【文章內(nèi)容簡介】 它們加入至位于右旁的 “新表中的字段 ”列表窗中。 與中文 Visual FoxPro 6一樣，中文 Access 2020的 “表向?qū)?”中也提供了操作提示停息。所不同的是可以選擇示例表 的分類： “商務(wù) ”或者 “個人 ”；當(dāng)選定新表中的字段后，還可以在 “新表中的字段 ”列表窗中選定一個字段，然后單擊 “重命名字段 ”按鈕更改它的名稱。 步驟四、按下來可參照前面使用中文 Visual FoxPro 6 的方法完成其余的操作。 圖 21 選定這張示例表 在余下操作中，您除了不能預(yù)覽新建的表外，所有的操作都可以參照中文 Visual FoxPro 6 來完成。在最后一步操作中，若使用中文 Access 2020 的默認(rèn)設(shè)置，那么單擊 “完成 ”按鈕后，屏幕上就將顯示 “雇員和任務(wù)：表 ”窗口，如圖 22 所示。此時，您就可以為此表輸入數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)記錄了。輸入好了數(shù)據(jù)記錄，關(guān)閉此窗口，一張新的數(shù)據(jù)表就建立好了。當(dāng)然了，您也可以不輸入任何數(shù)據(jù)記錄，將這個工作留待以后來做！ 圖 22 進(jìn)入 “雇員和任務(wù)：表 ”窗口 您正在看的 Office 教程是 :文 Access2020 速成教程 使用已有的數(shù)據(jù)自動建新表。 第五講 使用已有的數(shù)據(jù)自動建新表 在中文 Access 2020 中，可將數(shù)據(jù)直接輸入到空白的數(shù)據(jù)表中，然后當(dāng)保存這張新的數(shù)據(jù)表時，這個軟件能分析數(shù)據(jù)并且自動為每一字段指定適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型及使用格 式。為了執(zhí)行該操作，首先要在 “員工工時與工資 ”數(shù)據(jù)庫窗口中選定 “對象 ”列表中的 “表 ”項，然后單擊工具欄中的 “新建 ”按鈕，進(jìn)入 “新建表 ”對話框后通過列表中的 “數(shù)據(jù)表視圖 ”項，參見圖 23。 圖 23 選定該列表項 此后，屏幕上將顯示一個空數(shù)據(jù)表，它與中文 Visual FoxPro 6 瀏覽窗口的外觀差不多，只是提供有默認(rèn)的列名稱，即字段：字段 字段 2， …… 。此時，可以立即輸入數(shù)據(jù)記錄，如圖 24 所示。但這樣做的結(jié)果并不實用，您也一定會想到只有在設(shè)置好了字段名才能建立一張真正的表，為此應(yīng)當(dāng)重新命名所要使用的每一列。為此，可以使用如下兩種操作方法： 圖 24 輸入數(shù)據(jù)記錄 圖 25 修改列名后的結(jié)果 連擊所要修改的列名，當(dāng)一條插入點光標(biāo)出現(xiàn)在單元格中后鍵入新的列名即可。此方法的特點是操作快速，結(jié)果如圖 25 所示。 圖 26 選擇這一條命令 此方法的操作步驟如下所： 步驟一、右擊要修改的列名，然后從圖 26 所示的快捷菜單中選擇 “重命名列 ”命令。 步驟二、從鍵盤上輸入新的名稱。 通過圖 26所示的快捷菜單，除了能夠完成列的更名操作外，還能做一些別的操作，其中 “排序 ”與 “插入列 ”是常用的，操作方法與中文 Visual FoxPro 6 相類似，您可試試看。 本章所建立的新表結(jié)構(gòu)與輸入的數(shù)據(jù)記錄如圖 27 所示。 圖 27 本章所建立的新表 將數(shù)據(jù)輸入到所有的列中后，可單擊 “常用 ”工具欄上的 “保存 ”按鈕來命名保存這張新表。操作時，中文 Access 2020將詢問是否要創(chuàng)建一個 “主鍵 ”。如果還沒有輸入能唯一標(biāo)識表中每一行的數(shù)據(jù)，如零件編號或 ID 編號，該軟件將建議選擇 “是 ”。如果已經(jīng)輸入能唯一標(biāo)識每一行的數(shù)據(jù)，可以指定此字段為主鍵。 圖 28 單擊這個下拉按鈕 注 ：打開 “數(shù)據(jù)表視圖 ”后，通過 “格式 ”工具欄中 “轉(zhuǎn)到字段 ”下拉列表，可將當(dāng)前操作定位在指定列上，參見圖 28。