【正文】 副總經(jīng)理對(duì)各部門(mén)的上月工作情況進(jìn)行講評(píng)，對(duì)本月工作計(jì)劃進(jìn)行布置和安排； GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １３ 4． 其他需要解決的問(wèn)題。 第十條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋?zhuān)园l(fā)布之日施行。 ㈧ 辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查各部門(mén)環(huán)境衛(wèi)生保持情況。 3．屬公司“秘密”級(jí)別的資料和公司制度規(guī)定不許復(fù)印的文件、資料，嚴(yán)禁擅自復(fù)印和攜帶外出復(fù)印。 5．管理人員應(yīng)每天檢查傳真機(jī)使用狀態(tài)和傳真紙用量，保證有人時(shí)人工狀態(tài)，無(wú)人時(shí)自動(dòng)狀態(tài) ；需要維修時(shí)及時(shí)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)人員維修。 ㈡綜合辦公室根據(jù)公司對(duì)統(tǒng)一著裝的要求（包括與公司 CIS 的一致性），按照在職員工名單，擬訂司服配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、預(yù)算，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)或委托制作。 ㈡員工離職時(shí) ，如司服領(lǐng)用時(shí)間未滿(mǎn)兩年，則要按照領(lǐng)用司服的連續(xù)時(shí)間，以?xún)赡隇槠谙抻?jì)算折舊，在發(fā)放工資時(shí)予以扣除。 副總接待在 400元以上的，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的簽單人員，有權(quán)在公司定點(diǎn)的飯店簽單，由綜合辦公室辦理確認(rèn)手續(xù)。 ㈢ 對(duì)外出租固定資產(chǎn)價(jià)格應(yīng)由綜合辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)部比照市場(chǎng)相應(yīng)價(jià)格確定。 第八條 公司財(cái)務(wù)應(yīng)按季（年）編制固定資產(chǎn)明細(xì)表，上報(bào)總經(jīng)理。 ㈧ 車(chē)輛沒(méi)有停穩(wěn)之前，不準(zhǔn)打開(kāi)車(chē)門(mén)和上、下人。 ㈤非本公司人員借用車(chē)輛，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，駕駛員參照第（三）條做好交接手續(xù)。駕駛員能自行修復(fù)者，經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后，可報(bào)銷(xiāo)購(gòu)買(mǎi)材料費(fèi)用。信息媒體可采用多種形式：光盤(pán)，磁盤(pán)，磁帶和紙張。 第十條 信息更新 公司各職能部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)要求，要對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)的更新，保證公司信息的準(zhǔn)確性和有效性。 ㈤ 歸檔案卷封面的各個(gè)項(xiàng)目均應(yīng)填寫(xiě)清楚。 ㈡ 復(fù)印檔案需經(jīng)綜合辦公室主任同意，重要檔案要總經(jīng)理審批。 ㈤ 本公司人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開(kāi)崗位。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ２９ 第七條 檔案借閱利用 ㈠ 檔案資料一般不外借。 ㈢ 按照歸檔范圍和要求，公司各部門(mén)應(yīng)于文件處理完畢后 向綜合辦公室移交，各項(xiàng)目部應(yīng)于每年六月底前將本項(xiàng)目部上一年度形成的重要文件移交公司綜合辦公室。 ㈡ 公司各部門(mén)可根據(jù)工作需要，對(duì)經(jīng)過(guò)審核的有效信息可利用公司網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，以保證信息能夠有效地 傳播和使用。 