【文章內容簡介】 圖紙，影像、實物等不同形式的歷史記錄。第三條本制度適用于公司各部門。第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度，管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案，須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法，公司行政人事部具有監(jiān)督和指導的責任。第六條管理模式公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門，采取總經(jīng)理直管模式，即公司檔案管理人員的工作內容、業(yè)務管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實物等檔案；二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建、招投標和預決算檔案，以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。第八條重要檔案基本管理要求合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜，并設專職人員保管，其它部門根據(jù)管理需要設兼職檔案管理員。第九條檔案管理部門（行政人事部）主要職責一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策，制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度，確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系；二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，加強檔案工作規(guī)范化、標準化建設；三、監(jiān)督落實同步歸檔制度，指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作；四、維護檔案的完整和安全，做好安全防范、修復和保護工作；五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設。第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間一、對于公司規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有、拒絕移交；二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者，將對相關人員進行失職問責。第十一條歸檔要求一、歸檔專業(yè)技術要求（一）歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處；（二）歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集，工程技術類檔案應符合國家有關規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整；（三）文件書寫和載體材料應能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存；（四）聲像類、實物類檔案要清晰完整，符合有關規(guī)范和標準，并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。二、相關工作要求（一）如因工作需要不能及時歸檔的，應主動向公司行政人事部備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔；（二）原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用，否則，如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等，一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理；（三）新成立公司，在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內，必須將上述內容的原件存公司行政人事部。第十二條檔案立卷一、立卷原則綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，當年立前一年的卷，并預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊；二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷，該工程項目完工后45天內完成組卷工作；三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔，并做好檔案預立卷工作。第十三條檔案移交一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時，須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復的文件及附圖，在政府有關部門需回收時，公司行政人事部須留存復印件備查。二、公司內部移交要求:（一)行政人事部接收檔案時，應根據(jù)移交目錄，與移交人共同逐頁清點，雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷，更需要仔細核對，經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一）（二）全部移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見，并加蓋部門印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。三、對調出、離職等人員，在辦理調離手續(xù)前，必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字，不得辦理調離手續(xù)。四、電子檔案管理(略)第十四條檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權限呈公司總經(jīng)理簽字同意，且必須在檔案室當場查閱后歸還，不得私自帶出復印。（檔案查詢審批表見附表二）第十五條檔案借閱事項規(guī)定一、借閱檔案必須按時歸還，并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續(xù)；（檔案借閱審批表見附表三）二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還，一次性借閱時間超過10天以上，須上報公司總經(jīng)理審批；三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記；四、嚴格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密；五、涉及根據(jù)公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作，檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批各檔案室即可辦理；六、新入職和未轉正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報公司總經(jīng)理簽字同意；七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時，必須及時歸還檔案；八、借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應立即向公司行政人事部報備，按公司規(guī)定失職問責處理；九、密級檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出；十、外單位借閱檔案，應持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱內容，經(jīng)公司總經(jīng)理批準，由相關部門人員帶領方可借閱；十一、實物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復制件提供利用。第十六條檔案資料借閱規(guī)定一、公司絕密類的檔案一律不得復制；二、復印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋“再復印無效”印章。第十七條檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。（密級事項劃分表見附表四）。密級檔案保管要求如下:一、未經(jīng)具備相應管理權限的領導批準，不得復制和摘抄；二、查閱機密檔案資料，只能在閱覽室內查閱；三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負責執(zhí)行，采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密；四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案，且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖；五、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應及時報告公司總經(jīng)理，查明情況嚴肅處理；六、不準在私人交往、通信、網(wǎng)絡中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密；七、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用:（一）涉及公司商業(yè)機密；（二）涉及公司專利或技術秘密；（三）涉及公司員工個人隱私；（四）檔案形成部門規(guī)定限制使用。第十八條檔案統(tǒng)計公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務必確保提供的數(shù)據(jù)準確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。（檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五）第十九條檔案室設置及管理規(guī)定一、公司應設置獨立的檔案室，并保證檔案室安全。檔案室由專人管理，無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗，確保檔案安全；二、檔案室應按照“十防”進行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風；三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品，嚴禁吸煙，嚴防火災；四、定期對檔案室進行檢查，每半年進行一次全面盤查，對檔案室設施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。第二十條檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定，未報公司領導批準，任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織，行政人事部與相