【文章內(nèi)容簡介】 42 一、 項目背景 1． 醫(yī)藥行業(yè)背景 目前，國內(nèi)的醫(yī)藥流通體制正在發(fā)生重大變化，現(xiàn)有的國有、集體經(jīng)營、四級批發(fā)模式將被多種所有制企業(yè)并存的集約化配送、連鎖制取代；國家宏觀 政策調(diào)控力度不斷加大；同時我國加入世貿(mào)組織后，最大的沖擊將發(fā)生醫(yī)藥流通領(lǐng)域，外商進(jìn)入醫(yī)藥商業(yè)的管制將解除，危機(jī)與機(jī)遇并存的時代將來臨。經(jīng)營方式的變革和日新月異的新技術(shù)的應(yīng)用，使流通企業(yè)迎來了高速發(fā)展的新紀(jì)元。 面對危機(jī)與機(jī)遇，出路只有一條，通過改革和創(chuàng)新，提高管理能力，提高核心競爭能力。通過實行物流配送和零售連鎖經(jīng)營方式，導(dǎo)入規(guī)范化管理系統(tǒng)，建立信息化平臺。 借助先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、基于先進(jìn)管理模式的計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，在根本上把管理從粗放型轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理，借助自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)集團(tuán)化、專業(yè)化、信 息化的規(guī)模經(jīng)營，實現(xiàn)集中管理，使業(yè)務(wù)周期縮短、成本降低、提高核心競爭力。 1． 公司現(xiàn)狀 公司是一個已有近五十多年經(jīng)營歷史的老企業(yè)，經(jīng)營中西藥品、醫(yī)療器械、玻璃儀器、化學(xué)試劑四大類商品，經(jīng)營規(guī)模年 5 億元以上。是 XX 醫(yī)藥商業(yè)的“龍頭”企業(yè)，也是首批通過 GSP(醫(yī)藥商品質(zhì)量管理規(guī)范 )認(rèn)證企業(yè)。山西地理環(huán)境特殊，三面環(huán)山、西臨黃河，太原是全省藥品供應(yīng)的物流中心，公司一直是全省藥品主要的物流中心。建有 3000 平米的立體倉庫，現(xiàn)代物流的雛型已經(jīng)形成。這座立體倉庫，主體為兩層，一層為半地下，設(shè)三層貨架，二層為高架庫， 設(shè)六層貨架，內(nèi)設(shè)冷庫、陰涼庫，常溫庫，可以實現(xiàn)藥品全方位立體化物流管理。 隨著公司經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大，經(jīng)營方式的多樣性，企業(yè)的管理也越來 越復(fù)雜。面對不斷蓬勃壯大發(fā)展的業(yè)務(wù)，企業(yè)在管理上必須躍上一個更新的臺階。實現(xiàn)統(tǒng)購分銷、統(tǒng)一物流管理，建立企業(yè)整體現(xiàn)代化管理系統(tǒng)已成為當(dāng)務(wù)之急。公司 1997 年便使用了小型數(shù)據(jù)庫下的局部計算機(jī)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)在開展業(yè)務(wù)合作、實現(xiàn)局部數(shù)據(jù)共享、有效化庫存管理等方面為企業(yè)帶來了可見的績效，為實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化管理打下了堅實的基礎(chǔ)，積累了信息化管理的理論準(zhǔn)備和實踐經(jīng)驗。但該軟件系統(tǒng)構(gòu)建 的相對固定性和企業(yè)的發(fā)展壯大、組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整變化、業(yè)務(wù)開展的延伸之間的矛盾日趨激烈，數(shù)據(jù)庫技術(shù)及開發(fā)工具的不斷升級、系統(tǒng)的構(gòu)建越來越不能適應(yīng)公司目前和未來的各種管理需求。 