【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 適用范圍 適用于能源管理體系有關(guān)信息在公司內(nèi)部的交流，以及與外部相關(guān)方的信息接收和回應(yīng)。 職責(zé) 最高管理者確定信息交流的內(nèi)容和形式。 德信誠(chéng) 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下 載請(qǐng)進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 生產(chǎn)部是信息內(nèi)外交流的主管部門，負(fù)責(zé)實(shí)施信息的傳遞和處理。 各部門負(fù)責(zé)職能范圍內(nèi)信息的傳遞、處理與交流，并及時(shí)將有關(guān)信息反饋到生產(chǎn)部。 程序 內(nèi)部信息交流 內(nèi)部交流的信息內(nèi)容 a） 能源方針，優(yōu)先控制的能源因素，能源管理體系運(yùn)行情況； b） 法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求的獲取和更新， 公司體系文件的修訂和更新； c） 部門、崗位職責(zé)與權(quán)限； d）目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案的完成情況及效果； e） 內(nèi)部審核，管理評(píng)審，外部審核，能源績(jī)效，不符合、糾正措施與預(yù)防措施； f） 緊急情況信息； g） 已接收的相關(guān)方信息。 內(nèi)部信息交流方式包括會(huì)議、總結(jié)、文件、報(bào)表、通知單、網(wǎng)站、郵件、電活、培訓(xùn)、個(gè)別談話等。 生產(chǎn)部確保相關(guān)信息在公司不同層次和職能之間得到及時(shí)、準(zhǔn)確的溝通，并維護(hù)信息交流渠道的通暢。 外部信息交流 外部交流的信息內(nèi)容 a） 接收到的有關(guān)法律法規(guī) 、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求； b） 政府管理部門及其他相關(guān)方信息，如執(zhí)法檢查、投訴等； c） 公司能源方針、能源績(jī)效； d） 公司優(yōu)先控制的能源因素； e） 其他需要與供應(yīng)商、顧客等交流的信息。 外部信息交流方式包括文件、信函、電話、網(wǎng)站、郵件、走訪、座談、詢問(wèn)、答復(fù)等。 各部門在其職能范圍內(nèi)，具體承擔(dān)外部信息的接收和回應(yīng)責(zé)任。外部信息交流原則上應(yīng)形成易于保留的文件。 記錄保管 內(nèi)、外部信息交流活動(dòng)中產(chǎn)生的記錄，由產(chǎn)生部門按規(guī)定保存。 相關(guān)文件 德信誠(chéng) 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下 載請(qǐng)進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 適用法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其它要求控制程序 記錄控制程序 能源采購(gòu)控制程序 記錄 會(huì)議紀(jì)要、文件、郵件等 文件和文件控制 本公司能源管理體系文件包括： a)能源方針、目標(biāo)和指標(biāo)； b)能源管理手冊(cè)，含引用的程序及記錄； c)為確保對(duì)優(yōu)先控制的能源因素的控制所編制的作業(yè)文件及記錄； g)對(duì)能源管理體系主要要求及相關(guān)文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系。 本公司依據(jù)《文件控制程序》，對(duì)能源管理體系所要求的文件進(jìn)行控制。 文件控制程序 目的 為了對(duì)能源管理體系所要求的文件進(jìn)行有效控制，確保使用文件的部門和場(chǎng)所得到相應(yīng)文件的有效版本，特制定本程序。 適用范 圍 適用于能源管理體系內(nèi)所有自制和外來(lái)文件的控制。 職責(zé) 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)與能源管理體系有關(guān)文件的需求識(shí)別、編寫、編號(hào)。 辦公室負(fù)文件的發(fā)放、簽收、登記、回收、保存和銷毀處理。 程序 文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)和編目 文件編號(hào)為與集團(tuán)公司保持一致，格式規(guī)定如下： □□□ / □□□□ □□□□ 年號(hào) 文件類別代號(hào)與（或） 標(biāo)準(zhǔn)號(hào)（順序號(hào)） 公司代號(hào) 德信誠(chéng) 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下 載請(qǐng)進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) a） HHH 為公司代號(hào)； b） ES 為能源管理體系手冊(cè)代號(hào)； c） CX 為控制程序文件代號(hào)； d） ZY 為作業(yè)文件和管理制度代號(hào)； e） EJ 為能源記錄代號(hào)。 文件標(biāo)識(shí) 受控文件的標(biāo)識(shí)方式： 屬受控范圍的文件，在其封面或右上角相應(yīng)位置加蓋“受控”印章作標(biāo)識(shí)。 外來(lái)文件，如相關(guān)國(guó)際、國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)能源管理的法律法規(guī)文件，由辦公室統(tǒng)一保管。