【文章內(nèi)容簡介】 部門職能 ........................................................................................................ 30 作業(yè)程序 ........................................................................................................ 30 KSERP/K6業(yè)務(wù)流程規(guī)劃指導(dǎo)書 科思 KSERP系統(tǒng)實施指導(dǎo)系列文件 廣州市科思電腦系統(tǒng)有限公司 第 5 頁 共 30 頁 KSERP/K6 業(yè)務(wù)流程規(guī)劃指導(dǎo)書 第一章 企業(yè)業(yè)務(wù)流程概述 ERP 就是關(guān)于流程與數(shù)據(jù)的系統(tǒng)， ERP 系統(tǒng)就是用計算機程序?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。KSERP 的整套系統(tǒng)都是為實現(xiàn)中小企業(yè)的業(yè)務(wù)流程而設(shè)計，為達到企業(yè)的經(jīng)營目的而設(shè)計。 管理的首要任務(wù)就是業(yè)務(wù)溝通，企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)溝通不良或不通暢，管理成效勢必遜色。 業(yè)務(wù)的溝通，在 KSERP 中是通過單證、單據(jù)的執(zhí)行過程來實現(xiàn)的，業(yè)務(wù)溝通的方式可有兩種：即審核流程的溝通和無審核流程的溝通，是否需要審核，依據(jù)該業(yè)務(wù)的重要性、對后續(xù)業(yè) 務(wù)影響的程度由企業(yè)決定。 企業(yè)中經(jīng)常發(fā)生例行公事，為了提高效率，一般都會訂立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，明確管理、決策的業(yè)務(wù)過程，人人依照既定的游戲規(guī)則做事，不會有所爭議。在傳統(tǒng)的工作中，就是通過電話、聯(lián)絡(luò)單、會簽單、單據(jù)簽名等方法實現(xiàn)，電話的缺點是不能留下記錄，聯(lián)絡(luò)單的缺點就是速度慢，要經(jīng)過空間的運動，而且歸集、存檔、查閱都是低效率的，但是，它畢竟完成一種業(yè)務(wù)流程的規(guī)則，使企業(yè)能有條不紊的運作。這些手工的做法，企業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)、干部、員工似乎沒有一點疑義，運作的很正常、很習(xí)慣，可是當(dāng)進入 ERP 管理，進入 KSERP 系統(tǒng)中實 現(xiàn)很類似的這種業(yè)務(wù)流程管理時，往往企業(yè)就很難適應(yīng)，甚至不知所措，或者認為很難執(zhí)行，其原因就是，人工審核流程帶有很多的不規(guī)范性，隨意性與靈活性，而在 ERP 中，這種業(yè)務(wù)流程比較規(guī)范，流程更加嚴密，控制更加科學(xué)，因此，和傳統(tǒng)做法發(fā)生很大的沖突。 正因為如此，筆者認為詳細的描述在 ERP 環(huán)境下，如何妥善、科學(xué)的實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程是重要的。并著重以 KSERP 為實例來講述，中小企業(yè)如何設(shè)計自己的業(yè)務(wù)流程。 一、企業(yè)的經(jīng)營過程 企業(yè)的經(jīng)營過程是由一系列相關(guān)任務(wù)組成，這些任務(wù)按照企業(yè)的管理規(guī)章和業(yè)務(wù)流程順序執(zhí)行或并行執(zhí)行，最終完 成企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)，如提供一種產(chǎn)品和服務(wù)。 