【文章內(nèi)容簡介】 ，填寫《公司印章使用登記表》，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能使用。 (四 )使用公司合同專用章，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批；項(xiàng)目金額較大的，必須經(jīng)公司董事長審批；項(xiàng)目金額巨大的，必須經(jīng)公司董事會三分之二以上成員會審批或召開董事會議通過方能辦理。 (五 )對于日常工作，例行使用公司印章，按下列情況辦理： 1．以公司名義發(fā)出的 通知、介紹信、證明等文件，按照總經(jīng)理簽發(fā)為準(zhǔn)。 2．以公司名義簽署合同、協(xié)議等文本，按公司批準(zhǔn)文件為準(zhǔn)，參照第 (四 )條規(guī)定。 (六 )以公司名義出具有關(guān)介紹信、報(bào)表及其他有關(guān)材料使用印章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并逐一做好登記工作。 (七 )除例行使用印章外，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得擅自使用公司印章。 五、文件的打印、復(fù)印管理制度 (一 )對辦公室文秘人員打印、復(fù)印管理的要求： 1．嚴(yán)格遵守企業(yè)保密規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度，確保文件資料的保密，并嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定接辦需打印 的稿件。 2．熟練掌握電腦打字、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備的操作要求及技術(shù)性能，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作質(zhì)量。 3．努力學(xué)習(xí)各方面知識，提高工作效率，提高識別字體的能力，降低差錯率。打印文件、表格等，做到準(zhǔn)確、快速、清晰、整齊、美觀。 4．打印稿件須按編號順序、格式標(biāo)準(zhǔn)打印，稿件打出后，及時通知擬稿部門認(rèn)真校對。 5．認(rèn)真按照稿件上的修改符號進(jìn)行修改，以免發(fā)生差錯，發(fā)現(xiàn)問題或疑問，主動向有關(guān)人員提出。 6．打印密件要有人監(jiān)打，離開工作崗位時要放在柜內(nèi)上鎖，打印完畢當(dāng)面交接。 7．凡打印公司文件，如發(fā)現(xiàn)沒有按規(guī)定填寫辦文紙或不符合公文要求的，應(yīng)要求辦文部門補(bǔ)辦或改正，否則拒絕打印。 8．按規(guī)定將有關(guān)稿件移交至檔案室。 9．定期清潔機(jī)件，做好設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作，保持室內(nèi)整潔，禁止無關(guān)人員進(jìn)入打字、復(fù)印室。 10．完成公司及總辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事務(wù)。 (二 )文件打?。? 1．文件、材料須經(jīng)辦公室主任或副總經(jīng)理兼管理者代表在草稿上方簽批后方可打??；簽批要注明日期、份數(shù)、簽批人。 2．打印文件、材料要認(rèn)真校對、準(zhǔn)確無誤、及時迅 速、整潔干凈。 3．要按公文格式，規(guī)范打印文件。 4．每份文件一般只打印一份，需五份以上的可采用復(fù)印或印刷。 5．文件、材料實(shí)行左側(cè)裝訂，并做到整齊。 6．要熟悉打印設(shè)備性能，愛護(hù)各項(xiàng)設(shè)備，節(jié)約用紙。 7．對于重要保密文件，在計(jì)算機(jī)保存時，應(yīng)加注密碼，需及時銷毀的，應(yīng)及時銷毀。 (三 )文件復(fù)?。? 1．復(fù)印機(jī)由公司總經(jīng)理辦公室設(shè)專人管理、操作、登記和日常維護(hù)。 2．