需復(fù)印使用時(shí)，必須在復(fù)印件加蓋“受控”印章作標(biāo)識(shí)。 非受控文件的標(biāo)識(shí)方式： 當(dāng)顧客或咨詢機(jī)構(gòu)需要相關(guān)文件 時(shí)，在其文件相應(yīng)位置加蓋“非受控”印章作標(biāo)識(shí)。 編目 各部門對(duì)留存使用的體系文件，負(fù)責(zé)填寫《受控文件清單》，在“受控狀態(tài)”欄中，注明受控狀態(tài)。 文件的評(píng)審和批準(zhǔn) 文件在發(fā)布前，應(yīng)得到總經(jīng)理或授權(quán)人的批準(zhǔn)，以確保文件的適宜性和充分性。 能源方針和目標(biāo)、指標(biāo)由管理者代表主持，各部門負(fù)責(zé)人共同進(jìn)行評(píng)審，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 《能源管理手冊(cè)》和程序文件由編寫組負(fù)責(zé)擬稿，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 作業(yè)文件、技術(shù)文件、管理制度等由歸口管理部門或相關(guān)職能部門參與評(píng)審，管理者代表批 準(zhǔn)。 新增表格文件由使用部門負(fù)責(zé)人審核并批準(zhǔn)。 文件修訂狀態(tài)及其控制 能源管理體系文件的版本號(hào)以兩位字符表示，第一位字符用大寫英文字母表示版本，第二位用阿拉伯?dāng)?shù)字表示修改次數(shù)，具體規(guī)定如下： A— 表示第一版， B— 表示第二版， C— 表示第三版??以此類推。 O— 表示原狀態(tài)， 1— 表示第一次修改， 2— 表示第二次修改，??以此類推。 德信誠(chéng) 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下 載請(qǐng)進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 新版次的文件發(fā)布后，舊版次的文件隨之收回作廢。 文件的格式 各級(jí)能源管理體系文件均應(yīng)有文件名稱、編號(hào)、頁(yè)次、生效時(shí)間以及批準(zhǔn)等內(nèi)容。 文 件的發(fā)放、登記和簽收 管理手冊(cè)和程序文件由總經(jīng)理決定發(fā)放范圍。 作業(yè)文件和外來(lái)文件等由管理者代表決定發(fā)放范圍。 外來(lái)文件由辦公室發(fā)放、保存，并登記入《法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求一覽表》。 在發(fā)放上述文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件和資料發(fā)放記錄表》。各部門在接收上述文件時(shí)，應(yīng)履行簽收手續(xù)。 文件的失效、作廢、回收和處理 能源管理體系文件失效或作廢后，應(yīng)及時(shí)做出作廢標(biāo)識(shí)，并從使用場(chǎng)所收回。經(jīng)批準(zhǔn)后，由辦公室負(fù)責(zé)銷毀。 持有“受控”文件的人員當(dāng)失去持有資格時(shí)， 必須交回持有的全部“受控”文件。 文件的修改 修改權(quán)限 a）文件不適用時(shí)，由文件使用部門提出申清，總經(jīng)理或管理者代表組織評(píng)審。 b）文件的修改由該文件原擬稿部門提出修改意見(jiàn)，其評(píng)審和批準(zhǔn)執(zhí)行程序 條之規(guī)定。 修改方式 a）管理手冊(cè)以“換頁(yè)”、“換版”的形式進(jìn)行修改； b）作業(yè)文件、技術(shù)文件和管理制度根據(jù)需要，由歸口管理部門確定修改形式； c）能源管理體系文件不準(zhǔn)手改或涂改。 文件的使用和保護(hù) 當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，使用人可到原發(fā)文部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件換取新文件。新文件仍沿用原發(fā)放號(hào)碼，破損文件由原發(fā)放部門按程序銷毀。 文件使用人丟失文件后可申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。補(bǔ)發(fā)文件給予新的發(fā)放號(hào)，同時(shí)在原文件登記表中注明丟失文件原發(fā)放號(hào)與作廢標(biāo)識(shí)。 文件應(yīng)保持清晰，易于識(shí)別。 記錄是一種特殊性質(zhì)的文件，除執(zhí)行本程序的標(biāo)識(shí)和批準(zhǔn)規(guī)定外，應(yīng)執(zhí)行《記錄控制程序》的要求。 每年組織一次對(duì)現(xiàn)有能源管理體系文件適宜性和充分性的評(píng)審，必要時(shí)予以修訂和 德信誠(chéng) 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下 載請(qǐng)進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 更改。 本公司能源管理體系文 件可以紙張、電子、郵件等媒介形式存在。 5 相關(guān)文件 《記錄控制程序》 6 記錄 《文件審批表》 《受控文件清單》 《法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求一覽表》 《文件和資料發(fā)放記錄》 《文件和資料銷毀登記表》 《文件借閱、復(fù)制記錄》 《文件和資料更改通知單》 記錄控制程序 目的 確保記錄的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性和可追溯性，用來(lái)證實(shí)公司能源管理符合能源管理體系的要求，以及所取得的能源管理績(jī)效。 