【正文】 行分類(lèi)編目；由于內(nèi)容相對(duì)單一，使用起來(lái)簡(jiǎn)潔方便；規(guī)模不太大，易于管理；適于保管機(jī)密文件；能發(fā)揮各部門(mén)員工熟悉本部門(mén)業(yè)務(wù)的優(yōu)勢(shì)，提高文檔質(zhì)量；可根據(jù)各部門(mén)的名稱建立一套字母編號(hào)，供各部門(mén)在來(lái)往文件和案卷標(biāo)題中使用。 缺點(diǎn)：不利于建立統(tǒng)一的分類(lèi)體系；不利于信息的綜合管理與利用。 信息計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng) 信息計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)是用計(jì)算機(jī)對(duì)信息編目、整理、檢索、利用和保管等工作進(jìn)行輔助管理，是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，管理模式建立在手工管理的基礎(chǔ)上。 信息計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)的功能有：（1）利用掃描技術(shù)將信息數(shù)字化；（2）將二次文獻(xiàn)信息錄入到計(jì)算機(jī)內(nèi)；（3）信息數(shù)據(jù)的加工處理、存儲(chǔ)和管理；（4）信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)；（5）信息目錄或全文的檢索；（6）根據(jù)需要快捷傳遞信息，提供利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。 十五、信息存儲(chǔ)的特性。 十六、信息存儲(chǔ)的載體 紙質(zhì)載體 磁性載體 光盤(pán)：從記錄信息的性能上分，光盤(pán)有只讀式光盤(pán)、一次寫(xiě)入光盤(pán)和可擦式光盤(pán)三種。 第二節(jié)擋案管理 一、電子檔案的信息存在形式分類(lèi)。 二、編制檢索工具包括 歸檔文件目錄 分類(lèi)目錄 人名索引 全宗指南 三、電子檔案檢索步驟 建立網(wǎng)站 加工檢索信息，組織檢索數(shù)據(jù)庫(kù) 實(shí)現(xiàn)文件信息的共享 四、檔案鑒定工作包括 全面分析檔案價(jià)值 確定檔案保管期限 根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國(guó)現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。所謂永久保存，就是將檔案無(wú)限期地永遠(yuǎn)保存下去；長(zhǎng)期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存一般指保存15年（含15年）以下。 五、檔案鑒定工作相關(guān)知識(shí) 檔案鑒定工作的內(nèi)容 檔案價(jià)值鑒定，是指檔案部門(mén)依據(jù)一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)的判斷檔案的歷史與現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，確定保管期限；并通過(guò)價(jià)值核查和質(zhì)量檢查，對(duì)失去保存價(jià)值，或者內(nèi)容失真和不完整的檔案，按照規(guī)定的手續(xù)進(jìn)行處理的檔案業(yè)務(wù)管理活動(dòng)。 檔案鑒定工作的意義 檔案鑒定工作的意義主要在于以下幾個(gè)方面：第一，它是解決檔案龐雜和精煉之間的主要途徑；第二，檔案鑒定工作有利于減輕庫(kù)房和設(shè)備的負(fù)擔(dān)，緩和庫(kù)房和設(shè)備的緊張狀況，有利于集中人力、物力妥善保管價(jià)值較大的檔案。 六、檔案保管工作日常管理 建立庫(kù)房管理制度 調(diào)節(jié)溫濕度 檔案流動(dòng)中的保護(hù) 安全檢查 庫(kù)房衛(wèi)生 三級(jí)秘書(shū) 第一章商務(wù)溝通 第一節(jié)商務(wù)禮儀 一、談話的禮儀。 二、西餐的特點(diǎn)。 第二節(jié)接待 一、外事活動(dòng)的基本原則和要求 不卑不亢； 依法辦事； 內(nèi)外有別； 了解國(guó)際交往的基本禮儀。 二、禮賓次序 禮賓次序，是指國(guó)際交往中對(duì)出席活動(dòng)的國(guó)家、團(tuán)體、各國(guó)人士的位次按某些規(guī)則和慣例進(jìn)行排列的順序。 按身份與職務(wù)的高低排列； 按來(lái)賓所在國(guó)名稱的英文字母順序排列； 按時(shí)間先后順序排列。 三、會(huì)見(jiàn)會(huì)談時(shí)的要求。 第三節(jié)溝通 一、網(wǎng)絡(luò)溝通 網(wǎng)絡(luò)溝通的定義：憑借信息技術(shù)企業(yè)內(nèi)部溝通和企業(yè)與外部環(huán)境溝通，就是網(wǎng)絡(luò)溝通。 網(wǎng)絡(luò)溝通的主體構(gòu)成：（1）管理者的角色轉(zhuǎn)換；（2）員工——知識(shí)擁有者；（3）網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境。 網(wǎng)絡(luò)溝通的主要形式 內(nèi)部組織溝通的網(wǎng)絡(luò)溝通形式主要有：（1）電子郵件；（2）網(wǎng)絡(luò)電話（IP：InternetPhone）；（3）網(wǎng)絡(luò)傳真(InternetFacsimile)；（4）網(wǎng)絡(luò)新聞發(fā)布。 二、網(wǎng)絡(luò)溝通的原則、優(yōu)勢(shì)與障礙 網(wǎng)絡(luò)溝通的五大原則。 溝通媒質(zhì)革命為公司溝通帶來(lái)的利益 （1）大大降低了溝通成本 （2）安全性好 網(wǎng)絡(luò)溝通存在的問(wèn)題。 