【正文】 行分類編目；由于內(nèi)容相對單一，使用起來簡潔方便；規(guī)模不太大，易于管理；適于保管機密文件；能發(fā)揮各部門員工熟悉本部門業(yè)務(wù)的優(yōu)勢，提高文檔質(zhì)量；可根據(jù)各部門的名稱建立一套字母編號，供各部門在來往文件和案卷標題中使用。 缺點：不利于建立統(tǒng)一的分類體系；不利于信息的綜合管理與利用。 信息計算機輔助管理系統(tǒng) 信息計算機輔助管理系統(tǒng)是用計算機對信息編目、整理、檢索、利用和保管等工作進行輔助管理，是用計算機進行數(shù)據(jù)處理，管理模式建立在手工管理的基礎(chǔ)上。 信息計算機輔助管理系統(tǒng)的功能有：（1）利用掃描技術(shù)將信息數(shù)字化；（2）將二次文獻信息錄入到計算機內(nèi)；（3）信息數(shù)據(jù)的加工處理、存儲和管理；（4）信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計；（5）信息目錄或全文的檢索；（6）根據(jù)需要快捷傳遞信息，提供利用服務(wù)，實現(xiàn)信息資源共享。 十五、信息存儲的特性。 十六、信息存儲的載體 紙質(zhì)載體 磁性載體 光盤：從記錄信息的性能上分，光盤有只讀式光盤、一次寫入光盤和可擦式光盤三種。 第二節(jié)擋案管理 一、電子檔案的信息存在形式分類。 二、編制檢索工具包括 歸檔文件目錄 分類目錄 人名索引 全宗指南 三、電子檔案檢索步驟 建立網(wǎng)站 加工檢索信息，組織檢索數(shù)據(jù)庫 實現(xiàn)文件信息的共享 四、檔案鑒定工作包括 全面分析檔案價值 確定檔案保管期限 根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。所謂永久保存，就是將檔案無限期地永遠保存下去；長期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存一般指保存15年（含15年）以下。 五、檔案鑒定工作相關(guān)知識 檔案鑒定工作的內(nèi)容 檔案價值鑒定，是指檔案部門依據(jù)一定的原則、方法和標準，科學的判斷檔案的歷史與現(xiàn)實的價值，確定保管期限；并通過價值核查和質(zhì)量檢查，對失去保存價值，或者內(nèi)容失真和不完整的檔案，按照規(guī)定的手續(xù)進行處理的檔案業(yè)務(wù)管理活動。 檔案鑒定工作的意義 檔案鑒定工作的意義主要在于以下幾個方面：第一，它是解決檔案龐雜和精煉之間的主要途徑；第二，檔案鑒定工作有利于減輕庫房和設(shè)備的負擔，緩和庫房和設(shè)備的緊張狀況，有利于集中人力、物力妥善保管價值較大的檔案。 六、檔案保管工作日常管理 建立庫房管理制度 調(diào)節(jié)溫濕度 檔案流動中的保護 安全檢查 庫房衛(wèi)生 三級秘書 第一章商務(wù)溝通 第一節(jié)商務(wù)禮儀 一、談話的禮儀。 二、西餐的特點。 第二節(jié)接待 一、外事活動的基本原則和要求 不卑不亢； 依法辦事； 內(nèi)外有別； 了解國際交往的基本禮儀。 二、禮賓次序 禮賓次序，是指國際交往中對出席活動的國家、團體、各國人士的位次按某些規(guī)則和慣例進行排列的順序。 按身份與職務(wù)的高低排列； 按來賓所在國名稱的英文字母順序排列； 按時間先后順序排列。 三、會見會談時的要求。 第三節(jié)溝通 一、網(wǎng)絡(luò)溝通 網(wǎng)絡(luò)溝通的定義：憑借信息技術(shù)企業(yè)內(nèi)部溝通和企業(yè)與外部環(huán)境溝通，就是網(wǎng)絡(luò)溝通。 網(wǎng)絡(luò)溝通的主體構(gòu)成：（1）管理者的角色轉(zhuǎn)換；（2）員工——知識擁有者；（3）網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境。 網(wǎng)絡(luò)溝通的主要形式 內(nèi)部組織溝通的網(wǎng)絡(luò)溝通形式主要有：（1）電子郵件；（2）網(wǎng)絡(luò)電話（IP：InternetPhone）；（3）網(wǎng)絡(luò)傳真(InternetFacsimile)；（4）網(wǎng)絡(luò)新聞發(fā)布。 二、網(wǎng)絡(luò)溝通的原則、優(yōu)勢與障礙 網(wǎng)絡(luò)溝通的五大原則。 溝通媒質(zhì)革命為公司溝通帶來的利益 （1）大大降低了溝通成本 （2）安全性好 網(wǎng)絡(luò)溝通存在的問題。 第二章辦公室事務(wù)和管理 第一節(jié)辦公環(huán)境的管理 一、設(shè)計辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素。 二、預防緊急情況的措施。 以書面形式確定的緊急情況處理程序 用上述緊急情況處理程序培訓所有工作人員 張貼顯示有關(guān)的緊急程序 實行緊急情況模擬演練 明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務(wù)和職責 保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況 保證定期檢查和更新設(shè)備 第二節(jié)辦公室事務(wù)管理 第三節(jié)辦公用品的采購和管理 一、具體選擇辦公設(shè)備和易耗供應商時可以比較： 價格和費用 質(zhì)量和交貨 服務(wù)和位置 安全和可靠性 第四節(jié)辦公效率和時間管理 一、制訂計劃和實施中的注意事項 作為項目負責人或團隊領(lǐng)導，制訂計劃和實施中應注意： 制定計劃要實事求是，不要設(shè)立不實際的工作目標，明知完不成，還要許諾；善于授權(quán)，明確分工，不要卷入他人的任務(wù)中而完不成自己的工作；定期檢查所需的資源是否保證和滿足，不至于供應不足影響進度；及時與同事溝通工作進展和出現(xiàn)的問題，讓大家都知道工作進度和達標情況；在實施計劃過程中，應進行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題，要及時應變。 