù)應(yīng)放在復(fù)文年整理歸檔；沒有復(fù)文的放在請示年整理歸檔；對于計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，應(yīng)按文件落款日期，歸入文件形成年度整理歸檔；跨年度的會議、處理 案件等形成的文件，應(yīng)納入辦結(jié)年度整理歸檔。 歸檔文件的排列，是在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，同一事由內(nèi)歸檔文件是按文件形成時間的先后順序排列，或者按文件的重要程度排列；不同事由歸檔文件是按時間、重要程度等方法排列。同一文件印本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；重要法規(guī)性文件定稿在前，歷次稿依次排列；結(jié)論、決定性文件材料在前，調(diào)查依據(jù)材料在后。 歸檔文件的編號與蓋章。室編件號是在同一年度內(nèi)，同一組織機構(gòu)的一個保管期限內(nèi)從“ 1”開始逐件流水編號，編號后 形成永久、定期 2 個流水號。①全宗號。②年度。填寫此項時，應(yīng)采用公元紀(jì)年，以 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。③保管期限。保管期限分為永久、定期 2 種。④蓋章。填寫歸檔章項目時應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水等，也可使用打號機打號。禁止用園珠筆、鉛筆、純蘭墨水不耐久的書寫材料進行填寫，歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置或左上端空白位置；如有文件簽發(fā)單或收文處理單的，也可蓋在文件處理單上端空白位置。這樣既可加蓋歸檔章，也便于保護文件正本的原始面貌。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等 交叉。 歸檔文件的編目及格式。①件號。歸檔文件目錄中“件號”是指室編件號，應(yīng)填寫室編件號。②責(zé)任者。填寫責(zé)任者項時一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱。聯(lián)合發(fā)文時一般應(yīng)將所有責(zé)任都照實抄錄，責(zé)任過多時可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。未署責(zé)任者的文件，編目時應(yīng)盡量根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。③文號。填寫文號項時應(yīng)照實抄錄，代字、年度、順序號都不能省略。文號欄內(nèi)不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名稱。④題名。填寫題名時應(yīng)照實抄錄。有的文件還有副題名或并列題名。在 正題后能夠反映文件內(nèi)容時，副題名一般無須抄錄。并列題名即以其他語言書寫的題名，需要時與正題名一并抄錄。有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能提示或不能全面提示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充標(biāo)題，并在新擬或補充標(biāo)題之外加“ []”號填寫在目錄中。會議記錄須重擬題名時，應(yīng)寫明會議的時間和主要內(nèi)容。此外，有些歸檔文件的附件獨立性強，如正文僅有實施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的重要補充和說明。此時應(yīng)在正件題名后抄錄附件題名，處加“（）”號。⑤日期。填寫日期時應(yīng)以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如 2020 年 1 月 17 日，標(biāo)注為20200117。文件上未注明日期的，編目時應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。實際填寫目錄時，為避免日期項占用的列寬過長，可將表示月、日的數(shù)字回行填寫，即填為兩行，上行為年度，下行為月、日。⑥頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁數(shù)計算頁數(shù)。⑦備注項用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等