【文章內(nèi)容簡介】 、附加資料 二、預(yù)早知會接待員，應(yīng)徵者約在何時到此，應(yīng)往何處等候。 三、預(yù)留房間，讓應(yīng)徵者靜靜地等待，不會被其他訪客及同事騷擾。 四、若需要應(yīng)徵者在面談前填寫資料表或接受技術(shù)性測驗，必須預(yù)留充分時間，及準備有效的文具。 五、徵求應(yīng)徵者的同意，給予飲品。 六、不要讓應(yīng)徵者等候超過 十五分鐘。 七、將已接受面談的應(yīng)徵者，與未接受者分開。 八、若管理者希望將面談過程錄音或錄影，必須先行知會應(yīng)徵者，及徵求同意。 一切準備就緒，招聘面談便可以在壓力最低的情況下開始，雙方的表現(xiàn)都會因而保持水準。 講題：招聘面談的利與弊 現(xiàn)代的管理者，在招聘人才時，亦喜歡選用面談方法，來評量應(yīng)徵者。香港人事管理學(xué)會（ HKIPM）在一個調(diào)查中發(fā)現(xiàn)香港的商業(yè)機構(gòu)，仍然十分依賴使用招聘面談，作為挑選人才的主要方法。調(diào)查結(jié)果綜合列于下表： 挑選方法 使用百分比（ %） 1 .面談 93 2 .測驗 46 3 .查詢咨詢?nèi)思皯?yīng)徵者從前資歷 45 4 .身體檢查 32 5 .其他 1 傳統(tǒng)的招聘面談，確是有一些行政上的優(yōu)點。 一、它節(jié)省了管理者的事前準備的時間。不少管理者在看過應(yīng)徵者的履歷表后，便立即進行面談，然后作出決定。這樣做既省 時、又省力、因而很受忙碌的管理者歡迎。 二、管理者覺得它易于掌握。大部分管理者認為，他們在崗位上的豐富經(jīng)驗，令他們很容易便分辨出應(yīng)徵者是否適合，而無須另行學(xué)習(xí)及運用什么特別技巧，因而節(jié)省了培訓(xùn)使用特點方法所需的時間及成本。 三、很多人視它為唯一可靠的方法。由于很多管理者在從前被別人招聘時，他們是經(jīng)過差不多一樣的招聘面談的，而沒有接過其他評量方法，因此他們心中一直認為，面談是理所當(dāng)然和唯一有效的招聘方法。 四、它所需的時間較具彈性。招聘面談的時間長短，較其他方法更具彈性，忙碌的 管理者便可以按自己的時間表，來延長或縮短面談。這樣一來，他們便會覺得，招聘面談是一種十分方便的方法。 除了上述的方便之外，傳統(tǒng)的招聘面談，其實有多弊處。它的主要問題在于三方面： 一、它的可靠性不高； 二、它的預(yù)測效度不高； 三、它不符合行為一致辭性原則。 以上問題的原因，大多數(shù)來自面談過程之中，管理者沒有充分地掌握好招聘面談的技巧因而墮入了面談的陷阱，或被那些有豐富面談經(jīng)驗，或受過培訓(xùn)的應(yīng)徵者所迷惑，最終作出了錯誤的招聘決定，選用了并非適合的人，徒然浪費時間 和精神。 心理學(xué)家曾進行了數(shù)百個實驗，來研究招聘面談的過程。他們的研究目的，是希望清楚知道是什么因素，在面談過程中發(fā)揮作用，影響著管理體制者作招聘決定。通過這些研究，心理學(xué)家發(fā)現(xiàn)，不少管理者在不自覺情況下，墮入了面談陷阱，令他們糊里糊涂地聘用了不適合的人。 大部分管理者，在過去都是或多或少墮入過面談的陷阱，但這樣并非表示他們稱職。其實在面談進行期間，管理者與應(yīng)徵者是面對面的接觸，彼此在不停的互相影響著；應(yīng)徵者一舉一動，及一言一笑，都有會反復(fù)地刺激管理者的情緒、感覺和價值觀，反過來說，在面 談過程中，應(yīng)徵者也不斷地受管理者的行為刺激，而作出各種各樣的他也不能完全控制的反應(yīng)。