【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 便直觀，簡(jiǎn)單明了。 二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù) 有時(shí)候，我們可能對(duì)某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個(gè)問(wèn)題，除了利用到 “SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外，還要?jiǎng)佑?“TRIM”函數(shù)來(lái)刪除空格。比如現(xiàn)在 A1單元格中輸入有 “how many words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來(lái)幫忙： “=IF（ LEN（ A1） =0,0,LEN（ TRIM（ A1）） LEN（ SUBSTITUTE（ TRIM（ A1） ,″,″,″″）） +1） ” 該式的含義是先用 “SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串，并且利用 “TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出 “空格 ”的數(shù)量，最后將空格數(shù) +1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。 二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換 這是 Excel 2020中的新工具。如果你在安裝 Excel 2020 時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在 “工具 ”菜單中找到它。不過(guò)，我們可以先選擇 “工具 ”菜單中的 “加載宏 ”，然后在彈出窗口中勾選 “歐元工具 ”選項(xiàng)， “確定 ”后 Excel 2020就會(huì)自行安裝了。 完成后我們?cè)俅未蜷_(kāi) “工具 ”菜單，單擊 “歐元轉(zhuǎn)換 ”，一個(gè)獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國(guó)貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與 Excel 的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過(guò)鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的 “源區(qū)域 ”和 “目標(biāo)區(qū)域 ”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是 “100歐元 ”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國(guó)其他貨幣的比價(jià)一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的 顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊 Excel 工具欄上的 “歐元 ”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。 二十六、給表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎 我們知道， Excel 表格和 Word中的表格最大的不同就是 Excel是將填入表格中的所有內(nèi)容（包括靜態(tài)文本）都納入了數(shù)據(jù)庫(kù)的范疇之內(nèi)。我們可以利用 “函數(shù)查詢 ”，對(duì)目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行精確定位，就像網(wǎng)頁(yè)中的搜索引擎一樣。 比如在所示的表格中，從 A1 到 F7 的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績(jī)。而在 A8 到 A13 的單元格中我們則建立了一個(gè) “函數(shù)查詢 ”區(qū)域。我們的設(shè)想是，當(dāng)我們?cè)?“輸入 學(xué)生姓名 ”右邊的單元格，也就是 C8 格中輸入任何一個(gè)同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會(huì)自動(dòng)顯示出該學(xué)生的各科成績(jī)。具體實(shí)現(xiàn)的方法如下： 將光標(biāo)定位到 C9單元格中，然后單擊 “插入 ”之 “函數(shù) ”選項(xiàng)。在如圖 18彈出的窗口中，選擇 “VLOOKUP” 函數(shù)，點(diǎn) “確定 ”。在隨即彈出的 “函數(shù)參數(shù) ”窗口中我們?cè)O(shè)置 “Lookup_value”（指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值）為 “C8”（即搜索我們?cè)?C8 單元格中填入的人名）； “Table_array”（指數(shù)據(jù)搜索的范圍）為 “A2∶ B6”（即在所有學(xué)生的 “語(yǔ)文 ”成績(jī)中搜索）； “Col_vindex_num”（指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號(hào)）為 “2”（即數(shù)值在第 2列）； “Range_lookup”（指是否需要精確匹配）為 “FALSE”（表明不是。如果是，就為 “TURE”）。設(shè)定完畢按 “確定 ”。 此時(shí)回到表格，單擊 C9 單元格，我們看到 “fx”區(qū)域中顯示的命令行為 “=VLOOKUP（ C8， A2∶ B6， 2， FALSE） ”。復(fù)制該命令行，在 C C1 C1 C13 單元格中分別輸入： “=VLOOKUP（ C8， A2∶ C6， 3， FALSE） ”； “=VLOOKUP（ C8， A2∶ D6， 4， FALSE） ”； “=VLOOKUP（ C8， A2∶ E6， 5， FALSE） ”； “=VLOOKUP（ C8， A2∶ F6， 6，F(xiàn)ALSE） ”（其參數(shù)意義同 C9 中一樣，不再贅述）。 接下來(lái)，我們就來(lái)檢驗(yàn) “VLOOKUP”函數(shù)的功效。