【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 卷寄出，對(duì)方回答完后按指定地址寄回； （6）發(fā)送問卷，把問卷直接分發(fā)，對(duì)方立即填寫，調(diào)查者直接回收問卷。 （7）對(duì)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析 八、網(wǎng)絡(luò)法 網(wǎng)絡(luò)主要指以因特網(wǎng)為核心的計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，它是以資源共享為目的，使用統(tǒng)一的協(xié)議，通過數(shù)據(jù)通信信道將眾多計(jì)算機(jī)互聯(lián)而成的系統(tǒng)。 優(yōu)點(diǎn) （1）信息時(shí)效性很強(qiáng) （2）最新信息補(bǔ)充及時(shí) （3）收集信息迅速、廣泛 （4）收集信息不受時(shí)間、地域的限制 （5）能收集文字圖表信息和聲像信息 缺點(diǎn) （1）信息來源復(fù)雜，有大量未經(jīng)核實(shí)的信息和信息垃圾 （2）需要掌握計(jì)算機(jī)知識(shí) 九、相關(guān)知識(shí) 秘書收集信息的范圍主要有： （1）企業(yè)信息 企業(yè)概況、企業(yè)的財(cái)務(wù)資產(chǎn)狀況、企業(yè)的信譽(yù)與信用等級(jí)情況、企業(yè)背景信息、企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)信息 （2）國際市場(chǎng)信息 （3）客戶信息 （4）貿(mào)易信息 （5）國際金融信息 （6）法律政策信息 （7）交際活動(dòng)信息 秘書收集信息的渠道主要有： （1）大眾傳播媒介渠道 （2）圖書館 （3）數(shù)據(jù)庫 （4）供應(yīng)商和客戶 （5）貿(mào)易交流 （6）信息機(jī)構(gòu)渠道 （7）關(guān)系渠道 （8）調(diào)查渠道 信息收集的原則 （1）價(jià)值原則 （2）時(shí)效性原則 （3）層次性原則 （4）針對(duì)性原則 （5）全面系統(tǒng)原則 第二節(jié)檔案收集 一、立卷 立卷是將單份文件組合成案卷的工作。 立卷歸檔文件范圍 （1）上級(jí)來文 （2）本單位形成的各種文件 （3）下級(jí)報(bào)送的文件 （4）相關(guān)文件 二、檔案收集工作 檔案收集工作是指將分散在單位各內(nèi)部工作機(jī)構(gòu)的有保存價(jià)值的文件材料向單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員移交、集中的工作。 三、檔案裝訂 修整歸檔文件 （1）修裱破損文件。 （2）復(fù)制字跡模糊或易退變的文件。 （3）超大紙張折疊。 四、檔案的概念和特點(diǎn) 檔案的概念 檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。 檔案的特點(diǎn) （1）社會(huì)性 （2）歷史性 （3）確定性 （4）原始記錄性 檔案的作用 （1）行政作用 （2）業(yè)務(wù)作用 （3）文化作用 （4）法律作用 （5）教育作用 四級(jí)秘書 第一章商務(wù)溝通 第一節(jié)接待 一、接待規(guī)格 高規(guī)格接待 主要陪同人員比主要來賓的職位高的接待。 對(duì)等接待 主要陪同人員與主要來賓的職位相當(dāng)?shù)慕哟?。這是最常用的接待規(guī)格。 低規(guī)格接待 主要陪同人員比主要來賓的職位低的接待。 二、接待經(jīng)費(fèi)列支 工作經(jīng)費(fèi)：租借會(huì)議室、打印資料等費(fèi)用； 住宿費(fèi)； 餐飲費(fèi)； 勞務(wù)費(fèi)：講課、演講、加班等費(fèi)用； 交通費(fèi)； 參觀、游覽、娛樂費(fèi)用； 紀(jì)念品費(fèi)； 宣傳、公關(guān)費(fèi)用； 其他費(fèi)用。 第二節(jié)溝通 一、橫向溝通概述 橫向溝通一般體現(xiàn)為部門間員工的溝通，在橫向溝通中不存在直接的上下級(jí)關(guān)系。橫向溝通的目的是為了增強(qiáng)部門間的合作，減少磨擦。橫向溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：會(huì)議、面談、備忘錄、報(bào)告等。 二、橫向溝通中可能遇到的障礙 部門“本位主義”和員工短視傾向 “一葉障目”，對(duì)公司組織結(jié)構(gòu)的偏見 性格沖突 猜疑、威脅和恐懼 三、橫向溝通策略 針對(duì)橫向溝通中出現(xiàn)的問題、存在的障礙，秘書可以通過以下策略消除障礙： 選擇針對(duì)性的溝通形式 樹立“內(nèi)部客戶”的理念 耐心傾聽而不是敘述 換位思考 四、縱向溝通概述 縱向溝通包括自上而下、自下而上兩種溝通?？v向溝通中，從上至下進(jìn)行下行溝通是縱向溝通的主體，而自下而上上行溝通是縱向溝通的關(guān)鍵。 下行溝通是管理溝通的主體。 下行溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：公司政策、報(bào)告、信函、備忘錄、談話、口頭指示、會(huì)議、傳真、電子信箱等。 上行溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：建議系統(tǒng)、申訴和請(qǐng)求程序、員工座談會(huì)、離職面談、設(shè)置巡視員等。 五、縱向溝通可能遇到的障礙 接收者溝通技能上的障礙 溝通各方心理活動(dòng)引起的障礙 不善聆聽 草率評(píng)判 語義表達(dá)和理解方面的歧義 六、縱向溝通策略 下行溝通策略： 制定溝通計(jì)劃； 減少溝通環(huán)節(jié)，提高溝通效率； “去繁從簡(jiǎn)”，減輕溝通任務(wù)； 言簡(jiǎn)意賅，提倡簡(jiǎn)約的溝通； 啟用反饋，鼓勵(lì)接受者對(duì)信息進(jìn)行評(píng)價(jià)； 多介質(zhì)組合，比如，書面形式與電話相結(jié)合。 