20xx年鼎湖山泉公司前臺(tái)崗位管理規(guī)范手冊(cè)(19頁(yè))-銷(xiāo)售管理(編輯修改稿)
2025-09-19 13:58 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 內(nèi)部人員接待 熟記公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人、關(guān)聯(lián)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人，見(jiàn)面應(yīng)起立、微笑、問(wèn)好。 各部門(mén)同事來(lái)前臺(tái)打印、復(fù)印、收寄快遞等，應(yīng)熱情、友好給予協(xié)助。 嚴(yán)禁面無(wú)表情，嚴(yán)禁頭也不抬。 外來(lái)人員接待 外來(lái)人員來(lái)訪，應(yīng)起立、微笑、問(wèn)好。問(wèn)清訪客要訪問(wèn)哪個(gè)辦公室，應(yīng)讓其在前臺(tái)稍等，電話聯(lián)系公司被訪人員，確認(rèn)后，給予指引。 訪客等 候區(qū)休息時(shí)，應(yīng)給予茶水供應(yīng)。 面試人員較多，應(yīng)起立并招引其到二樓人力行政部參加面試。 嚴(yán)禁面無(wú)表情，嚴(yán)禁頭也不抬。 外來(lái)文件處理 外來(lái)文件（含傳真、文件等）收到后，應(yīng)立即在外來(lái)文件登記本上記錄，并填寫(xiě)《外來(lái)文件處理單》，并在 ，如經(jīng)理不在，則交由行政主管審批。 審批完成后，主管或經(jīng)理通知前臺(tái)文員交至相關(guān)部門(mén)時(shí)，必須由對(duì)方簽字確認(rèn)收到 . 收到寄送到公司領(lǐng)導(dǎo)的信件時(shí)，做好登記并在 。 董事辦專(zhuān)員收到信件后，如是雜志等可拆閱并視情況給予處理。 如信封上寫(xiě)明為領(lǐng)導(dǎo)姓名時(shí)，應(yīng)特別注意可能是私人信件，不得私拆。如懷疑信件時(shí)間太久可能影響工作時(shí)，應(yīng)電話或短信向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示后再行處理。 電話接轉(zhuǎn) 電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽(tīng)，標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)音為：“您好！鼎湖山泉”。 對(duì)方講述時(shí)留心聽(tīng)并記下要點(diǎn)，未聽(tīng)清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方。隨后根據(jù)對(duì)方的初次問(wèn)話，迅速判斷出他有何需求？作出標(biāo)準(zhǔn)回話。 聯(lián)系 業(yè)務(wù) 標(biāo)準(zhǔn)回復(fù) ：先生（小姐），關(guān)于這方面情況，讓我們公司 XX 先生為您服務(wù)吧，他可以全面、專(zhuān)業(yè)地解釋您所想了解的問(wèn)題，我把電話轉(zhuǎn)過(guò)去，請(qǐng)稍等。 無(wú)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù) 標(biāo)準(zhǔn)回復(fù)： 先生（小姐），我們公司 現(xiàn)在沒(méi)有這方面需要，請(qǐng)您 留下電話，如有需要時(shí)再與您 聯(lián)系，謝謝！ 找人 電話標(biāo)準(zhǔn)回復(fù) ：先生（小姐），您找的 X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）預(yù)約了嗎？請(qǐng)您稍等。（然后接通本公司 聯(lián)系人 的電話，詢問(wèn)轉(zhuǎn)接與否。） 找公司領(lǐng)導(dǎo)電話標(biāo)準(zhǔn)回復(fù)：公司領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)在外地出差，請(qǐng)你留下電話，如有需要時(shí)再與您 聯(lián)系，謝謝！ 通話簡(jiǎn)明扼要，不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間占線。 結(jié)束時(shí)應(yīng)說(shuō) “謝謝！ ”，禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，再放下聽(tīng)筒 。 嚴(yán)禁未經(jīng)許可，告知對(duì)方我公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)員工電話或手機(jī)號(hào)。 報(bào)紙收發(fā) 收到報(bào)紙后， 辦。 前臺(tái)留置報(bào)紙、雜志， 1小時(shí)內(nèi)在一樓、二樓閱報(bào)夾裝好，擺放整齊。 取下的廢舊報(bào)紙、雜志，不得在閱報(bào)夾下堆放 . 鼎湖山泉報(bào)收到后， 1個(gè)工作日內(nèi)將 50份送檔案室存檔。 鼎湖山泉報(bào)應(yīng)在 2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)達(dá)至各部門(mén)，并簽字確認(rèn)。 舊報(bào)紙應(yīng)集中存放于小倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，每周清理一次。 快件寄發(fā) 未經(jīng)行政組主管或人力行政部經(jīng)理簽字，不得私自收寄快遞。 每周做好快件送發(fā)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每月 3日前統(tǒng)計(jì)上月快遞費(fèi)用。 前臺(tái)倉(cāng)庫(kù)管理 倉(cāng)庫(kù)用于儲(chǔ)備飲用水、常用物料，各類(lèi)物品有標(biāo)識(shí)、不得混放亂放。 飲用水安全庫(kù)存為 5箱，低于此標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)寫(xiě)申請(qǐng)單給予補(bǔ)充。 物品出入庫(kù)應(yīng)建立出入庫(kù)登記表。 飲用水出入庫(kù)專(zhuān)設(shè)登記表。 每周六進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)，每月最后一周，進(jìn)行一次月度盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)報(bào)表報(bào)行政主管、人力行政經(jīng)理。 會(huì)議室管理 前臺(tái)負(fù)責(zé)一樓會(huì)議室管理。 每天早上上班后，確保會(huì)議室內(nèi)白板清潔，有至少兩支備用白板筆及板擦。每天下午上班后，檢查各會(huì)議室衛(wèi)生及設(shè)施完好性。 一樓會(huì)議室，建立會(huì)議室使用登記表，使用部門(mén)經(jīng)行政主管或人力行政部經(jīng)理審批后，由前臺(tái)打開(kāi)會(huì)議室供對(duì)方使用。 一樓會(huì)議室內(nèi)空調(diào)、音響、投影、麥克風(fēng)、電腦設(shè)備每周一 、四檢查保養(yǎng)完好情況并作記錄。發(fā)現(xiàn)有設(shè)備故障的，應(yīng)立即通知行政主管，由行政主管通知信息技術(shù)組維修。（會(huì)議室設(shè)施檢查表） 設(shè)備的保養(yǎng)維修工作 每天檢查前臺(tái)區(qū)域電腦、電視、空調(diào)、門(mén)窗、飲水機(jī)、傳真、復(fù)印機(jī)等設(shè)備運(yùn)行情況。 每周一、四進(jìn)行前臺(tái)區(qū)域設(shè)備檢查，建立前臺(tái)設(shè)施檢查表。 發(fā)現(xiàn)有設(shè)備故障的，應(yīng)立即通知行政主管，由行政主管聯(lián)系人員維修。 1 公共電腦上網(wǎng)登記 每天上班開(kāi)機(jī)后，設(shè)備正常運(yùn)行，啟動(dòng)后處于上網(wǎng)鎖閉狀態(tài)。 上網(wǎng)人員到前臺(tái)登記后，由前臺(tái)文員開(kāi)放上網(wǎng)權(quán)限。
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