20xx年鼎湖山泉公司前臺崗位管理規(guī)范手冊(19頁)-銷售管理(編輯修改稿)
2024-09-19 13:58 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 內(nèi)部人員接待 熟記公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、關(guān)聯(lián)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人，見面應(yīng)起立、微笑、問好。 各部門同事來前臺打印、復(fù)印、收寄快遞等，應(yīng)熱情、友好給予協(xié)助。 嚴(yán)禁面無表情，嚴(yán)禁頭也不抬。 外來人員接待 外來人員來訪，應(yīng)起立、微笑、問好。問清訪客要訪問哪個辦公室，應(yīng)讓其在前臺稍等，電話聯(lián)系公司被訪人員，確認(rèn)后，給予指引。 訪客等 候區(qū)休息時，應(yīng)給予茶水供應(yīng)。 面試人員較多，應(yīng)起立并招引其到二樓人力行政部參加面試。 嚴(yán)禁面無表情，嚴(yán)禁頭也不抬。 外來文件處理 外來文件（含傳真、文件等）收到后，應(yīng)立即在外來文件登記本上記錄，并填寫《外來文件處理單》，并在 ，如經(jīng)理不在，則交由行政主管審批。 審批完成后，主管或經(jīng)理通知前臺文員交至相關(guān)部門時，必須由對方簽字確認(rèn)收到 . 收到寄送到公司領(lǐng)導(dǎo)的信件時，做好登記并在 。 董事辦專員收到信件后，如是雜志等可拆閱并視情況給予處理。 如信封上寫明為領(lǐng)導(dǎo)姓名時，應(yīng)特別注意可能是私人信件，不得私拆。如懷疑信件時間太久可能影響工作時，應(yīng)電話或短信向公司領(lǐng)導(dǎo)請示后再行處理。 電話接轉(zhuǎn) 電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽，標(biāo)準(zhǔn)語音為：“您好！鼎湖山泉”。 對方講述時留心聽并記下要點，未聽清時，及時告訴對方。隨后根據(jù)對方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標(biāo)準(zhǔn)回話。 聯(lián)系 業(yè)務(wù) 標(biāo)準(zhǔn)回復(fù) ：先生（小姐），關(guān)于這方面情況，讓我們公司 XX 先生為您服務(wù)吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題，我把電話轉(zhuǎn)過去，請稍等。 無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù) 標(biāo)準(zhǔn)回復(fù)： 先生（小姐），我們公司 現(xiàn)在沒有這方面需要，請您 留下電話，如有需要時再與您 聯(lián)系，謝謝！ 找人 電話標(biāo)準(zhǔn)回復(fù) ：先生（小姐），您找的 X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）預(yù)約了嗎？請您稍等。（然后接通本公司 聯(lián)系人 的電話，詢問轉(zhuǎn)接與否。） 找公司領(lǐng)導(dǎo)電話標(biāo)準(zhǔn)回復(fù)：公司領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)在外地出差，請你留下電話，如有需要時再與您 聯(lián)系，謝謝！ 通話簡明扼要，不應(yīng)長時間占線。 結(jié)束時應(yīng)說 “謝謝！ ”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒 。 嚴(yán)禁未經(jīng)許可，告知對方我公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門員工電話或手機號。 報紙收發(fā) 收到報紙后， 辦。 前臺留置報紙、雜志， 1小時內(nèi)在一樓、二樓閱報夾裝好，擺放整齊。 取下的廢舊報紙、雜志，不得在閱報夾下堆放 . 鼎湖山泉報收到后， 1個工作日內(nèi)將 50份送檔案室存檔。 鼎湖山泉報應(yīng)在 2個工作日內(nèi)發(fā)達(dá)至各部門，并簽字確認(rèn)。 舊報紙應(yīng)集中存放于小倉庫內(nèi)，每周清理一次。 快件寄發(fā) 未經(jīng)行政組主管或人力行政部經(jīng)理簽字，不得私自收寄快遞。 每周做好快件送發(fā)統(tǒng)計報表，每月 3日前統(tǒng)計上月快遞費用。 前臺倉庫管理 倉庫用于儲備飲用水、常用物料，各類物品有標(biāo)識、不得混放亂放。 飲用水安全庫存為 5箱，低于此標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)寫申請單給予補充。 物品出入庫應(yīng)建立出入庫登記表。 飲用水出入庫專設(shè)登記表。 每周六進(jìn)行一次盤點，每月最后一周，進(jìn)行一次月度盤點，盤點報表報行政主管、人力行政經(jīng)理。 會議室管理 前臺負(fù)責(zé)一樓會議室管理。 每天早上上班后，確保會議室內(nèi)白板清潔，有至少兩支備用白板筆及板擦。每天下午上班后，檢查各會議室衛(wèi)生及設(shè)施完好性。 一樓會議室，建立會議室使用登記表，使用部門經(jīng)行政主管或人力行政部經(jīng)理審批后，由前臺打開會議室供對方使用。 一樓會議室內(nèi)空調(diào)、音響、投影、麥克風(fēng)、電腦設(shè)備每周一 、四檢查保養(yǎng)完好情況并作記錄。發(fā)現(xiàn)有設(shè)備故障的，應(yīng)立即通知行政主管，由行政主管通知信息技術(shù)組維修。（會議室設(shè)施檢查表） 設(shè)備的保養(yǎng)維修工作 每天檢查前臺區(qū)域電腦、電視、空調(diào)、門窗、飲水機、傳真、復(fù)印機等設(shè)備運行情況。 每周一、四進(jìn)行前臺區(qū)域設(shè)備檢查，建立前臺設(shè)施檢查表。 發(fā)現(xiàn)有設(shè)備故障的，應(yīng)立即通知行政主管，由行政主管聯(lián)系人員維修。 1 公共電腦上網(wǎng)登記 每天上班開機后，設(shè)備正常運行，啟動后處于上網(wǎng)鎖閉狀態(tài)。 上網(wǎng)人員到前臺登記后，由前臺文員開放上網(wǎng)權(quán)限。
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