根據(jù)不同的需求，經(jīng)營過程可以分為銷售過程、采購過程、庫存過程、生產(chǎn)過程、結(jié)算過程、產(chǎn)品發(fā)運過程等。 一個經(jīng)營過程是為了實現(xiàn)企業(yè)某個經(jīng)營目標(biāo)的一個過程，它在部分或者全部組織機構(gòu)和人員的參與下，利用企業(yè)資源（包括所需的物料、貨品、倉庫、資金、客戶、供應(yīng)商、單據(jù)、信息、數(shù)據(jù)、設(shè)備、軟件等等），按照預(yù)先確定的規(guī)則，在參與者和組織機構(gòu)之間進行文檔、信息、任務(wù)的傳遞、處理、審核、統(tǒng)計，從而實現(xiàn)預(yù)定的經(jīng)營目標(biāo)。 對企業(yè)整個業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化管理，降低成本 ,提高效率 ,精益生產(chǎn)與效益， 進行事先計劃 ,事中控制 ,事后追蹤?？扑?KSERP 在電腦化管理的基礎(chǔ)上 ,用新的管理模式和業(yè)務(wù)流程改造企業(yè)原有的管理模式與業(yè)務(wù)流程 ,是對企業(yè)所有的資源與活動進行優(yōu)化配置與效率管理。 KSERP/K6業(yè)務(wù)流程規(guī)劃指導(dǎo)書 科思 KSERP系統(tǒng)實施指導(dǎo)系列文件 廣州市科思電腦系統(tǒng)有限公司 第 6 頁 共 30 頁 二、業(yè)務(wù)流程規(guī)劃 業(yè)務(wù)流程的定義 業(yè)務(wù)流程就是按照一定的商業(yè)規(guī)則、業(yè)務(wù)關(guān)系及其先后順序，依照規(guī)定的審批程序，逐一實現(xiàn)經(jīng)營過程的每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的執(zhí)行過程，業(yè)務(wù)流程一般都是跨部門、跨專業(yè)、跨時間的業(yè)務(wù)執(zhí)行過程。 業(yè)務(wù)流程規(guī)劃 業(yè)務(wù)流程的規(guī)劃，就是確定商業(yè)規(guī)則，確定業(yè)務(wù)關(guān)系，明確業(yè)務(wù)的目的、流經(jīng)的部門、流程要經(jīng)過哪些單據(jù)、單據(jù)有 哪些執(zhí)行過程，哪些環(huán)節(jié)需要審核，誰審核等。并且要回答： ? 這個業(yè)務(wù)執(zhí)行過程要做什么？即其目的或想達到的目標(biāo)是什么？ ? 這個業(yè)務(wù)執(zhí)行過程是如何完成的，有哪些任務(wù)并經(jīng)過哪些步驟完成？ ? 這個業(yè)務(wù)執(zhí)行過程有誰參與完成，有哪些部門參與？ ? 這個業(yè)務(wù)執(zhí)行過程用了哪些方式或手段來完成？ 業(yè)務(wù)流程規(guī)劃圖示： 業(yè)務(wù)流程審核規(guī)劃需 審核 單據(jù)設(shè)定審核權(quán)限 設(shè)定審核 流程 維護未 審核 單據(jù)狀態(tài)已 審核 單據(jù)報表簽核代理人審核 人員若因公出差或因故請假時，應(yīng)指定職務(wù)代理人代行其職，以免延誤企業(yè)正常運作的業(yè)務(wù)流程。代理人的設(shè)定有一定的代理起訖時間，以及依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同而需指定不同的代理人。? 審核 代理人設(shè)定? 取消 審核 代理人 機制? 代理 審核機制設(shè)計業(yè)務(wù)流程審核規(guī)劃需 審核 單據(jù)設(shè)定審核權(quán)限 設(shè)定審核 流程 維護未 審核 單據(jù)狀態(tài)已 審核 單據(jù)報表簽核代理人審核 人員若因公出差或因故請假時，應(yīng)指定職務(wù)代理人代行其職，以免延誤企業(yè)正常運作的業(yè)務(wù)流程。代理人的設(shè)定有一定的代理起訖時間，以及依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同而需指定不同的代理人。