使用復(fù)印機(jī)時必須嚴(yán)格按照復(fù)印機(jī)使用說明，保證復(fù)印機(jī)的安全使用。若復(fù)印機(jī)發(fā)生故障，應(yīng) 立即關(guān)機(jī)，同時盡快聯(lián)絡(luò)維修公司來修理，待復(fù)印機(jī)完全修好后方可作業(yè)。 3．復(fù)印機(jī)保管人員應(yīng)負(fù)責(zé)復(fù)印紙張及油墨補(bǔ)充更換，保證復(fù)印工作正常進(jìn)行。 4．復(fù)印文件材料要嚴(yán)格履行審批和登記手續(xù)。需復(fù)印的人員填寫《資料復(fù)印登記表》交辦公室主任核準(zhǔn)；復(fù)印 100張以上時，需由辦公室主任和副總經(jīng)理共同核準(zhǔn)；核準(zhǔn)后由辦公室專人復(fù)印。 5．絕密件和標(biāo)明不準(zhǔn)翻印的文件、材料，一般不準(zhǔn)復(fù)印，確因工作需要復(fù)印時，須經(jīng)辦公室主任同意。 6．要自覺遵守先看《資料復(fù)印登記表》核準(zhǔn)、后復(fù)印的規(guī)定，遇到明顯不合格的 來件要按有關(guān)規(guī)定予以回絕，并做好相應(yīng)的記錄，同時報(bào)告總辦負(fù)責(zé)人。 7．一時不能決定是否應(yīng)給予回絕的復(fù)印，請立即報(bào)告當(dāng)值負(fù)責(zé)人處理。 8．復(fù)印室內(nèi)不能出現(xiàn)報(bào)紙和雜志等刊物，更不能看報(bào)紙和雜志。 9．嚴(yán)禁復(fù)印與工作無關(guān)的私人資料。 10．嚴(yán)禁密件拿到社會上營業(yè)性復(fù)印場所復(fù)印。 11．要節(jié)約復(fù)印用紙。 12．當(dāng)值人員要隨時整理好室內(nèi)衛(wèi)生。 六、總經(jīng)理室安全保密管理規(guī)定 (一 )加強(qiáng)對文件材料的管理。對發(fā)出的文件、材料、報(bào)表要統(tǒng)一登記，并通過正常的渠道郵 寄或發(fā)出，確保安全到達(dá)；對收到的文件要在登記、閱批后，妥善保管，防止丟失，密級文件按要求管理。 (二 )加強(qiáng)對復(fù)印設(shè)備的管理。復(fù)印文件、資料，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格登記制度。嚴(yán)禁復(fù)印絕密文件和注明不得復(fù)印的文件。 (三 )加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的管理。不得通過普通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸密級文件、材料。嚴(yán)防計(jì)算機(jī)病毒的發(fā)生，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。 (四 )嚴(yán)禁在電腦設(shè)備上涂劃或在設(shè)備上放置雜物，特別是嚴(yán)禁在電腦散熱孔或鍵盤上放置其他物品，尤其是金屬物和液體。 (五 )下班后要關(guān)閉各種電器，鎖好門窗，嚴(yán) 格防火防盜，確保人身和財(cái)產(chǎn)安全。 七、總經(jīng)理室衛(wèi)生管理規(guī)定 (一 )工作人員要自覺遵守衛(wèi)生管理制度，愛護(hù)環(huán)境及室內(nèi)衛(wèi)生，不要隨地吐痰，亂扔紙屑及亂堆放物品，及時清倒垃圾。 (二 )辦公室內(nèi)要保證清潔，會客后要及時清理桌面及地面衛(wèi)生。 (三 )每天要進(jìn)行地面、桌椅、窗臺及用品的清擦，辦公桌上擺放物品整齊有序。 (四 )電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)施要保持臺面干凈，特殊部位用紙棉輕輕擦拭，以免對機(jī)器造成損壞。 (五 )每周辦公室大掃除，包括天花板、燈具、玻璃以及衛(wèi)生 死角。 (六 )及時打掃衛(wèi)生間的衛(wèi)生，定期消毒擦洗，清除污垢，保持空氣清新。 (七 )為保證地板的干凈，每天下班前將地面擦凈，保證無積水、無雜物。 (八 )每日對綠化植物噴水保持濕潤，及時清除雜葉，保持新鮮健康。 (九 )衛(wèi)生工具要保持干凈，集中存放，放在隱蔽處，不允許隨處亂放。 八、總經(jīng)理室工作紀(jì)律 (一 )工作時認(rèn)真投入，態(tài)度端正，不允許開小差，閑聊、辦私事 (二 )上班時間不允許吃零食、睡覺、精神散漫。 (三 )上班時間不允許打私人電話，不允許電話聊天，以免影 響正常工作。 (四 )辦公室嚴(yán)禁吸煙、喝酒。 (五 )不允許玩電腦游戲，所有電腦游戲程序應(yīng)一律刪除。 (六 )不允許在辦公室下棋、玩紙牌及其他消遣活動。 (七 )不允許隨地吐痰、亂扔紙屑垃圾。 (八 )辦公桌上物品擺放整齊，如有混亂要及時整理，辦公桌上不允許擺放與工作無關(guān)的物品。 (九 )辦公區(qū)域內(nèi)，語言要使用普通話，不允許使用地方方言、俚語。 (十 )不允許互相議論同事、領(lǐng)導(dǎo)，造謠生事，影響正常工作和團(tuán)結(jié)。 第六節(jié) 辦公室日常禮儀規(guī)范 一、工作禮儀 (一 )辦公室人員儀表要端莊、整潔、樸素、得體。 (二 )日常行為大方、干練，保持優(yōu)雅的體態(tài)。 1．站姿：兩腳腳跟著地，腳尖離開約 45度，腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，兩臂自然下垂，不聳肩，身體重心在兩腳中間；在上級面前，不得把手交叉抱在胸前。 2．坐姿：坐姿端正，雙腿平行放好，不允許兩腿伸直叉開，如要移動椅子的位置，應(yīng)先站起把椅子放在應(yīng)放的位置，然后再坐；人離開辦公桌應(yīng)將椅子推人桌前。 3．同事見面應(yīng)點(diǎn)頭微笑示意。 4．握手時用普通站姿，并目視對方眼睛。握手時脊背要 挺直，不彎腰低頭，要大方熱情，不卑不亢；伸手時同性間應(yīng)先向地位低或年紀(jì)輕的，異性間應(yīng)先向男方伸手。 5．出入房間的禮貌：進(jìn)人房間，要先輕輕敲門三聲，聽到應(yīng)答再進(jìn)。進(jìn)入后，隨手輕輕關(guān)門。進(jìn)入房間后，如對方正在談話，要稍事等候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，要說：對不起，打斷你們的談話。 6．遞交文件時，要把正面、文字對著對方的方向遞上去；如是鋼筆，要把筆尖朝向自己，使對方容易接??；如是刀子、剪刀等利器，應(yīng)把刀刃朝向自己。 7．走路腳步要輕，不允許在工作場所大聲喧嘩、歌唱、吹口哨、奔 跑追逐、嘻笑打鬧。 (三 )電話接聽要在鈴響三聲內(nèi)接起，語言大方得體，傳遞信息簡單明了；如遇到被叫人不在時，應(yīng)按電話記錄要求做好電話記錄，并及時通知被叫人；不允許不使用禮貌用語，且把電話“叭”地掛斷。 (四 )介紹與被介紹的方式： 1．初次見面介紹，掌握“尊者優(yōu)先”的原則，應(yīng)把地位低者介紹給地位高者，把年輕的介紹給年長者；在本公司與其他公司的關(guān)系上，可把本公司的人介紹給別的公司的人。 2．男女間的介紹，應(yīng)先把男性介紹給女性；男女地位、年齡有很大差別時，若女性年輕，可先把女性介紹給 男性。 (五 )名片的遞送方式： 1．名片應(yīng)先遞給長輩或上級；對收到的名片要妥善保管，以便檢索。 2．把自己的名片遞出時，應(yīng)把文字朝向?qū)Ψ剑p手拿出，一邊遞交一邊清楚地說出自己的姓名。 3．接對方的名片時，應(yīng)雙手去接，拿到手后，要馬上看，正確記住對方姓名后，將名片收起。如遇對方姓名有難認(rèn)的文字，要馬上詢問。 4．當(dāng)著對方的面，名片一般要妥善收到名片夾時或上衣口袋時，而不應(yīng)該放在褲袋內(nèi)；更不應(yīng)該當(dāng)著對方把玩名片。 二、日常接待來訪客人禮儀 (一 )日常接待是企業(yè)的重 要工作，要熱情接待每一位企業(yè)的來訪者。 (二 )日常接待工作是企業(yè)形象的重要部分，要做到熱情、大方、得體、有素養(yǎng)。 (三 )迎接來訪禮儀： 1．引領(lǐng)來訪客人進(jìn)門，開門后，要擋住門 (以防門自動關(guān)上 )，站在門的外側(cè)，一手扶住門，另一只手的手臂后臂要自然垂直，以肘為軸，掌心向上，伸向接待室內(nèi)，面露微笑，并說，有請 !請進(jìn) ! 2．