第三章常用事務(wù)文書的擬寫 一、市場調(diào)查報告 市場調(diào)查報告的概念與特點 市場調(diào)查報告是對市場調(diào)查所獲得的信息資料進行整理，得出結(jié)論，提出合理建議的書面報告。 市場調(diào)查報告的特點：其一，是針對性；其二，是真實性；其三，是時效性。 市場調(diào)查報告的類型 市場調(diào)查報告按照不同標準，可以分為不同的類型：按調(diào)查范圍、調(diào)查方式分，有綜合性調(diào)查報告和專題性調(diào)查報告的特點按目的、作用、內(nèi)容分，有情況調(diào)查報告、事件調(diào)查報告、經(jīng)驗調(diào)查報告和問題調(diào)查報告。 市場調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)是：標題+前言+正文+尾部 二、計劃的概念與特點 計劃是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體和個人對未來一定時間內(nèi)的活動擬定出實現(xiàn)目標、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書。 計劃的特點其一是針對性，其二是預見性。 三、計劃的結(jié)構(gòu)與寫法 計劃的結(jié)構(gòu)大致有兩種： 文章式，即把計劃按照指導思想、目標和任務(wù)、措施和步驟等分條列地編寫成文，這種形式有較強的說明性和概括性，經(jīng)常用于全局性的工作計劃。 表格式，即整個計劃以表格的形式表述，經(jīng)常用于時間較短，內(nèi)容單一或量化指標較多的工作計劃。 四、總結(jié)的概念與類型 總結(jié)的概念：總結(jié)是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體和個人通過對過去一段工作的回顧、分析和研究，從中找出經(jīng)驗、教訓，得出一些規(guī)律性的認識，用以指導今后工作的事務(wù)性文書。 總結(jié)的類型：按內(nèi)容分，有學習總結(jié)、工作總結(jié)等；按范圍分，有單位總結(jié)、個人總結(jié)等；按時間分，有年度總結(jié)、季度總結(jié)等；按性質(zhì)和作用分，有綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)等。 （1）綜合性總結(jié)也叫全面工作總結(jié)，是一個單位或一個部門對某一時期各方面工作進行的全面性的總結(jié)，如階段工作總結(jié)、年終工作總結(jié)等。 （2）專題性總結(jié)也單項工作總結(jié)，是一個單位或一個部門對某項工作所作的專門性的工作總結(jié)。如經(jīng)濟工作總結(jié)、思想教育工作總結(jié)等。 四、總結(jié)的注意事項。 五、述職報告的注意事項。 第四章會議與商務(wù)活動 第一節(jié)會議籌備 一、會議的籌備方案通常包括以下內(nèi)容： 確定會議的主題與議題；確定會議名稱；確定會議的議稱；確定會議時間、會期；確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要；確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作；確定與會賭注組成；確定會議經(jīng)費預算；確定會議的餐飲安排；大型會議還需確定籌備機構(gòu)與人員分工。 二、組建會議籌備機構(gòu) 會務(wù)組：負責會務(wù)組織、會場布置、會議接待簽到等會議鐵組織、協(xié)調(diào)工作。 秘書組：負責擬寫會議方案，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報等工作。 接待組；負責生活服務(wù)、交通疏導、醫(yī)療服務(wù)等工作。 宣傳組；負責會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報道。 財務(wù)組；負責會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使用和收費、付賬工作。 保衛(wèi)組；負責防火、防盜、人身安全和財務(wù)安全、保密工作。 三、會議的經(jīng)費預案主要包括的內(nèi)容。 四、遠程電信會議和電視會議的優(yōu)點。 第二節(jié)會議協(xié)調(diào) 一、引導會議進程的方法 會議召開之前，須認真研讀有關(guān)文件材料，了解議題和議程，了解與會者的構(gòu)成情況及基本意見傾向。 明確會議開始和結(jié)束的時間，準時開會和散會。 會議較長時，應建議安排短暫的休息并掌握好時機，不要安排在發(fā)言高潮或是某一問題的討論尚未結(jié)束時。 在參與組織討論時，應建議規(guī)定討論與不討論的界限，給每位與會者以平等的發(fā)言機會和權(quán)利。 當時機成熟時，應建議適時終止討論或辯論。 多議題會議的議題安排次序應科學合理，一般情況下，需要大家開動腦筋，集中獻計獻策的議題應建議放在會議前半部分進行。 二、引導會議決議形成的技巧。 第三節(jié)會議的善后工作 一、會議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容，逐條對照檢查?？偨Y(jié)工作的目的是： 檢查會議目標的實現(xiàn)情況；檢查各個小組的分工執(zhí)行情況；將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合；以總結(jié)經(jīng)驗、激勵下屬、提高工作水平為目的。 二、決定會議效果的主要因素： 是否具有召開會議的必要；會議準備是否充分；議程是否科學合理；主持人的能力水平；是否嚴格控制了會議人數(shù)；與人數(shù)是否達到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度；與會者的能力和態(tài)度；使用、維護會議設(shè)備的技術(shù)水平；環(huán)境衛(wèi)生情況；決議是否得到有效實施。 第四節(jié)商務(wù)活動 一、簽字儀式的準備。 二、開業(yè)典禮的程序 開業(yè)典禮的程序一般包括：迎賓；典禮開始；致賀詞；致答詞；揭幕；參觀；迎接首批顧客。amp。nbs