審核 代理人設(shè)定取消 審核 代理人 機制代理 審核機制設(shè)計 KSERP/K6業(yè)務(wù)流程規(guī)劃指導(dǎo)書 科思 KSERP系統(tǒng)實施指導(dǎo)系列文件 廣州市科思電腦系統(tǒng)有限公司 第 7 頁 共 30 頁 第二章 業(yè)務(wù)流程規(guī)劃 一、 KSERP 的業(yè)務(wù)總流程 領(lǐng)料單采購訂單銷售訂單BOM 單驗收單生產(chǎn)計劃用料計劃進 倉 單組裝調(diào)拔拆卸賒款采購現(xiàn)款采購?fù)素泦呜?務(wù) 系 統(tǒng)銷 售 發(fā) 貨普通銷售分期發(fā)出商委托銷售銷售發(fā)票賒銷現(xiàn)銷銷售收款退貨單普通銷售分期發(fā)出商委托銷售生產(chǎn)任務(wù)單退貨發(fā)票退貨發(fā)票采 購收貨單采 購分攤單暫 估入倉單采購發(fā)票生產(chǎn)成本單其它發(fā)貨其它收貨退料單出倉單采購付款領(lǐng)料單采購訂單銷售訂單單驗收單生產(chǎn)計劃用料計劃進 倉 單組裝調(diào)拔拆卸賒款采購現(xiàn)款采購?fù)素泦呜?務(wù) 系 統(tǒng)銷 售 發(fā) 貨普通銷售分期發(fā)出商委托銷售銷售發(fā)票賒銷現(xiàn)銷銷售收款退貨單普通銷售分期發(fā)出商委托銷售生產(chǎn)任務(wù)單退貨發(fā)票退貨發(fā)票采 購收貨單采 購分攤單暫 估入倉單采購發(fā)票生產(chǎn)成本單其它發(fā)貨其它收貨退料單出倉單采購付款 二、 KSERP 的資金流總流程 KSERP/K6業(yè)務(wù)流程規(guī)劃指導(dǎo)書 科思 KSERP系統(tǒng)實施指導(dǎo)系列文件 廣州市科思電腦系統(tǒng)有限公司 第 8 頁 共 30 頁 三、 KSERP業(yè)務(wù)流程規(guī)劃的步驟 KSERP 的業(yè)務(wù)流程通過設(shè)定單據(jù)核準(zhǔn)機制、單據(jù)的操作、單據(jù)的審核、單據(jù)的執(zhí)行過程來實現(xiàn)的，具有一整套科學(xué)的業(yè)務(wù)流程控制和完善的業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)方法： 確定各部門的職責(zé)； 確定公司的業(yè)務(wù)流程； 確定各系統(tǒng)必須錄入的單據(jù)； 確定各部們負責(zé)的單據(jù)，確定每個單據(jù)的負責(zé)人； 確定單據(jù)的下級單據(jù)，從而確定單據(jù)數(shù)據(jù)來源及流向； 確定哪些單據(jù)需要打印，打印的份數(shù)，要分發(fā)的人員或部門； 確定哪些單據(jù)必須審核，審核人，審核時間； 確定當(dāng)審核人外出時，如何進行代理審核的程序； 確定需要定期打印的報表，打印的 份數(shù)，分發(fā)的人員；比如哪些每日打印一份，哪些按周打印，哪些按月打印等； 確定月結(jié)日期，月結(jié)前各部門如何核查、如何檢查數(shù)據(jù)； 采購訂單采購訂單采購收貨單采購收貨單外協(xié)發(fā)料外協(xié)發(fā)料采購計劃采購計劃銷售訂單銷售訂單出倉庫出倉庫采購發(fā)票采購發(fā)票銷售發(fā)票銷售發(fā)票材料核算材料核算應(yīng)收款應(yīng)收款暫估入庫暫估入庫現(xiàn)金流量現(xiàn)金流量財務(wù)分析財務(wù)分析期末結(jié)賬期末結(jié)賬費用憑證費用憑證財務(wù)報表財務(wù)報表應(yīng)付帳款應(yīng)付帳款應(yīng)收帳款應(yīng)收帳款產(chǎn)品成本產(chǎn)品成本生產(chǎn)任務(wù)單生產(chǎn)任務(wù)單生產(chǎn)計劃生產(chǎn)計劃BOMBOM生產(chǎn)領(lǐng)料生產(chǎn)領(lǐng)料訂單評審驗收入倉單驗收入倉單 人工費人工費組裝計劃組裝計劃成本 BOM成本 BOM標(biāo)準(zhǔn)成本標(biāo)準(zhǔn)成本資金流控制入倉單入倉單銷售發(fā)貨單銷售發(fā)貨單銷售收款銷售收款客戶檔案客戶檔案財務(wù)總帳財務(wù)總帳采購付款采購付款退貨單退貨單費用分攤單費用分攤單退貨單退貨單應(yīng)付款應(yīng)付款生成憑證生成憑證月結(jié)月結(jié) 