【文章內(nèi)容簡介】 時歸還。 員對檔案材料妥善保管，注意，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。 ，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。 ，確認(rèn)檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。 、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。 八、其他 解釋權(quán)歸公司行政人事部。 某公司的文件檔案管理制度篇 10 總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。 適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。 一、文件的收集 公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括： 上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部） 上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示 、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部） 公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部） 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部） 公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部） 公司的請示與上級批復(fù)文件（主要收集部門：行政部） 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；（主要收集部門：行政部） 公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財 務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部） 公司內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料； 公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部） 1公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部） 1公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部） 1公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部） 1公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部） 1公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部） 1公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部） 1公司財產(chǎn)、物資、檔案等 的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部） 1公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部） 公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部） 2各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。 二、立卷歸檔 文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保 管和利用。 （ 1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。 （ 2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類別。 （ 3）文件承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。 （ 4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 三、檔案保管 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。 底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。 四、檔案借閱 借閱檔案必須當(dāng)面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦 理續(xù)借手續(xù)。 歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。 底圖一般不予外借。 五、檔案銷毀 經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。 六、檔案保密 檔案工作人員要嚴(yán)守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。 不得傳播、議論有關(guān)機密問題。 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。 某公司的文件檔案管理制度篇 11 第 1 條檔案的管理： (一 )辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門 ,并由專人負(fù)責(zé)檔案管理 。 (二 )凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表 ,都必須及時歸檔 。 (三 )檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔 ,并分門別類 ,做好收集、整理、立卷、歸檔工作 ,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料 。 (四 )檔案管理使用專用電腦 ,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔 。未經(jīng)辦公室同意 ,其它員工一律不得擅自使用。 第 2 條檔案歸檔范圍： (一 )公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料 。 (二 )政府、項目批文、合同 ,公司董事會形成的文件材料 。 (三 )反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料 (公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等 )。 (四 )資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料 (含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等 )。 (五 )公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文 (工作流程、公司決定等 ),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等 。 (六 )工程進(jìn)度計劃控制文件 (含業(yè)務(wù)單位往來函件等 )、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙 ,工程部門留用復(fù)印件備份等 。 (七 )公司各部門年度工作計劃 (財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔 )。 (八 )公司有效證照、證件 。 (九 )具有法律效力及保存價值的文件 。 (十 )公司重要的會議材料 ,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等 。 (十一 )員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等 。 (十二 )公司獲得的各種社會榮譽資料 。 (十三 )會計統(tǒng)計、年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明 ,各種季度報表、月報表 ,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類文件材料 (此類檔案由公司財務(wù)部自行保管存查 )。 (十四 )組織人事教育培訓(xùn)、員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn) 。 (十五 )其他需要歸檔管理的資料 ,包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料 ,上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。 第 3 條檔案立卷要求： (一 )辦公室應(yīng)及時做好檔案歸檔分類保管工作 。財務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查 。 (二 )公司各部門應(yīng)及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料 ,如材料還需使用 ,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù) 。各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度 ,不得無故延期或不交歸檔的文件材料 。 (三 )各部門向辦公室提交檔 案時 ,要嚴(yán)格履行移交手續(xù) 。檔案管理人員按文件材料分類造冊 ,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間 。 (四 )檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點 ,保持檔案質(zhì)檢的有機聯(lián)系 ,區(qū)別不同的價值 ,便于保管和利用 。 (五 )卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序 ,依次編寫頁號 。 (六 )有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明 ,都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi) 。 (七 )案卷封面 ,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫 ,字跡要工整、清晰。 第 4 條檔案歸檔時間 : (一 )公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論 。 (二 )財務(wù)部門需按時間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況 以書面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查 。 (三 )物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報辦公室存查 。根據(jù)公司要求獨立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。 第 5 條檔案的借閱 : (一 )借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù) ,在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為 ,并應(yīng)及時歸還。 (二 )各部門因工作需要 ,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) ,然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿 ,方可借閱 。 (三 )公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) ,否則不予借閱 。 (四 )借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù) ,歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點 ,并在登記薄上注銷 。 (五 )借閱檔案的人員 ,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出 ,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時 ,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn) 。 (六 )借閱的檔案用完后 ,應(yīng)及時歸還 ,借用時間一般不得超過 10 天 。檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄 。 (七 )借閱人對檔案要妥善保管 ,不得遺失 。 (八 )凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印 ,如工作需要 ,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理 。 (九 )會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位 因特殊需要 ,查閱有關(guān)會計檔案時 ,應(yīng)持正式公文 ,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司 。如需摘抄、復(fù)印 ,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。 第 6 條檔案保密級別 : (一 )檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注 。 (二 )有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用 。 (三 )有密級檔案只限檔案管理員管理 。 (四 )一般檔案管理 ,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇 ,對內(nèi)予以及時提供利用 。對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。 某公司的文件檔案管理制度篇 12 為加強檔案管理工作，提高檔案工作質(zhì)量，更好 地為單位工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本局檔案工作的實際，制定本制度。 一、檔案立卷歸檔制度 為了使本局的立卷歸檔工作順利進(jìn)行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領(lǐng)導(dǎo)工作決策和各項工作服務(wù)，特制訂本制度。 凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。 本局領(lǐng)導(dǎo)和各科室承辦人員應(yīng)將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據(jù)為已有。 文件 歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。 局各科室按指定的兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規(guī)定時間造好