在這個 “互動 ”的過程中，那些應(yīng)徵高手，便可利用一些行為來引導(dǎo)管理者墮入面談陷阱。 陷阱一： “壞事傳千里 ”效應(yīng) 在招聘面談過程中，管理者在聆聽應(yīng)徵者陳述之后，會傾向較為相信負面性的資料，而交正面性資料的份量調(diào)低。例如，應(yīng)徵者解釋他辭去上一份工作的原因，是他不喜歡沉默寡言的老板，和希望找一找一份更具挑戰(zhàn)性的工作。管理者的腦海中會形成一個印象，認為應(yīng)徵者不擅于與內(nèi)向的確良人合作，而較為忽略了他追求更大挑戰(zhàn)性的 態(tài)度。 上述現(xiàn)象與俗語所謂 “好事不出門，壞事傳千里 ”吻合，人們對負面的事物有較深印象，也有興趣知道更多。但在招聘面談時，這個現(xiàn)象會令管理者 “偏聽 ”作出招聘決定時會有偏差。 陷阱二： “大型交響曲 ”效應(yīng) 心理學(xué)研究指出，人對資訊的記憶能力，與接收的時間性有密切關(guān)系。在面談剛開始時，管理者會受先入為主效應(yīng)（ Primacy Effecf）影響，對面談內(nèi)容會記憶較牢。然后，他的記憶會逐漸下降，直至面談完結(jié)前，近因效應(yīng)（ Recency Effect）開始生效，他對最后聽到或發(fā)生的事情印象 較深。這好像在聽一首大型交響曲時，有些聽眾會集中欣賞開首及結(jié)束丙部分，對中段較為陌生。因此，若應(yīng)徵者懂得在開場白及綜合發(fā)言時多下一點功夫，他取得良好印象的機會便會提高。相反而言，那些秩序漸進，在中段表現(xiàn)良好，但結(jié)束前又歸于平淡的應(yīng)微者，可能會被管理者評為表現(xiàn)平平。 陷阱三：管理者 “心中有劍 ” 調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，不少管理者心中，都有一個理想的應(yīng)徵者形象，或稱為典型。他們或會主觀地認為，應(yīng)徵者必定要高大才能威猛，有美貌才具智慧，或口若懸河大才可吃四方。那么，當(dāng)他們遇見一名高大的應(yīng)徵者時，管理者 便會在有意無意之間，從應(yīng)徵者身上發(fā)掘威猛的證據(jù)，將一些原來沒有太大關(guān)連的事件，也接受了下來。 這種現(xiàn)象亦可稱為 “光環(huán)效應(yīng) ”（ Halo Effect），武俠小說則稱之為 “心中有劍 ”，意思是說，大俠無須手中有劍，他只要心中有劍，也可傷人于百步之外。管理者也經(jīng)常心中有劍，若他認為沒有美貌便沒有智慧，那么一名姿色平庸的應(yīng)徵者，便很難突破這個典型，來證明自己的智慧水平。 有些管理者心中的典型是十分具體的，他會在招聘面談過程中，將注意力放在一些他主觀地以為應(yīng)與工作表現(xiàn)或能力有關(guān)的細節(jié)上，而不是能客觀 的地評量一名應(yīng)徵者的工作能力。 陷阱四：脫線風(fēng)箏現(xiàn)象 有些管理者喜歡在面談時，與應(yīng)征者談一些與工作無關(guān)的內(nèi)容，如業(yè)余嗜好、管教子女方法、時事分析等到等。除非應(yīng)征者將來的工作與這些內(nèi)容有關(guān)，與此否則管理者是在浪費時間。 尤其是那些經(jīng)驗較淺的管理者，他會因閑談太多而令面談失支方向，讓應(yīng)征者有機會天南地北胡止一番，像脫線風(fēng)箏般隨處飄，甚至反客為主地帶動著面談，向他喜歡的方向發(fā)展下去。