期末調(diào)價期末調(diào)價 KSERP/K6業(yè)務(wù)流程規(guī)劃指導(dǎo)書 科思 KSERP系統(tǒng)實施指導(dǎo)系列文件 廣州市科思電腦系統(tǒng)有限公司 第 9 頁 共 30 頁 業(yè)務(wù)流程規(guī)劃步驟圖示 結(jié)算業(yè)務(wù)下級單據(jù)調(diào)用E2pro 業(yè)務(wù)流程規(guī)劃E2 單據(jù)監(jiān)控管理執(zhí)行部門/角色使用主管業(yè)務(wù)流過程定義單據(jù)作廢相關(guān)報表工作流上級單據(jù)單據(jù)審核業(yè)務(wù)流程完成評估確定結(jié)算業(yè)務(wù)流程確定下級單據(jù)調(diào)用業(yè)務(wù)流程規(guī)劃確定單據(jù)責(zé)任人確定部門職責(zé)審核規(guī)劃確定需打印的單據(jù)確定需定期打印的報表確定單據(jù)打印份數(shù)確定單據(jù)審核人評估需 審核的單據(jù)設(shè)定 審核人權(quán)限設(shè)定帳套設(shè)定 權(quán)限設(shè)定確定人工輔助單據(jù)結(jié)算業(yè)務(wù)下級單據(jù)調(diào)用業(yè)務(wù)流程規(guī)劃單據(jù)過程定義評估確定結(jié)算業(yè)務(wù)流程確定下級單據(jù)調(diào)用業(yè)務(wù)流程規(guī)劃確定單據(jù)責(zé)任人審核規(guī)劃確定單據(jù)審核人評估需 審核的單據(jù)設(shè)定 審核人權(quán)限設(shè)定帳套設(shè)定 權(quán)限設(shè)定確定人工輔助單據(jù) EMBED | 結(jié)算業(yè)務(wù) 下級單據(jù) 調(diào)用 E2pro 業(yè)務(wù)流程規(guī)劃 E2 單據(jù) 監(jiān)控管理 執(zhí)行 部門 / 角色 使用 主管 業(yè)務(wù)流 過程定義 單據(jù)作廢 相關(guān)報表 工作流 上級單據(jù) 單據(jù)審核 業(yè)務(wù)流程完成 評估 確定結(jié)算業(yè)務(wù)流程 確定 下級單據(jù) 調(diào)用業(yè)務(wù)流程規(guī)劃確定單據(jù) 責(zé)任人 監(jiān)控管理執(zhí)行確定部門 職責(zé) 主管業(yè)務(wù)流審核規(guī)劃 確定需打 印的單據(jù) 確定需定期 打印的報表 工作流確定單據(jù) 打印份數(shù) 確定單據(jù) 審核人 業(yè)務(wù)流程完成評估需 審核的單據(jù)設(shè)定 審核人權(quán)限設(shè)定 帳套設(shè)定 權(quán)限設(shè)定 確定人工 輔 助單據(jù) 結(jié)算業(yè)務(wù)下級單據(jù)調(diào)用業(yè)務(wù)流程規(guī)劃單據(jù)監(jiān)控管理執(zhí)行部門 角色使用主管業(yè)務(wù)流過程定義單據(jù)作廢相關(guān)報表工作流上級單據(jù)單據(jù)審核業(yè)務(wù)流程完成評估確定結(jié)算業(yè)務(wù)流程確定下級單據(jù)調(diào)用KSERPKSERP 業(yè)務(wù)流程規(guī)劃確定單據(jù)責(zé)任人監(jiān)控管理執(zhí)行確定部門職責(zé)主管業(yè)務(wù)流審核規(guī)劃確定需打印的單據(jù)確定需定期打印的報表工作流確定單據(jù)打印份 數(shù)確定單據(jù)審核人業(yè)務(wù)流程完成評估需 審核的單據(jù)設(shè)定 審核人權(quán)限設(shè)定帳套設(shè)定 權(quán)限設(shè)定確定人工輔助單據(jù)} KSERP/K6業(yè)務(wù)流程規(guī)劃指導(dǎo)書 科思 KSERP系統(tǒng)實施指導(dǎo)系列文件 廣州市科思電腦系統(tǒng)有限公司 第 10 頁 共 30 頁 第三章 采購業(yè)務(wù)流程 一、采購業(yè)務(wù)流程綜述 二、采購訂單流程（一） 目的 為使公司采購作業(yè)有所依循，貨品有所控制，達到提供適質(zhì)、適量貨品采購職能，確保公司采購產(chǎn)品均能符合