20xx年檔案管理制度檔案管理制度及職責(zé)模板(七篇)(編輯修改稿)
2025-08-13 12:19 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 外。 作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁(yè)殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見(jiàn)的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。 有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒(méi)有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。 經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。 立卷歸檔 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。 文件材料的分類應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。 立卷分工 各單位形成的文件，自行立卷。 下級(jí)單位報(bào)來(lái)的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷。 上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷。非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。 歸檔 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。 各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁(yè)碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。 不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。 檔案保管 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。 底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。 庫(kù)藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。 檔案借閱 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。 借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。 歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。 凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。 底圖一般不予外借。 檔案銷毀對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。 檔案統(tǒng)計(jì) 銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。 要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 除按上級(jí)主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。 統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。 對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存發(fā)展趨勢(shì)。 檔案保密 檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。 不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。檔案管理制度 檔案管理制度及職責(zé)篇五集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份，從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作，并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料。資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等)政府、項(xiàng)目批文、合同。公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等)。工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙。各分子公司及集團(tuán)總部各部門年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃。公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同)。公司有效證照、證件、印章。1具有法律效力及保存價(jià)值的文件。1公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。1員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等。1集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料。1其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管。各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份。2
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