會談結(jié)束時，能夠與管理者談得投契的人盡占優(yōu)勢，而談話甚趣味性的人便給比下去。其實，若管理才希望知道應(yīng)征 者在工作以外的生活情況，他便應(yīng)該好好的利用面談前的時間，仔細地閱讀應(yīng)征者填寫的個人資料表，而非在面談過程中去了解。 陷阱五：好眉好貌效應(yīng) 各應(yīng)徵者都有不同的個人特徵，如高矮肥瘦、頭發(fā)，有些管理者雖然嘴巴說沒有，卻不自覺地以貌取人，這種做法有個大問題，若招聘面談由幾名管理者共同參與，他們對個人特徵的喜惡，便會出現(xiàn)分歧，要取得客觀準則來評量個人特征是一件十困難的事。不單如此，若該特征（如美貌、面型）與工作表現(xiàn)其實無多大相關(guān)，管理者憑此而生的直覺來挑選，自然不會有助找到合適的員工。 有些工作也許需要應(yīng)征者擁有一些特定的個人特征，如身高及體重，這些條件通常會設(shè)定一個范圍，讓管理者在初步篩選時，已將不符合者排除，故此到了面談階段，管理者不該再將精神，放在這些不能定下客觀評量準則的項目上。 陷阱六：盲俠 “座頭市 ”現(xiàn)象 在面談過程中，有些管理者為了加深記憶，會記錄應(yīng)征者的房產(chǎn)科內(nèi)容。他們作記錄時，通常會犯兩個毛病。第一，管理者在發(fā)問之后，便集中精神聆聽，并且寫下應(yīng)征者的回答，他們的視線會經(jīng)常停留在記錄表上，而非看著應(yīng)征者回答。不少曾接受面談訓(xùn)練的應(yīng)征者，他們心中早已準備 了標準答案，來答復(fù)各樣問題。他們在背誦答案時，身體語言會教人知道，他們不是衷心地訴說，真實經(jīng)驗。因此，管理人必須努力地看，不要像盲俠 “座頭市 ”般只聽不看，而是要全心全意地觀察應(yīng)征者的反應(yīng)行為，來印證他的說話的內(nèi)容，檢查兩者是否一樣。 此外，若管理者只記錄應(yīng)征者的說話的內(nèi)容，而所略了他的行為舉止，在面談結(jié)束后，管理者再翻閱記錄時，他便會難于分辨那些答案相關(guān)不遠的應(yīng)征者的實際表現(xiàn)。到那時，他只好憑印象來作決定。 陷阱七：同聲同氣易商量 有些心理學(xué)研究指出，管理者與應(yīng)征者，在態(tài)度 上及種族上的類同，與招聘面談的結(jié)果有關(guān)系。若管理者認為，應(yīng)征者與他有相同的特人處事態(tài)度，或來自相同的種族，他會傾向作出較高的評價，及建議付出較高的薪金。在經(jīng)驗的應(yīng)征者，便會利用這個情況來自抬身價。當(dāng)他發(fā)現(xiàn)與管理者有相近之處時，便引導(dǎo)談話集中在該話題上，在取得管理者的好感之后，他便可以提高要求，而不怕影響被錄用的機會。 陷阱八：以性別印象來作決定 管理者挑選應(yīng)征者時，除了會以個人能力、性格、經(jīng)以等因素作考慮之外，他們還會傾向憑個人對工作崗位的印象來作決定。若管理者覺得他公司的中的秘書多數(shù)為 男性，他可能會因而產(chǎn)生一個印象，認為男性較適合該公司的秘書職位。這種個人主觀的理解，并不一定來自價值觀，主要是管理者通過觀察而得來的結(jié)論，形成了一種性別歧視。 心理學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)，管理者與應(yīng)征者有相同性別，對挑選的結(jié)果沒有多大影響，他對工作崗位的性別印象，才是一個令管理者不能在面談時客觀地評量應(yīng)征者的因素。