【文章內(nèi)容簡介】 采購類的行政、辦公或其他費用，直接填制報銷單據(jù)。 外出培訓、差旅費憑發(fā)票辦理報銷手續(xù)。 報銷單據(jù)的審核 費 用報銷單據(jù)由各部門負責人在 部門經(jīng)理 欄內(nèi)簽字確認。 財務部經(jīng)理 應在收到報銷單據(jù)的一個工作日內(nèi)，對各項報銷費用進行嚴格認真的審核，凡符合報銷標準的，審核人在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、審核日期后，由報銷人交 物業(yè)總經(jīng)理 審批。 經(jīng)審核報銷單據(jù)不符合費用開支標準或在有其他疑問，而報銷人又無法提供 物業(yè)總經(jīng)理 批準的報告時，審核人應退回報銷單據(jù)。 費用的給付 報銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的報銷單到財務部出納處簽名領(lǐng)取費用。 單位價格在 1000 元以下的報銷費用，由出納員按照《現(xiàn)金 管理 標準作業(yè)規(guī)程》用現(xiàn)金支付。 瑞正物業(yè) 員工工作手冊 單位價格在 1000 元以上的報銷費用，原則上由出納員按照《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》用支票支付，特殊情況的可報 物業(yè)總經(jīng)理 批準后，以現(xiàn)金支付。 各費用發(fā)生前借支備用金的，由出納員按照《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》作沖減備用金處理。 費用報銷單據(jù)的保管 費用報銷單據(jù)由出納員按順序編制付款憑證，送財務部會計匯總、記賬。 所有報銷的費用單據(jù)，由財務部加密長期保存。 本規(guī)程執(zhí)行情況作為財務部相關(guān)人員的考評情況之一。 備用金管理標準作業(yè)流程 目的 本規(guī)程規(guī)范備用金的 管理 程序，確保備用金借支、沖減的合理及安全。 適用范圍 本規(guī)程適用于公司的備用金管理工作。 職責 備用金借支人負責備用金的保管工作。 備用金領(lǐng)用 部門 (項目 )經(jīng)理 負責備用金的管理工作。 出納員負責按照本規(guī)程進行備用金借支、沖減工作。 財務部經(jīng)理 （會計）負責備用金的核算、管理和監(jiān)督工作。 工作要點 備用金的借支范圍 為方便公司日常零星開支的需要而借支的備用款項。 為方便常出差人員必須攜帶現(xiàn)金而借支的款項。 備用金的借支規(guī)定 借支備用金人員應及時沖減備用金。 備用金借支人不得擅自挪用備用金。 備用金的借支標準 在日常零星開支平均金額的基礎(chǔ)上上浮 20％，但最高不超過 2020 元。 出差人員按出差地點的長短決定。 采購人員憑《物料申購單》匯總金額借支。 瑞正物業(yè) 員工工作手冊 備用金的申請、支付程序 申請領(lǐng)用備用金的部門或個人，應填制《現(xiàn)金借款單》，借款單包括：借款人、借款理由、借款金額、還款期限等內(nèi)容。 業(yè)務費備用金憑 物業(yè)總經(jīng)理 審批后的《業(yè)務費申請表》辦 理借款。 旅差費備用金憑審批后的《出差申請表》辦理借款。 申請人將《現(xiàn)金借款單》交部門負責人簽名確認后，送 財務經(jīng)理 審核。 財務部經(jīng)理 經(jīng)審核后認為符合借支規(guī)定的，應在財務審核欄內(nèi)簽署姓名及審核日期報 物業(yè)總經(jīng)理 審批；如經(jīng)審核不符合借支規(guī)定的， 財務部經(jīng)理 應在《現(xiàn)金借款單》上簽署具體意見后退回借款人。 