【文章內容簡介】 石頭往瓶子里裝，裝到瓶口的時候，教授問學生“這個瓶子裝 滿了沒有”，學生們說“裝滿了”。于是教授又往這個瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口時，教授問學生，“這次滿了沒有”，學生們說“滿了”。教授又把水往瓶子里倒，當水倒到瓶口后，教授再一次問學生，“滿了沒有？”，學生們不知道教授接下來還會有怎樣的措施，但想到前兩次的錯誤回答，于是都不敢回答了。 點評：這個裝瓶實驗就揭示了時間管理的啟示，大石頭之間會有空隙，沙子之間還有空隙，水里面可能還有空隙。同理，時間之間也存在空隙，珍惜時間的一個方法就是珍惜點點滴滴零碎的時間。 此外，工作任務的完成要有程序和順序，裝瓶實驗中 如果先往瓶子里面裝水，再往里面裝沙子，然后再往里面放石頭，就一定放不進去了。做事情也是一樣，一定要有優(yōu)先順序，不能撿了芝麻丟了西瓜，要抓最核心、最重要的、最有價值的事情，而不是抓雞毛蒜皮的事情，這樣生活的意義才能彰顯出來。 【案例】 口袋書 在香港地鐵里，口袋書很暢銷，口袋書只有巴掌大，在上、下班坐地鐵的時間，好多年輕人都在看口袋書，或者利用這段時間休息，也有很多人在看報紙，他們都在有效地利用工作時間和生活時間之間的空隙，有效地利用好這些零星時間，天長日久，就可以積少成多，使這些零頭時間為個人生活增 添魅力。 時間管理的三大觀念 時間管理有三大觀念，第一是時間觀念，第二是效率觀念，第三是效能觀念。對這三大觀念的理解和把握，是時間管理的關鍵。 1．時間觀念： 1小時與 3年的關系 建立時間觀念很重要，有了時間觀念，才能利用瑣碎的時間，才能把點點滴滴的時間珍惜起來。在人們的理解中，3年是一個很大的時間單位，而 1小時則是一個常被忽略的時間單位，實際上，如果每天能節(jié)約出 1個小時，則在人生70年的歲月中，就可以節(jié)約出 3年的時間，時間觀念的重要性由此可見一斑。 2．效率觀念：速度能使石頭漂起來 所謂效率觀念，就是要有速度。石頭之所以能漂浮在水面上，如《孫子兵法》所言“疾也”，也就是速度很快的原因。 3．效能觀念：始終不偏離終極目標和結果，與人生奮斗方向相吻合 效能的觀念就是不僅要衡量速度的快慢，還要考慮其他的因素。中國人習慣以效率衡量事物，而不常論效能，人們常?？洫勔粋€人做事很有效率，卻很少夸這個人非常有效能。 效能的概念，用毛主席的話來說，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即數量多、速度快、結果好、品質高、成本節(jié)約，也就是說，僅僅速度快不行，還要方向正確、結果良好、效果明顯、 成本又低，所以效能的概念始終不偏離終極目標和結果。在時間管理中，時間的效能和人生的奮斗方向和企業(yè)的終極目標要相吻合。 效率與效能的關系猶如價格和性價比，效率就好比價格，而效能好比是性價比。效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是價格便宜，即買這個貨物所花的貨幣數量比較少，效能高是指單位貨幣內所獲得的回報和價值比較大，即當人們去買大宗的物件，例如買電腦、買汽車、買家具的時候，不僅要注重價格因素，更看重性價比因素，不是越便宜越好，而是關注投入的錢和所獲得的回報價值高低之間的比。同樣的，在單位時間 內，所獲得的產值大小就是效率，而在單位時間內所獲得的價值和回報的大小就是效能。 【案例】 龜兔賽跑 烏龜跟兔子賽跑，第一場賽跑烏龜贏了，兔子輸了。因為兔子驕傲自滿，在樹根下面睡了一大覺，等它睡醒以后，發(fā)現烏龜已跑到了終點。賽跑的裁判大象批評白兔說：“兔子，你這樣不行，不可以驕傲自滿，要腳踏實地，要勤奮努力，懂不懂??？”兔子說，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不過烏龜?！? 于是它們又舉行了第二次賽跑。裁判大象的發(fā)令槍一響，兔子像離弦的箭一樣竄了出去，一會兒就沒有影子了。而烏龜與上次一樣繼續(xù)慢慢騰 騰地往前爬，爬了很長時間，烏龜終于爬到了終點，卻不見兔子的影子。裁判大象和觀眾就四處尋找，終于在很遠的地方找到了兔子，兔子耷拉著腦袋光顧著跑，卻忘了看方向了。 點評：兔子沒有看準方向，它跑得越快離目標就越遠，所以兔子的效率很高，但是效能很低。同理，在做事情的時候，盡管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏離了方向，最后也不會有正確的結果。 效能的重點是不但要完成任務，而且要求速度要快、正確率要高、成本要低，效能和效率相均衡。 21 世紀的經理人，不但要意識到時間很重要，要去抓點點滴滴的時間，要注意做事情 的數量和速度，同時還要追求價值，要多、快、好、省。 第二講 時間管理的四個發(fā)展（下） 時間管理的四個發(fā)展歷程 時間管理的發(fā)展經歷了四個階段，人們從認識到時間管理的重要性，到開始進行時間管理，期間也經歷了管理方式和管理重點的轉移。 