第二條 信息的分類(lèi) 與公司房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息主要有： 土地（項(xiàng)目）信息、市場(chǎng)信息、政策法規(guī)信息、客戶(hù)信息、工程信息等； 按照信息來(lái)源，也可分為外部信息、內(nèi)部信息。車(chē)輛的保養(yǎng)維修、年檢、購(gòu)建零配件，必須事前提出書(shū)面報(bào)告，車(chē)隊(duì)負(fù)責(zé)人同意后方可修理和購(gòu)建。長(zhǎng)途用車(chē)，不得自駕。 ㈣ 如超車(chē)過(guò)程中與對(duì)面 來(lái)車(chē)有可能會(huì)車(chē)時(shí)，不得超車(chē)；不準(zhǔn)超越正在超車(chē)的車(chē)輛。 第六條 固定資產(chǎn)的折舊采用直線(xiàn)法，具體折舊年限為：房屋 20 年； 汽 車(chē) 5 年； 電子 設(shè)備 5 年；其他設(shè)備 5 年。 ㈢ 公司綜合 辦公室 與財(cái)務(wù)部應(yīng)本著合理、節(jié)約的原則進(jìn)行查實(shí)， 若 公司有同類(lèi)閑置資產(chǎn)的，首先應(yīng)在公司各部門(mén)調(diào)劑余缺，如確需外購(gòu)的，再按如下程序報(bào)批： 1． 購(gòu)置固定資產(chǎn)須 經(jīng) 報(bào)總經(jīng)理審批。 第十二條 定點(diǎn)飯店及簽單 公司定點(diǎn)飯店、賓館由綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)確定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，簽定相關(guān)協(xié)議，每月結(jié)帳。 人員離去后，接待人員應(yīng)及時(shí)將接待場(chǎng)所的空調(diào)、燈光關(guān)閉，并告知綜合辦公室及時(shí)安排衛(wèi)生人員清理。 ㈢ 員工不得轉(zhuǎn)借、典賣(mài)和故意損毀本人或他人的司服和胸卡，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除批評(píng)教育、要求其承擔(dān)全部損失外，還要記入當(dāng)期績(jī)效考核記錄中，作為對(duì)員工紀(jì)律方面進(jìn)行考核的原始記錄之一。 第三條 管理職責(zé) ㈠ 綜合辦公室負(fù)責(zé)司服、胸卡的統(tǒng)一管理，包括制作、發(fā)放、更換、收回等。 2．公司各部門(mén)使用傳真機(jī)收發(fā)文件要登記，行政主管負(fù)責(zé)監(jiān)督使用情況。 4．打印結(jié)束后，應(yīng)登記打印內(nèi)容和頁(yè)數(shù)，并整理打印機(jī)臺(tái)面，確保整齊和規(guī)范。 ㈣公司為員工提供清潔的飲用水。如遇急事必須當(dāng)事人親自接待時(shí)，應(yīng)先得到會(huì)議召集者的允許，由其通知有關(guān)人員離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，并盡量不影響會(huì)議進(jìn)程與發(fā)言，以維護(hù)會(huì)議正常進(jìn)行。 ㈤綜合辦公室負(fù)責(zé)對(duì)已簽發(fā)的會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行落實(shí)、督辦與催辦，將會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)結(jié)果及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理，并在下次總經(jīng)理辦公會(huì)上通報(bào)。 ㈣ 嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印。印鑒使用時(shí)，要隨用隨拿，用后歸位，嚴(yán)謹(jǐn)印鑒隨意放置和隨身攜帶。 ㈢ 嚴(yán)禁復(fù)印與工作無(wú)關(guān)的資料，嚴(yán)禁私用復(fù)印紙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司按 元 /頁(yè)計(jì)費(fèi)：行政主管報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理，在當(dāng)月工資中扣除 。 