七、識(shí)別沖突發(fā)生的征兆。 八、引發(fā)沖突的潛在原因。 九、沖突處理策略。 第二章辦公室事務(wù)和管理 第一節(jié)辦公環(huán)境的維護(hù)和管理 一、信息保密工作 信息保密是所有員工基本的和重要的職責(zé)之一，是保證國家、組織利益的起碼要求。 做好口頭信息的安全 員工在崗前培訓(xùn)時(shí)即應(yīng)被告知不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對(duì)其他工作人員、客戶、朋友或親屬； 在沒有確認(rèn)電話對(duì)方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息； 只向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報(bào)； 遵照會(huì)議的要求傳達(dá)會(huì)議信息。 二、秘書在保密工作中需要注意的幾方面 文件保密 會(huì)議保密 科技保密 第二節(jié)日常辦公室事務(wù) 一、編制值班表通常包括的項(xiàng)目。 二、值班表常用在 值班室； 平日需要有人值班的辦公室； 節(jié)假日值班辦公室； 為某項(xiàng)任務(wù)的值班辦公室。 三、有些大型企業(yè)設(shè)有專門的值班室，并有完善的值班管理制度，通常包括： 信息處理制度； 崗位責(zé)任制度 保密制度； 交接班制度。 四、印章管理的作用。 第三節(jié)辦公用品的發(fā)放和管理 一、辦公設(shè)備及辦公用品接收的程序。 第四節(jié)辦公效率和時(shí)間管理 一、時(shí)間表的編制方法。 二、從時(shí)間上安排區(qū)分時(shí)間表為 年度時(shí)間表； 季度時(shí)間表； 月時(shí)間表 周時(shí)間表。 第三章常用事務(wù)文書的擬寫 一、簡(jiǎn)報(bào)的概念與特點(diǎn) 簡(jiǎn)報(bào)是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“動(dòng)態(tài)”、“簡(jiǎn)訊”、“摘報(bào)”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內(nèi)部參考”等。 簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)：其一，是簡(jiǎn)；其二，是快；其三，是新；其四，是實(shí)。 二、簡(jiǎn)報(bào)的類型 簡(jiǎn)報(bào)按照不同劃分標(biāo)準(zhǔn)，可以分為不同類型。按性質(zhì)分，有綜合簡(jiǎn)報(bào)和專題簡(jiǎn)報(bào)；按內(nèi)容，有工作簡(jiǎn)報(bào)、動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。 三、會(huì)議記錄的概念與特點(diǎn) 會(huì)議記錄是開會(huì)時(shí)當(dāng)場(chǎng)將會(huì)議基本情況和會(huì)議報(bào)告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實(shí)記錄下來的文書。 會(huì)議記錄的特點(diǎn)，其一是真實(shí)性；其二是資料性。 四、會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部 標(biāo)題 （1）會(huì)議名稱+文種 （2）文種 正文 正文的構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾 五、意向書的概念與特點(diǎn) 意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的意向性文書。 意向書的特點(diǎn)，是一是協(xié)商性；其二是靈活性。 六、訂貨單的概念與特點(diǎn) 訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。訂貨單的特點(diǎn)，其一是協(xié)約性；其二是嚴(yán)肅性。 七、產(chǎn)品說明書的概念與特點(diǎn) 產(chǎn)品說明書是生產(chǎn)商或者銷售商向消費(fèi)者介紹其生產(chǎn)、銷售的產(chǎn)品性能、特點(diǎn)、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、維修方法、使用方法的說明性文書。 第四章會(huì)議與商務(wù)活動(dòng) 第一節(jié)會(huì)議籌備 一、會(huì)議議程和日程 會(huì)議議程 會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來，會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。 會(huì)議日程 會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排，如有說明可附于表后，會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。 （1）宣布議程 （2）說明人員缺席情況 （3）宣讀并通過上次會(huì)議的記錄 （4）財(cái)務(wù)主管報(bào)告 （5）其他報(bào)告 （6）新的議題 （7）有關(guān)人事任命 （8）提名并選舉新的負(fù)責(zé)人 （9）通知有關(guān)事項(xiàng) （10）宣布休會(huì) 二、綜合考慮各種因素選擇恰當(dāng)?shù)臅?huì)議地點(diǎn) 交通便利； 會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模、主題相符； 場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置