20xx年檔案管理制度檔案管理制度及職責模板(七篇)(編輯修改稿)
2025-08-13 12:19 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 外。 作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔。 有領(lǐng)導重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。 有請示無批復的文件，應(yīng)當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。 用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復制。 經(jīng)多方查找，證明確實已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。 立卷歸檔 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。 文件材料的分類應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進行分門別類。 立卷分工 各單位形成的文件，自行立卷。 下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷。 上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷。非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。 歸檔 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理)。 各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。 不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理，單獨立卷。 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。 檔案保管 檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復制。 檔案借閱 借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。 底圖一般不予外借。 檔案銷毀對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可以定期銷毀。 檔案統(tǒng)計 銷毀秘密公文，應(yīng)進行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。 要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)計。 除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。 統(tǒng)計數(shù)字要準確真實。 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。 檔案保密 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸。 不得傳播、議論有關(guān)機密問題。 檔案資料不準帶到公共場所。檔案管理制度 檔案管理制度及職責篇五集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料。資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)政府、項目批文、合同。公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等)。工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙。各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃。公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同)。公司有效證照、證件、印章。1具有法律效力及保存價值的文件。1公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。1員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等。1集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料。1其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。集團行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管。各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。2
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