試著在 “C8”單元格中輸入某個(gè)學(xué)生名，比如 “趙耀 ”，回車之下我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動(dòng)顯示出該生的入學(xué)成績(jī)了。 二十七、 Excel 工作表大綱的建立 和 Word 的大綱視圖一樣， Excel 這個(gè)功能主要用于處理特別大的工作表時(shí)，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問(wèn)題。如果在一 張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點(diǎn)擊 “數(shù)據(jù) ”菜單的 “分類匯總 ”選項(xiàng)。并在彈出菜單的 “選定匯總項(xiàng) ”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。最后，如圖 19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎 ?當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話，單擊表格左側(cè)的 “+”按鈕即可。 二十八、插入 “圖示 ” 盡管有 14 大類 50多種 “圖表 ”樣式給 Excel 撐著腰，但對(duì)于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本 Excel 2020 中加入了 “圖示 ”的功能。雖然在 “插入 ”菜單的 “圖示 ”窗口中只有區(qū)區(qū) 6 種樣式，但對(duì)于說(shuō)明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了 “四兩撥千斤 ”的效果。比如要顯示數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以選擇 “組織結(jié)構(gòu)圖 ”；而要表達(dá)資金的流通過(guò)程則可以選擇 “循環(huán)圖 ”；當(dāng)然，要說(shuō)明各種數(shù)據(jù)的交叉重疊性可以選擇 “維恩圖 ”。你看，如圖 20 所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調(diào)出 “圖示 ”工具欄。隨心所欲地設(shè)置 “圖示樣式庫(kù) ”甚至還可以多添加幾個(gè)圓環(huán)。 二十九、熟悉 Excel 的 “從文本到語(yǔ)音 ” 這是 Excel 2020 中的一個(gè)搶眼的新功能。它就是讓 Office軟件不僅能寫、能算，還要能看 、能說(shuō)。盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機(jī)器朗讀，但微軟的 Office不論從語(yǔ)音的柔和度和語(yǔ)氣的抑揚(yáng)頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。 按照 Office的默認(rèn)安裝，你可能還不能在 Excel 的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了 “從文本到語(yǔ)音 ”的選項(xiàng)后，就可以在 Excel 的 “工具 ”菜單中看到 “語(yǔ)音 ”項(xiàng)目了。如圖 21 所示，打開(kāi)一個(gè)表格，隨便選擇其中的內(nèi)容，然后單擊 “從文本到語(yǔ)音 ”工具欄上的 “朗讀單元格 ”按鈕，此時(shí)一個(gè)帶有磁性的聲音就開(kāi)始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí)， Excel 的朗讀會(huì)自動(dòng)停頓 一會(huì)兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。 還有一點(diǎn)需要說(shuō)明的是，如果你想調(diào)整 Excel 2020 中語(yǔ)音朗讀的速度，可以在 “控制面板 ”中雙擊 “語(yǔ)音 ”圖標(biāo)，然后在 “文字到語(yǔ)音 ”卡片上調(diào)整即可 三十、 Excel 中 “攝影 ”功能的妙用 這個(gè)功能比較另類，似乎和計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、排序等等 “正統(tǒng) ”功能格格不入，因?yàn)樗淖饔镁谷皇?——“抓屏 ”!而且還不是像 “PrintScreen”按鈕那樣 “一把亂抓 ”，而是允許讓你通過(guò)鼠標(biāo)進(jìn)行選擇， “指哪抓哪 ”。 要找到這個(gè)功能還不太容易，我們點(diǎn) 擊 Excel“工具 ”菜單的 “自定義 ”選項(xiàng)。在 “命令 ”卡片的 “類別 ”中點(diǎn) “工具 ”，再在命令欄中找到 “攝影 ”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對(duì)表格中的某一部分 “照相 ”，只須先選擇它們（圖 23），然后按下 “攝影 ”按鈕，這時(shí)該選定區(qū)域就被 “拍 ”了下來(lái)。然后將鼠標(biāo)移動(dòng)到需要顯示 “照片 ”的地方（當(dāng)然，也可以是另一張表格），再次按下 “攝影 ”按鈕，這樣剛才被 “拍攝 ”的 “照片 ”就立即粘貼過(guò)來(lái)了。當(dāng)然，和 “照片 ”一同出現(xiàn)的還有 “圖片 ”工具欄。很顯然， Excel是將它作為一幅圖片來(lái)對(duì)待了，我們可隨意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、縮 放處理。 不過(guò)，請(qǐng)各位一定要注意：這可不是一般的照片 !你可以試著改動(dòng)原來(lái)被我們 “拍攝 ”下來(lái)的表格數(shù)據(jù)看看 ——刷新一下 “照片 ”，結(jié)果 “照片 ”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了 ! 三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用 也許我們會(huì)奇怪，為什么每次打開(kāi) Excel，軟件總是打開(kāi)了一個(gè)由 3 張空白表格組成的文件組呢 ?