物業(yè)總經(jīng)理 審批后，借款人到財務部出納處領(lǐng)取備用金。 出納員按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的有關(guān)規(guī)定支付現(xiàn)金。 員工非工作原因需借支備用金的，應按照《現(xiàn)金管 理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進行處理。 備用金的沖減程序 領(lǐng)用定額備用金的部門或個人，原則上應在費用發(fā)生后的五日內(nèi)按照《費用報銷標準作業(yè)規(guī)程》到財務部辦理費用報銷手續(xù)；因特殊情況無法在規(guī)定期限內(nèi)報銷的，須事先經(jīng) 財務部經(jīng)理 同意后可適當延遲，但最長不超過一個月。 借支定額備用金的報銷費用由出納員按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》支付借支人，以便補足備用金定額。 領(lǐng)用非定額備用金的部門和個人原則上應在費用發(fā)生后的五日內(nèi)按照《費用報銷標準作業(yè)規(guī)程》到財務部辦理費用報銷手續(xù)；如因 故不能在規(guī)定期限內(nèi) 報銷的，應事先經(jīng) 財務部經(jīng)理 同意后可適當延遲，但最長不超過一個月。 財務部出納沖減備用金。 如借支金額大于支出的報銷金額，借支人應按規(guī)定交回備用余金額；如借支金額小于報銷金額的，出納員應補回差額部分。 備用金的借支人如不能在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，又無正當理由的，財務部將在其當月工資中扣除；情節(jié)嚴重的除追收滯納金外，還將按公司獎罰制度相關(guān)規(guī)定處罰。 財務部負責人應于每月末對備用金借支財政部進行核查，如發(fā)現(xiàn)違反了備瑞正物業(yè) 員工工作手冊 用金管理規(guī)定，財務部將視其情節(jié)輕重收 回備用金，嚴重的還將按公司獎罰制度中的有關(guān)規(guī)定予以處罰。 備用金資料的保管 4. 每月末，財務部會計應將當月備用金憑據(jù)匯總編制記賬憑證登記賬簿，并進行相應的賬務處理。 財務部經(jīng)理 對當月發(fā)生的備用金借支、沖 抵 資料進行審核無誤后，加密在財務部長期保存。 本規(guī)程的執(zhí)行情況將作為財務部相關(guān)人員的考評依據(jù)之一。 庫房管理標準作業(yè)流程 目的 本規(guī)程規(guī)范倉庫 管理 工作，確保對倉庫物品進行安全、高效、有序的管理。 適用范圍 本規(guī)程適用于公司各部門的庫房管理工作。 職責 公司采購員負責物品的采購工作。 倉庫管理員負責物品驗收、入庫、領(lǐng)用手續(xù)的辦理和庫存物品的保管。 公司 財務經(jīng)理 （會計）負責物品的核算、倉庫管理工作的監(jiān)督。 管理工作要點 庫存物品的限額標準 日常消耗物料的庫存限額： ? 一般為每月平均消耗量的 倍； ? 特殊情況另行處理。 常備的零件物品的庫存限額： ? 一般為每月平均消耗量的 倍； ? 特殊情況另行處理。 物品采購的申請 庫管員應在每月 28 日前根據(jù)倉庫實際庫存量，編制下月物品采購計劃。 當倉庫物品低于規(guī)定的庫存限額時，應及時填制所需物品的采購計劃。 倉庫中無儲存的零星、應急物品由使用部門負責人填制采購計劃。 瑞正物業(yè) 員工工作手冊 倉庫管理員應在每月 28 日前將采購計劃交公司財務部經(jīng)理審核。 