第四條 發(fā)放、領(lǐng)用與保管 ㈠ 辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門(mén)領(lǐng)用兩種。 第七條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋?zhuān)怨贾掌鹗┬小? 第五條 督察督辦的方式 ㈠轉(zhuǎn)辦：對(duì)需要職能部門(mén)辦理的事項(xiàng)，將領(lǐng)導(dǎo)批示、要求等填入《工作聯(lián)系單》，直接送交責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人，進(jìn)行書(shū)面交接。產(chǎn)假應(yīng)產(chǎn)前產(chǎn)后連續(xù)計(jì)算。 第六條 事假 ㈠公司員工請(qǐng)事假必須提 前一天填寫(xiě)《請(qǐng)假申請(qǐng)單》。手冊(cè)管理的所有 相關(guān)事宜由綜合辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得將手冊(cè)提供給公司以外人員。 第二條 考勤管理 ㈠ 公司的考勤管理由綜合辦公室負(fù)責(zé)，各部門(mén)的考勤管理由部門(mén)經(jīng)理或兼職考勤員負(fù)責(zé)； ㈡ 各部門(mén)必須指派責(zé)任心強(qiáng)的人員擔(dān)任考勤員，逐日認(rèn)真記錄考勤情況。 ㈢病假扣薪參見(jiàn)人力資源管理手冊(cè)薪酬管理制度相應(yīng)條款執(zhí)行。 第二條 本辦法適用于公司重要決策、工作部署和行政指令的督察督辦管理。 ㈡檢查催辦 1．《督辦通知單》發(fā)出后，督辦部門(mén)負(fù)責(zé)人要采取多種形式及時(shí)檢查、了解貫徹落實(shí)情況，并督促承辦單位按規(guī)定寫(xiě)出辦理結(jié)果。采購(gòu)時(shí)，必須在辦公用品《合格供方名冊(cè)》中選擇?！掇k公用品領(lǐng)用記錄卡》為審核檢查項(xiàng)之一。 第四條 印鑒的啟用 ㈠ 綜合辦公室負(fù)責(zé) 印鑒的登記備案工作。 3．銷(xiāo)售合同專(zhuān)用章：由 營(yíng)銷(xiāo)策劃部代表公司對(duì)外簽署銷(xiāo)售合同時(shí)使用，由法人代表或法人代表授權(quán)的相關(guān)人員負(fù)責(zé)審批，見(jiàn)《合同評(píng)審審批記錄》后用印。 ㈣會(huì)議中，對(duì)需要解決的問(wèn)題要明確解決的方法、責(zé)任人、目標(biāo)和期限，避免議而不決，不了了之。 ㈢專(zhuān)題會(huì)會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織人于會(huì)后 1～ 3 日內(nèi)完成并由主持人 簽發(fā)，抄送各與會(huì)單位、部門(mén)備查。 ㈢ 各部門(mén)應(yīng) 將本部門(mén)范圍內(nèi)的辦公用具分配管理，對(duì)于共用的辦公用具責(zé)成 專(zhuān)人 管理；公司內(nèi)共用的辦公用具由辦公室負(fù)責(zé)管理。 ㈡ 公司倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)精神 和團(tuán)結(jié)協(xié)作，鼓勵(lì)各級(jí)員工之間積極配合、主動(dòng)溝通，充分發(fā)揮每位員工的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)員工個(gè)人發(fā)展與公司發(fā)展相一致，使公司成為員工發(fā)展和成長(zhǎng)的沃土。 3．員工應(yīng)愛(ài)惜使用各種電話(huà)設(shè)備，不準(zhǔn)隨意拆卸和移位，不準(zhǔn)拿著固定電話(huà)機(jī)走動(dòng)接打電話(huà)。 4．空調(diào) 出現(xiàn)故障或異常情況，及時(shí)通知綜合辦公室處理，嚴(yán)禁擅自拆卸空調(diào)部件。胸卡的樣式和顏色應(yīng)符合公司 CIS 管理要求 。 領(lǐng)用司服天數(shù) 730 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １９ 商務(wù)接待管理辦法 第一條 為更好地樹(shù)立公司形象，規(guī)范 公司商務(wù)接待工作，使公司的接待更加有序、規(guī)范，特制定本辦法。