【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 步細(xì)分機(jī)械和電氣。職能型組織也有項(xiàng)目，但各部門對(duì)項(xiàng)目的研究范圍被局限于部門的職能界限內(nèi)：一個(gè)職能型組織中，工程部的工作是獨(dú)立于生產(chǎn)部，市場(chǎng)部之外的。比如，當(dāng)一個(gè)純粹的職能型組織準(zhǔn)備開發(fā)一項(xiàng)新產(chǎn)品時(shí)，設(shè)計(jì)階段會(huì)被稱為 設(shè)計(jì)項(xiàng)目 ，僅僅由工程部人員來(lái)完成，如果一旦涉及到生產(chǎn)方面的問(wèn)題，這些問(wèn)題將會(huì)被逐級(jí)地匯報(bào)到部門主管處，再由他向生產(chǎn)部主管 咨詢，然后通知工程部主管，再由工程部主管解決問(wèn)題的方法逐級(jí)向下傳遞到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。 圖 26 組織結(jié)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目的影響 圖 27 職能型組織 圖 28 項(xiàng)目型組織 與職能型相對(duì)應(yīng)的另一極端是項(xiàng)目型組織。如圖 28 所示。在一個(gè)項(xiàng)目型組織中，工作成員是經(jīng)過(guò)搭配的。項(xiàng)目工作會(huì)運(yùn)用到大部分的組織資源，而項(xiàng)目經(jīng)理也有高度獨(dú)立性，享有高度的權(quán)力。項(xiàng)目型組織中也會(huì)設(shè)立一些組織單位，這些單 位也稱作部門，但是這些工作組不僅要直接向某一項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)工作，還要為各個(gè)不同的項(xiàng)目提供服務(wù)。 圖 29 到 211 表示的是矩陣型的組織，這種組織是職能型和項(xiàng)目型的混合體，既具有職能型組織的特征又具項(xiàng)目型組織的特征。弱矩陣型保持了較多的職能型組織特征，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人扮演的是協(xié)調(diào)者、協(xié)助者的角色，還算不上是一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理。同樣也是矩陣型，強(qiáng)矩陣型則具備較多的項(xiàng)目型組織的特征 有專職的收力很大的項(xiàng)目經(jīng)理，有專職的項(xiàng)目行政管理人員。 更為現(xiàn)代化的組織則不同的程度地包括以上各種組織類型的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，如圖 212所 示。比如，一個(gè)基本上是職能型的組織設(shè)立了專門的項(xiàng)目工作組去完成一個(gè)重要的項(xiàng)目，這個(gè)工作組具有項(xiàng)目型組織中項(xiàng)目組的許多特征：有獨(dú)立于職能部門的專職項(xiàng)目工作人員；有自己的一套工作程序；可以在組織常規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)、正式報(bào)告架構(gòu)之外進(jìn)行運(yùn)作。 圖 29 弱矩陣型組織 圖 210 平衡型矩陣組織 圖 211 強(qiáng)矩陣型組織 圖 212 復(fù)合型組織 （黑色方塊表示職員參與項(xiàng)目活動(dòng)） 項(xiàng)目協(xié)調(diào) 全局管理涵蓋面非常廣泛，全局管理要處理一個(gè)連續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)企業(yè)在管理中方方面面的問(wèn)題，它包括： 財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)，推銷和市場(chǎng)、研究和開發(fā)、生產(chǎn)和分配。 戰(zhàn)略性計(jì)劃、戰(zhàn)術(shù)性計(jì)劃、操作性計(jì)劃。 組織結(jié)構(gòu)、組織行為、人事管理、補(bǔ)助方式、利益分配、晉升方式。 