【正文】 們可以用拖動(dòng)鼠標(biāo)的方法來(lái)選定，但是當(dāng)數(shù)據(jù)多于一頁(yè) 時(shí)，這樣操作會(huì)覺(jué)得不稱(chēng)手，這時(shí)你也許會(huì)用點(diǎn)擊表格左上角的小塊來(lái)選定，但這會(huì)有很多無(wú)用的表格也被選定，用 “Ctrl+Shift+8”可以選定需要的數(shù)據(jù)，這個(gè)組合鍵能根據(jù)選定單元格向四周延伸所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域（如下圖）。 1. 數(shù)據(jù)庫(kù)文件轉(zhuǎn)化為 Excel 文件： 運(yùn)行 Excel 程序，執(zhí)行 “文件 ”下的 “打開(kāi) ”命令，在查找范圍中找出存數(shù)據(jù)庫(kù)文件的文件夾，在文件類(lèi)型的列表框中選“dBase 文件（ *.dbf） ”，選中要打開(kāi)的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，單擊 “打開(kāi) ”。 四十一、 Excel 中快速互換兩列數(shù)據(jù) 在 Excel 中當(dāng)需要把兩列或兩行數(shù)據(jù)互換時(shí)，以前總是先把 A列的數(shù)據(jù)復(fù)制到 C 列，把 B 列的數(shù)據(jù)移動(dòng)到 A 列，然后再把 C 列中的數(shù)據(jù)移動(dòng)到 B 列，來(lái)實(shí)現(xiàn)兩列數(shù)據(jù)的互換。單擊 “確定 ”按鈕。選中該單元格，并在 “編輯 ”菜單上單擊 “復(fù)制 ”命令。 1．一次轉(zhuǎn)換一個(gè)單元格 在 “工具 ”菜單上，單擊 “選項(xiàng) ”，再單擊 “錯(cuò)誤檢查 ”選項(xiàng)卡（一定要確保選中了 “允許后臺(tái)錯(cuò)誤檢查 ”和 “數(shù)字以文本形式存儲(chǔ) ”復(fù)選框）。如果繼續(xù)選定 D1（假設(shè) D1 的值為 6），并按 “F9”鍵， Excel 會(huì)將公式轉(zhuǎn)換為 (A1*B1+C1)/6。 三十九、只計(jì)算 Excel公式的一部分 在 Excel 中當(dāng)我們調(diào)試一個(gè)復(fù)雜的公式時(shí)可能需要知道公式某一部分的值，可以用以下的辦法來(lái)獲得：雙擊含有公式的單元格，選定公式中需要獲得值的那部分公式，按 “F9”鍵， Excel 就會(huì)將被選定的部分替換成計(jì)算的結(jié)果，按“Ctrl+Z”可以恢復(fù)剛才的替換。 2．自定義排序 例如數(shù)據(jù)當(dāng)中有 “局長(zhǎng) ”、 “處長(zhǎng) ”、 “科長(zhǎng) ”、 “科員 ”并按當(dāng)前順序排序時(shí)， Excel的現(xiàn)有排序功能就無(wú)法直接實(shí)現(xiàn)了。有一個(gè)方法可避免上述的繁瑣步驟：通過(guò)雙擊格式刷，可以將選定格式復(fù)制到多個(gè)位置。其實(shí)， Excel 提供了一個(gè)非常實(shí)用的功能，可以方便地實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單函數(shù)的運(yùn)算，只是它被大多數(shù)人忽略了，讓我們來(lái)找找看。這時(shí)， “監(jiān)視窗口 ”的列表中就出現(xiàn)了被 Excel監(jiān)視的單元格及其公式了。 三十五、 Excel 2020“監(jiān)視 ”窗口的應(yīng)用 如果你創(chuàng)建了一個(gè)較大的電子表格，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數(shù)據(jù)時(shí)， Excel 中的 “監(jiān)視窗口 ”可以為你提供很大的幫助。當(dāng)然，如果我們表格中某個(gè)數(shù)據(jù)無(wú)效或語(yǔ)法不 當(dāng)?shù)脑?huà)，也可以點(diǎn)擊 “公式審核 ”工具欄上的 “圈釋無(wú)效數(shù)據(jù) ”按鈕來(lái)讓 Excel 自動(dòng)幫我們檢查紕漏。我們?nèi)匀唤栌?“給表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎 ”一招中的例子，用鼠標(biāo)選擇 C12 單元格。現(xiàn)在，我們只要一按下 Alt+Shift+C，Excel 2020 的剪貼板就會(huì)立刻出現(xiàn)在你面前了。只保留 “收集而不顯示 Office 剪貼板 ”復(fù)選框前面的鉤即可。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次 “復(fù)制 ”或 “剪切 ”命令時(shí)，剪貼板就會(huì)彈出來(lái)，和你爭(zhēng)奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。你看，如圖 24 所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會(huì)出現(xiàn) “班學(xué)生成績(jī)表 !單元格 ”的字樣了。 不過(guò)，請(qǐng)各位一定要注意：這可不是一般的照片 !你可以試著改動(dòng)原來(lái)被我們 “拍攝 ”下來(lái)的表格數(shù)據(jù)看看 ——刷新一下 “照片 ”，結(jié)果 “照片 ”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了 ! 三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用 也許我們會(huì)奇怪，為什么每次打開(kāi) Excel，軟件總是打開(kāi)了一個(gè)由 3 張空白表格組成的文件組呢 ?如果你是專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手，就一定會(huì)明白，由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單靠一張表格往往解決不了所有的問(wèn)題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng)才是以一當(dāng)十的制勝法寶。如果我們想要對(duì)表格中的某一部分 “照相 ”，只須先選擇它們（圖 23），然后按下 “攝影 ”按鈕，這時(shí)該選定區(qū)域就被 “拍 ”了下來(lái)。