【文章內(nèi)容簡介】 自頒布之日起實(shí)施。 六 、公司文書制作制度 第一條 適應(yīng)范圍 凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度制作。 發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。 第二條 名義 公務(wù)文件的往來以各部門經(jīng) 理的名義簽署，有些簡單事項的文件，應(yīng)以部門的名義簽署。 第三條 呈交公司經(jīng)理的文件 凡需呈遞公司經(jīng)理文件，須逐級上報。各級主管須在調(diào)查核實(shí)的基礎(chǔ)上寫出意見，注明需呈報經(jīng)理的理由，然后上報。若不需呈報，則在該文書右上方空白處注明公司部門的名稱、文號、年月日。 第四條 文書格式 ，盡可能簡單、準(zhǔn)確。 ，若正文繁復(fù)，則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上。 第五條 文件編碼 文件上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號碼，還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號碼和年月日，以便處 理。 第六條 書寫格式 ，第二行寫文件內(nèi)容的標(biāo)題，另起一行寫制發(fā)年月日、制發(fā)者名稱，再一行寫明收文件人的姓名，然后再寫文件內(nèi)容。 ，通常采取在文件末尾處用后記的形式證明，在文件末尾隔一行處寫下復(fù)審件的號碼、必要事項、年月日及復(fù)審者姓名。 ，必要時要寫上號碼和年月日。 第七條 簽署應(yīng)用 文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)，根據(jù)情況只署姓名。在文件制發(fā)者（個人或單位）的下方蓋上制發(fā)者個人或制發(fā)單位的印章，作為文件處理的 依據(jù)。但同時發(fā)往多個單位的文件如通知等，為了簡便，多采用印制好的印刷品，此時簽名或蓋印可省略。 第八條 封簽上的記錄 文件信封上的記錄，依照以下各條進(jìn)行。 ，要寫明送達(dá)單位的名稱，同時在左側(cè)寫上是否加急、掛號等，并在其下寫上發(fā)文號碼，信封背面寫發(fā)文單位。 ，除要在正面的左側(cè)寫上“秘” 外，其他參照第一項。 ，信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上“親啟”字樣。 ，內(nèi)封上寫文件標(biāo)題，外封上的標(biāo)志參照以上各條在左側(cè)寫明“秘 ”的字樣。 6. 文件內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標(biāo)明“秘” 的字樣。 ，除有關(guān)機(jī)密的外，簡易的文件可依照第二條進(jìn)行，只要在封面左下角用小號字印上單位名即可。 第九條 文件用紙 文件所用紙張另行規(guī)定（略）。 第十條 墨水 文件原則上應(yīng)用黑色墨水書寫，在使用墨水時要選用性能較好的紙張，文字應(yīng)清晰可辨。 第十一條 文件種類的區(qū)分 部門經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用，按以下原則區(qū)別使用不同文種。 ，不僅僅是發(fā)出的指令，而且希望將其意見進(jìn)行廣泛討論。 ，就有關(guān)事 務(wù)進(jìn)行認(rèn)定。 表 239 定期報表發(fā)送記錄 類別：財務(wù)會計 報表名稱 類別 報告提出日期 份 數(shù) 呈送單位 日報 月報 年報 √ √ 隔日每月 1日 1 副總經(jīng)理 √ √ 隔月初日 2 自存 副總經(jīng)理 √ √ 隔月 15 3 自存 副總經(jīng)理 總經(jīng)理 √ √ 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. ,所報內(nèi)容等候裁定。 ，關(guān)于指示的答復(fù)性匯報。 ，請求對自己或有關(guān)事項處理的許可和承認(rèn)，也可用于單方面提出申請。 第十二條 指示類文件的區(qū)別 公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理對下屬發(fā)布的文件按下列要求區(qū)別使用。 ，對申請、請示及要求的答復(fù)。 ，有關(guān)事務(wù)上的指令。 第十三條 電文 依靠電信傳達(dá)的文件，要求特別 簡明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語以使電文簡短。電報通常在結(jié)尾處注明發(fā)電單位的代號。重要的電信文書，在發(fā)出電報的同時，還應(yīng)將有關(guān)材料以書寫或印刷的方式送交發(fā)件人。 第十四條 本制度自頒布之日起實(shí)施。 七、公司文書收發(fā)制度 第一條 范圍 本公司文件（本公司及其事務(wù)所之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及公司外文件的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度執(zhí)行。 