【文章內容簡介】 時歸還。 員對檔案材料妥善保管，注意，不得以任何理由轉借他人。 ，不得復印、抄寫檔案資料。 ，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。 、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。 八、其他 解釋權歸公司行政人事部。 某公司的文件檔案管理制度篇 10 總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。 適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。 一、文件的收集 公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括： 上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部） 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示 、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部） 公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部） 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部） 公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部） 公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部） 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部） 公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財 務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部） 公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料； 公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部） 1公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部） 1公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部） 1公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部） 1公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部） 1公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部） 1公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部） 1公司財產、物資、檔案等 的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部） 1公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部） 公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部） 2各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。 二、立卷歸檔 文件立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保 管和利用。 （ 1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。 （ 2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。 （ 3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。 （ 4）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。 三、檔案保管 檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質及時修補或復制。 四、檔案借閱 借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦 理續(xù)借手續(xù)。 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。 凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。 底圖一般不予外借。 五、檔案銷毀 經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。 六、檔案保密 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。 不得傳播、議論有關機密問題。 檔案資料不準帶到公共場所。 某公司的文件檔案管理制度篇 11 第 1 條檔案的管理： (一 )辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門 ,并由專人負責檔案管理 。 (二 )凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表 ,都必須及時歸檔 。 (三 )檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔 ,并分門別類 ,做好收集、整理、立卷、歸檔工作 ,檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料 。 (四 )檔案管理使用專用電腦 ,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔 。未經辦公室同意 ,其它員工一律不得擅自使用。 第 2 條檔案歸檔范圍： (一 )公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料 。 (二 )政府、項目批文、合同 ,公司董事會形成的文件材料 。 (三 )反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料 (公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等 )。 (四 )資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料 (含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等 )。 (五 )公司制度體系、會議紀要、內部發(fā)文 (工作流程、公司決定等 ),發(fā)展規(guī)劃、工作總結等 。 (六 )工程進度計劃控制文件 (含業(yè)務單位往來函件等 )、工程初設、修改、竣工圖紙 ,工程部門留用復印件備份等 。 (七 )公司各部門年度工作計劃 (財務資金計劃由財務部歸檔 )。 (八 )公司有效證照、證件 。 (九 )具有法律效力及保存價值的文件 。 (十 )公司重要的會議材料 ,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等 。 (十一 )員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等 。 (十二 )公司獲得的各種社會榮譽資料 。 (十三 )會計統(tǒng)計、年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明 ,各種季度報表、月報表 ,政府主管部門下發(fā)的有關財務類文件材料 (此類檔案由公司財務部自行保管存查 )。 (十四 )組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓 。 (十五 )其他需要歸檔管理的資料 ,包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料 ,上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。 第 3 條檔案立卷要求： (一 )辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作 。財務和物業(yè)應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查 。 (二 )公司各部門應及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料 ,如材料還需使用 ,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù) 。各部門必須嚴格遵守歸檔制度 ,不得無故延期或不交歸檔的文件材料 。 (三 )各部門向辦公室提交檔 案時 ,要嚴格履行移交手續(xù) 。檔案管理人員按文件材料分類造冊 ,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間 。 (四 )檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點 ,保持檔案質檢的有機聯(lián)系 ,區(qū)別不同的價值 ,便于保管和利用 。 (五 )卷內檔案材料應按材料排序 ,依次編寫頁號 。 (六 )有關卷內材料的情況說明 ,都應逐填寫在目錄備注內 。 (七 )案卷封面 ,應逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫 ,字跡要工整、清晰。 第 4 條檔案歸檔時間 : (一 )公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論 。 (二 )財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況 以書面形式報總經理批示后交辦公室存查 。 (三 )物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查 。根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書面報辦公室存查。 第 5 條檔案的借閱 : (一 )借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù) ,在規(guī)定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為 ,并應及時歸還。 (二 )各部門因工作需要 ,借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準 ,然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿 ,方可借閱 。 (三 )公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門負責人批準 ,否則不予借閱 。 (四 )借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù) ,歸還的檔案要進行檢查、清點 ,并在登記薄上注銷 。 (五 )借閱檔案的人員 ,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出 ,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時 ,須經公司總經理批準 。 (六 )借閱的檔案用完后 ,應及時歸還 ,借用時間一般不得超過 10 天 。檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄 。 (七 )借閱人對檔案要妥善保管 ,不得遺失 。 (八 )凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印 ,如工作需要 ,應按公司有關保密規(guī)定辦理 。 (九 )會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意并報總經理批準。外單位 因特殊需要 ,查閱有關會計檔案時 ,應持正式公文 ,并經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司 。如需摘抄、復印 ,應經總經理同意方可辦理。 第 6 條檔案保密級別 : (一 )檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽注 。 (二 )有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用 。 (三 )有密級檔案只限檔案管理員管理 。 (四 )一般檔案管理 ,屬業(yè)務工作使用范疇 ,對內予以及時提供利用 。對外按借閱手續(xù)經辦公室主任批準辦理。 某公司的文件檔案管理制度篇 12 為加強檔案管理工作，提高檔案工作質量，更好 地為單位工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規(guī)定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。 一、檔案立卷歸檔制度 為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。 凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。 本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據為已有。 文件 歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關規(guī)定收集。 局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規(guī)定時間造好