酒店行政辦公室制度匯編(編輯修改稿)
2024-10-05 08:14 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 由行政辦公室統(tǒng)一管理。 2 部門的專項憑證因工作需要由部門單獨管理和保存的，須將憑證和文字說明的復(fù)印件交行政辦公室保管，并登記說明情況。 3 行政辦 公室外保管憑證的變更需在兩日內(nèi)通知檔案室，更新檔案室憑證副本的資料。 （二）歸檔要求 1 憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說明三部分組成，三部分相符。 2 文字說明詳細(xì)準(zhǔn)確，包括憑證名稱、憑證簡介和注意事項、頒證時間、頒證單位、領(lǐng)證經(jīng)辦人、審核時間、審核地點、審核經(jīng)辦人、下次審核時間。 （三）憑證管理 1 所有憑證設(shè)專門的設(shè)備和裝具進行管理，保證憑證的安全。 2 憑證副本、正本和文字說明分別存放，建立有效的檢索。 5 一般憑證由行政辦公室負(fù)責(zé)經(jīng)辦頒證機關(guān)的定期和不定期審查，專項憑證可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門 負(fù)責(zé)經(jīng)辦審查事宜。 （四）憑證使用 1 憑證檔案借出日期一般不超過三日。 2 憑證借用嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱管理辦法。 六、圖片檔案管理辦法 （一）圖片檔案的收集和歸檔 1 圖片檔案由行政辦公室集中統(tǒng)一保管，任何部門不得私存、私占，所有人員都有移交圖片資料的義務(wù)。鼓勵各部門、個人向行政辦公室移交圖片資料，移交和捐贈圖片資料的部門和個人享有優(yōu)先使用權(quán)，成績顯著的予以獎勵，行政辦公室維護圖片作者的版權(quán)。 2 歸檔范圍：凡是反映酒店歷史面貌、主要職能活動和各項業(yè)務(wù)發(fā)展，具有保存價值的圖片資料都應(yīng)予以歸檔。 3．歸檔要求： (1)照片應(yīng)由底片、照片、文字說明等三部分組成，底片和照片影像相符； (2)照片說明要詳細(xì)準(zhǔn)確，包括事由、時間、地點、人物、背景和攝影者等六要素； (3)移交人應(yīng)填寫《圖片檔案移交單》和圖片資料一并歸檔。 （二）音像資料檔案管理參考圖片檔案管理方法執(zhí)行 七、檔案借閱制度 1 借閱檔案（包括文件和資料）必須履行檔案借閱登記手續(xù)，填寫《檔案借閱登記單》，注明借閱理由和借閱期限，經(jīng)部門經(jīng)理和行政辦公室主任的批準(zhǔn)，秘密級檔案的借閱還需要總經(jīng)理的批準(zhǔn) 。 2 文件資料的借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。員工離職，必須先與檔案室辦理借閱文件和資料的清繳手續(xù)，否則不予辦理調(diào)動和離職手續(xù)。 3 檔案借閱人必須愛護檔案，要保證檔案的安全和完整，對檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、轉(zhuǎn)借或損壞檔案，檔案借閱人不得將檔案帶離酒店，否則按酒店處罰條例進行處罰。 4 借閱的檔案歸還時，必須當(dāng)面點交清楚，發(fā)現(xiàn)遺失和損壞，及時報告行政辦公室主任處理。 5 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可借閱，不得帶離檔案室。 6 外單位 摘抄或復(fù)印卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，對摘抄或復(fù)印的內(nèi)容經(jīng)審核后方可
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