第二章辦公室事務(wù)和管理 第一節(jié)辦公環(huán)境的管理 一、設(shè)計(jì)辦公結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素。 二、預(yù)防緊急情況的措施。 以書(shū)面形式確定的緊急情況處理程序 用上述緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員 張貼顯示有關(guān)的緊急程序 實(shí)行緊急情況模擬演練 明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé) 保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況 保證定期檢查和更新設(shè)備 第二節(jié)辦公室事務(wù)管理 第三節(jié)辦公用品的采購(gòu)和管理 一、具體選擇辦公設(shè)備和易耗供應(yīng)商時(shí)可以比較： 價(jià)格和費(fèi)用 質(zhì)量和交貨 服務(wù)和位置 安全和可靠性 第四節(jié)辦公效率和時(shí)間管理 一、制訂計(jì)劃和實(shí)施中的注意事項(xiàng) 作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，制訂計(jì)劃和實(shí)施中應(yīng)注意： 制定計(jì)劃要實(shí)事求是，不要設(shè)立不實(shí)際的工作目標(biāo)，明知完不成，還要許諾；善于授權(quán)，明確分工，不要卷入他人的任務(wù)中而完不成自己的工作；定期檢查所需的資源是否保證和滿足，不至于供應(yīng)不足影響進(jìn)度；及時(shí)與同事溝通工作進(jìn)展和出現(xiàn)的問(wèn)題，讓大家都知道工作進(jìn)度和達(dá)標(biāo)情況；在實(shí)施計(jì)劃過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)應(yīng)變。 第三章常用事務(wù)文書(shū)的擬寫(xiě) 一、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告 市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的概念與特點(diǎn) 市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告是對(duì)市場(chǎng)調(diào)查所獲得的信息資料進(jìn)行整理，得出結(jié)論，提出合理建議的書(shū)面報(bào)告。 市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：其一，是針對(duì)性；其二，是真實(shí)性；其三，是時(shí)效性。 市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的類(lèi)型 市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告按照不同標(biāo)準(zhǔn)，可以分為不同的類(lèi)型：按調(diào)查范圍、調(diào)查方式分，有綜合性調(diào)查報(bào)告和專題性調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)按目的、作用、內(nèi)容分，有情況調(diào)查報(bào)告、事件調(diào)查報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告和問(wèn)題調(diào)查報(bào)告。 市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+前言+正文+尾部 二、計(jì)劃的概念與特點(diǎn) 計(jì)劃是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人對(duì)未來(lái)一定時(shí)間內(nèi)的活動(dòng)擬定出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書(shū)。 計(jì)劃的特點(diǎn)其一是針對(duì)性，其二是預(yù)見(jiàn)性。 三、計(jì)劃的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法 計(jì)劃的結(jié)構(gòu)大致有兩種： 文章式，即把計(jì)劃按照指導(dǎo)思想、目標(biāo)和任務(wù)、措施和步驟等分條列地編寫(xiě)成文，這種形式有較強(qiáng)的說(shuō)明性和概括性，經(jīng)常用于全局性的工作計(jì)劃。 表格式，即整個(gè)計(jì)劃以表格的形式表述，經(jīng)常用于時(shí)間較短，內(nèi)容單一或量化指標(biāo)較多的工作計(jì)劃。 四、總結(jié)的概念與類(lèi)型 總結(jié)的概念：總結(jié)是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人通過(guò)對(duì)過(guò)去一段工作的回顧、分析和研究，從中找出經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，得出一些規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書(shū)。 總結(jié)的類(lèi)型：按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)總結(jié)、工作總結(jié)等；按范圍分，有單位總結(jié)、個(gè)人總結(jié)等；按時(shí)間分，有年度總結(jié)、季度總結(jié)等；按性質(zhì)和作用分，有綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)等。 （1）綜合性總結(jié)也叫全面工作總結(jié)，是一個(gè)單位或一個(gè)部門(mén)對(duì)某一時(shí)期各方面工作進(jìn)行的全面性的總結(jié)，如階段工作總結(jié)、年終工作總結(jié)等。 （2）專題性總結(jié)也單項(xiàng)工作總結(jié)，是一個(gè)單位或一個(gè)部門(mén)對(duì)某項(xiàng)工作所作的專門(mén)性的工作總結(jié)。如經(jīng)濟(jì)工作總結(jié)、思想教育工作總結(jié)等。 四、總結(jié)的注意事項(xiàng)。 五、述職報(bào)告的注意事項(xiàng)。 第四章會(huì)議與商務(wù)活動(dòng) 第一節(jié)會(huì)議籌備 一、會(huì)議的籌備方案通常包括以下內(nèi)容： 確定會(huì)議的主題與議題；確定會(huì)議名稱；確定會(huì)議的議稱；確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期；確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要；確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作；確定與會(huì)賭注組成；確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算；確定會(huì)議的餐飲安排；大型會(huì)議還需確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。 二、組建會(huì)議籌備機(jī)構(gòu) 會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待簽到等會(huì)議鐵組織、協(xié)調(diào)工作。 秘書(shū)組：負(fù)責(zé)擬寫(xiě)會(huì)議方案，準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等工作。 接待組；負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等工作。 宣傳組；負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音錄像、娛樂(lè)活動(dòng)、照相服務(wù)和對(duì)外宣傳報(bào)道。 財(cái)務(wù)組；負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付賬工作。 保衛(wèi)組；負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財(cái)務(wù)安全、保密工作。 三、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)案主要包括的內(nèi)容。 四、遠(yuǎn)程電信會(huì)議和電視會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)。 第二節(jié)會(huì)議協(xié)調(diào) 一、引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的方法 會(huì)議召開(kāi)之前，須認(rèn)真研讀有關(guān)文件材料，了解議題和議程，了解與會(huì)者的構(gòu)成情況及基本意見(jiàn)傾向。 明確會(huì)議開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)和散會(huì)。 會(huì)議較長(zhǎng)時(shí)，應(yīng)建議安排短暫的休息并掌握好時(shí)機(jī)，不要安排在發(fā)言高潮或是某一問(wèn)題的討論尚未結(jié)束時(shí)。 在參與組織討論時(shí)，應(yīng)建議規(guī)定討論與不討論的界限，給每位與會(huì)者以平等的發(fā)言機(jī)會(huì)和權(quán)利。 當(dāng)時(shí)機(jī)成熟時(shí)，應(yīng)建議適時(shí)終止討論或辯論。 多議題會(huì)議的議題安排次序應(yīng)科學(xué)合理，一般情況下，需要大家開(kāi)動(dòng)腦筋，集中獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的議題應(yīng)建議放在會(huì)議前半部分進(jìn)行。 二、引導(dǎo)會(huì)議決議形成的技巧。 第三節(jié)會(huì)議的善后工作 一、會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書(shū)的內(nèi)容，逐條對(duì)照檢查?？偨Y(jié)工作的目的是： 檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況；檢查各個(gè)小組的分工執(zhí)行情況；將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合；以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬、提高工作水平為目的。 二、決定會(huì)議效果的主要因素： 是否具有召開(kāi)會(huì)議的必要；會(huì)議準(zhǔn)備是否充分；議程是否科學(xué)合理；主持人的能力水平；是否嚴(yán)格控制了會(huì)議人數(shù)；與人數(shù)是否達(dá)到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度；與會(huì)者的能力和態(tài)度；使用、維護(hù)會(huì)議設(shè)備的技術(shù)水平；環(huán)境衛(wèi)生情況；決議是否得到有效實(shí)施。 第四節(jié)商務(wù)活動(dòng) 一、簽字儀式的準(zhǔn)備。 二、開(kāi)業(yè)典禮的程序 開(kāi)業(yè)典禮的程序一般包括：迎賓；典禮開(kāi)始；致賀詞；致答詞；揭幕；參觀；迎接首批顧客。amp。nbs