公司領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)加速發(fā)展的階段對公司全面信息化給予了極大重視。準(zhǔn)備將公司各職能機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一，使信息共享，消滅信息孤島，加強(qiáng)管理、提高效率、增加效益。 通過實施計算機(jī)管理系統(tǒng)的過程，可以逐步提高企業(yè)整體經(jīng)營管理的水平；提高企業(yè)整體計算機(jī)應(yīng)用的水平；提高計算機(jī)部門技術(shù)實力。 二、 項目需求分析 2． 企業(yè)結(jié)構(gòu) 公司管理部門主要由以下部門組成： 公司 管理部門 人力資源部 質(zhì)量管理部 財務(wù)物價部 業(yè)務(wù)信息部 監(jiān)察審計部 經(jīng)營部門 藥品站 新藥站 成藥站 器械站 化玻站 益源連鎖 北城分公司 第五分公司 二三分公司 并州分公司 第一分公司 物流中心 黨委工作部、監(jiān)察審計室、人力資源部、經(jīng)理辦公室、質(zhì)量管理部、財會物價部、業(yè)務(wù)信息部、安全保衛(wèi)部、工會辦公室 公司經(jīng)營部門主要由以下部門組成： 藥品站、新藥站、成藥站、器械站、化玻站、益源連鎖、北城分公司、第五分公司、第二、三分公司、并州分公司、第一分公司、經(jīng)營科、技術(shù)服務(wù)部、清欠辦、物業(yè)中心等 2． 項目整體目標(biāo)分析 公司需要建立的信息管理系統(tǒng)，對批發(fā)、配送等業(yè)態(tài)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，達(dá)到數(shù)據(jù)共享，實施全面的計算機(jī)管理 。在全部業(yè)務(wù)實現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，對資源進(jìn)行合理調(diào)配、降低企業(yè)的經(jīng)營及管理費(fèi)用；通過先進(jìn)的手段，為用戶提供高水平的服務(wù)，不斷擴(kuò)大市場規(guī)模；通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息的快速采集與分析，確保企業(yè)決策層及時準(zhǔn)確地了解企業(yè)的實際情況，以適應(yīng)變化得越來越快的市場，為企業(yè)做出快速準(zhǔn)確的決策；全面提高企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)行效率和管理水平，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力。 通過與公司領(lǐng)導(dǎo)們的溝通及實地調(diào)研，結(jié)合公司多年成功的藥品經(jīng)營的經(jīng)驗，對公司項目目標(biāo)細(xì)化，主要包括以下方面： 1. 資料管理：使公司內(nèi)部的編碼統(tǒng)一。 2. 合同管理：加強(qiáng)合同管理，使經(jīng) 營規(guī)范化。 3. 采購管理：建立物流整體采購配送的信息平臺。 4. 批發(fā)銷售管理：實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的核算、匯總、集成。 5. 配送管理：建立立體倉庫的信息化管理。為用戶建立訂購系統(tǒng)、為廠家提供商品流向查詢。 6. 客戶檔案和信譽(yù)度管理：建立合理的信譽(yù)指標(biāo)體系，控制經(jīng)營風(fēng)險。 7. 人員考核：建立合理的考核指標(biāo)，準(zhǔn)確考核員工的工作業(yè)績。 8. 市場分析：為公司經(jīng)營管理者提供快速、準(zhǔn)確、多角度，全方位的統(tǒng)計。 9. 財務(wù)接口：實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，降低人員的勞動強(qiáng)度。 10. 