【文章內(nèi)容簡介】 一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。 一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的 Email。 組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調(diào)查報告。 某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購，但 你無法確定是否真正值得訂購。 客戶寄來的一封投訴信。 1人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 1提醒自己明年及早準(zhǔn)備財務(wù)預(yù)算的備忘錄。 假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的“？”，則表示你仍欠 缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾 和電腦文件夾）！ 誤區(qū)五：進取意識不強 我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝 而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本 的原因就是他個人缺乏進取 意識，缺乏對工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面： *個人的消極態(tài)度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢 *工作中閑聊 如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當(dāng)你覺得時間可有可無，不 愿面對工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反 省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！ 好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。? 世界上所有的成就都是“現(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記取“過去”，把握“現(xiàn) 在”，放眼“未來”。送給大家一句話： 昨天是一張已被注銷的支票， 明天是一張尚未到期的本票， 今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它！ 討論：請仔細(xì)閱讀下面的資料。 一般人在不同的環(huán)境、不同的年紀(jì)、不同的心緒下，對時間可能會持不同的看 法。當(dāng)我們有太多的事情需要料理時，我們總是感到“時間不夠支配”；但是當(dāng)我們 無所事事時，我們又感到“不知如何消磨時光”。由此 可見，一般人對時間的態(tài)度是 極主觀的。但不管怎樣，下列的四種觀念特別不利于時間的有效運用。它們是： 視時間為主宰； 視時間為敵人； 視時間為神秘物； 視時間為奴隸。 一、視時間為主宰的人：重形式而不重實質(zhì) 視時間為主宰的人，將一切責(zé)任交托在時間手中，他們深信“這只是時間問題 ”、“歲月不饒人”、“時間是最好的試金石”等等說法。他們最主要的行為特征便 是重形式而不重實質(zhì)。下面是一些具體案例： 盡管他們有時需要更多的休息，但有些人每天總在同一 時間起床；盡管他們有時 在那個時間并不饑餓，但他們總是在同一時間進餐。 在下班時，雖然 6： 05分的班車不愁沒有座位，但他們總是去超 5： 45分那趟擁擠 不堪的班車。 當(dāng)長途電話通話時間一超過三分鐘，他們就感到極度不安，雖然增加的通話時間 可以節(jié)省幾天的旅途奔波或是代替冗長的會議。 二、視時間為敵人的人：重效率而不重效能 視時間為敵人的人，經(jīng)常將時間當(dāng)做超越與打擊的對象。這種人的行為特征是： 設(shè)定難以完成的時限，以便“打破紀(jì)錄”或“刷新紀(jì)錄”。例如他 們在上班時，喜 歡尋找捷徑，以便能夠創(chuàng)造紀(jì)錄，對他們來說，節(jié)省下來的時間好象能積蓄下來似 的。 在任何約定時間的場合，因早到而感到“勝利”、因遲到而感到“沮喪”，經(jīng)常因 自己與時間打輸了一場仗而感到沮喪，對完成這件事情的結(jié)果倒是較少關(guān)注。 三、視時間為神秘物的人：囿于時間所加以的限制 與視時間為敵人的人恰好相反，視時間為神秘物的人對待時間的態(tài)度，與他們對 待自己身體的態(tài)度極為相似。