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí)， Excel 的朗讀會(huì)自動(dòng)停頓 一會(huì)兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。它就是讓 Office軟件不僅能寫(xiě)、能算，還要能看 、能說(shuō)。你看，如圖 20 所示的維恩圖多么漂亮。 二十八、插入 “圖示 ” 盡管有 14 大類(lèi) 50多種 “圖表 ”樣式給 Excel 撐著腰，但對(duì)于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。 二十七、 Excel 工作表大綱的建立 和 Word 的大綱視圖一樣， Excel 這個(gè)功能主要用于處理特別大的工作表時(shí)，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問(wèn)題。 此時(shí)回到表格，單擊 C9 單元格，我們看到 “fx”區(qū)域中顯示的命令行為 “=VLOOKUP（ C8， A2∶ B6， 2， FALSE） ”。在如圖 18彈出的窗口中，選擇 “VLOOKUP” 函數(shù)，點(diǎn) “確定 ”。 比如在所示的表格中，從 A1 到 F7 的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績(jī)。所示的就是 “100歐元 ”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國(guó)其他貨幣的比價(jià)一覽表。如果你在安裝 Excel 2020 時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在 “工具 ”菜單中找到它。 二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù) 有時(shí)候，我們可能對(duì)某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。 比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將 “E 列 ”作為直方圖中 “預(yù)算內(nèi) ”月份的顯示區(qū)，將 “G 列 ”則作為直方圖中 “超預(yù)算 ”的顯示區(qū)。REPT（ ″″） 8LEN（ A4） /2） ”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在 A5 單元格數(shù)字的頂頭加上 “$”符號(hào)的話(huà)，那就改為： “=（ TEXT（ A5,″$,″（ amp。 比如，我們要在中 A2 單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用 “”號(hào)填充至 16 位，就只須將公式改為 “=（ A2amp。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫(xiě)一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。 二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞 將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問(wèn)題。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話(huà)，則要使用 “=LEFT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)） ”函數(shù)了。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦?A1單元格中輸入小寫(xiě)的 “excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入 “=UPPER（ A1） ”，回車(chē)后得到的結(jié)果將會(huì)是 “EXCEL”。不要以為 Excel中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫(xiě)進(jìn)表格中的內(nèi)容， Excel都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。 但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此，在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。神奇吧 ?其實(shí)，在 Excel 的 “數(shù)據(jù)有效性 ”判斷中，還有許多特殊類(lèi)型的數(shù)據(jù)格式可選，比如 “文本類(lèi)型 ”啊， “序列大小 ”啊， “時(shí)間遠(yuǎn)近 ”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，讓你的 Excel 展示出與眾不同的光彩呢。然后在 “數(shù)據(jù) ”下拉菜單中選擇 “等于 ”，且 “長(zhǎng)度 ”為 “4”。 十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度 你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù) 的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候， Excel 就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊 !要實(shí)現(xiàn)這一功能，對(duì) Excel來(lái)說(shuō)，也并不難。 單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫(huà)上邊框。重復(fù)前述操作，添加其它 “監(jiān)視點(diǎn) ”。 執(zhí) 行 “插入 → 函數(shù) ”命令，打開(kāi) “插入函數(shù) ”對(duì)話(huà)框，在 “搜索函數(shù) ”下面的方框中輸入要求（如 “計(jì)數(shù) ”），然后單擊 “轉(zhuǎn)到 ”按鈕，系統(tǒng)即刻將與 “計(jì)數(shù) ”有關(guān)的函數(shù)挑選出來(lái)，并顯示在 “選擇函數(shù) ”下面的列表框中。 