【正文】 副總經(jīng)理對各部門的上月工作情況進行講評，對本月工作計劃進行布置和安排； GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １３ 4． 其他需要解決的問題。 第十條 本制度由綜合辦公室負責(zé)解釋，自發(fā)布之日施行。 ㈧ 辦公室負責(zé)監(jiān)督檢查各部門環(huán)境衛(wèi)生保持情況。 3．屬公司“秘密”級別的資料和公司制度規(guī)定不許復(fù)印的文件、資料，嚴禁擅自復(fù)印和攜帶外出復(fù)印。 5．管理人員應(yīng)每天檢查傳真機使用狀態(tài)和傳真紙用量，保證有人時人工狀態(tài)，無人時自動狀態(tài) ；需要維修時及時聯(lián)系專業(yè)人員維修。 ㈡綜合辦公室根據(jù)公司對統(tǒng)一著裝的要求（包括與公司 CIS 的一致性），按照在職員工名單，擬訂司服配發(fā)標準、數(shù)量、預(yù)算，報請總經(jīng)理批準后實施采購或委托制作。 ㈡員工離職時 ，如司服領(lǐng)用時間未滿兩年，則要按照領(lǐng)用司服的連續(xù)時間，以兩年為期限計算折舊，在發(fā)放工資時予以扣除。 副總接待在 400元以上的，報總經(jīng)理批準。 經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的簽單人員，有權(quán)在公司定點的飯店簽單，由綜合辦公室辦理確認手續(xù)。 ㈢ 對外出租固定資產(chǎn)價格應(yīng)由綜合辦公室會同財務(wù)部比照市場相應(yīng)價格確定。 第八條 公司財務(wù)應(yīng)按季（年）編制固定資產(chǎn)明細表，上報總經(jīng)理。 ㈧ 車輛沒有停穩(wěn)之前，不準打開車門和上、下人。 ㈤非本公司人員借用車輛，必須經(jīng)總經(jīng)理批準，駕駛員參照第（三）條做好交接手續(xù)。駕駛員能自行修復(fù)者，經(jīng)綜合辦公室主任批準后，可報銷購買材料費用。信息媒體可采用多種形式：光盤，磁盤，磁帶和紙張。 第十條 信息更新 公司各職能部門根據(jù)業(yè)務(wù)要求，要對信息進行及時的更新，保證公司信息的準確性和有效性。 ㈤ 歸檔案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚。 ㈡ 復(fù)印檔案需經(jīng)綜合辦公室主任同意，重要檔案要總經(jīng)理審批。 ㈤ 本公司人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２９ 第七條 檔案借閱利用 ㈠ 檔案資料一般不外借。 ㈢ 按照歸檔范圍和要求，公司各部門應(yīng)于文件處理完畢后 向綜合辦公室移交，各項目部應(yīng)于每年六月底前將本項目部上一年度形成的重要文件移交公司綜合辦公室。 ㈡ 公司各部門可根據(jù)工作需要，對經(jīng)過審核的有效信息可利用公司網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，以保證信息能夠有效地 傳播和使用。 第二條 信息的分類 與公司房地產(chǎn)開發(fā)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息主要有： 土地（項目）信息、市場信息、政策法規(guī)信息、客戶信息、工程信息等； 按照信息來源，也可分為外部信息、內(nèi)部信息。車輛的保養(yǎng)維修、年檢、購建零配件，必須事前提出書面報告，車隊負責(zé)人同意后方可修理和購建。長途用車，不得自駕。 ㈣ 如超車過程中與對面 來車有可能會車時，不得超車；不準超越正在超車的車輛。 第六條 固定資產(chǎn)的折舊采用直線法，具體折舊年限為：房屋 20 年； 汽 車 5 年； 電子 設(shè)備 5 年；其他設(shè)備 5 年。 ㈢ 公司綜合 辦公室 與財務(wù)部應(yīng)本著合理、節(jié)約的原則進行查實， 若 公司有同類閑置資產(chǎn)的，首先應(yīng)在公司各部門調(diào)劑余缺，如確需外購的，再按如下程序報批： 1． 