通過(guò)鼓勵(lì)、授權(quán)、監(jiān)督、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、沖突管理及其它技巧處理好工作關(guān)系。 通過(guò)個(gè)人時(shí)間管理，壓力管理和其它方法實(shí)現(xiàn)個(gè)人管理。 全局管理方法為項(xiàng)目管理奠定了基礎(chǔ)，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言是必須了解和掌握的，在任何一個(gè)項(xiàng)目中都可能要求運(yùn)用一定的全局管理方法。本節(jié)要闡述的是那些很可能會(huì)對(duì)大數(shù)項(xiàng)目產(chǎn)生影響的全局管理方法。在本文的其它章節(jié)不會(huì)對(duì)此再作闡述了。 也有許多全局管理的方法僅僅與某一類項(xiàng)目或某一些應(yīng)用領(lǐng)域有關(guān)系。比如，工作成員的人身安全在所有建筑都是 至關(guān)重要的，而在大多軟件開發(fā)項(xiàng)目中就沒有那么重要了。 指導(dǎo) 科特（ KOLER）區(qū)分了指導(dǎo)和管理，并且強(qiáng)調(diào)這兩者對(duì)項(xiàng)目而言都是不可或缺的：缺少兩者中的任何一個(gè)都很能會(huì)產(chǎn)生不良的結(jié)果，他指出管理從根本上而言關(guān)注的是 穩(wěn)定地得到項(xiàng)目涉及人員所期望的主要成果 ，而指導(dǎo)涉及的則是： 確定方向 規(guī)劃出對(duì)未來(lái)的構(gòu)想及發(fā)展戰(zhàn)略以便能實(shí)現(xiàn)這一構(gòu)想。 明確表達(dá) 實(shí)現(xiàn)這一構(gòu)想需要很多人的協(xié)助，那么就有必要通過(guò)語(yǔ)言或行動(dòng)讓所有這些人明白這一構(gòu)想。 激發(fā)和鼓勵(lì) 激勵(lì)大家去努力克服在變革過(guò)程中可能會(huì)遇到的政策上的、官僚主義的，資源上的種種障礙。 在一個(gè)項(xiàng)目中，尤其是在一個(gè)大的項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理通常也被期望成為項(xiàng)目的指導(dǎo)者。但是，并非只有項(xiàng)目經(jīng)理可以對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行指導(dǎo)，項(xiàng)目中眾多不同的個(gè)體在各個(gè)不同的時(shí)間都有可能對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行指導(dǎo)。項(xiàng)目的各個(gè)層次上都需要有指導(dǎo)（項(xiàng)目指導(dǎo)、技術(shù)指導(dǎo)、團(tuán)隊(duì)指導(dǎo)）。 交流 交流涉及信息的傳遞，信息發(fā)出者要確保信息是清晰明 確，不含糊的，而且是完整的，這樣才能有利于信息接收者準(zhǔn)確接收，信息接收者則要確保接收的完整性，并且要正確地加以理解。交流是多元化的： 書面的和口頭的，聽和說(shuō)。 內(nèi)部的（項(xiàng)目的）和外部的（與顧客、媒介、公眾等）。 正式的（報(bào)告、摘要等）和非正式的（備忘錄、非正式會(huì)談等） 縱向的（組織上下級(jí)）和橫向的（與同級(jí)同事）。 全局管理的交流方法與項(xiàng)目交流管理（見第 10 章）有一定聯(lián)系，但并不完全相同，交流本身是一門更為廣博的學(xué)問(wèn)，包含了豐富的知識(shí)，并不僅僅體現(xiàn)在項(xiàng)目中，如： 發(fā)出者 接收者模式 反饋回路、溝通障礙等。 媒介選擇 何時(shí)采用書面形式、有時(shí)采用口頭形式、有時(shí)采用非正式的書面?zhèn)渫问剑螘r(shí)采用正式的書面報(bào)告形式等。 書寫風(fēng)格 主動(dòng)語(yǔ)態(tài)、被動(dòng)語(yǔ)態(tài)、名子結(jié)構(gòu)、用詞選擇等。 表達(dá)方法 形體語(yǔ)言、輔助的形象化設(shè)計(jì)等。 達(dá)標(biāo)管理技巧 日程安排、沖突處理等。 項(xiàng)目交流管理就是將這些廣義的概念運(yùn)用到具體的項(xiàng)目需求中去，比如，決定在何時(shí)以何種形式向誰(shuí)怎樣匯報(bào)項(xiàng)目的實(shí)施情況。 