來訪客人敲門提示，應(yīng)及時回應(yīng)，請進(jìn) !進(jìn)門后，要及時站立起身微笑問詢，您好，請問您找誰 !請問您有什么事 !問明情況后，要及時用手指向客人該坐的座位說，請坐 ! (四 )引導(dǎo)人座禮儀： 1．一般來說，距門口處最遠(yuǎn)的 (最里邊 )的座位為上座。反之，則為下座。 2．客人有時出于客氣，常常在下座就坐，主人這時應(yīng)主動勸其坐到上座位置上，要說，請您坐在這里 ! (五 )遞送茶水禮儀： 1．端茶時，要把茶放在茶盤里并端到茶幾上。先把茶盤放在茶幾上，再把一杯杯茶端上來。這時，不要把視線盯向客人，而是要注視著茶杯。最后，用右手指向茶杯，面露微笑著說：職稱 (張經(jīng)理、李主任、王局長等 )、先生 (女士 )，請用茶 !這是您的茶，請慢用 !當(dāng)客人說謝謝時，一定要說， 不客氣 1 2．如果沒有茶幾或小桌，就應(yīng)當(dāng)左手拿著茶盤，右手端茶，并且補(bǔ)上一句，請就便吧1 3．端茶時，要從客人的右邊過去，將茶放在客人的斜右側(cè)，茶柄要朝向客人的右邊，是為禮貌。 4．如上茶時，客人正在說話用手比劃著，要先說聲，對不起 !以提醒客人，不要碰灑了茶水，然后再上茶。 5．茶水不要倒得太滿，以八分滿為宜。 6．水溫不宜太燙，以免客人不小心被燙傷了。 7．同時有兩位以上的客人時，端出的茶色要均勻。 8．奉茶時應(yīng)依職位高低順序先端給不同的客人，再依職 位高低順序端給自己公司的接待同仁。 9．以咖啡或紅茶待客時，杯耳和茶匙的握柄要朝著客人的右邊。此外，要替每位客人準(zhǔn)備一包砂糖或奶精，將其放在杯子旁 (碟子上 )，方便客人自行取用。 (六 )恭送來訪禮儀： 1．客人離開接待室，要起身相送，面露微笑，對客人行鞠躬禮，并說，先生 (女士 )，您慢走 !您走好 !請慢走 !并目送客人離開自己的視線。 ． 2．客人離開，整理接待室的衛(wèi)生，使之恢復(fù)原狀。 3．如客人有遺留物品，應(yīng)及時通知客人回來取走；如客人已走，應(yīng)交由領(lǐng)導(dǎo)妥善保管，以備客 人回來索取。 第七節(jié) 相關(guān)工作記錄 一、文件發(fā)放、回收控制記錄 表格： 58 二、文件借閱、復(fù)制記錄 表格： 59 三、文件資料打印、復(fù)印記錄 表格： 60 四、受控文件記錄 表格： 61 五、文件銷毀記錄表 表格： 62 六、檔案使用記錄 表格： 63 七、傳閱件 表格 64 八、來文處理箋 表格： 65 九、工作日志 表格： 66 十、各班次工作日志 表格： 67 十一、會議簽到表 表格： 68 十二、電話聯(lián)絡(luò)表 表格： 69 十三、公司印章使用登記表 表格： 70 第二章 公關(guān)策劃部 公關(guān)策劃部在總經(jīng)理辦公室的直接領(lǐng)導(dǎo)下，主要承擔(dān)兩部分工作：一是對內(nèi)在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的宣傳、推銷、促銷、特色服務(wù)、形象改造等活動，提高服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)服務(wù)環(huán)境的推陳出新，穩(wěn)定浴客，讓浴客滿意，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)；二是對外通過參與各項(xiàng)社會活動、聯(lián)絡(luò)新聞媒體、推出全新的廣告形象、公眾認(rèn)可的公益形象等，創(chuàng)造深刻的公眾印象，宣傳企業(yè)文化，樹立企業(yè)良好的社會形象，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造好的外部條件。 為擴(kuò)大客源、加強(qiáng)企業(yè)的特色性、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量和滿足浴客的要求，增設(shè)各種特定的服務(wù)項(xiàng)目、開展各種宣傳、廣 告、公關(guān)活動，都要由公關(guān)策劃部進(jìn)行相應(yīng)的策劃。 第一節(jié) 職責(zé)范圍及組織機(jī)構(gòu)