【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ６．３對(duì)客戶來(lái)信（對(duì)帳單／裝運(yùn)貨物的投訴，勞務(wù)問(wèn)題等等）必須予以及時(shí)的調(diào)查和解決。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｆ－３，Ｆ４ ２．６．４沖銷(xiāo)客戶應(yīng)收帳款應(yīng)按照各事業(yè)總部／集團(tuán)和融資部門(mén)的政策備有充分的文件證明并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｆ－３，Ｆ－４ Ｆ－ｌ實(shí)施的收帳政策和程序可能不健全或不一致，結(jié)果可能導(dǎo)致收帳工作不恰當(dāng)、無(wú)效率。 Ｆ－２由于不健全的收帳工 作，拖欠帳款可能不得不核銷(xiāo)。 Ｆ－３可能無(wú)法及時(shí)查明和糾正現(xiàn)金收入的挪用或盜用。 Ｆ－３可能無(wú)法及時(shí)查明和糾正現(xiàn)金收入的挪用或盜用。 Ｆ－４客戶的不滿可能導(dǎo)致喪失客戶。 ２．７現(xiàn)金收人 ２．７．１所有現(xiàn)金收入，一經(jīng)收訖，必須立刻嚴(yán)格背書(shū)（劃線）和妥善保管。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｇ．ｌ ２．７．２現(xiàn)金收入必須每日登記日記帳并存入銀行，或按良好業(yè)務(wù)慣例規(guī)定辦理?，F(xiàn)金收入日記帳必須與銀行報(bào)表核對(duì)，并按月記入總帳。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｇ－２，Ｇ－３ ２．７．３如良好業(yè)務(wù)慣例允許，控制和負(fù)責(zé)支票／現(xiàn)金的收取和存入 銀行的人員，不得兼任以下責(zé)任： ａ．記錄應(yīng)收款明細(xì)帳； ｂ記錄總分類(lèi)帳； Ｃ．收回拖欠應(yīng)收款； ｄ．批準(zhǔn)核銷(xiāo)壞帳； ｅ．批準(zhǔn)貸記通知，折扣，折讓或客戶退貨； ｆ．準(zhǔn)備帳單文件 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｇ－１，Ｇ－２ ２．７．４應(yīng)鼓勵(lì)客戶將付款直接匯至上鎖信箱（如果可行的話）或摩托羅拉在銀行開(kāi)立的存款帳戶。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｇ－ｌ，Ｇ－３ ２．７．５所有客戶匯款必須立即記入應(yīng)收款明細(xì)帳和具體的客戶帳目。未確認(rèn)的匯款必須立即調(diào)查和解決。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｇ－２，Ｇ－４，Ｇ－５，Ｇ－６ ２．７．６必須制定客戶匯款月 截止程序。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｇ－５，Ｇ－６ ２．７．７必須對(duì)客戶的雜項(xiàng)匯款收入制定健全的控制程序。這些程序必須由有關(guān)財(cái)務(wù)管理部門(mén)批準(zhǔn)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｇ－ｌ，Ｇ－２ Ｇ－１現(xiàn)金收入可能丟失及或被盜用。 Ｇ－２丟失的，錯(cuò)記的及或被盜用的現(xiàn)金收入可能無(wú)法及時(shí)查明和糾正。 Ｇ－３現(xiàn)金流動(dòng)可能達(dá)不到最大限度。 Ｇ－２丟失的，錯(cuò)記的及或被盜用的現(xiàn)金收入可能無(wú)法及時(shí)查明和糾正。 Ｇ－３現(xiàn)金流動(dòng)可能達(dá)不到最大限度。 Ｇ－４由于客戶應(yīng)收帳款不準(zhǔn)確，收帳工作的效率可能不佳。 Ｇ－５應(yīng)收帳款內(nèi)部管理報(bào)告所列入的應(yīng)收帳 款余額及或應(yīng)收款帳齡分析可能不準(zhǔn)確。 Ｇ－６財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)報(bào)表可能錯(cuò)報(bào)。 ３．０采購(gòu)周期 采購(gòu)周期包括如下職能：保證供應(yīng)來(lái)源并確定供應(yīng)商資格；提出材料、設(shè)備、貨物、用品或勞務(wù)請(qǐng)購(gòu)單；從經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商處索取貨源和價(jià)格資料；發(fā)出訂單；檢查驗(yàn)收材料或商品；計(jì)算應(yīng)付供應(yīng)商的款額；以有控和有效的方式辦理支付。 管理人員選擇控制程序和技術(shù)的過(guò)程中，實(shí)施控制的程度是一個(gè)合理業(yè)務(wù)判斷。決定內(nèi)部控制實(shí)施程度應(yīng)使用一般準(zhǔn)則是，控制成本不應(yīng)超出所產(chǎn)生的收益。 “采購(gòu)周期”包括的具體職能或部門(mén)是： ３．ｌ選 擇和保留供應(yīng)商 ３．２購(gòu)貨 ３．３驗(yàn)收 ３．４應(yīng)付帳款 ３．５付款 ３．ｌ選擇和保留供應(yīng)商 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) ３．１．１ 必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策制定供應(yīng)商選擇和資格確認(rèn)的程序，并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。