第二條 統(tǒng)管部門 文書的收發(fā)、分布等事務(wù)，由本公司及各事務(wù)所的總務(wù)部統(tǒng)一管理。 第三條 部門文書責(zé)任者 在部處室中設(shè)文書負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā) 、保管等工作。 第四條 文書的收受 對公司外來文書的接收由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)。 第五條 收文的處理 收文中除親啟信函、掛號信、傳遞證明外，其余一般信函應(yīng)全部拆封，拆封后，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處、將信封附上，用別針別在一起。 收件室將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標(biāo)題、內(nèi)容概要、分發(fā)地點(diǎn)等項目登在《收文簿》上，并將文件及收文簿一并交給總務(wù)部經(jīng)銷。 第六條 審核以及分發(fā)批示 總務(wù)部經(jīng)理在對文件及《收文簿》加以審核后，對收件室做出分發(fā)批示。當(dāng)總務(wù)部經(jīng)理外出時，如有事務(wù)急需處理， 可由副經(jīng)理代理承擔(dān)上述工作。 第七條 分發(fā) 收件室將“收文簿”及文件分發(fā)各部門，各部門的文書負(fù)責(zé)人應(yīng)該在“收文簿”上蓋印簽收。 第八條 處部門內(nèi)部文書處理 文書負(fù)責(zé)人在收到文件上加蓋傳閱印，并遞交有關(guān)部門。 有關(guān)部門經(jīng)理閱文后對文書負(fù)責(zé)人做出分發(fā)傳閱的批示，文書負(fù)責(zé)人據(jù)此分發(fā)文件給有關(guān)工作人員。 在文書承辦量、分發(fā)量較大的部門，可設(shè)文書整理簿，并據(jù)此處理文件。 第九條 發(fā)送 文書的發(fā)送全部由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)，在特殊必要時亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù) 部辦理。 第十條 部門內(nèi)總發(fā)送文書的處理 文書發(fā)送者在信封上寫 清收件人地點(diǎn)、姓名，并注明是否采用掛號、快遞等方式。 文書負(fù)責(zé)人將本部門文件分類別，請示發(fā)送。 第十一條 發(fā)送的處理 總務(wù)部發(fā)件室將各部處室交來的所發(fā)文的發(fā)文日期、發(fā)送地點(diǎn)、發(fā)文者名稱（全名）內(nèi)容等項目登記在“發(fā)文簿”上貼好郵票投遞出去。 第十二條 投遞 文件投遞通常一天三次，按以下時間投出： 第一次上午十點(diǎn)； 第二次下午三點(diǎn)； 第三次下午五點(diǎn)。 遇有緊急投遞的文書，可不受上述時間限制。 第十三條 郵票的收付保管 郵票購入、付出、保管等情況，應(yīng)登記在“郵票收付保管明細(xì)表”，并在年末計算出余額，與現(xiàn)存郵 票數(shù)量加以核對。 第十四條 公司內(nèi)部的定期專遞 不利用國家郵政，而是通過公司內(nèi)部定期專遞發(fā)送的信函、文書、傳票、 小包裹、錢款以及其他物品的收集和遞送，可依照本制度的有關(guān)規(guī)定辦理。 對本公司及各事務(wù)所之間的定期專遞的管理由各事務(wù)所總務(wù)室負(fù)責(zé)。 第十五條 定期專遞收發(fā)文簿的制作 在發(fā)送定期專遞時，各部門應(yīng)在定期專遞收文簿上登記其內(nèi)容，一式二頁，副頁留存，正頁與發(fā)送物品同時放入定期專遞箱定期專遞收發(fā)文簿，作為發(fā)文單位記錄，可代替發(fā)文簿，每天進(jìn)行整理清點(diǎn)。對于收文部門，定期專遞收發(fā)文簿，可代替收文簿，每天進(jìn)行 整理清點(diǎn)。 八、 公司文書處理制度 （一） 總則 第一條 范圍 本公司文書處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理，事后也須按本制度補(bǔ)齊有關(guān)手續(xù)。 第二條 定義 本制度所指文書包括以下內(nèi)容： 1. 高層決策文書以及基層下達(dá)的文件。 2. 部門會議文書與轉(zhuǎn)閱文件。 3. 合同書證券證書和勞動協(xié)議書。 4. 志愿書違約收文往來公文專利證明和注冊登記文書。 5. 收支預(yù)算與決算書賬本票據(jù)憑證各種明細(xì)表各種規(guī)定與計劃 書。 6. 往來書信、電報、任命書、意見書。 7. 各種報告、各種統(tǒng)計表。 其中 “ 1” 與 “ 2” 項文書的處理，原則上按會議決定處理。 第三條 類別劃分 上述文書按機(jī)密程度、可劃分為以下幾類： 1. 機(jī)密文書 （ 1） 絕密。 （ 2） 秘密。 （ 3） 保密。 2. 普通文書即機(jī)密文書以外的文書 3. 其他文書，如公開發(fā)行的書籍、雜志、報紙，以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印謄寫的物品。 