1．第一代：時間增加和備忘錄 第一個階段稱為時間的單純增加和備忘錄。時間的增加是指當時間不夠用，而工作任務比較多的時候，就單純地加班加點，延長工作時間。 備忘錄就是把所有要做的項目列出來，制作成一個工作任務清單，做一件，勾掉一件，以此種方式進行時間的分配和使用 管理。 2．第二代：工作計劃和時間表 第二個階段稱為工作計劃和時間表，即在所有要做的工作任務開始之前，把清單列出來，在每一項任務之前定一個時間的期限，例如早晨 8點～ 9點做什么， 9點～ 10點做什么，下午 1點～ 2點做什么，每一項任務都有開始和結束的時間，在這個時間段中完成規(guī)定的某項任務。這個方法有時候也稱為行事歷時間管理法。 3．第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率 第三個階段的時間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時間管理。當工作任務越來越多，多到在規(guī)定的時間里面沒有辦法徹底做完的時候，就要求對時間管 理的內容進行一定的更改，第一，對工作任務要做一些取舍；第二，對工作任務要排優(yōu)先順序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重點做哪一件，非重點做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述這個取舍和優(yōu)先順序的辦法可以通過象限法進行。 如果按照重要程度的軸來標記橫坐標，按照緊急程度的軸來標記縱坐標，可以構成 ABCD 四個象限， A象限是又重要又緊急的事情， B 象限是重要但不緊急的事情， C 象限是緊急但是不重要的事情， D 象限是不重要也不緊急的事情。如圖 11所示： 圖 11 第三代時間管理象限示意圖 A類工作：又重要又緊急的事情 假設用一個統(tǒng)一的標準把所有的工作任務做明確清晰的劃分，然后對 ABCD四大類的工作做一個排序，顯而易見，首先應做 A 類工作，因為 A 類是又緊急又重要的，這類工作一般屬于突發(fā)事件。當工作中出現了突發(fā)事件的時候，應該放下手頭所有的工作，全身心地撲上去解決，這種行為被形象地稱為救火行動。例如 119 消防隊接到警報，就要馬上去處理現場。 【案例】 突發(fā)事件：非典 2020 年中國政府面對非典事件，就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件，處理時，當時規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的 精力控制本地區(qū)的非典問題，這樣強有力的力度才能夠把非典有效地控制住。 B類工作和 C類工作 當重要又緊急的突發(fā)事件被處理之后，接下來是應該處理 C 類緊急但不重要的工作，還是 B 類重要但不緊急的工作？有人認為 C類工作很緊急，應先期處理，也有人認為 B類工作很重要，應先期處理。按照時間占用的順序來劃分，也就是按照時間的緊急程度來說，專家認為應先處理 B類工作。 為了對 B類工作和 C類工作完成時間進行分析，可通過分析假設不做 C 類工作，會導致整個時間管理出現怎樣的狀況；而如果不做 B 類工作，又會導致整個時間管理出現怎樣的 狀況。透過這兩種狀況的不同比較，就可以清晰地看到兩種選擇的差別。 B類工作重要但不緊急，如果不做的話， B類工作會隨著時間的進一步推移，越來越緊急，直到突破一定的極限，變成 A類工作，所以， B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去，就會變成突發(fā)事件。 C類工作如果不斷地被拖延，隨著時間的不斷推移，它也會變得越來越緊急，當越過一定的極限以后， C類工作就可能因為失去時機而消失，由此就會遭受一定的損失，承擔一定的責任，工作本身也可能會因此而消失。 不緊急 圖 12 第三代時間問題分類示意圖 例如，下午 3點～ 4點， 工會組織慰問抽獎活動，參加抽獎者都可得到一袋洗衣粉，如果某人因故未參加工會慰問抽獎活動， 4點鐘以后，這個事情可能就已結束，由此，缺勤者將損失一袋洗衣粉。 如果在 B類和 C類工作之間做沖突性的分析，例如下午只有一段時間，只能做一件事，要么做 B類工作，要么做 C類工作，兩者不可兼得，那時就應該扔掉 C類工作，要保住 B類工作，因為 B類工作的價值更大，它的重要程度更大。 【案例 1】 熱氣球的難題 一個胖子和兩個瘦子乘熱氣球去做科學考察，他們帶了很多食物和水，也帶了很多笨重的實驗儀器。當熱氣球升空行駛到海面的時候，突然 發(fā)生了意外，熱氣球開始漏氣，為了減輕熱氣球的重量，要扔掉很多東西，于是先扔掉了實驗儀器，接著扔掉了食物和水，這時候，熱氣球還是太重，需要犧牲一個人來挽救其他人，在這種情況下，因為扔一個瘦子和扔一個胖子對熱氣球的影響不同，只有按照最大可能地減少損失的思路來分析，即扔胖子就可以挽救兩個瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。 