除非等到他們的腸胃出問題，否則他們不會意識到腸胃 的存在或是腸胃的重要性。同樣，除非 等到他們對時間的使用受到限制，否則他們不 會意識到時間的存在或是時間的重要性，從來不去主動地調(diào)配時間。 四、視時間為奴隸的人：長時間沉溺于工作 視時間為奴隸的人最關(guān)切的是 —— 如何管理時間，將這種觀念轉(zhuǎn)化成行為，便是 長時間地沉溺于工作，成為所謂的“工作狂”。隨著職位的升遷，他們會認(rèn)為工作時 間需要無可避免地延長。令人感到奇怪的是：這些長時間工作的人大多數(shù)都不認(rèn)為自 己工作過長。事實上，當(dāng)他們等到心臟病突發(fā)、太太鬧分居、子女求見時，才領(lǐng)悟到 自己的工作時間確實過長了。 提問：你對上述四種人在時間管理上存在的問題持何種態(tài)度？你的建議是什么？ 期待您的參與，并希望聽到您的真知灼見！ 答案：對上面四種觀念的看法： 一、視時間為主宰的人： 視時間為主宰的人，雖然重形式而不注重實質(zhì)，但這并不意味他們一定喜愛形 式。視時間為主宰的人并不面臨“選擇”的困擾，他們生活得頗為瀟灑，因為他們只 需聽從時間的指揮而無需費腦筋。他們最大的缺點在于無條件地向時間屈服，以致不 能善用時間，發(fā)掘生命過程中的無窮機會更無從談起。 二、視時間為敵人的人： 視時間為敵人的人最大的一個長處，便是洋溢著突破障礙的競爭精神。但與時間 競賽的人，是終究注定要失敗的。其次，當(dāng)一個人的心理經(jīng)常處于競爭狀態(tài)，他將難 以充分體會成功的經(jīng)驗、成就或喜樂，因為他的目光始終擺在了下一場戰(zhàn)斗上。視時 間為敵人，就是重效率而不重效能。 “效率”基本上是一種“投入 —— 產(chǎn)出”的概念。當(dāng)能以較少的“投入”獲得同 等的“產(chǎn)出”，或是以同等的“投入”獲得較多的“產(chǎn)出”，甚至以較少的“投入” 獲得較多的“產(chǎn)出”時，則視為富有效率。所謂“效能”，是指適合目標(biāo)的設(shè)定 ，以 及為完成特定目標(biāo)所需的適合方法的選擇。比如當(dāng)黑白電視機已處身于“生命循環(huán)” 的成熟期，而彩色電視機正方興未艾時，若我們?nèi)赃x擇黑白電視機為目標(biāo)產(chǎn)品，且不 論其生產(chǎn)效率有多高，這種產(chǎn)品肯定是要滯銷的。倘若我們只講求效率而不講求效 能，則將因為目標(biāo)無法實現(xiàn)而導(dǎo)致嚴(yán)重的資源浪費。所以我們不妨借用這樣一句話： 效率是“以正確的方法做事”，而效能則是“做正確的事”。 由此可知。效率與效能不可以偏廢，但這并不意味著效率與效能具有同樣的重要 性。我們固然期望能同時發(fā)揮效率與效能，但 在效率與效能無法兼得時，我們應(yīng)首先 著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。 三、視時間為神秘物的人： 視時間為神秘物的人因為忽視時間所加以的各種限制，所以能夠?qū)Ｐ闹轮镜毓? 作。這未嘗不是一種長處。但是，時間對絕大多數(shù)人特別是企業(yè)人來說都是吝嗇的， 除非他們真正了解到這種吝嗇，否則他們將無法適當(dāng)?shù)貜氖聲r間的調(diào)配。 四、視時間為奴隸的人： 例外性的長時間工作并不足以產(chǎn)生不良后果，但是經(jīng)常性的長時間工作很容易產(chǎn) 生以下三種不良后果： 研究發(fā)現(xiàn)，每天的工作時間一超過 八小時，則工作效率將快速地遞減。 長時間工作足以令人養(yǎng)成拖延的工作習(xí)慣。許多長時間工作的因?qū)ぷ鞅３种鞍? 天做不完，晚上還可以做；平時做不完，周末還可以做”的態(tài)度，于是使八小時可以 做的事被拖延到十小時才可以完成，五天的工作被拖延到六天才完成。這不幸應(yīng)驗了 v “帕金森定律”，即如果可供完成工作的時間為八小時，則工作將在八小時內(nèi)完成； 如可供完成工作的時間增加為十小時，則同樣的工作將改在十小時以內(nèi)完成。 長時間工作可能導(dǎo)致工作的失敗。管理學(xué)者約瑟失崔豈特曾經(jīng)對 一群管理者在事 業(yè)上的成敗進行了研究，他發(fā)現(xiàn)成功的管理者和失敗的管理的差別在于：后者隨時愿 意為工作而犧牲家庭。即忽視家庭而過度強調(diào)工作的管理者，其工作終究會不佳。長 時間工作的后果足以說明，為何一些機構(gòu)會強迫員工定期休假、限制加班次數(shù)或加班 時數(shù)、或是不準(zhǔn)累積假期。 附：長時間工作原因分析及對策 一個人成為長時間工作者，并不是偶然的，也不是天生的，長時間工作的原因及 其治療方法是： 傳統(tǒng)上的“業(yè)精于勤而荒于嬉”的觀念是令人沉迷于工作的一種重要因素。