因此，不少人認為男性才勝任推銷工作，女性才能做秘書，主要因為管理者在挑選人才時，早已有先入為主的印象，不大愿意招聘與其印象不符的性別的應(yīng)征者，他們（或她們）自然難有表現(xiàn)機會。 陷阱九： 隨意評分難分高下 由于并非經(jīng)常進行招聘面談，因此少有作面談前準備，他們較為隨意地發(fā)問，沒有什么計劃及組織性。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，他們對應(yīng)征者的評分會偏高，評分的分布也較窄，準確性也因此成疑問。此外，若管理者使用已擬好的指引來進行面談，他對應(yīng)征者的評分便會散一點，因而較能區(qū)分適合與不適合的應(yīng)征者。他們給的分數(shù)，往往比沒有面談計劃的管理者的評分更嚴。評分的狹窄分布造成一個問題，就是難以將應(yīng)征者篩選，管理者因而要反復(fù)思量及面談，浪費了工作時間，也未必可挑選出合適人選。 陷阱十：心血來潮創(chuàng)新話題 管理者在接見一連串應(yīng)征者之后，可能會感到沉悶或疲倦。有些人心血來潮，想出一些新穎及輕松的話題，來與應(yīng)征者交談。這樣一來，管理者之間便不可能參考別人的面談記錄，因為他不知道另一位管理者究竟創(chuàng)新什么問題，來評量應(yīng)征者。 管理者都按照面談大綱來進行面談，那么他們對不同應(yīng)征者的評分，便可讓其他管理人參考省卻了再次面談的時間。 管理者在清楚了解上述各式面談陷阱之后，可以針對性的評核自己的缺點，然后運用“行為描述式 ”面談過程來加以糾正。那么，整個招聘面談的可靠性及預(yù)測效度，便可以大大地提高，從而協(xié) 助企業(yè)選用合適人才，進行有效的新陳代謝作用。 講題：審定面試結(jié)果 ——評分及雇用決定 工業(yè)心理學(xué)的調(diào)查研究顯示，若管理者要在進行面談時，同時作出招聘決定，他們會傾向早作出決定，大部分管理才會在面談的最初的四分鐘內(nèi)，決定是否招聘該名應(yīng)征者。顯而易見，在四分鐘這么短的時間內(nèi)，不少應(yīng)征者還沒有好好地?zé)嵘? ，有還在努力地適應(yīng)管理者的發(fā)問，管理者就在這時下決定，實在要冒很大的風(fēng)險。此外，調(diào)查資料顯示，若管理者要在面談中作出選擇，他便會十分留意應(yīng)征者的申請信及履歷表，而非應(yīng)征者的現(xiàn)場行為反應(yīng)。這樣一為， 管理者便是評量應(yīng)征者的背景資料，如學(xué)歷、年齡、工作年資等因素，而不是應(yīng)征者在面談時所述的工作行為及工作表現(xiàn)。那么，管理者倒不如放棄面談，從文件上作出比較，然后挑選好了，何必勞民傷財呢？ 為了有效地解決上述兩個問題，管理者須將面談階段及決策階段分開。換句話說，管理者不應(yīng)在進行面談時，同時評量應(yīng)征者，或作出招聘決定。在進行招聘面談時，管理者必須努力地發(fā)問行為描述式問題，然后小心地聆聽、觀察及記錄，有需要時則解答應(yīng)征者的問題，及有禮貌地結(jié)束面談，余下的工作，要待面談結(jié)束后才進行。 行為描述式 招聘 面談的最后階段 ——評量及決策可分為五個步驟，整個過程包括： 一、審定各維度之重要性 二、詳細地記錄應(yīng)征反應(yīng) 三、填妥評量表 四、檢查評分與記錄 五、作招聘決定 第一步：審定各維度之重要性 管理者在評量應(yīng)征者之前，他道德要思量一下，工作崗位的工作表現(xiàn)維度，是否可以按重要性分類，有些維度，是否比其他的重要。 我們引用接待員的工作分析做例子來說明。 工作崗位：接待員 工作表現(xiàn)維度