協(xié)商 協(xié)商是指與他人交換意見以便得出結(jié)論或達(dá)成共識(shí)，為了達(dá)成共識(shí)可能需要進(jìn)行直接的協(xié)商或者通過(guò)一些輔助手段進(jìn)行協(xié)商，調(diào)解和仲裁就是協(xié)商的兩種輔助手段。 項(xiàng)目在許多 層次、許多觀點(diǎn)上會(huì)有多次的協(xié)商，在一種典型項(xiàng)目的進(jìn)行過(guò)程中，項(xiàng)目工作人員需要就以下全部或部分內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商： 范圍、成本和進(jìn)度目標(biāo) 范圍、成本或進(jìn)度的變動(dòng) 合同條款 任務(wù)分配 資源 解決問(wèn)題 解決問(wèn)題包括明確問(wèn)題和制定解決方案兩方面的組合。它所關(guān)注的是那些已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題。（與風(fēng)險(xiǎn)管理相反，風(fēng)險(xiǎn)管理涉及的是潛在的問(wèn)題） 明確問(wèn)題要求將原因和現(xiàn)象進(jìn)行區(qū)分，問(wèn)題可能出自于內(nèi)部（一個(gè)主要成員被分配到別的項(xiàng)目 上去了），也可能來(lái)源于外部（開始工作所需得到的許可延遲了）。問(wèn)題可能出在技術(shù)上（對(duì)產(chǎn)品設(shè)計(jì)的最佳方案有不同的觀點(diǎn)），也可能出在管理上（一個(gè)職能部門沒有按計(jì)劃完成工作）或是出在內(nèi)部?jī)?nèi)員（個(gè)性或辦事風(fēng)格有沖突） 制定解決方案包括分析總是以便尋求可行的解決辦法，以及從中作出選擇。我們可以制定解決方案，我們也以從顧客、工作組或是某一部門主管那兒尋求解決方案，一旦明確了解決方案，就必須實(shí)行，解決方案是具有時(shí)間性的， 如果解決方案制定得太早或太晚，那么既使是正確的解決方案也不一定是最好的解決方案。 向組織施加影響 向組織施加影響是一種 成事 的能力，這要求要了解所有項(xiàng)目涉及組織的正式及非正式的結(jié)構(gòu) 執(zhí)行組織、顧客、承包商和多的其它組織。向組織施加影響也需要了解運(yùn)用勢(shì)力和政治策略的一些技巧。 在這里指的是要從積極的角度運(yùn)用勢(shì)力和政治策略，彼弗（ PTEFFER）是這樣定義勢(shì)力的 一種潛在的能力，可以影響行為，改變事情的發(fā)展，可以克服阻力，還可以讓人們?nèi)プ鏊麄儽静辉缸龅氖虑?，艾克（ Eccles）也這樣定義了政治 政治是要讓一群可能有完全不同的利益的人產(chǎn)共同參與的行動(dòng)，政治就是創(chuàng)造性的利用沖突 和無(wú)序 。當(dāng)然，它也有消極的一面，試圖協(xié)調(diào)各種利益沖突的努力有可能導(dǎo)致權(quán)力之爭(zhēng)以及組織游戲，這時(shí)會(huì)使得他們自己毫無(wú)工作效率。 和全局管理一樣， 社會(huì)經(jīng)濟(jì)學(xué)的影響 包括一系列廣泛的論題。項(xiàng)目管理工作組必須了解社會(huì)經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，可能會(huì)對(duì)他們的項(xiàng)目產(chǎn)生重要的影響：社會(huì)經(jīng)濟(jì)中一個(gè)很小的變化在經(jīng)過(guò)一段時(shí)滯以后都有可能會(huì)造成項(xiàng)目的重大變化，我們?cè)谠S多潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)影響中選擇介紹幾類經(jīng)常影響項(xiàng)目的因素。 標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證組織區(qū)別了標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定： 一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)是 一份經(jīng)認(rèn)證組織認(rèn)證過(guò)的文本，它為產(chǎn)品、（生產(chǎn)）過(guò)程或服務(wù)預(yù)定了規(guī)則、指導(dǎo)或特征，這些標(biāo)準(zhǔn)具有通用性，可以反復(fù)使用。