一般人 都 以為“愈是勤勉地工作，成就自然愈大”。其實，勤勉與成就之間并不一定成正比 例，關(guān)鍵是看他是不是在“做正確的事”。 我們常常看到，缺少安全感的人，工作都很起勁，因為愈是忙碌，就愈能令人感到 安全。這與一見黑就吹口哨或唱歌以壯膽的道理是一樣的，這也說明當(dāng)我們不了解或 無法衡量“產(chǎn)出”而感到恐慌時，就會刻意地強調(diào)“投入”（工作量或工作時間）。 為了克服工作狂熱，我們要在制度和觀念上樹立“針對成果而非活動給予獎勵”的準(zhǔn) 則。 欠缺時間管理的技能也是令人不得不長時間工作的原因。 有些人潛意識里希望受到工作壓制，憑著長時間工作顯示他們的重要性；有些人則 憑著它以滿足他們的“烈士感”；另一些因得不到休閑的樂趣而拼命工作；甚至有一 些則為了逃避不愉快的家庭生活而長時間投身工作。對于以上種種情況，不如問自己 幾個問題：自己的終身目標(biāo)是什么？健康在自身的行事次序表中是否占有一席之地？ 是否愿意支付健康受到損害的代價？自己對家人給予足夠的關(guān)懷？自己是否自欺欺人 地假裝長時間工作？經(jīng)過這一系列的反復(fù)思索，可能會對長時間工作者產(chǎn)生一些益 處。 第二章：時間管理的原則 時間管理的六項基本原則 通過前面的學(xué)習(xí)，我們對時間管理的概念和誤區(qū)已經(jīng)有了一個基本的認(rèn)識，現(xiàn)在 我們一起來探討時間管理的基本原則，只有對原則有了一個認(rèn)識后，才有可能很好地 運用時間管理的技巧與方法。 時間管理的五項基本原則： 目標(biāo)原則 有序原則 時間四象限原則 20/80原則 對象原則 下面我們就時間管理的五項基本原則分別進行闡述。 原則之一：明確目標(biāo) 目標(biāo)刺激我們奮勇向上 在人生的旅途上，沒有目標(biāo)就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。美國的一 份統(tǒng)計結(jié)果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人，假若生活沒有任何目標(biāo)，每 天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會超過七年。 雖說目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說，擬定目標(biāo)實在不是一件 容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，還哪來時間好好想想 自己的將來。但這正是問題的癥結(jié)，就是因為沒有目標(biāo)，每天才弄得沒 頭沒腦、蓬頭 垢面，這只是一個惡性循環(huán)罷了！ 另外有些人沒有目標(biāo)，則是因為他們不敢接受改變，與其說安于現(xiàn)狀，不如坦白 一點，那便是沒有勇氣面對新環(huán)境可能帶來的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會是一事無 成！ 事實上，隨波逐流，缺乏目標(biāo)的人，永遠(yuǎn)沒有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。因此， 我們一定要做一個目標(biāo)明確的人，生活才有意義。然而不幸的是，多數(shù)人對自己的愿 望，僅有一點模糊的概念，而只有少數(shù)人會貫徹這模糊的概念。許多人在公司五年， 卻沒有五年的經(jīng)驗，只能說有五年一次的 經(jīng)驗。 許多年前，某報做過 300條鯨魚突然死亡的報道。這些鯨魚在追逐沙丁魚時，不 知不覺被困在一個海灣里，報道上說：“這些小魚把海上巨人引向死亡。鯨魚因為追 逐小利而暴死，為了微不足道的目標(biāo)而空耗了巨大力量?！? 美國作家福斯迪克說得好：“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動力；尼 亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時， 才可獲得成長。”下面不妨讓我們一起看看“賴嘉的故事”。 賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時，年僅四歲。他 的父母只有小學(xué)五年級的學(xué)歷， 因此當(dāng)賴嘉表示要上大學(xué)時，他的親友大多不表示支持，但賴嘉心意已決，最后果真 成為家中唯一進大學(xué)的人。但是一年之后，他卻因為貪玩導(dǎo)致功課不及格而被迫退 學(xué)。在接下來的 6年，他過著得過且過的生活，毫無人生目標(biāo)。他大半時候都在一家低 功率的電臺擔(dān)任導(dǎo)播，有是也替卡車卸貨。