事業(yè)總部／集團(tuán)政策必須明確，選擇供應(yīng)商過(guò)程涉及采購(gòu)、工程設(shè)計(jì)和制造，質(zhì)量保障，財(cái)務(wù)與銷(xiāo)售等方面。選擇供應(yīng)商不得只由采購(gòu)部門(mén)或采購(gòu)人員負(fù)責(zé)。選擇和確認(rèn)供應(yīng)商資格的責(zé)任必須與付款和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)劃分。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３ Ａ－ｌ 購(gòu)貨可能： 。ｂ．購(gòu)自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商。 。 Ａ－２ 可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公開(kāi)。司內(nèi)部往來(lái)或利益沖突問(wèn)題。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大 Ａ－３ 所購(gòu)貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?？赡芙邮芰宋唇?jīng)核準(zhǔn)的價(jià)格或條款。 ３．１．２ 選擇和確認(rèn)供應(yīng)商資格過(guò)程中所使用的所有標(biāo)準(zhǔn)必須形成文件并妥善保管。選擇／證明資格確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括： ； ｂ．供應(yīng)商的技術(shù)能力； ｃ．為企業(yè)提供恰當(dāng)服務(wù)的能力， 其中包括對(duì)需求和變化的反應(yīng)能力； ｄ．評(píng)價(jià)供應(yīng)商現(xiàn)行的質(zhì)量管理規(guī)劃，其中包括殘次品自動(dòng)檢查的過(guò)程控制，質(zhì)量管理報(bào)告及記錄保管是否完善； ｅ．按時(shí)交貨記錄； ｆ．供應(yīng)商潛在的人力及或能力局限性； ｇ．評(píng)價(jià)供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和未來(lái)成本預(yù)測(cè)／降低的合理性，其中包括單位數(shù)量假設(shè)； ｈ．供應(yīng)商對(duì)工程協(xié)助的接受能力； ｉ．供應(yīng)商設(shè)施地點(diǎn)與摩托羅拉的距離； ｊ．供應(yīng)商在類(lèi)似情況下與其它客戶進(jìn)行交易的歷史； ｋ．供應(yīng)商的財(cái)務(wù)穩(wěn)定性。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－４，Ａ－５，Ａ－６ Ａ－ 4 記錄可能丟失或毀損。 ３． 1．３ 必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)的政策制定供應(yīng)商名錄／數(shù)據(jù)庫(kù)并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。至少每年要對(duì)供應(yīng)商名錄／數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行審查、更新并刪除不常用的供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇過(guò)程和財(cái)務(wù)驗(yàn)證一經(jīng)完成，應(yīng)將供應(yīng)商補(bǔ)入供應(yīng)商名錄／數(shù)據(jù)庫(kù)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ３ Ａ－ 5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而有損于摩托羅拉及其供應(yīng)商。 ３．１．４ 如果根據(jù)取得貨源政策決定使用獨(dú)家或單一供應(yīng)渠道提供一種產(chǎn)品或商品，必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)的政策編制書(shū)面文件，說(shuō)明其原因，該文件需經(jīng)批 準(zhǔn)并妥善保存。如果某供應(yīng)渠道的中斷可能對(duì)一項(xiàng)業(yè)務(wù)或摩托羅拉產(chǎn)生重大的消極影響，必須制定業(yè)務(wù)中斷準(zhǔn)備計(jì)劃，編制成文并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，以保證在緊急情況時(shí)有充足的材料供應(yīng)。業(yè)務(wù)中斷準(zhǔn)備計(jì)劃應(yīng)包括材料和安裝。獨(dú)家供應(yīng)指某種材料／產(chǎn)品只能從唯一的一家供應(yīng)商那里購(gòu)進(jìn)。當(dāng)有幾家供應(yīng)商能夠提供產(chǎn)品或材料但僅使用其中一家時(shí)，則屬于單一供應(yīng)渠道。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－２，Ａ－３，Ａ．６ Ａ－ 6 可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫(kù)存積壓。 必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)的政策定期監(jiān)測(cè)供應(yīng)商以保證實(shí)際績(jī)效與預(yù) 期相符?？?jī)效報(bào)告可包括： ａ．按時(shí)交貨的百分比； ｂ貨物的準(zhǔn)確性； Ｃ．產(chǎn)品質(zhì)量； ｄ．與前一年或公式／目標(biāo)成本相比的實(shí)際成本。