公司 財務部經(jīng)理 依據(jù)下列內(nèi)容審核： ? 倉庫實際庫存量； ? 當月實際消耗量； ? 庫存物品的限額標準 ? 下月預計消耗量； ? 下月資金預算。 財務 經(jīng)理 審核： ? 采購計劃不合理的，應及時予以調(diào)整申購計劃； ? 采購計劃合理的， 財務部經(jīng)理 應在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、日期。 采購計劃在每月 30 日前報 物業(yè) 總經(jīng)理 審批。 物業(yè)總經(jīng)理 審批同意后，交采購員按照相關(guān)規(guī)定進行采購。 物品的驗收程序 物品驗證的要求： ? 每次采購物品單位數(shù)量少于 10 個的，要求 100％抽樣查驗； ? 每次采購物品單位數(shù)量多于 10 個的，要求 50％抽樣查驗； ? 采購物品必須具備合格證，特別對批量購買的物品必須要驗證物品的合格證，物品合格證由庫管員保存； ? 對目測無法驗證的物品，必須使用相關(guān)工具協(xié)助驗證； ? 物品的規(guī)格、數(shù)量等需與《采購計劃單》上的內(nèi)容相符； ? 庫管員應將常用物品的說明書、使用說明書及保修卡等資料在驗證無誤后交財務部保 存、備查。 物品驗證的方法 ? 物品包裝的驗證： －物品外包裝平整光滑 ,密封包裝無裂縫、無滲漏、無污染或破損痕跡； －注意核對物品外包裝上的生產(chǎn)日期及有效期。 ? 物品的品質(zhì)驗證： －仔細檢查物品表面有無擦傷、破損、無裂縫或扭曲變形； －驗證金屬制品時，應注意物品有無銹跡； 瑞正物業(yè) 員工工作手冊 －轉(zhuǎn)動物品連接部分，檢查其轉(zhuǎn)動是否靈活，有無大的磨擦聲； －檢查物品接口部分，看連接處有無松動、滑絲現(xiàn)象； －驗證物品質(zhì)地是否符合購買要求； －檢查物品附屬件是否齊全。 ? 物品性能的驗證： －應對物品的機械部分應反復試動，檢查其靈活性、 準確性； －驗收具有彈性的物品時，應對物品反復伸縮或彎曲，一般情況下，合格品應回復或基本回復原狀； －驗收電器物品時，應使用萬用表測試。 物品的入庫程序 物品的入庫程序： ? 采購員原則上應在物品采購回來的當日，將物品送交倉庫驗收，特殊情況不能在當日入庫的，應報 財務部經(jīng)理 批準后另行處理； ? 如采購員通知物品供應商送貨上門，采購員應陪同供應商一起到倉庫驗貨； ? 庫管員應對符合購買計劃的物品進行驗收； ? 驗收合格的物品，庫管員應開具《入庫單》，登記明細賬，并將物品分類存放； ? 庫管員應根據(jù)當天的物品驗收單， 及時登記物品明細賬； ? 庫管員應在每月 6 日、 16 日、 26 日，將《入庫單》匯總后，交會計進行賬務處理。 ? 拔到部門直接使用的開具《物資直撥單》，經(jīng)使用 部門經(jīng)理 簽名后，使用人直接領(lǐng)用。 退回物品的入庫程序： ? 相關(guān)人員將未使用完的物品送到倉庫； ? 庫管員應根據(jù)核查結(jié)果，進行驗收：合格品，填寫《入庫單》，在備注欄填寫“退回物品入庫”字樣，存入合格品存放區(qū)內(nèi) ； 不合格品，存放在不合格品區(qū)等待處理。 ? 倉庫員應在每日下班前，根據(jù)退回物品《入庫單》，登記倉庫物品明細賬，以 10 天為一期送財務會計進行相關(guān)的賬務處理。 瑞正物業(yè) 員工工作手冊 設(shè)備工具的入庫程序： ? 新采購的工具按物品的入庫程序執(zhí)行； ? 以舊換新的設(shè)備工具入庫程序： — 經(jīng)辦人應憑其所在 部門經(jīng)理 簽名確認的《工具借領(lǐng)單》到倉庫辦理舊工具入庫手續(xù)； — 庫管員經(jīng)檢查無誤后予以辦理入庫手續(xù)，發(fā)給新工具，同時在使用《工具登記卡》上由經(jīng)辦人簽名確認； ? 