適應(yīng)范圍 能源 管理體系所要求的過(guò)程和活動(dòng)記錄。 職責(zé) 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索和處置。 各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的填寫、收集和管理。 程序 記錄的總體要求 記錄應(yīng)字跡清晰，內(nèi)容真實(shí)，標(biāo)識(shí)明確，具有可追溯性。 記錄可以是表格的形式，也可以是報(bào)告或電子文檔形式。 記錄的編號(hào) 記錄采用統(tǒng)一編號(hào)作為標(biāo)識(shí)。對(duì)于暫時(shí)沿用以前制作的表格，允許繼續(xù)沿用原有編號(hào)，待重新印制時(shí)，按本程序規(guī)定編號(hào)。 編號(hào)辦法按“文件控制程序”的 條款規(guī)定進(jìn)行。 借用其他管理體系形成的表格，不要求改變其原有編號(hào)。 德信誠(chéng) 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下 載請(qǐng)進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 以文字報(bào)告形成的記錄，不以統(tǒng)一編號(hào)規(guī)定標(biāo)識(shí)辦法。 記錄的填寫 記錄必須及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡工整、清晰。重要記錄需經(jīng)校對(duì)、批準(zhǔn)。 記錄不得隨意更改。如因填寫失誤確需糾正的，應(yīng)采用單線劃改，并簽注更改人姓名和更改日期。 以電子文檔為載體的記錄，應(yīng)防止任意更改。對(duì)于重要記錄，需做好備份管理。 記錄的貯存、保護(hù) 使用部門要妥善貯存記錄，防止丟失、損壞和變質(zhì)。每次年，各部門應(yīng)將上年產(chǎn)生的記錄移送檔 案管理部門統(tǒng)一保存。 記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有適宜的安全保障，防火、防潮、防蟲蛀和鼠害，保管方法便于檢索。 記錄保管期限分為永久、長(zhǎng)期（ 10 年）、短期（ 3 年）三類。不同記錄的保管期限由生產(chǎn)部作出規(guī)定。不歸檔的記錄，其保存期限由各部門自定。 記錄的檢索 對(duì)于已裝訂成冊(cè)的歸檔記錄，應(yīng)有歸檔標(biāo)識(shí)。 編制檢索目錄，提供檢索工具。 記錄的借閱 要借閱已歸檔的記錄，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人許可。一般查詢可現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱；需借出時(shí)，要辦理借閱登記手續(xù)。 記錄的處理 超過(guò)保存期的記錄，由 記錄管理員或檔案管理員填寫《文件和資料銷毀登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后銷毀。如為積累資料還要保存時(shí)，應(yīng)加蓋標(biāo)識(shí)，妥善保存。 記錄的格式 記錄格式由使用部門根據(jù)需要自行編制，部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，報(bào)生產(chǎn)部備案。 各部門可根據(jù)工作需要對(duì)記錄格式進(jìn)行更改，執(zhí)行《文件控制程序》的有關(guān)規(guī)定。 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》 6 記錄 《記錄清單》 德信誠(chéng) 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費(fèi)資料下 載請(qǐng)進(jìn)： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 運(yùn)行控制 公司根據(jù)能源方針、目標(biāo)和指標(biāo)，識(shí)別并策劃與所確定的優(yōu)先控制的能源因素有關(guān)的運(yùn)行過(guò)程和要求，以確保它們?cè)谝?guī)定的條件下 進(jìn)行。包括： a）對(duì)缺乏文件程序而可能導(dǎo)致偏離的運(yùn)行過(guò)程，應(yīng)制定、提供和執(zhí)行形成文件的程序或操作規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等； b）在運(yùn)行程序中規(guī)定運(yùn)行準(zhǔn)則和能源管理績(jī)效的評(píng)價(jià)方法； c）當(dāng)這些運(yùn)行控制涉及對(duì)相關(guān)方的要求時(shí)，應(yīng)將適用的程序和要求通報(bào)相關(guān)方。 公司對(duì)產(chǎn)品和過(guò)程設(shè)計(jì)、設(shè)備與設(shè)施配置、能源采購(gòu)、生產(chǎn)和服務(wù)提供過(guò)程等運(yùn)行過(guò)程，制定并執(zhí)行形成文件的相關(guān)程序。 產(chǎn)品和過(guò)程設(shè)計(jì)控制程序 目的 在新的產(chǎn)品和過(guò)程設(shè)計(jì)中，充分考慮能源的合理利用和高效利用。 適用范圍 適用于對(duì)新產(chǎn)品和過(guò)程設(shè)計(jì)的能源因 素的控制。 職責(zé) 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)在新產(chǎn)品和過(guò)程設(shè)計(jì)中保持與相關(guān)方（或部門）的溝通，主持