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－１，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－６ 3． 2 購(gòu)貨 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) ３． 2．１ 所有購(gòu)貨責(zé)任必須與付款和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)劃分開(kāi)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ Ｚ B－ｌ 購(gòu)貨可能： ａ．未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)。 ｂ．購(gòu)自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商。 Ｃ．由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和 收貨 ３． 2．２ 購(gòu)貨 代理人或采購(gòu)人員與供應(yīng)商之間必須保持相互獨(dú)立。這種獨(dú)立性可通過(guò)定期輪換采購(gòu)人員，公司合同參與或商品采購(gòu)小組來(lái)實(shí)現(xiàn)。如果商業(yè)環(huán)境使上述措施不切實(shí)際，必須具備其它補(bǔ)償性控制措施。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ ２ B－２ 可能發(fā)生敏感性付款；違反出口管制，公司內(nèi)部往來(lái)或利益沖突問(wèn)題。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大。 ３． 2．３ 購(gòu)買(mǎi)貨物或勞務(wù)應(yīng)按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策的規(guī)定填寫(xiě)進(jìn)貨訂單／請(qǐng)購(gòu)單。對(duì)于一次性支出，例如培訓(xùn)研討會(huì)，業(yè)務(wù)公費(fèi)等，進(jìn)貨訂單／請(qǐng)購(gòu)單有時(shí)不合適或不必要。在無(wú)紙業(yè)務(wù)處理情況下，進(jìn)貨訂 單／請(qǐng)購(gòu)單井不一定是書(shū)面文本，但必須要求有完整的文件，控制授權(quán)和 記錄保管。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－４，Ｂ－１０ B－３ 接受了應(yīng)該退貨或拒收的項(xiàng)目并支付了款項(xiàng)，包括： ａ．未訂購(gòu)的貨物或勞務(wù)； ｂ．?dāng)?shù)量超出或合同錯(cuò)誤； Ｃ．撤銷(xiāo)訂單或訂單復(fù)本。 ３． 2．４ 采購(gòu)申請(qǐng)單必須在作出購(gòu)貨承諾之前由申請(qǐng)部門(mén)正式發(fā)出并經(jīng)過(guò)恰當(dāng)批準(zhǔn)。 參照風(fēng)險(xiǎn)： b1,b2 B－ 4 記錄可能丟失或毀損。 ３． 2． 5 所有購(gòu)貨訂單／業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須能夠單獨(dú)確認(rèn)和查 詢(xún)，并且必須定期進(jìn) 行會(huì)計(jì)處理。如果序號(hào)的完整性不是由計(jì)算機(jī)控制的，購(gòu)貨訂單必須預(yù)先編號(hào)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－５，Ｂ６ B－ 5 未經(jīng)授權(quán)的人員可能濫用或更改記錄，從而損害摩托羅拉及其供應(yīng)商的利益。 ３． 2． 6 所有購(gòu)貨訂單或輸入屏幕的地點(diǎn)均必須予以保護(hù)，業(yè)務(wù)處理和批準(zhǔn)過(guò)程中的內(nèi)部控制程序必須完善，以防上未經(jīng)授權(quán)的使用。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－ｌ，Ｂ－２，Ｂ－４，Ｂ－５ B－ 6 貨物和勞務(wù)可能已接受，但未予報(bào)告或報(bào)告不準(zhǔn)確。負(fù)債可能未予記錄，庫(kù)存與銷(xiāo)售成本可能錯(cuò)報(bào)。 ３． 2． 7 購(gòu)貨訂單／業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須 包括所有正式承諾資料，其中包括數(shù)量，交貨方法和要求支付條款以及帳戶分配等等。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－７，Ｂ－８ Ｂ－７ 所購(gòu)貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。價(jià)格或條件未經(jīng)批準(zhǔn)便予以接受。 ３． 2． 8 購(gòu)貨訂單／業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須指示供應(yīng)商將其帳單直接送交應(yīng)付帳款部門(mén)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ一衛(wèi)，Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－９ Ｂ－８ 可能提前或拖后收到材料，結(jié)果導(dǎo)致業(yè)務(wù)中斷或庫(kù)存積壓。 ３． 2． 