購置固定資產(chǎn)須 經(jīng) 報總經(jīng)理審批。 第十二條 定點飯店及簽單 公司定點飯店、賓館由綜合辦公室統(tǒng)一負責(zé)確定，報總經(jīng)理批準后，簽定相關(guān)協(xié)議，每月結(jié)帳。 人員離去后，接待人員應(yīng)及時將接待場所的空調(diào)、燈光關(guān)閉，并告知綜合辦公室及時安排衛(wèi)生人員清理。 ㈢ 員工不得轉(zhuǎn)借、典賣和故意損毀本人或他人的司服和胸卡，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除批評教育、要求其承擔(dān)全部損失外，還要記入當(dāng)期績效考核記錄中，作為對員工紀律方面進行考核的原始記錄之一。 第三條 管理職責(zé) ㈠ 綜合辦公室負責(zé)司服、胸卡的統(tǒng)一管理，包括制作、發(fā)放、更換、收回等。 2．公司各部門使用傳真機收發(fā)文件要登記，行政主管負責(zé)監(jiān)督使用情況。 4．打印結(jié)束后，應(yīng)登記打印內(nèi)容和頁數(shù)，并整理打印機臺面，確保整齊和規(guī)范。 ㈣公司為員工提供清潔的飲用水。如遇急事必須當(dāng)事人親自接待時，應(yīng)先得到會議召集者的允許，由其通知有關(guān)人員離開會場，并盡量不影響會議進程與發(fā)言，以維護會議正常進行。 ㈤綜合辦公室負責(zé)對已簽發(fā)的會議紀要進行落實、督辦與催辦，將會議決定事項的落實結(jié)果及時匯報總經(jīng)理，并在下次總經(jīng)理辦公會上通報。 ㈣ 嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印。印鑒使用時，要隨用隨拿，用后歸位，嚴謹印鑒隨意放置和隨身攜帶。 ㈢ 嚴禁復(fù)印與工作無關(guān)的資料，嚴禁私用復(fù)印紙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司按 元 /頁計費：行政主管報財務(wù)部經(jīng)理，在當(dāng)月工資中扣除 。 第四條 發(fā)放、領(lǐng)用與保管 ㈠ 辦公用品分為個人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。 第七條 本制度由綜合辦公室負責(zé)解釋，自公布之日起施行。 第五條 督察督辦的方式 ㈠轉(zhuǎn)辦：對需要職能部門辦理的事項，將領(lǐng)導(dǎo)批示、要求等填入《工作聯(lián)系單》，直接送交責(zé)任部門負責(zé)人，進行書面交接。產(chǎn)假應(yīng)產(chǎn)前產(chǎn)后連續(xù)計算。 第六條 事假 ㈠公司員工請事假必須提 前一天填寫《請假申請單》。手冊管理的所有 相關(guān)事宜由綜合辦公室統(tǒng)一負責(zé)，未經(jīng)總經(jīng)理批準，任何人不得將手冊提供給公司以外人員。 第二條 考勤管理 ㈠ 公司的考勤管理由綜合辦公室負責(zé)，各部門的考勤管理由部門經(jīng)理或兼職考勤員負責(zé)； ㈡ 各部門必須指派責(zé)任心強的人員擔(dān)任考勤員，逐日認真記錄考勤情況。 ㈢病假扣薪參見人力資源管理手冊薪酬管理制度相應(yīng)條款執(zhí)行。 第二條 本辦法適用于公司重要決策、工作部署和行政指令的督察督辦管理。 ㈡檢查催辦 1．《督辦通知單》發(fā)出后，督辦部門負責(zé)人要采取多種形式及時檢查、了解貫徹落實情況，并督促承辦單位按規(guī)定寫出辦理結(jié)果。采購時，必須在辦公用品《合格供方名冊》中選擇。《辦公用品領(lǐng)用記錄卡》為審核檢查項之一。 第四條 印鑒的啟用 ㈠ 綜合辦公室負責(zé) 印鑒的登記備案工作。 3．銷售合同專用章：由 營銷策劃部代表公司對外簽署銷售合同時使用，由法人代表或法人代表授權(quán)的相關(guān)人員負責(zé)審批，見《合同評審審批記錄》后用印。 ㈣會議中，對需要解決的問題要明確解決的方法、責(zé)任人、目標和期限，避免議而不決，不了了之。 ㈢專題會會議紀要由會議組織人于會后 1～ 3 日內(nèi)完成并由主持人 簽發(fā)，抄送各與會單位、部門備查。 ㈢ 各部門應(yīng) 將本部門范圍內(nèi)的辦公用具分配管理，對于共用的辦公用具責(zé)成 專人 管理；公司內(nèi)共用的辦公用具由辦公室負責(zé)管理。 ㈡ 公司倡導(dǎo)團隊精神 和團結(jié)協(xié)作，鼓勵各級員工之間積極配合、主動溝通，充分發(fā)揮每位員工的主觀能動性和創(chuàng)造性，促進員工個人發(fā)展與公司發(fā)展相一致，使公司成為員工發(fā)展和成長的沃土。 3．員工應(yīng)愛惜使用各種電話設(shè)備，不準隨意拆卸和移位，不準拿著固定電話機走動接打電話。 4．空調(diào) 出現(xiàn)故障或異常情況，及時通知綜合辦公室處理，嚴禁擅自拆卸空調(diào)部件。胸卡的樣式和顏色應(yīng)符合公司 CIS 管理要求 。 領(lǐng)用司服天數(shù) 730 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １９ 商務(wù)接待管理辦法 第一條 為更好地樹立公司形象，規(guī)范 公司商務(wù)接待工作，使公司的接待更加有序、規(guī)范，特制定本辦法。商務(wù)宴請主要是公司重要事宜和公關(guān)活動，原則上掌握在 30— 80元 /人 /餐。 第十六條 其他相關(guān)未盡事宜遵照公司其他制度執(zhí)行。 ㈣ 財務(wù)部應(yīng)協(xié)同綜合辦公室將公司固定資產(chǎn)的保管責(zé)任落實到各部門負責(zé)人，并在資產(chǎn)保管人處簽名。 第三條 綜 合辦公室負責(zé)車輛和駕駛員管理工作；各用車部門負責(zé)協(xié)助。駕駛員返回停車場取車，應(yīng)注意留意車輛情況有無遭意外損傷。 ㈤ 駕駛員有義務(wù)提醒乘車人員注意上下車和行車 過程中注意事項，避免發(fā)生意外；如發(fā)生意外，駕駛員承擔(dān)部分責(zé)任。發(fā)生事故給公司造成的經(jīng)濟損失，由駕駛員承擔(dān)損失費用的 30%，造成重大損失的另行處理。 ㈣對外信息：指可以對外發(fā)布的，對公司內(nèi)部及外部人員（包括：客戶、股東、潛在客戶等）具有宣傳及指導(dǎo)作用的信息，對外信息服務(wù)是對信息進行的收集、反饋及整理工作，主要通過外部網(wǎng)主頁、公司協(xié)辦的雜志等渠道進行。 附件：信息分類示意圖 內(nèi)部信息 外部信息 圖 1－信息分類示意圖 物質(zhì)方面信息 圖紙、文檔方面信息 辦公與決策方面信息 國際信息 國內(nèi)信息 實施進度方面信息 成本造價方面信息 合同方面信息 質(zhì)量方面信息 設(shè)備方面信息 財務(wù)方面信息 信 息 庫 政策信息 市場信息 資源信息 行業(yè)信息 客戶信息 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２８ 檔案管理辦法 第一條 目的 確保公司工程、文書、聲像、實物等各門類檔案得到有效控制。 第六條 檔案的保管 ㈠ 檔案室內(nèi)保管的檔案資料，要按門類和載體進行科學(xué)的分類、排列、編號，要管理有序。 ㈢ 根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，及時劃分并調(diào)整檔案密級，嚴格履行借閱手續(xù)，正確處理好利用和保密的關(guān)系。組織有關(guān)人員定期進行保密工作檢查。 ㈢ 要注意控制檔案室的溫濕度，不斷改善保管條件。 第二條 范圍 本辦法適用于公司所有檔案資料的控制。 第六條 信息收集 ㈠ 各部門在信息收集時必須不違反國家現(xiàn)行的法律、法規(guī)的前提下進行； ㈡ 各部門可通過多種方式和渠道收集信息，其中包括：購買報紙、雜 志、書籍、影音產(chǎn)品等載體，收看電視、收聽廣播等大眾傳媒，在互聯(lián)網(wǎng)上搜索，到政府部門、同業(yè)單位或行業(yè)協(xié)會索取或購買專門資料，通過直接溝通掌握等方式。 ㈠對全年安全行車，完成任務(wù)，節(jié)約用油，車輛保養(yǎng)成績顯著的駕駛員，年終給與一定的安全行車特別獎。 ㈡ 申請用車員工應(yīng)提前準備好必要的隨身物品，車輛到位后及時上車出發(fā)，多人同行請遵守時間。任意放置車輛導(dǎo)致違犯交通規(guī)則、損毀、失竊，由駕駛?cè)速r償損失，并給予處分。 ㈡ 開車前，駕駛員仔細必須檢查剎車、制動器、喇叭、前、后燈，轉(zhuǎn)向系統(tǒng)等是否良好，不符合安全要求時應(yīng)立即修理。 ㈥ 固定資產(chǎn)報廢、損毀、調(diào)出、轉(zhuǎn)移等手續(xù)的辦理由綜合辦公室行政主管具體負責(zé)，行政主管根據(jù)實際情況編寫審批報告，經(jīng)使用部門負責(zé)人確認，綜合辦公室主任和總經(jīng)理逐級審批后執(zhí)行。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２１ 固定資產(chǎn)管理規(guī)定 第一條 公司固定資產(chǎn)指單位價值在 2000 元（含 2000 元）人民幣以上，且 使用期限超過一年的房屋、建筑物、機器、機械和其他與公司經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備、工具等。公司原則上只負責(zé)正常的門票，酒水，果品費用。 第三條 接待范圍：凡屬來公司洽談業(yè)務(wù)，辦理公務(wù)的賓客，公司的對外公關(guān)等都屬于商務(wù)接待。 ㈢ 員工的胸卡由于正常的磨損、質(zhì)量不好破損，員工需填寫《胸卡申領(lǐng)單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，與舊卡同時交綜合辦公室辦理新卡。 6．開啟空調(diào)前應(yīng)檢查電源狀態(tài)，門窗應(yīng)及時關(guān)閉，空調(diào)溫度設(shè)置合理，不能過高（冬季）或過低（夏季），設(shè)置在 22℃ ~25℃為宜。 ㈤ 投影儀的使用： 1．投影儀是演示講稿、幻燈片和其他影像文本的專用設(shè)備，供公司各種會議或展示成果時使用，嚴禁用于娛樂和消遣。 第七條 重要辦公設(shè)施的使用 ㈠ 計算機的使用：執(zhí)行《計算機及網(wǎng)絡(luò)管理辦法》。公共區(qū)域內(nèi)辦公設(shè)施由辦公室統(tǒng)一安排調(diào)整，否則不得隨意移動。 ㈡會議時間：通常每半年召開一次，具體時間以綜合辦公室通知為準。 第四條 總經(jīng)理辦公會 ㈠總經(jīng)理辦公會通常于每周二上午 9： 00～ 12:00 召開，由總經(jīng)理主持，公司副總、總監(jiān)及綜合辦公室主任等人員參加。 5．發(fā)票專用章：由財務(wù)部對外收取各種款項，提供票據(jù)時使用。 ㈡ 印鑒啟用應(yīng)進行告知聲明，注明啟用日期、發(fā)放單位、使用范圍和相關(guān)的注意事項。 ㈧ 印刷品（如信紙、信封、表格??）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由綜合辦公室統(tǒng)一印刷、保管。 3．辦公用品《合格供方名冊》主要包括大型 商場、超市和個體文具專業(yè)批發(fā)商。 3．各承辦部門對有明確辦結(jié)期限的，應(yīng)按期辦結(jié)；一般文件或一般會議議題的督辦應(yīng)在 3個工作日辦結(jié)；沒有明確辦結(jié)期限的，一般應(yīng)在 7 工作日報告辦理結(jié)果；如遇特殊情況不能按時辦結(jié)時，應(yīng)及時報告辦理情況，申請延期，經(jīng)立項審批人批準后按新的期限抓緊辦理。 ㈡各部門負責(zé)人是本部門承辦督辦事項的直接責(zé)任者，應(yīng)認真安排部署，合理調(diào)配有限的資源，完成委派的工作和任