最新檔案管理制度細則(5篇)(編輯修改稿)
2025-08-04 21:07 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 照片、調(diào)查報告等）、施工技術總結，工程聲像文件等信息資料、回訪保修單（在保修期內(nèi)發(fā)生的維修情況必須詳細填寫）歸檔手續(xù)：凡歸檔的科技文件材料必須進行系統(tǒng)整理，組成完整的保管單位（卷、盒、盤），歸檔必須填寫交接清單一式二份，交檔案室（檔案分室）保管。歸檔分數(shù)：一般檔案材料歸檔一份，重要的使用頻率高的要歸檔二份，工程技術檔案除省、市優(yōu)質工程及五千平方米以上工程項目交公司檔案室保管外，其他由各檔案室分室保管。歸檔時間：工程技術檔案在工程竣工驗收交付后的次年內(nèi)整理歸檔。機械設備在安裝試運行后三個月內(nèi)歸檔。歸檔范圍及保存期限工程技術檔案（除施工日記為短期保存外，其余均為長期保存）第四章 技術檔案的歸檔質量要求建設項目歸檔文件和案卷質量應符合《科技檔案案卷構成的一般要求》（gb/t118222008）和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（da/t282002）的要求。每一個工程項目竣工或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料。并按公司形成技術文件資料的歸檔范圍和要求分類、組卷、排列、編目，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術負責人審查后及時向檔案管理室移交歸檔。各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。歸檔的文件材料應整潔，字跡清楚、圖樣清晰，符合耐久性的要求，簽字蓋章手續(xù)完備。不能使用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、鉛筆、原珠筆、復寫紙)。簽名真實、規(guī)范，不能代簽名、不能用計算機打印、不能用印章代替簽名。凡各部門形成的圖紙類文件，應描制底圖一份，并經(jīng)技術責任簽字后，向檔案室移交歸檔。照片、錄音、錄像等材料整理時應附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。凡外來、外購的圖紙資料，隨儀器、設備入場的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。第五章檔案資料移交制度凡散存在各有關人員手中的文件、技術資料必須按規(guī)定移交有關部門檔案專（兼）職人員集中管理，任何人不得借理由據(jù)為己有。移交檔案（資料）時，必須做好移交清單，一式二份，當面清點，收、交雙方簽名蓋章，各執(zhí)一份移交清單備查。檔案移交后應設專業(yè)檔案總臺賬，分類臺賬目錄，要標明來自何處或調(diào)往何處，并注明移交人員，日期簡況。借調(diào)檔案不列入移交范圍。第六章 技術檔案的鑒定和銷毀鑒定小組由公司領導，專業(yè)技術人員和檔案人員組成，每次鑒定時要在保管單位備考表中簽署鑒定意見，由小組負責人簽名，并注明日期。由檔案管理部負責技術檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。檔案通過鑒定，保證檔案保管單位質量達到標準規(guī)定，如鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整應及時責成有關部門和人員負責修改，補充。因破損或變質的檔案，復印后原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案原檔案報廢，保管期限為一年。在銷毀檔案時，由檔案室和鑒定小組共同派員監(jiān)銷。銷毀前要編造銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)公司領導審批同意后方可銷毀。銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽名蓋章，并報送有關檔案管理上級機關備案，銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。第七章 技術檔案的保管和保密、借閱對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。認真執(zhí)行技術檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于每年12月30日以前整理出檢查報告，交技術負責人審查。技術負責人根據(jù)檢查報告的結果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持
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