北京x貿(mào)易大廈有限公司物業(yè)管理中心行政部規(guī)章制度(doc16)-物業(yè)管理(編輯修改稿)
2024-09-20 14:23 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 中國最大的管理資源中心 第 8 頁 共 16 頁 文檔管理規(guī)定 為加強(qiáng)物業(yè)管理中心文檔的管理和收集、整理工作，使文檔管理工作規(guī)范化，有效地利用和較好地保存文檔 資料，特制定本暫行條例。 一、物業(yè)管理中心行政部主管中心的文檔管理工作，對中心各部門的文件、檔案資料實(shí)行統(tǒng)籌管理，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一調(diào)度，監(jiān)督指導(dǎo)，并對部門的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。 二、中心各部門及全體員工均有保存好檔案的義務(wù)，各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門的文檔保管工作，文檔工作人員應(yīng)當(dāng)遵守制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)，具備專業(yè)知識，保守秘密。 三、中心文檔是指中心各部門及個人在從事公務(wù)活動中直接形成的對大廈物業(yè)管理具有保存價(jià)值的各類有關(guān)文字、圖像、聲像制品及實(shí)物等不同形式的記錄。 四、各部應(yīng)按大廈文檔管轄的有關(guān)規(guī)定收集、整理 、保管歸屬本部門的文檔資料，并向有管轄權(quán)的或相關(guān)的部室轉(zhuǎn)交有關(guān)文檔資料，按規(guī)定統(tǒng)一編號、分類管理，實(shí)現(xiàn)電腦化管理。 五、各部門因工作需要需查閱有關(guān)中心文檔資料時(shí)，須經(jīng)借閱部門經(jīng)理同意，并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)進(jìn)行登記，閱后及時(shí)歸還。 六、物業(yè)管理中心文檔資料立卷歸檔的幾點(diǎn)說明： 1. 中心對外的往來文件資料由行政部歸檔。 2. 中心內(nèi)各種規(guī)章制度、會議紀(jì)要，公司各部門與中心的往來公文等資料，由行政部歸檔。 3. 各種基建、施工、裝修的洽商文件、圖紙、預(yù)算等在工程結(jié)束后由工程部歸檔。 4. 各種公約、協(xié)議等客戶資料由客務(wù)部存檔。 5. 相關(guān)單 位、各地方職能部門發(fā)給大廈物業(yè)管理中心的文件、綜合性的總結(jié)、工作計(jì)劃由行政部歸檔。 6. 各部門的專題報(bào)告、集體和個人的調(diào)研資料、培訓(xùn)資料等亦須由相關(guān)部門歸檔。 中國最大的管理資源中心 第 9 頁 共 16 頁 7. 有關(guān)大廈物業(yè)管理服務(wù)的重要照片和底版、音像帶、題詞等亦須由行政部歸檔。 8. 關(guān)于原稿，如經(jīng)幾次修改，以領(lǐng)導(dǎo)審批簽字稿歸檔。 本條例由物業(yè)管理中心行政部負(fù)責(zé)解釋。 中國最大的管理資源中心 第 10 頁 共 16 頁 公文管理規(guī)定 為使物業(yè)管理中心公文管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高辦公效率，特作如下管理規(guī)定。 一、公文分類 收文： 各部門在日常工作中所收到的文件、資料，應(yīng)按規(guī)定登記、保管、存檔。對 涉及中心全局工作及客戶發(fā)來的文件、信函，應(yīng)及時(shí)呈報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并跟進(jìn)辦理、回復(fù)；同時(shí)，將處理結(jié)果等全套材料交行政部存檔，如有特殊需要時(shí)，相關(guān)部門可復(fù)印備存。 涉及有關(guān)部門的文件，由行政部統(tǒng)一簽收后轉(zhuǎn)發(fā)。 發(fā)文： 凡以中心的名義對外發(fā)文，必須呈報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱簽后，方可發(fā)出，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱簽的文件，不能代表中心。 對上級公司、客戶的發(fā)文，必須以中心名義發(fā)出，部門不能直接對上述機(jī)構(gòu)、組織發(fā)文。 注：對大廈客戶有關(guān)防火、安全檢查及工程緊急搶修的事宜，可以保安部、工程部的名義發(fā)文。 二、行文程序 文種類，用詞嚴(yán)謹(jǐn)，如實(shí)反映情況，準(zhǔn)確闡明行文的意圖。 ，必須注明編號，嚴(yán)格按呈文格式自行打印成稿，并一式兩份，一份上報(bào)行政部，一份存入部門檔案。部門經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)校稿、審閱，不得出現(xiàn)錯誤。 ，設(shè)立專用的文件收發(fā)冊，按科目分立，文件的收發(fā)以簽字為依據(jù)，責(zé)任到人，應(yīng)妥善保管、存檔備查。 ，其中： 上行文件：指各部門需向中心主管領(lǐng)導(dǎo)及 x 大廈呈送的文件。 此類文件應(yīng)由：
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