【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 滿后進(jìn)行處置，包括銷(xiāo)毀或歸檔。5相關(guān)文件無(wú)6相關(guān)記錄aq0202/01文件控制清單aq0202/02文件發(fā)放、回收記錄 aq0202/03文件更改通知單 aq0202/04安全記錄臺(tái)帳 aq0202/05評(píng)審記錄公司檔案管理制度篇七一、定期把各部門(mén)上交的具有保存、查考、利用價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄收進(jìn)檔案室。二、室藏檔案、資料要分類(lèi)單獨(dú)存放，檔案柜、架等要排列整齊、美觀。三、檔案的收進(jìn)、整理、利用要詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，并做到數(shù)字準(zhǔn)確、真實(shí)。四、查閱檔案要嚴(yán)格履行手續(xù)，閱完經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，及時(shí)入庫(kù)。對(duì)借出的檔案要按期限及時(shí)歸還。五、室藏檔案、資料要每半年清點(diǎn)一次。六、要加強(qiáng)對(duì)檔案的安全工作，制定七、檔案室由檔案干部專(zhuān)人管理，查檔人員及其他人員不得隨便進(jìn)入。八、對(duì)應(yīng)該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門(mén)收集齊全，并進(jìn)性整理，定期交檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門(mén)或個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。九、歸檔范圍：凡是幼兒園工作活動(dòng)中形成的能反映本園工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件、材料、圖片等均屬歸檔范圍。十、歸檔時(shí)間：各部門(mén)應(yīng)在每學(xué)期放假前將本學(xué)期的文件材料收集齊全，按照歸檔要求整理好，移交幼兒園檔案室。交接雙方根據(jù)交接目錄清點(diǎn)校對(duì)，并履行簽字手續(xù)。十一、歸檔要求：歸檔的文件材料要字跡清楚工整，一律使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書(shū)寫(xiě)，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、彩色筆、復(fù)寫(xiě)紙，普通打印、復(fù)印撰寫(xiě)和批示文件材料，必須用復(fù)印機(jī)復(fù)印，噴墨或激光打印機(jī)打印的正規(guī)影印件。歸檔的文件材料要保持他們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，科學(xué)的立卷、分類(lèi)、編目。檔案標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，保管期限劃分準(zhǔn)確，便于保管和利用。公司檔案管理制度篇八第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案,根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。第二條 國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱(chēng)單位)管理會(huì)計(jì)檔案適用本辦法。第三條 本辦法所稱(chēng)會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。第四條 財(cái)政部和國(guó)家檔案局主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作,共同制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度,對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)?？h級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等管理制度,采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱(chēng)單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證。(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。第七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。第八條 同時(shí)滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案:(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系。(四)采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改。(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。第十條 單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱(chēng)單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。第十二條 單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案,在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。第十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。第十五條 各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱(chēng)如有同本辦法附表所列檔案名稱(chēng)不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類(lèi)似檔案的保管期限辦理。第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限。對(duì)保管期滿,確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷(xiāo)毀。第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。第十八條 經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷(xiāo)毀:(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),列明擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作,并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷(xiāo)毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。第二十條 單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。第二十三條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十四條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。第二十五條 單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書(shū)面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人,由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書(shū)檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶(hù),其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等參照本辦法執(zhí)行。第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén),新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局,國(guó)務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門(mén),中國(guó)人民解放軍總后勤部,可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。第三十一條 本辦法由財(cái)政部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋,自20__年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))同時(shí)廢止。附表：、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表公司檔案管理制度篇九一、統(tǒng)計(jì)資料檔案包括統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、原始統(tǒng)計(jì)報(bào)表、匯總統(tǒng)計(jì)資料和電子介質(zhì)的統(tǒng)計(jì)資料，以及統(tǒng)計(jì)管理工作中形成的文件。二、各類(lèi)統(tǒng)計(jì)資料嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，實(shí)行年度分類(lèi)、統(tǒng)一格式、分卷裝訂保存。三、紙介質(zhì)和磁介質(zhì)檔案資料并存，且保持一致，磁介質(zhì)資料應(yīng)及時(shí)備份，并刻錄光盤(pán)存檔。四、原始資料保存期限不少于2年，匯總性資料不少于10年。重要統(tǒng)計(jì)文件、重大歷史沿革統(tǒng)計(jì)資料及普查資料長(zhǎng)期保存。到期作廢的統(tǒng)計(jì)資料，按照有關(guān)規(guī)定銷(xiāo)毀。五、屬于國(guó)家秘密的統(tǒng)計(jì)資料，必須保密。屬于私人、家庭的單項(xiàng)調(diào)查資料，非經(jīng)本人同意，不得泄露。屬于調(diào)查對(duì)象的商業(yè)秘密，不得泄密。六、統(tǒng)計(jì)資料檔案實(shí)行專(zhuān)人管理，按照有關(guān)規(guī)定查閱使用，杜絕毀損和遺失，確保統(tǒng)計(jì)資料安全。七、機(jī)構(gòu)變動(dòng)、人員調(diào)整應(yīng)辦理交接手續(xù)。統(tǒng)計(jì)資料檔案移交按照檔案法有關(guān)規(guī)定辦理。公司檔案管理制度篇十一、檔案建立(一)建立健全學(xué)校各類(lèi)檔案，目的主要在于為學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)分析、總結(jié)、部署、調(diào)度學(xué)校工作和對(duì)學(xué)校工作作出決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此應(yīng)高度重視，并確定一名副職校領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。(二)學(xué)校建立檔案資料室，由專(zhuān)職(或兼職)管理，按《小學(xué)檔案資料收集范圍細(xì)目》建立檔案。(三)全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案，學(xué)校檔案按類(lèi)以時(shí)間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立，學(xué)生學(xué)籍檔案按屆，按班分類(lèi)建立。二、檔案立卷(一)檔案人員應(yīng)按資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類(lèi)裝訂、編制目錄，進(jìn)袋入檔。檔案袋，檔案卷的規(guī)格要符合上級(jí)有關(guān)部門(mén)的統(tǒng)一要求。(二)卷宗必須注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為期限。注明“短期”的一般以五年為期限。注明“長(zhǎng)期”的由學(xué)校根據(jù)實(shí)際需要決定保存期限。(三)凡檔案資料收集范圍細(xì)目中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其它資料，學(xué)?？筛鶕?jù)需要自行決定是否保留。三、檔案補(bǔ)充(一)教職工任免、考核、晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)、調(diào)資、入黨、入團(tuán)、獎(jiǎng)懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。(二)外來(lái)文件、函件由收文員(或人事秘書(shū))統(tǒng)一分類(lèi)編號(hào)登記，交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后，即立卷歸檔。(三)校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn)，平時(shí)校長(zhǎng)室、教導(dǎo)處、教科室、總務(wù)處、團(tuán)支部、少先隊(duì)大隊(duì)部應(yīng)將此類(lèi)文件分類(lèi)保存，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，集中交檔案人員立卷歸檔。四、檔案轉(zhuǎn)遞教職工因工作調(diào)動(dòng)，需要轉(zhuǎn)遞檔案，必須安上級(jí)有關(guān)部門(mén)通知的轉(zhuǎn)遞項(xiàng)目逐項(xiàng)登記，嚴(yán)密包封，并加蓋密封章，通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞，不得公開(kāi)郵寄或交本人自帶。五、檔案查閱(一)校外人員來(lái)校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到檔案資料室查閱檔案。查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務(wù)檔案。未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細(xì)核對(duì)并簽署意見(jiàn)。查閱者不得將檔案材料拿出資料室。(二)校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無(wú)損地歸還。六、檔案安全