系統(tǒng)管理：為企業(yè)不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程提供技術(shù)基礎(chǔ)。 11. 系統(tǒng)開放：為 提高公司的計算機(jī)應(yīng)用能力，對公司提供系統(tǒng)開發(fā)平臺。 公司商業(yè)自動化系統(tǒng)以實現(xiàn)企業(yè)的最佳效益為目標(biāo)，采用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以高效的信息處理體系為基礎(chǔ)，將對企業(yè)的各個層面進(jìn)行全面、細(xì)致、規(guī)范的管理。為實現(xiàn)管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，建立一套先進(jìn)的操作環(huán)境。 通過為公司設(shè)計實施的商業(yè)自動化系統(tǒng)的使用，能夠達(dá)到以下目標(biāo)： 1. 精確、實時地反映和準(zhǔn)確處理公司各項業(yè)務(wù)活動，實現(xiàn)企業(yè)藥品“進(jìn)、銷、調(diào)、存、結(jié)”的一體化管理，準(zhǔn)確是信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。 通過藥品信息和數(shù)據(jù)的傳遞，將進(jìn)貨環(huán)節(jié)、配送環(huán)節(jié) 、銷售環(huán)節(jié)、結(jié)算環(huán)節(jié)和計劃環(huán)節(jié)的所有工作聯(lián)系統(tǒng)一起來。進(jìn)貨部門根據(jù)電腦資料可清楚地知道藥品流向、周轉(zhuǎn)情況，準(zhǔn)確及時地進(jìn)貨；貨、倉的進(jìn)、出、存貨一目了然；自動完成價格查詢、銷售信息采集和消減柜存帳目等工作；核算部門通過計算機(jī)自動對各項數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和帳務(wù)處理，并打印出各種報表供上級部門審閱；中高層管理人員不但可以查看各種報表，也可以通過計算機(jī)了解各種資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。計算機(jī)化管理大大節(jié)省了人力，提高了準(zhǔn)確程度，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速、準(zhǔn)確地獲取第一手的信息和數(shù)據(jù)，加快了信息的傳遞和藥品流通的速度，為企業(yè)在商戰(zhàn)中獲勝提供了可能。 2. 真正實現(xiàn)單品的批次管理。 單品的批次管理需要全面掌握每種藥品的“進(jìn)、銷、調(diào)、存、結(jié)”情況，靠手工來實現(xiàn)大型企業(yè)的單品管理是不可能的。將單品管理滲透到整個商業(yè)物流的每一個環(huán)節(jié)，管理者可對所經(jīng)營的藥品的進(jìn)行準(zhǔn)確的跟蹤，為實現(xiàn) GSP 持續(xù)認(rèn)證打下堅實的基礎(chǔ)。 3. 有效控制藥品的進(jìn)貨，避免藥品短缺或重復(fù)進(jìn)貨； 由于流通業(yè)導(dǎo)入專業(yè)化分工機(jī)理，產(chǎn)生出像生產(chǎn)流水線一樣的高效率。本系統(tǒng)特設(shè)置采購業(yè)務(wù)的管理，一方面，通過完善的前期采購計劃，根據(jù)藥品的不同性質(zhì)、不同屬性，不同管理方式，不同結(jié)算方式來控制藥品 的進(jìn)貨量與進(jìn)貨額，實現(xiàn)權(quán)限管理。另一方面通過標(biāo)準(zhǔn)的安全儲量管理，來建議、預(yù)警藥品的訂貨時間、數(shù)量、頻率等，完成最佳效益點(diǎn)訂貨，從而有效的控制庫存儲量與庫存藥品結(jié)構(gòu)的最佳配比管理。 4. 優(yōu)化藥品結(jié)構(gòu)，減少資金占用； 公司主力藥品的銷售情況決定著公司的命運(yùn)，因此主力藥品周轉(zhuǎn)不快，體現(xiàn)的利潤不大就會成為藥品公司的重大問題了。