A1至 G3 單元格區(qū)域，點(diǎn)擊 “常用 ”工具欄上的 “格式刷 ”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自 A4 拖拉至 G186單元格區(qū)域，為所有的成績(jī)條添加邊框。 Sheet2 工作表中，選中 A1單元格，輸 入公式： =IF（ MOD（ ROW（）， 3） =0， ″″， IF（ 0MOD?ROW（）， 3（ =1， sheet1！ A$2， INDEX（ sheet1！ $A： $G， INT（（（ ROW（） +4） /3） +1）， COLUMN（））））。故須進(jìn)行第3 步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的 “值 ”。 D1 單元格，用 “填充柄 ”將上述公式復(fù)制到 D 列下面的單元格中， B、 C、 D 列的內(nèi)容即被合并到 E列對(duì)應(yīng)的單元格中?！本湍軐⑺愣ǎù颂幖俣▽?B、C、 D列合并到一列中）。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區(qū)域）下面就沒(méi)有襯圖片了（其實(shí)，是圖片被 “白色 ”遮蓋了）。 以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來(lái)完成一些特定的運(yùn)算。 “工具 → 自動(dòng)更正 ”命令，打開(kāi) “自動(dòng)更正 ”對(duì)話(huà)框。 提示：在 “保護(hù) ”標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除 “鎖定 ”前面復(fù)選框中的 “∨ ”號(hào)，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數(shù)據(jù)。 （區(qū)域），執(zhí)行 “格式 → 單元格 ”命令，打開(kāi) “單元格格式 ”對(duì)話(huà)框，在 “數(shù)字 ”標(biāo)簽的 “分類(lèi) ”下面選中 “自定義 ”選項(xiàng)，然后在右邊 “類(lèi)型 ”下面的方框中輸入 “；；； ”（三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào)）。 六、讓數(shù)據(jù)按需排序 如果你要將員工按其所在的部門(mén)進(jìn)行排序，這些部門(mén)名稱(chēng)既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫(huà)順序，怎么辦 ?可采用自定義序列來(lái)排序。 ，用鼠標(biāo)在不需要打印的行（或列）標(biāo)上拖拉，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單 中，選 “隱藏 ”選項(xiàng)，將不需要打印的行（或列）隱藏起來(lái)。 ，在隨后彈出的快捷菜單中，選 “指定宏 ”選項(xiàng)，打開(kāi) “指定宏 ”對(duì)話(huà)框，選中相應(yīng)的宏（如fuhao1 等），確定退出。 仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入 “宏 ”。 看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中 “大于或等于 ”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值 “2020”。 “常用文檔 ”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開(kāi) “常用文檔 ”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。 重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱(chēng)。 ，選 “自定義 ”選項(xiàng)，打開(kāi) “自定義 ”對(duì)話(huà)框。 C 列任意單元格（如 C4），單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的 “企業(yè) 類(lèi)別 ”填入單元格中。 A 列（ “工業(yè)企業(yè) ”名稱(chēng)所在列），在 “名稱(chēng) ”欄內(nèi)，輸入 “工業(yè)企業(yè) ”字符后，按 “回車(chē) ”鍵進(jìn)行確認(rèn)。 Sheet2 中，將企業(yè)名稱(chēng)按類(lèi)別（如 “工業(yè)企業(yè) ”、 “商業(yè)企業(yè) ”、 “個(gè)體企業(yè) ”等）分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱(chēng)數(shù)據(jù)庫(kù)。 再選中需要輸入企業(yè)名稱(chēng)的列（如 D列），再打開(kāi) “數(shù)據(jù)有效性 ”對(duì)話(huà)框，選中 “序列 ”選項(xiàng)后，在 “來(lái)源 ”方框中輸入公式： =INDIRECT（ C1），確定退出。 二、建立 “常用文檔 ”新菜單 在菜單欄上新建一個(gè) “常用文檔 ”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。 “類(lèi)別 ”下面任選一項(xiàng)（如 “插入 ”選項(xiàng)），在右邊 “命令 ”下面任選一項(xiàng)（如 “超鏈接 ”選項(xiàng)），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名（如 “工資表 ”等），建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱(chēng)。 重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來(lái)。 “工資表 ”工作簿，選中 “工資總額 ”所在列，執(zhí)行 “格式 → 條件格式 ”命令，打開(kāi) “條件格式 ”對(duì)話(huà)框。 ，按下 “確定 ”按鈕。選中 “錄制宏 ”工具欄上的 “相對(duì)引用 ”按鈕，然后將需要的特殊符號(hào)輸 入到某個(gè)單元格中，再單擊 “錄制宏 ”工具欄上的 “停止 ”按