此操作適用于使用的列數(shù)較多時 您正在看的 Office 教程是 :文 Access2020 速成教程 定義 “主鍵 ”。 第六講 定義 “主鍵 ” 在中文 Access 2020 中，可以建立一個龐大的數(shù)據(jù)信息庫，而要將這些分布于不同表中的數(shù)據(jù)作為一個 “庫 ”來使用，就需要為各表建立好 “主鍵 ”，從而建立起一個關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。這種系統(tǒng)的特點是可以使用查詢、窗體和報表快速查找數(shù)據(jù)，并能組合保存來自各個不同表中信息。如果要做到這一點，每一張表就應(yīng)該包含相同的一個或一組字段，它些都是保存在表中的、每一條記錄的唯一標(biāo)識，即表的 “主鍵 ”，通常需要在建立數(shù)據(jù)表時一并制定，以便節(jié)省時間，因此本章在這里插入了這一小節(jié)。 中文 Access 2020 允許定義三種類型的主鍵： 自動編號、單字段及多字段，它們的特點如下所述。 在前面的操作中，您一定注意到了當(dāng)向表中添加一行記錄時，中文 Access 2020 總是會自動設(shè)置編號，即使您指定了不同的編號，這個軟件也會讓您將自動編號字段設(shè)置為自動輸入連續(xù)數(shù)字的編號，從而將自動編號字段指定為表的主鍵，這是創(chuàng)建主鍵的最簡單方法，相信您一定還記得前面就是這樣做。 其實，如果在保存新建的表之前沒有設(shè)置主鍵，那么中文 Access 2020 將詢問是否要創(chuàng)建主鍵。如果回答為 “是 ”，就將創(chuàng)建 “自動編號主鍵 ”。 這種建立主鍵的方法可以應(yīng)用于任何中文 Access 2020的表中，而在中文 Visual FoxPro 6中不會如此便利，初學(xué)者掌握起來是比較困難的。 注 ：指定了表的主鍵之后，為確保其唯一性，中文 Access 2020 將防止在主鍵字段中輸入重復(fù)值或 Null。 Null 表示字段中沒有值，或者是未知值。 如果某些信息相關(guān)的表中擁有相同的字段，而且所包含的都是唯一的值，如 ID 號或零件編號，那么就可以將該字段指定為主鍵。如果選擇的字段有重復(fù)值或 Null 值， Access 2020 將不會設(shè)置其主鍵， 為此可運(yùn)行 “查找重復(fù)項 ”查詢可以找出包含重復(fù)數(shù)據(jù)的記錄，然后編輯修改它。 注意 ：如果通過編輯數(shù)據(jù)仍然不容易消除這些重復(fù)項，可以添加一個自動編號字段并將它設(shè)置為主鍵，或定義多字段主鍵，這是一個很有用的操作技巧。 在不能保證任何單字段都包含唯一值時，可以將兩個或更多的字段指定為主鍵。這種情況最常出現(xiàn)在用于多對多關(guān)系中關(guān)聯(lián)另外兩個表的表。 “多對多關(guān)系 ”是關(guān)系數(shù)據(jù)庫中較難理解的概念，但卻非常實用 ,它說明如 A 表中的記錄能與 B 表中的許多行記 錄匹配，并且 B表中的記錄也能與 A表中的許多行記錄匹配。此關(guān)系的類型僅能通過定義第三張表（稱作 “聯(lián)結(jié)表 ”）的方法來實現(xiàn)，其主鍵包含二個字段，即來源于 A和 B 兩張表的外部鍵。多對多關(guān)系實際上是使用第三張表的兩個一對多關(guān)系。例如， “訂單 ”表和 “產(chǎn)品 ”表就可能有一個多對多的關(guān)系，它是通過 “訂單明細(xì) ”表中兩個一對多關(guān)系來創(chuàng)建的。 注： “一對多關(guān)系 ”是最常用的關(guān)系類型。在這種關(guān)系中， A表中的一行記錄能與 B表中的許多行記錄匹配，但是在 B 表中的一行記錄僅能與 A表中的一行記錄匹配。若 A表中的一行記錄只與 B 表中的另一行記 錄匹配，這就是 “一對一關(guān)系 ”。因此可將 “一對一關(guān)系 ”看成是 “一對多關(guān)系 ”的特例。多對多關(guān)系、一對一關(guān)系、一對多關(guān)系，是應(yīng)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫的基本概念。