20xx會議禮儀知識2(編輯修改稿)
2025-01-17 06:06 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 大中型的會議名稱被制作成橫幅大標(biāo)語，置于會議主席臺的上方或后方，
作為會議的標(biāo)志，簡稱“會標(biāo)”。會標(biāo)必須用全稱，不能隨意省略，以免不通，產(chǎn)生誤會。
時(shí)間。會議時(shí)間有三種含義：一是指會議召開的時(shí)間；二是指整個(gè)會議所
需要的時(shí)間、天數(shù)；三是指每次會議的時(shí)間限度。
會議召開時(shí)間。某個(gè)會議什么時(shí)間召開最合適?要考慮多種因素，首先是需
要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計(jì)劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時(shí)間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報(bào)會，常定在下班前半小時(shí)，而不是安排在剛上班時(shí)。再次是適宜，即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。
會議需要時(shí)間，可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、
十幾天。會議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計(jì)需要時(shí)間，在會議通知中寫明，便于與會者有計(jì)劃地安排。
會議時(shí)間限度。每次會議時(shí)間最好不超過一小時(shí)。如果需要更長時(shí)間，應(yīng)該
安排中間休息。
地點(diǎn)。會議地點(diǎn)，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會
議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。
國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般在首都北京
或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。
專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。小
型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址，還要考慮會場設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。
二、會前準(zhǔn)備
（一）會議計(jì)劃和成本預(yù)算
開會需要動用人力、物力、財(cái)力，又往往占用一些工作、生產(chǎn)時(shí)間。為了使
開會與日常工作、生產(chǎn)互相結(jié)合、促進(jìn)，而不是互相沖突、抵耗，會議必須要有
計(jì)劃。開會也是一種投入與產(chǎn)出，盡管投人往往是有形的，產(chǎn)出往往是無形的，但總是以最少的投人爭取最大的產(chǎn)出。因此，會議應(yīng)該計(jì)算成本，作出預(yù)算，包括在會議計(jì)劃之中。
會議計(jì)劃
會議計(jì)劃首先應(yīng)明確會議的目的和任務(wù)，確定會議的名稱、出席對象、主持
人、規(guī)模、規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，即會議六要素的具體化。
其次會議計(jì)劃應(yīng)明確會議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會場怎樣布
置，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動。
再次決定會議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書處或籌
備委員會。
會議計(jì)劃由秘書制訂、提出。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后再由秘書或秘書處組織人員。
分頭按計(jì)劃執(zhí)行。
機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部的小型會議也應(yīng)有計(jì)劃，使組織成員做到心中有數(shù)，早作安排。部門的會議至少應(yīng)提前一星期報(bào)至辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，訂出一周會議安排表，使各部門工作不致相互沖突，領(lǐng)導(dǎo)也可有選擇、有計(jì)劃地參加部門會議，有利于全局工作的順利開
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