第四條 適用原則 （二） 文 書的收發(fā) 第五條 收發(fā) 到達(dá)本公司的文書，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發(fā)： 1. 普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時，編上文書的收發(fā)編號，注明 收發(fā)日期；在文書登記簿上作好登記；由接受部門的主管，或者由指定的文書保管員送交有關(guān)部門有關(guān)人員，文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。但是不涉及特別事項的文書，可以簡化登記手續(xù)。 2. 絕密文書或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。 第六條 制度時間外的處理 1. 值班人員能夠判定為是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)立即通知秘書室主任；其他次重要文書只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。 2. 所有到達(dá)的文書，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個工作 日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室。 第七條 收發(fā)決定 表 2310 表格使用狀況調(diào)查表 送： 送出單位 表格管制單位 日期 年 月 日 名稱（如為新表請簡要解釋） 表號（如為新表免填） 作用此表之其他部門 表格內(nèi)此表目的及用途： 是否送出廠外？ □是 □否 是否用透明窗信封？ 容有關(guān)事項 □是 □否 對現(xiàn)行程序的影響（說明改變或增加之處） 資料來自何處的（注出表號） 資料送往何處（注出 表號） 此表設(shè)計將影響其他何表 有何其他表需重加設(shè)計 與何表同時參以使用 可以取代何種表（注出表號） 何表 作廢（注出表號） 現(xiàn)有廢表之處理 □銷毀 □新表未使用前仍繼續(xù)使用 □通知已領(lǐng)出者使用完為止 其他處理 填寫用 □鉛筆 □鋼筆 □復(fù)寫 □打字 其他填寫方式（如系機(jī)械注明名稱及型式牌） 特殊裝訂所需級邊或印刷留紙邊 使用情形 復(fù)制方法 □油印 其他方法 □在辦公室用 □在工場或庫房使用 □在室 外用 領(lǐng)用情形 其他 副本數(shù)量 □每日 □每周 每月□ 使用此表需增添新設(shè)備，如需要請注明并估計費(fèi)用 □是 □否 副本送遞單位數(shù) 副本送遞單位名稱（必需用之單位） 保存時間（月，年） 處理時間（每月日 每月、極少） 每一單位如何填寫 填寫日 期及編號等 蓋圖記等 （ 1）（原） 2 3 規(guī)格需用量 需印連續(xù)號碼否，請說明 □是 □否 裝訂成冊 □是 □否 年量 □張 □份 份期交貨 □月數(shù)及數(shù)量 □本 □冊 第一次用量 使用久暫 □永久 □臨時（多久時間） 交貨日期 特殊事項（不夠填寫時，請用背面） 簽章 申請人 日期 審核人 日期 批準(zhǔn)人 日期 公司個部門，依據(jù)本制度，保管與處理本部門有關(guān)事務(wù)文書。 所有文書的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。 第八條 設(shè)立信使 在文書的接受與處理過程中，各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書；因此，在文書檔案室設(shè)一名信使，來回傳遞各類文書。 （三） 文書的處理 第九條 處理原則 文書處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時”并且明確文書處理的責(zé)任者。 第十條 成文原則 凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成備忘錄。 第十一條 特例 對那些并不 重要的事項 ,或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項 , 只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來即可。 第十二條 處理手續(xù) 領(lǐng)取文書的部門，按下列規(guī)定及時予以處理。 1. 凡重要事項，或者異常事項，應(yīng)立即向所在部門主管做出報告，并逐級向上請示，必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系，等候并按照上級指示，處理文書中涉及的有關(guān)事項。 2. 如果文書中涉及的事項，與其他部門有關(guān)，必須在與其他部門取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見再行事。 3. 在具體處理時，如果認(rèn)為有必要請其他部門做出配合，并且其他部門提供配合需要一定的時間，在這種情況 下應(yīng)事先征得對方的意見。 1. 如果事情涉及兩個以上的部門，并且難以判斷由何部門出面主持時，應(yīng)聽取其他部門的處理意見。 第十三條 防止拖延 文書檔案部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文書指