商務(wù)中的電子公文(編輯修改稿)
2025-04-15 01:30 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 檔管理，不宜一刀切，最好分步走。第一步，先將紙質(zhì)公文與電子公文拷貝雙重歸檔。該方法是用可脫機(jī)保存的載體將電子公文備份下來，以紙質(zhì)與磁盤（光盤、磁帶）制成雙重備份，分別歸檔管理，但要保持一定聯(lián)系。這樣，利用紙質(zhì)公文將電子公文的內(nèi)容固定，解決電子公文易于被修改的問題，確保其法律效用，還可對(duì)電子公文分類組盤，進(jìn)行著錄標(biāo)引，保留電子公文在檢索、存儲(chǔ)方面的優(yōu)點(diǎn)，從而既能高效、方便地利用電子公文，又對(duì)電子公文起到了較好的保護(hù)作用。第二步，逐步實(shí)現(xiàn)文檔一體化，該方法是將檔案管理工作提前介入電子公文的運(yùn)作與管理，在電子公文的形成、處理過程中建立電子公文生命周期表，將電子公文與電子檔案管理統(tǒng)一起來，有利于對(duì)電子公文的形成、編寫、積累、鑒定、歸檔及歸檔后的電子檔案的保管與利用實(shí)行全過程管理，從而確保電子公文的真實(shí)性、完整性和有效性。 八大關(guān)系之五：公文傳輸無紙化與文檔一體化 公文無紙化遠(yuǎn)程傳輸（電子公文傳輸）實(shí)際上就是在專用的通信平臺(tái)上安全收發(fā)加密的電子郵件，電子公文傳輸可以實(shí)現(xiàn)一“點(diǎn)”對(duì)多“點(diǎn)”的收發(fā)功能，簡(jiǎn)化了繁雜的工作環(huán)節(jié)和程序，推動(dòng)了政令的有效快速傳達(dá)，這不僅是傳統(tǒng)發(fā)文方式的變革，而且會(huì)帶來機(jī)關(guān)辦公方式的轉(zhuǎn)變。 目前電子公文傳輸管理通常要求接收單位接收電子公文后，通過彩色打印機(jī)，打印成紙質(zhì)公文，再進(jìn)入辦文過程。實(shí)際上，傳輸?shù)碾娮庸膽?yīng)直接進(jìn)入本機(jī)關(guān)的電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公文要素的轉(zhuǎn)換，同時(shí)應(yīng)實(shí)
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