是否采納標(biāo)準(zhǔn)是不具強(qiáng)制性的，從有壓液體的熱穩(wěn)定性到計(jì)算機(jī)磁盤的尺寸，各種東西都有大量在用的標(biāo)準(zhǔn)。 一項(xiàng)規(guī)定是 一份對(duì)產(chǎn)品，過(guò)程或服務(wù)特征的計(jì)劃文件，包括了適當(dāng)?shù)男姓l例，要按規(guī)定行事，這是具有強(qiáng)制性 。建筑尺碼就是一種規(guī)定的例子。 由于標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定有很多相互交迭之處，因此我們?cè)谟懻撨@兩者時(shí)必須加以注意，比如： 標(biāo)準(zhǔn)作為一種指導(dǎo)，說(shuō)明了優(yōu)先的方法和后繼的方法，當(dāng)它被廣泛采納時(shí)就成為了一種事實(shí)上的規(guī)定（如，對(duì)大多建筑項(xiàng)目進(jìn)度安排使用了關(guān)鍵線路法）。 標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定不同層次都具有強(qiáng)制性（如：通過(guò)政府機(jī)構(gòu)要求強(qiáng)制執(zhí)行，通過(guò)執(zhí)行組織的管理強(qiáng)制執(zhí)行 ，或者通過(guò)項(xiàng)目管理工作組強(qiáng)制執(zhí)行）。 對(duì)許多項(xiàng)目而言，對(duì)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定（無(wú)論是如何定義的）的充分了解會(huì)在項(xiàng)目結(jié)果中體現(xiàn)出來(lái)，也有一些情況下，這種影響是看不見的或是不確定的，這必須在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理中加意注意。 國(guó)際化 由于越來(lái)越多的組織從事的工作跨越了國(guó)界，因此越來(lái)越多的項(xiàng)目也是跨越國(guó)界的。除了對(duì)項(xiàng)目范圍、成本、時(shí)間和質(zhì)量的傳統(tǒng)考慮外，項(xiàng)目工作組也必須考慮時(shí)區(qū)不同的影響、國(guó)家和民族的節(jié)日，為了面談所需的旅行需要，電話會(huì)談的服務(wù)工作及易變的政治分歧。 文化影響 文化是 大 眾行為模式、藝術(shù)、信仰、風(fēng)俗習(xí)慣及其它人類工作和思想成果的總稱 ，每個(gè)項(xiàng)目都是在一種或多種文化形式的背景下運(yùn)行的，文化影響的領(lǐng)域包括政治、經(jīng)濟(jì)、人口統(tǒng)計(jì)、教育、道德、種族、家教以及習(xí)題、信仰和態(tài)度，這一切影響著個(gè)人及組織相互作用的方式。 第三章 項(xiàng)目管理程序 項(xiàng)目管理是一種綜合性的工作 在某一工作區(qū)域內(nèi)采取行動(dòng)或不采取行動(dòng)都會(huì)對(duì)另一個(gè)工作區(qū)域產(chǎn)生影響。這種內(nèi)在的相互作用可能是很明確的，可以把握的，也可能是不確定的、難以把握的。比如，項(xiàng)目范圍的變動(dòng)幾乎總是會(huì)影響項(xiàng)目的成本，但是這是否會(huì)影響工作組的士氣 決心或者產(chǎn)品的質(zhì)量就不一定了。 由于存在這種內(nèi)在的相互作用所以需要我們對(duì)各種項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行權(quán)衡 在一個(gè)工作區(qū)域加強(qiáng)工作力度就可能需要減少在另一個(gè)工作區(qū)域的工作力度，成功的項(xiàng)目管理要求能有效的控制這些內(nèi)在的相互作用。 為了幫助大家理解項(xiàng)目管理的綜合性，以及強(qiáng)調(diào)這種綜合的重要性，本文就項(xiàng)目程序的構(gòu)成及其它們的相互作用作了闡述，本章把項(xiàng)目管理分解為許多相互連接的程序，為大家理解 412 章有關(guān)程序的理論提供了必要的基礎(chǔ)，本章的內(nèi)容包括： 項(xiàng)目由一個(gè)一個(gè)的程序組成，一個(gè)程序是 為實(shí)現(xiàn) 某一個(gè)結(jié)果的一系列行動(dòng) ，項(xiàng)目的程序是由人來(lái)完成的并且大致可以分為兩類： 項(xiàng)目管理程序注重對(duì)項(xiàng)目工作進(jìn)行描述和組織。