為了藥品結(jié)構(gòu)的合理化，必須對藥品公司的主力藥品是什么進(jìn)行具體的認(rèn)定。通過本系統(tǒng)的銷售分析，可知客戶群的消費(fèi)水平和主力藥品的種類、價格和品質(zhì)，判斷二者是否一致，客戶對各種藥品的需要是怎樣一種傾向，這 種藥品今后是否有很大的銷售增長。藥品公司管理者在作銷售分析之后，就要采取措施把客戶所希望的藥品種類、品質(zhì)和數(shù)量反映到藥品的構(gòu)成方面。 5．合理控制庫存，提高資金利用率； 在藥品公司經(jīng)營中，準(zhǔn)確掌握藥品的銷售情況，及時處理滯銷藥品，調(diào)整進(jìn)貨內(nèi)容，提高藥品周轉(zhuǎn)率是非常重要的問題。如果通過計算機(jī)管理系統(tǒng)分析藥品周轉(zhuǎn)率 ,就能很清楚的知道哪些是呆滯藥品 ,相應(yīng)的就可盡快采取停止進(jìn)貨、促銷等策略以減少其庫存 ,從而最大限度的減少損失。 6. 及時、準(zhǔn)確地將企業(yè)各類信息加工處理后反饋給公司的最高管理層，提供可靠、完整、科學(xué)的 決策依據(jù)。 每一個成功的商業(yè)企業(yè)，都離不開企業(yè)決策者對市場的準(zhǔn)確預(yù)測和成功的發(fā)展戰(zhàn)略。在企業(yè)制定計劃時，通過計算機(jī)系統(tǒng)的分析，將大大提高制定計劃的科學(xué)性。信息管理系統(tǒng)將使公司真正擁有計算機(jī)管理系統(tǒng)、決策系統(tǒng)，企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動、各項計劃的核算、統(tǒng)計工作，包括計劃報表的匯總、藥品進(jìn)、銷、存的統(tǒng)計核算、財務(wù)會計活動等都可以利用計算機(jī)來進(jìn)行。由于計算機(jī)負(fù)擔(dān)了全部業(yè)務(wù)經(jīng)營活動的核算和資料儲存業(yè)務(wù)，使得企業(yè)的經(jīng)營決策有了科學(xué)的依據(jù)。 7. 加強(qiáng)對員工管理考核的科學(xué)性，提高勞動效率，充分調(diào)動員工的積極性、創(chuàng)造性。 目前 ，商業(yè)企業(yè)手工操作方式下，大量的人力只能忙于記帳和統(tǒng)計，商業(yè)信息管理系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使企業(yè)的各個部門做到信息共享，通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)儲存上百萬甚至上億條的信息數(shù)據(jù)，并且快速地進(jìn)行統(tǒng)計和核算，并可通過條形碼技術(shù)加快藥品的流轉(zhuǎn)速度，所有這些都為提高業(yè)務(wù)處理和核算工作的效率提供了可能，節(jié)約了大量的人力和物力從事企業(yè)的決策和分析工作；同時由于手工操作的勞動量大，工作人員的負(fù)擔(dān)重，造成出錯率相當(dāng)高，不僅為企業(yè)的經(jīng)營核算帶來很多不便，同時也會對企業(yè)信譽(yù)產(chǎn)生不良的影響，而商業(yè)信息管理系統(tǒng)準(zhǔn)確、完善、強(qiáng)壯，提高了企業(yè)辦公人員的 工作質(zhì)量。 三、 解決方案 3． 新的管理體系建立 管理體系包括資金管理與控制、信息管理、物流管理、財務(wù)分析、預(yù)算管理等。 加強(qiáng)資金管理目的是提高資金利用率，充分利用企業(yè)的閑散資金，有效使用提高效益。 建立企業(yè)信息高速通路，實現(xiàn)企業(yè)信息的全面管理與控制。 統(tǒng)一物流管理，涉及資金往來及資金有償占用問題，解決不同部門保管帳與商品帳的問題，管理運(yùn)輸、倉儲等相關(guān)費(fèi)用問題。例如：將采購配送中心單獨(dú)成立一個內(nèi)部核算機(jī)構(gòu)，采購、配送、倉儲業(yè)務(wù)全部集中在此機(jī)構(gòu)，但不做銷售。此機(jī)構(gòu)財務(wù)獨(dú)立核算，記錄對外的應(yīng)付帳、內(nèi)部的應(yīng)收帳，配送中心庫存帳及內(nèi)部費(fèi)用帳。