在兩者不可兼得的情況下，如果可以延長工作時間，統(tǒng)籌協(xié)調，進行更好的策略性的安排，即在 B類工作不變成 A類工作之前，先把 C 類工作完成，再按部就班地處理 B 類工作，這樣就可以達到雙贏的效果。但是管理專 家通過實驗發(fā)現這種理想狀態(tài)很難實現，因為 C類工作的數量太多，單個 C 類工作雖然花費的時間不多，但是 C類工作的數量層出不窮，所謂“野火燒不盡，春風吹又生”，很多經理人對于 C類事件的處理只能疲于應付，致使時間管理者陷入了 C類事件的汪洋大海之中，迷失方向，只見樹木，不見森林。 【案例 2】 抗戰(zhàn)的泥潭 在抗日戰(zhàn)爭中， 200 萬日軍被中國人民艱苦卓絕的抗戰(zhàn)拖入全民抗日的汪洋大海之中。二戰(zhàn)以后，斯大林講到， “中國人民艱苦卓絕的抗日戰(zhàn)爭，是世界反法西斯戰(zhàn)場不可缺少的組成部分，為反擊德國法西斯贏得了時間和空間 ”。斯大林說， 如果中華民國政府投降，結果將不堪設想。因為中國政府不投降，中國人民盡管條件非常簡陋，做出了巨大的犧牲，卻拖住了 200 萬日軍，讓他們抽不出兵力北上配合德國夾擊蘇聯(lián)，抽不出兵力南下侵占緬甸、印度、印度尼西亞，甚至吞并澳大利亞和新西蘭，這是中國人民的抗日戰(zhàn)爭把日軍拖入了抗擊奴役、抗擊侵略的泥潭。 C類事件的描述有著名的帕金森定律，也稱為爆米花定律，就是 2斤玉米看上去不是很大，但是經過膨化以后有可能會變?yōu)橐换j筐玉米花。由此可見，被膨脹、被擴大后的結果會導致 C類工作數量龐大，以致無法完全徹底地被解決。 但中國經理 人面對一大堆繁雜事務的時候，習慣于“急事急辦”，“特事特辦”，于是就會踐踏原則，就會沒有時間性，就是總把最緊急的事情拿來做，從不考慮這件事情的價值如何，不考慮時間的重要性程度。 【案例 3】 籮筐任務測試 美國的專家曾經做過一個針對中國經理人時間管理基本狀況的測試。任務要求是：一個籮筐中有 10 件工作任務，假設下午的一段時間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務，請中國的經理人進行挑選，并完成自己挑選出來的任務。中國經理人挑出的第一件工作是最緊急的工作，最緊急的工作完成后，又挑出了最簡單的工作，因為做起來很簡單，所 以這些工作很快完成了；中國經理人挑的第三件工作是花費時間最短的工作，這些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜歡做的工作，可是這個工作還沒有做完，測試的時間就到了。 籮筐中剩余了 6 件工作任務，而且全是最重要的工作，但是這些工作都有一些類似的特點：不緊急、做起來不簡單、花費的時間很長、不好玩、沒意思。但是，這 6 件工作如果不做的話，它們全會變成重要且緊急的突發(fā)事件。 點評：中國經理人在時間管理方面，普遍存在誤區(qū)和弱點，即在問題的分類概念上模糊。 在工作中，屬于 B 類工作的重要問題一般包括改進產能、發(fā)展 團體、尋找新客戶、提升服務品質、提升員工技能、開發(fā)新市場、提升品質概念、建立完善工作流程等。 對個人而言，學習研修和職業(yè)成長問題、健康問題、休閑問題等都是很重要但是不緊急的事情，也就需要在當前多進行改善處理，例如多增加運動量、控制飲食、調整飲食結構等。健康問題和學習的問題很重要，要把這些問題當成緊急的突發(fā)事件來處理，只有下這樣的決心做事，才能避免將這些重要不緊急的事情轉化為重要緊急的事情。 對于緊急不重要的事情，可以把它們安排在時間使用的后面，例如對于受歡迎的活動、電話會議、工會抽獎、演唱會等，一定不能 使其占用 B 類工作的時間。時間就像一根橡皮筋，要設定期限，不要把工作任務變成發(fā)面團，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時間和空間。如圖 13所示： 圖 13 第三代時間管理事件分類示意圖 4．第四代：以重要性為導向，價值導向，目標導向，結果導向 第四代時間管理的代表是時間管理的二八定律。意大利經濟學家帕累托認為，萬事萬物都可以分為重點的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律，即 80%的結果源于 20%的努力，也就是 80%的結果是因為 20%的關鍵因素所致。 所謂“打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃 上”，用最有效率的時間去做 20%的最有效率的工作，在這些時間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完，