退還的設(shè)備工具入庫程序： — 庫管員根據(jù)使用人的《工具登記卡》上的項目，逐項清點退還工具； — 庫管員對退還的工具進行驗收； — 庫管員在《工具登記卡》上登記，并由使用人所在 部門經(jīng)理 簽名 確認 存檔。 ? 借用工具入庫程序： — 工具借用人在工具送還倉庫前必須把工具 清理干凈； — 倉庫管理員根據(jù)設(shè)備工具的領(lǐng)用記錄，進行驗收； — 倉庫管理員應及時在《工具登記卡》上登記。 倉庫物品的存放管理 物品存放倉庫的自然條件： ? 有通風設(shè)備； ? 光線充足； ? 面積寬敞。 倉庫物品的存放分類： ? 易燃、易爆與揮發(fā)性強的； b）吸水性強、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的； ? 常用工具、材料和配件等； d）易碎、易損物品； 物品存放倉庫的區(qū)域劃分： ? 合格物品存放區(qū)； b）不合格物品存放區(qū)； ? 待檢物品存放區(qū)； d）處理物品存放區(qū) 倉庫區(qū)域劃分的方法：在貨架上標識并隔離 ； b）劃線掛標牌。 倉庫物品的存放要求： ? 易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品應單獨設(shè)置倉庫存放，存放時應注意：周圍無瑞正物業(yè) 員工工作手冊 明火、遠離熱源；擺放在地下；配備滅火器；保持包裝完好；門窗封閉牢固；房門內(nèi)開。 ? 吸水性強、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時：用經(jīng)過防水處理的貨架放置；放在干燥的地上或貨架上；配備防潮通風設(shè)施。 ? 常用工具、材料和配件等：不規(guī)則物品，用盒或袋裝好后擺放；規(guī)則的物品整齊的擺放在貨架或地上；體積較大、體重較輕的可靠墻上放或掛在墻上。 ? 易碎易損的物品：體積較小或瓶裝物品，放置貨架的底層、整齊的擺放在地上；體積較大的，應靠墻立放，放置上方不懸掛物品；放置位置有膠墊。 倉庫物品的領(lǐng)用管理 物品領(lǐng)用程序： ? 物品領(lǐng)用人應憑其所在 部門經(jīng)理 簽字確認的《領(lǐng)料單》到倉庫辦理材料領(lǐng)用手續(xù)； ? 庫管員根據(jù)《領(lǐng)料單》上所列品種，逐一發(fā)放； ? 庫管員根據(jù)《領(lǐng)料單》內(nèi)容登記倉庫物料發(fā)放明細登記； ? 庫管員以 10 天為一期，將《領(lǐng)料單》匯總后交會計核對，并進行相關(guān)的賬務處理。 工具的領(lǐng)用管理： ? 工具使用人應憑其所在 部門經(jīng)理 簽名確認的《領(lǐng)料單》到倉庫領(lǐng)用工具； ? 庫管員應根據(jù)使用人《工具領(lǐng)用卡》的記錄，核對原卡上 的領(lǐng)用工具是否有重復現(xiàn)象：如經(jīng)核對，已有領(lǐng)用記錄，但沒有報廢或其他處理記錄，倉庫管理員應拒絕發(fā)放；如經(jīng)核對沒有該工具的領(lǐng)用記錄，將工具發(fā)放給領(lǐng)用人后，并在《工具領(lǐng)用卡》上登記。 ? 庫管員以 10 天為一期，將《領(lǐng)料單》匯總后交會計核對，并進行相關(guān)的賬務處理。 借用工具的領(lǐng)用程序： ? 凡因工作需要借用工具的人員，應憑其所在 部門經(jīng)理 簽名確認的《工具借領(lǐng)單》，到倉庫辦理工具借用手續(xù)； ? 庫管員根據(jù)《