當(dāng)采購配送中心設(shè)立成獨(dú)立法人時與其他公司是銷售關(guān)系，隸屬于某個公司時與這個公司是調(diào)撥關(guān)系。 預(yù)算管理是為了保證企業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)。費(fèi)用管理、銷售計劃、回款計劃、付款計劃等子計劃，這些計劃需按公司、部門、崗位、人員管理，并可以支 持提示和報警操作，支持不同單位的統(tǒng)計。 加強(qiáng)庫存商品成本核算的合理性及準(zhǔn)確性；加強(qiáng)財務(wù)統(tǒng)計分析功能；加強(qiáng)資金預(yù)算管理和應(yīng)收帳的合理控制等。 3． 建立網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)管理系統(tǒng) 計算機(jī)管理系統(tǒng)是企業(yè)的管理者的管理思想的載體，通過完善的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與管理系統(tǒng)使管理者的要求有效地在各個業(yè)務(wù)部門執(zhí)行。 四、 系統(tǒng)功能模塊描述 系統(tǒng)主要由系統(tǒng)管理、資料管理、采購管理、庫房管理、零售管理、批發(fā)銷售管理、財務(wù)管理、統(tǒng)計分析、 GSP 管理、帳務(wù)管理十大模塊組成，系統(tǒng)流程如圖 1 所示。 圖 1 系統(tǒng)流程圖 4． 資料管理 “資料管理”模塊可以對商品資料，供貨商資料和客戶資料進(jìn)行查詢、維護(hù)工作，包括如下功能： 資料管理 商品資料 供貨商資料 客戶資料 商品資料查詢 商品資料維護(hù) 商品價格調(diào)整 商品調(diào)價確認(rèn) 調(diào)價歷史查詢 調(diào)價增減值表 更改商品貨號 首次經(jīng)營審批 商品分類編碼 供貨商資料查詢 供貨商資料維護(hù) 調(diào)整供貨商編號 采購合同管理 采購合同查詢 客戶資料維護(hù) 客戶資料查詢 增加客戶單品扣率 客戶單品扣率維護(hù) 客戶詢價單 客戶類別扣率設(shè)置 商品類別扣率設(shè)置 商品類別設(shè)置 銷售合同管理 1． 商品資料管理 “商品資料”管理模塊可以實現(xiàn)對公司經(jīng)營的所有藥品信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除、調(diào)價等操作，包括商品資料查詢、商品資料維護(hù)、商品價格調(diào)整、商品調(diào)價記帳、調(diào)價歷史查詢、調(diào)價增減值表、更改藥品貨號、首次經(jīng)營審批、設(shè)定商品分類編碼等。 ? 商品資料維護(hù) 內(nèi)容應(yīng)該包括：貨號、條碼、拼音編碼、品名、規(guī)格、單位、劑型、廠號、廠牌、處方類型、商品類別、管理權(quán)限、報檢、報檢文號、報檢日期、報價、報價文號、報價日期、公費(fèi)醫(yī)療、批發(fā)價、零售價、定價依據(jù)、批準(zhǔn)文號、文字商標(biāo)、商標(biāo)、商品屬性（普通、進(jìn)口 、特殊）、大包裝單位、大包裝數(shù)量、中包裝單位、中包裝數(shù)量、最低儲量、最高儲量、化學(xué)名、化學(xué)名拼音、別名、別名拼音、 GMP 認(rèn)證、價單存放位置、資料存放位置、保質(zhì)期、最低銷售扣率、稅率、首營、貨位、停用、功能主治、查詢名、查詢拼音等。 其中“貨號”可以根據(jù)用戶的藥品分類規(guī)則及編碼自動生成。 “商品屬性”分為普通、進(jìn)口、特殊、非藥品，根據(jù)不同的屬性業(yè)務(wù)操作流程可以不一致，從而滿足 GSP 認(rèn)證的要求。 “停用”屬性可以標(biāo)志該商品是否出于停用狀態(tài)，如果是則不能對該商品進(jìn)行采購、銷售等工作。 “查詢名”是藥品商品名、化學(xué) 名及別名的綜合字段，它不需要用戶填寫自動生成，利用在業(yè)務(wù)流程中可以實現(xiàn)三種名稱的一體化查