商務(wù)宴請(qǐng)主要是公司重要事宜和公關(guān)活動(dòng)，原則上掌握在 30— 80元 /人 /餐。 第十六條 其他相關(guān)未盡事宜遵照公司其他制度執(zhí)行。 ㈣ 財(cái)務(wù)部應(yīng)協(xié)同綜合辦公室將公司固定資產(chǎn)的保管責(zé)任落實(shí)到各部門(mén)負(fù)責(zé)人，并在資產(chǎn)保管人處簽名。 第三條 綜 合辦公室負(fù)責(zé)車(chē)輛和駕駛員管理工作；各用車(chē)部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)助。駕駛員返回停車(chē)場(chǎng)取車(chē)，應(yīng)注意留意車(chē)輛情況有無(wú)遭意外損傷。 ㈤ 駕駛員有義務(wù)提醒乘車(chē)人員注意上下車(chē)和行車(chē) 過(guò)程中注意事項(xiàng)，避免發(fā)生意外；如發(fā)生意外，駕駛員承擔(dān)部分責(zé)任。發(fā)生事故給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失，由駕駛員承擔(dān)損失費(fèi)用的 30%，造成重大損失的另行處理。 ㈣對(duì)外信息：指可以對(duì)外發(fā)布的，對(duì)公司內(nèi)部及外部人員（包括：客戶(hù)、股東、潛在客戶(hù)等）具有宣傳及指導(dǎo)作用的信息，對(duì)外信息服務(wù)是對(duì)信息進(jìn)行的收集、反饋及整理工作，主要通過(guò)外部網(wǎng)主頁(yè)、公司協(xié)辦的雜志等渠道進(jìn)行。 附件：信息分類(lèi)示意圖 內(nèi)部信息 外部信息 圖 1－信息分類(lèi)示意圖 物質(zhì)方面信息 圖紙、文檔方面信息 辦公與決策方面信息 國(guó)際信息 國(guó)內(nèi)信息 實(shí)施進(jìn)度方面信息 成本造價(jià)方面信息 合同方面信息 質(zhì)量方面信息 設(shè)備方面信息 財(cái)務(wù)方面信息 信 息 庫(kù) 政策信息 市場(chǎng)信息 資源信息 行業(yè)信息 客戶(hù)信息 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ２８ 檔案管理辦法 第一條 目的 確保公司工程、文書(shū)、聲像、實(shí)物等各門(mén)類(lèi)檔案得到有效控制。 第六條 檔案的保管 ㈠ 檔案室內(nèi)保管的檔案資料，要按門(mén)類(lèi)和載體進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、排列、編號(hào)，要管理有序。 ㈢ 根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)劃分并調(diào)整檔案密級(jí)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，正確處理好利用和保密的關(guān)系。組織有關(guān)人員定期進(jìn)行保密工作檢查。 ㈢ 要注意控制檔案室的溫濕度，不斷改善保管條件。 第二條 范圍 本辦法適用于公司所有檔案資料的控制。 第六條 信息收集 ㈠ 各部門(mén)在信息收集時(shí)必須不違反國(guó)家現(xiàn)行的法律、法規(guī)的前提下進(jìn)行； ㈡ 各部門(mén)可通過(guò)多種方式和渠道收集信息，其中包括：購(gòu)買(mǎi)報(bào)紙、雜 志、書(shū)籍、影音產(chǎn)品等載體，收看電視、收聽(tīng)廣播等大眾傳媒，在互聯(lián)網(wǎng)上搜索，到政府部門(mén)、同業(yè)單位或行業(yè)協(xié)會(huì)索取或購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)門(mén)資料，通過(guò)直接溝通掌握等方式。 ㈠對(duì)全年安全行車(chē)，完成任務(wù)，節(jié)約用油，車(chē)輛保養(yǎng)成績(jī)顯著的駕駛員，年終給與一定的安全行車(chē)特別獎(jiǎng)。 ㈡ 申請(qǐng)用車(chē)員工應(yīng)提前準(zhǔn)備好必要的隨身物品，車(chē)輛到位后及時(shí)上車(chē)出發(fā)，多人同行請(qǐng)遵守時(shí)間。