【文章內(nèi)容簡介】 十六、為單元格快速畫邊框 在 Excel 2020 以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩， Excel 2020對此功能進行了全新的拓展。 單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按 鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。 單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。 提示：①如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的 斜線。 十七、控制特定單元格輸入文本的長度 你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候， Excel 就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊 !要實現(xiàn)這一功能，對 Excel來說，也并不難。 例如我們將光標(biāo)定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下 拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“ 4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法 !”和“請輸入四位數(shù)年份。”字樣。 很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時， Excel 就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧 ?其實，在 Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠(yuǎn)近”啊，如你有 興趣，何不自作主張，自己設(shè)計一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的 Excel展示出與眾不同的光彩呢。 十八、成組填充多張表格的固定單元格 我們知道每次打開 Excel，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出 Excel 除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。 那么如何對表格進行成組編輯呢 ?首先我們單擊第一個工作表的標(biāo)簽名“ Sheet1”，然后按住 Shift 鍵，單擊最后一張 表格的標(biāo)簽名“ Sheet3” (如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住 Ctrl鍵進行點選 )。此時，我們看到 Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。 但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢 ?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。 這時， Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。 十九、改變文本的大小寫 在 Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為 Excel 中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進表格中的內(nèi)容， Excel 都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。 在 Excel 2020 中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“ =UPPER(源數(shù)據(jù)格 )”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“ =LOWER(源數(shù)據(jù)格 )”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“ =PROPER(源數(shù)據(jù)格 )”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的 A1 單元格中輸入小寫的“ excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“ =UPPER(A1)”，回車后得到的結(jié)果將會是“ EXCEL”。同樣，如果我們在 A3 單元格中輸入“ ”，然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“ =PROPER(A3)”，那么我們得到的結(jié)果就將是“ ”了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。 如果我們想快速從 A4 單元格中提取稱謂的話，最好使用“ =RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù) )”函數(shù)，它表示“從 A4 單元格最右側(cè)的字符開始提取 2 個字符”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“ =LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù) )”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5 單元格中提取“武漢 ”兩個字時，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“ =MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在 A5 單元格中提取第 4 個字符后的兩個字符，也就是第 4 和第 5 兩個字。 二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞 將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復(fù)雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“ th”后綴，但大凡是以“ 1”、“ 2”、“ 3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“ st”、“ nd”和“ rd”結(jié)尾的。而且，“ 11”、“ 12”、“ 13”這 3 個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“ th”結(jié)尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復(fù) 雜。其實，只要我們理清思路 ， 找準(zhǔn) 函數(shù) ，只 須 編寫 一個 公式 ，就 可 輕松 轉(zhuǎn)換 了。 不信 ， 請看 ：“ =A2amp。IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}), ″th″ ,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″ st″ ,″ nd″ ,″ rd″ ),″th″ ))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“ 11”、“ 12”、“ 13”結(jié)尾的，則加上“ th”后綴；②如果第 1 原則無效，則檢查最后一個數(shù)字，以“ 1”結(jié)尾使用“ st”、以“ 2”結(jié)尾使用 “ nd”、以“ 3”結(jié)尾使用“ rd”；③如果第 2 原則都無效，那么就用“ th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。 二十二、用特殊符號補齊位數(shù) 和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“ $”之類的符號。其實，在 Excel 中也有類似的輸入方法，那就是“ REPT”函數(shù)。它的基本格式是“ =REPT(“特殊符號”，填充位數(shù) )”。 比如，我們要在中 A2 單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“ ”號填充至 16 位，就只須將公式 改為“ =(A2amp。REPT(″ ″ ,16LEN(A2)))”即可；如果我們要將 A3 單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“ ”