項(xiàng)目管理的程序在大多數(shù)時(shí)候?qū)Χ鄶?shù)項(xiàng)目都是適用的，本章對(duì)此只作了簡(jiǎn)要的闡述，我們將在 412 章中再作進(jìn)一步討論。 產(chǎn)品導(dǎo)向型程序注重對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品進(jìn)行具體說(shuō)明并進(jìn)行制造。產(chǎn)品導(dǎo)向型程序常常是通過(guò)項(xiàng)目生命周期來(lái)進(jìn)行定義（見第 2 章第 1 節(jié)），并且在不同的應(yīng)用領(lǐng)域會(huì)有所不同（見附錄 F）。 項(xiàng)目管理程序和產(chǎn)品導(dǎo)向型程序在整個(gè)項(xiàng)目中會(huì)相互迭用、相互作用。比如，如果缺乏對(duì)如何制造產(chǎn)品的基本了解，我們就無(wú)法確定項(xiàng)目的范圍。 項(xiàng)目管理程序可以被分為五塊，每塊有一個(gè)或 多個(gè)程序組成： 起始程序塊 確定一個(gè)項(xiàng)目或一個(gè)階段可以開始了，并要求著手實(shí)行。 計(jì)劃程序塊 進(jìn)行計(jì)劃并且保持一份可操作的進(jìn)度安排，確保實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的既定商業(yè)目標(biāo)。 執(zhí)行程序塊 協(xié)調(diào)人力和其它資源，執(zhí)行計(jì)劃。 控制程序塊 通過(guò)監(jiān)督和檢測(cè)過(guò)程確保項(xiàng)目達(dá)到目標(biāo)，必要時(shí)采取一些修正措施。 結(jié)束程序塊 取得項(xiàng)目或階段的正式認(rèn)可并且有序地結(jié)束該項(xiàng)目或階段。 程序塊通過(guò)各程序塊的結(jié)果進(jìn)行連接 個(gè)程序塊的結(jié)果或輸出是另一個(gè)程 序塊的輸入。在核心程序塊間，程序塊反復(fù)進(jìn)行連接 計(jì)劃在開始時(shí)為執(zhí)行提供了一份書面的項(xiàng)目計(jì)劃，隨后又給項(xiàng)目計(jì)劃提供一份更新的書面文件，以示項(xiàng)目的進(jìn)程。圖 31 表示了這種聯(lián)系，另外，項(xiàng)目管理程序塊不是相互分立的、一次性的事件；在整個(gè)項(xiàng)目的每一個(gè)階段它們都會(huì)不同程度的相互交迭，圖 32 表示了程序塊是如何交迭的，在一個(gè)階段內(nèi)這種交迭會(huì)怎樣變化。 項(xiàng)目管理程序 最后，程序塊的相互作用也會(huì)跨越階段；一個(gè)階段的結(jié)束作為下一個(gè)階段開始的輸入。比如，結(jié)束一個(gè)設(shè)計(jì)階段要求顧客接受認(rèn)可設(shè)計(jì)文稿。類似的，設(shè)計(jì)文稿為實(shí)施階段提供了產(chǎn)品說(shuō)明。這種內(nèi)部作用如圖 33 所示。 在每一個(gè)階段開始時(shí)重復(fù)起始程 序確保項(xiàng)目不會(huì)偏離既定的商業(yè)要求，也幫助確保當(dāng)商業(yè)要求已不存在或項(xiàng)目已不可能滿足這種要求時(shí)中止這一項(xiàng)目。在第 5 章第 1節(jié) 起始 部分會(huì)進(jìn)一步詳細(xì)討論商業(yè)要求。 盡管圖 33 表示的是分立的階段和分立的程序塊，但在實(shí)際項(xiàng)目中它們可能會(huì)有相互交迭。比如，計(jì)劃程序不僅為成功地完成項(xiàng)目提供了本階段所 需做的工作的細(xì)節(jié)，并且可能為下一個(gè)階段所需做的工作提供前期的說(shuō)明。這種項(xiàng)目計(jì)劃的推進(jìn)式細(xì)節(jié)說(shuō)明常常被稱為 滾動(dòng)計(jì)劃 。 在每一個(gè)程序塊中，各個(gè)程序通過(guò)它們的輸入、輸出進(jìn)行連接。如果將注意力集中于這些連接上，我們可以這樣描述程序： 輸入 書面文件或書面表述的工作， 下達(dá)開始工作的指令。 工具和技巧 運(yùn)用各種輸入得到輸出。 輸出 書面文件或書面表述的工作，它們是每個(gè)程序結(jié)束后得出的結(jié)果。 在下文我們列出了對(duì)于大多