任意放置車(chē)輛導(dǎo)致違犯交通規(guī)則、損毀、失竊，由駕駛?cè)速r償損失，并給予處分。 ㈡ 開(kāi)車(chē)前，駕駛員仔細(xì)必須檢查剎車(chē)、制動(dòng)器、喇叭、前、后燈，轉(zhuǎn)向系統(tǒng)等是否良好，不符合安全要求時(shí)應(yīng)立即修理。 ㈥ 固定資產(chǎn)報(bào)廢、損毀、調(diào)出、轉(zhuǎn)移等手續(xù)的辦理由綜合辦公室行政主管具體負(fù)責(zé)，行政主管根據(jù)實(shí)際情況編寫(xiě)審批報(bào)告，經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)，綜合辦公室主任和總經(jīng)理逐級(jí)審批后執(zhí)行。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ２１ 固定資產(chǎn)管理規(guī)定 第一條 公司固定資產(chǎn)指單位價(jià)值在 2000 元（含 2000 元）人民幣以上，且 使用期限超過(guò)一年的房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械和其他與公司經(jīng)營(yíng)有關(guān)的設(shè)備、工具等。公司原則上只負(fù)責(zé)正常的門(mén)票，酒水，果品費(fèi)用。 第三條 接待范圍：凡屬來(lái)公司洽談業(yè)務(wù)，辦理公務(wù)的賓客，公司的對(duì)外公關(guān)等都屬于商務(wù)接待。 ㈢ 員工的胸卡由于正常的磨損、質(zhì)量不好破損，員工需填寫(xiě)《胸卡申領(lǐng)單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，與舊卡同時(shí)交綜合辦公室辦理新卡。 6．開(kāi)啟空調(diào)前應(yīng)檢查電源狀態(tài)，門(mén)窗應(yīng)及時(shí)關(guān)閉，空調(diào)溫度設(shè)置合理，不能過(guò)高（冬季）或過(guò)低（夏季），設(shè)置在 22℃ ~25℃為宜。 ㈤ 投影儀的使用： 1．投影儀是演示講稿、幻燈片和其他影像文本的專(zhuān)用設(shè)備，供公司各種會(huì)議或展示成果時(shí)使用，嚴(yán)禁用于娛樂(lè)和消遣。 第七條 重要辦公設(shè)施的使用 ㈠ 計(jì)算機(jī)的使用：執(zhí)行《計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理辦法》。公共區(qū)域內(nèi)辦公設(shè)施由辦公室統(tǒng)一安排調(diào)整，否則不得隨意移動(dòng)。 ㈡會(huì)議時(shí)間：通常每半年召開(kāi)一次，具體時(shí)間以綜合辦公室通知為準(zhǔn)。 第四條 總經(jīng)理辦公會(huì) ㈠總經(jīng)理辦公會(huì)通常于每周二上午 9： 00～ 12:00 召開(kāi)，由總經(jīng)理主持，公司副總、總監(jiān)及綜合辦公室主任等人員參加。 5．發(fā)票專(zhuān)用章：由財(cái)務(wù)部對(duì)外收取各種款項(xiàng)，提供票據(jù)時(shí)使用。 ㈡ 印鑒啟用應(yīng)進(jìn)行告知聲明，注明啟用日期、發(fā)放單位、使用范圍和相關(guān)的注意事項(xiàng)。 ㈧ 印刷品（如信紙、信封、表格??）除各部門(mén)特殊表單外，其印刷、保管均由綜合辦公室統(tǒng)一印刷、保管。 3．辦公用品《合格供方名冊(cè)》主要包括大型 商場(chǎng)、超市和個(gè)體文具專(zhuān)業(yè)批發(fā)商。 3．各承辦部門(mén)對(duì)有明確辦結(jié)期限的，應(yīng)按期辦結(jié)；一般文件或一般會(huì)議議題的督辦應(yīng)在 3個(gè)工作日辦結(jié)；沒(méi)有明確辦結(jié)期限的，一般應(yīng)在 7 工作日?qǐng)?bào)告辦理結(jié)果；如遇特殊情況不能按時(shí)辦結(jié)時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告辦理情況，申請(qǐng)延期，經(jīng)立項(xiàng)審批人批準(zhǔn)后按新的期限抓緊辦理。 ㈡各部門(mén)負(fù)責(zé)人是本部門(mén)承辦督辦事項(xiàng)的直接責(zé)任者，應(yīng)認(rèn)真安排部署，合理調(diào)配有限的資源，完成委派的工作和任