如果你是專業(yè)的會(huì)計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手，就一定會(huì)明白，由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單靠一張表格往往解決不了所有的問(wèn)題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng)才是以一當(dāng)十的制勝法寶。 比如我們首先制作 “Sheet1”為 “一班學(xué)生成績(jī)表 ”， “Sheet2”為 “二班學(xué)生成績(jī)表 ”，然后來(lái)到 “Sheet3”，想進(jìn)行“一班 ”和 “二班 ”各科成績(jī)的比較以及 “年級(jí)平均分 ”的計(jì)算。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在 Excel彈出的函數(shù)對(duì)話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的 “”按鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖 24 所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會(huì)出現(xiàn) “班學(xué)生成績(jī)表 !單元格 ”的字樣了。此后，不管我們?cè)谠磫卧裰羞M(jìn)行怎樣的修改，在 “Sheet3”的目標(biāo)位置都會(huì)適時(shí)進(jìn)行重新計(jì) 算。 三十二、 “馴服 ”Excel 2020的剪貼板窗口 Excel 2020 極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納 24個(gè)項(xiàng)目（而 Excel 2020 只能容納 12 個(gè)）。而且，這個(gè)剪貼板可以在任何 Office 應(yīng)用程序之間來(lái)回拷貝，所以對(duì)于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來(lái)說(shuō)，確實(shí)更加方便。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次 “復(fù)制 ”或 “剪切 ”命令時(shí)，剪貼板就會(huì)彈出來(lái)，和你爭(zhēng)奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在， “馴服 ”剪貼板的方法非常簡(jiǎn)單。 筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來(lái)，只須點(diǎn)擊剪貼板 菜單底部的 “選項(xiàng) ”，清除 “自動(dòng)顯示 Office剪貼板 ”復(fù)選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時(shí)彈出來(lái)，只須清除掉 “在任務(wù)欄上顯示Office 剪貼板的圖標(biāo) ”和 “復(fù)制時(shí)在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài) ”兩個(gè)復(fù)選框上的選擇。只保留 “收集而不顯示 Office 剪貼板 ”復(fù)選框前面的鉤即可。 當(dāng)然，在取消剪貼板自動(dòng)顯示功能之后，你還可以隨時(shí)恢復(fù)這個(gè)功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時(shí)迅速調(diào)出剪貼板。從菜單中選取 “工具 ”之 “自定義 ”選項(xiàng)，點(diǎn)擊彈出對(duì)話框下部的 “鍵盤 ”按鈕，在彈出對(duì)話框的 “類別 ”列表 中選取 “編輯 ”，然后，在對(duì)話框右上方的 “命令 ”列表中選取 “EditOfficeClipboard”； 將光標(biāo)置于 “請(qǐng)按新快捷鍵 ”對(duì)話框中，并按下 Alt+Shift+C（或者你喜歡的其他組合）， “關(guān)閉 ”對(duì)話框?，F(xiàn)在，我們只要一按下 Alt+Shift+C，Excel 2020 的剪貼板就會(huì)立刻出現(xiàn)在你面前了。 提示：此秘技也適用于 Word 20 PowerPint 2020。 三十三、利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處 Excel 2020 有一秘密武器 ——“公式審核 ”工具，它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來(lái)源和計(jì) 算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。 讓我們單擊 “工具 ”菜單的 “公式審核 ”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊 “顯示公式審核工具欄 ”。我們?nèi)匀唤栌?“給表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎 ”一招中的例子，用鼠標(biāo)選擇 C12 單元格。從圖 25中我們可以看到，該單元格中的結(jié)果是通過(guò)函數(shù) “=VLOOKUP（ C8,A2∶ C6,3,FALSE） ”得出的。因此，數(shù)據(jù)來(lái)源有 3 個(gè)： C A2 和 C6。所以，當(dāng)我們單擊 “公式審核 ”工具欄上的 “追蹤引用單元格 ”按鈕后， Excel 立刻用箭頭和藍(lán)點(diǎn)指明了這 3 個(gè)單元格的所在（圖 25）。當(dāng)然，如果我們表格中某個(gè)數(shù)據(jù)無(wú)效或語(yǔ)法不 當(dāng)?shù)脑?，也可以點(diǎn)擊 “公式審核 ”工具欄上的 “圈釋無(wú)效數(shù)據(jù) ”按鈕來(lái)讓 Excel 自動(dòng)幫我們檢查紕漏。 三十四、巧用 Excel 2020 的 “智能鼠標(biāo) ” 我們知道，滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的 “標(biāo)配 ”，但當(dāng)我們滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪上下翻頁(yè)時(shí)，你是否想過(guò)我們還可以利用它完成一些其他的功能呢 ? 點(diǎn)擊 Excel 2020“工具