9 所有超過(guò)事業(yè)總部／集團(tuán)財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)規(guī)定和預(yù)先確定金額的購(gòu)貨，必須公開(kāi)投標(biāo)。不進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)或接受非最低標(biāo)價(jià)和合同中未列貨物品目，必須在作出承諾之前，充分說(shuō)明理由并由管理部門(mén)批準(zhǔn)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－２，Ｂ７ Ｂ－９ 可能發(fā)生重復(fù)付款，支付金額可能有誤，或貨款支付給未經(jīng)批準(zhǔn)或不存在的供應(yīng)商。 ３． 2． 10 購(gòu)貨訂單或類(lèi)似文件必須送至收貨部門(mén)以便與進(jìn)貨核對(duì)，還應(yīng)送至應(yīng)付帳款部門(mén)，以便與供應(yīng)商帳單核對(duì)； 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－９，Ｂ－１２ Ｂ－１０ 可能無(wú)法向外部的法律，稅務(wù)或?qū)徲?jì)部門(mén)提供記錄。 ３． 2． 11 由于價(jià)格或數(shù)量的提高， 購(gòu)貨訂單超過(guò)采購(gòu)人員批準(zhǔn)權(quán)限，對(duì)購(gòu)貨訂單進(jìn)行的修改必須符合事業(yè)總部／集團(tuán)的政策并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ．７ Ｂ－１１ 購(gòu)貨及或付款金額可能入錯(cuò)，還可能入錯(cuò)帳戶或入錯(cuò)會(huì)計(jì)期間。 ３． 2． 12 修改或撤銷(xiāo)的購(gòu)貨訂單必須及時(shí)通知應(yīng)付帳款部門(mén)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－１１，Ｂ－１２ Ｂ－ 1２ 可能對(duì)無(wú)法收到的貨物或勞務(wù)支付了款項(xiàng)。 ３． 2． 13 必須建立程序確保所有因質(zhì)量低劣，規(guī)格原因要退回供應(yīng)商的生產(chǎn)材料，資本或費(fèi)經(jīng)過(guò)恰當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)并妥善入帳。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ －１３ Ｂ－ 1３ 對(duì)次品的處理可能不嚴(yán)格，誤送回倉(cāng)庫(kù)及或出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤。被盜的可能性急劇增加。 ３． 2． 14 摩托羅拉負(fù)有財(cái)務(wù)責(zé)任的合同，諒解備忘錄以及意向書(shū)，必須按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策，經(jīng)管理部門(mén)認(rèn)可。此類(lèi)文件還應(yīng)經(jīng)過(guò)法律部門(mén)批準(zhǔn)，曾經(jīng)被批準(zhǔn)使用的，常用格式和文字的文件除外。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ－６ ３． 2． 15 應(yīng)根據(jù)供應(yīng)管理目標(biāo)對(duì)購(gòu)貨代理人，采購(gòu)人員和商品采購(gòu)小組進(jìn)行評(píng)價(jià)，即降低庫(kù)存，提高質(zhì)量，降低成本以及持續(xù)可靠的提交貨物（即公司總成本）。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－ ７，Ｂ．８ 3． 3 驗(yàn)收 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)在在的風(fēng)險(xiǎn) ３． 3．１ 驗(yàn)收部門(mén)地點(diǎn)應(yīng)與生產(chǎn)設(shè)施和裝運(yùn)部門(mén)分開(kāi)，除非良好的業(yè)務(wù)慣例另有規(guī)定。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ一 1，Ｃ－２ C－ｌ 購(gòu)貨可能： ａ．未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)； ｂ．購(gòu)自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商； Ｃ．由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和 收貨 C－２ 可能發(fā)生敏感性付款，違反出口管制，公司內(nèi)部往來(lái)或利益沖突問(wèn)題。差錯(cuò)和違反法規(guī)的可能性急劇增大。 C－３ 應(yīng)該退回或拒收的貨物被接受下來(lái)，并支付了款項(xiàng) ，包括： ａ．未訂購(gòu)的貨物或勞務(wù)； ｂ．?dāng)?shù)量超出或合同錯(cuò)誤； Ｃ．撤銷(xiāo)訂單或訂單復(fù)本。 ３． 3．２ 未經(jīng)授權(quán)任何人不得進(jìn)入驗(yàn)收部門(mén)。 參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｃ－ｌ，Ｃ－２ C－ 4 記錄可能丟失或毀損。 ３． 3．３ 所有購(gòu)進(jìn)的材料、貨物和用品必須在每一設(shè)施的指定驗(yàn)收站驗(yàn)收，除非按照事業(yè)總部／集團(tuán)政策另有安排和批準(zhǔn)。 參照風(fēng)