【正文】 ..................................................... 23 2 信息、檔案管理 信息管理辦法 .......................................................................................... 26 檔案管理辦法 .......................................................................................... 28 工程檔案管理細(xì)則 ................................................................................. 30 文書檔案管理細(xì)則 ................................................................................. 35 聲像檔案管理細(xì)則 ................................................................................. 38 實(shí)物檔案管理細(xì)則 ................................................................................. 40 保密管理辦法 .......................................................................................... 41 文件管理制度 .......................................................................................... 43 公文行文規(guī)范 .......................................................................................... 46 計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)使用制度 ............................................................................ 50 3 安全生產(chǎn)管理制度 .......................................................................................... 51 4 法律事務(wù)管理辦法 .......................................................................................... 53 5 應(yīng)急事件處理辦法 .......................................................................................... 54 6 計(jì)劃管理實(shí)施辦法 .......................................................................................... 56 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ２ 手 冊(cè) 說 明 手冊(cè)內(nèi)容 本手冊(cè)是公司為導(dǎo)入 GMS 管理模式，實(shí)施全面管理體系所編制而成，包括： —— 公司行政事務(wù)管理體系的范圍； —— 公司關(guān)于行政事務(wù)管理體系要求的所有制度、規(guī)程文件。 在手冊(cè)使用期間，如有修改建議，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)匯總 意見，及時(shí)反饋到綜合辦公室。 ㈡ 個(gè)人連續(xù)工作時(shí)間超過 3 小時(shí)以上方可計(jì)入加班，多人集體工作超過 2 個(gè)小時(shí)方可計(jì)入加班；加班按照半天計(jì)算，累計(jì)達(dá)到 7小時(shí)按照一天計(jì)算。 第七條 病假 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ４ ㈠ 因病或因公受傷，憑正規(guī)醫(yī)院病休證明，到綜合辦公室辦理病假申請(qǐng)?；榧僖淮涡孕萃?，期間基薪照發(fā)。 第十一條 假期期間工資計(jì)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)除有特別規(guī)定外，參照人力資源管理手冊(cè)薪酬管理辦法執(zhí)行。 ㈣督察工作應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，深入實(shí)際，全面準(zhǔn)確地了解和反饋真實(shí)情況；堅(jiān)持分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理原則，充分發(fā)揮各級(jí)職能部門的作用。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ６ 第六條 督察督辦程序 ㈠立項(xiàng)下達(dá) 1．需要綜合辦公室督察督辦的事項(xiàng)，由總經(jīng)理批示后立項(xiàng)下達(dá)，綜合辦公室負(fù)責(zé) 全程督辦。 5．承辦部門將辦理完畢，具有查考和保存價(jià)值的工作材料，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、整理、立卷，按時(shí)移交檔案室保存。 ㈡ 行政主管匯總各職能部門的《辦公用品需求計(jì)劃表》后，兩日內(nèi)填寫《辦公用品采購申請(qǐng)單》，交綜合辦公室主任審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。采購時(shí)，應(yīng)在電話上要求送貨，在綜合辦公室驗(yàn)收。 ㈣ 管理性辦公用品和辦公設(shè)備列入移交管理，如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償或自購。行政主管要做好領(lǐng)用登記，每年年底公布一次。 第七條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。 1．公司的公章、鋼印和法人章等行政章由總經(jīng)理指定綜合辦公室專人管理； 2．公司財(cái)務(wù)章（包括財(cái)務(wù)專用章、合同專用章和發(fā)票專用章）由總經(jīng)理指定財(cái)務(wù)部專人管理； 3．各部門章由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)保管； 4．公司下屬子公司各類章統(tǒng)一由子公司財(cái)務(wù)室管理。 第六條 印鑒的使用 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １１ ㈠ 使用范圍 1．以公司名義對(duì)外發(fā)文、開具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律加蓋公司公章或法人章； 2．以公司名義對(duì)內(nèi)行文或協(xié)議等，使用公司公章； 3．部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的行文，加蓋部門印 鑒； 4．凡屬經(jīng)濟(jì)合同類的蓋合同專用章，凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類的蓋財(cái)務(wù)專用章，屬票據(jù)類的加蓋發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章。 7．公司項(xiàng)目部印章：由項(xiàng)目經(jīng)理代表項(xiàng)目部簽署現(xiàn)場簽證意見或處理權(quán)責(zé)范圍內(nèi)的零星事務(wù)時(shí)使用。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １２ 會(huì)議管理制度 第一條 為進(jìn)一步規(guī)范公司 內(nèi)部管理，促進(jìn)公司內(nèi)部溝通與信息傳遞，根據(jù)公司實(shí)際運(yùn)作需要，制定本制度。 ㈡會(huì)議主要內(nèi)容為： 1． 匯總、溝通公司各業(yè)務(wù)層面的工作進(jìn)展情況； 2． 協(xié)調(diào)、落實(shí)下一階段工作計(jì)劃； 3． 審議、決定公司重大事項(xiàng)。 ㈣部門聯(lián)席會(huì)議由綜合辦公室負(fù)責(zé)記錄及時(shí)整理、提交會(huì)議紀(jì)要。 ㈣員工大會(huì)由總經(jīng)理主持召開，由綜合辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、服務(wù)、記錄。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) １４ 工作環(huán)境和辦公設(shè)施管理辦法 第一條 目的 為了對(duì)工作環(huán)境和辦公設(shè)施進(jìn)行有效管理，為員工提供基本的辦公條件和創(chuàng)造一個(gè)良好的工作氛圍，制定本辦法。 第四條 辦公條件與環(huán)境衛(wèi)生 ㈠公司努力為員工創(chuàng)造舒適、美觀、整潔、衛(wèi)生的辦公條件，滿足員工日常辦公需求和提高員工的工作滿意度。 第五條 辦公秩序 ㈠員工應(yīng)自覺遵守辦公秩序，不得在辦公室內(nèi)高聲喧嘩、嬉笑打鬧、聊天（包括網(wǎng)絡(luò)聊天）和做與工作無關(guān)事情。 2． 員工在確認(rèn)需打印文件內(nèi)容正確無誤，打印格式符合要求， 打印機(jī)在正常狀態(tài)，紙張符 合打印要求 后，再執(zhí)行打印，禁止同樣內(nèi)容重復(fù)打印。 4．辦公室專職管理人員每天應(yīng)檢查一下油墨使用情況和紙張用量，并把復(fù)印機(jī)設(shè)置到節(jié)電狀態(tài)，下班后及時(shí)關(guān)機(jī)。 3．管理人員應(yīng)定期擦拭鏡頭和機(jī)身，清掃簾幕，保持清潔狀態(tài)。 6．公司員工自覺遵守傳真機(jī)使用要求，及時(shí)登記，接受監(jiān)督。 8．員工應(yīng)建立節(jié)約用電觀念，合理使用空調(diào)和各種用電設(shè)備。 ㈢在采購或委托制作司服時(shí)，綜合辦公室應(yīng)選擇質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、服務(wù)俱佳的服裝供應(yīng)商或服裝加工商。 第六條 司服和胸卡的管理 ㈠司服和胸卡是員工在公司內(nèi)的身份和形象的象征，每位員工在工作時(shí)間內(nèi)應(yīng)正規(guī)著裝和佩戴。具體計(jì)算公式為： 扣除額＝ 司服制作 價(jià)格（ 1－ ） 綜合辦公室負(fù)責(zé)計(jì)算應(yīng)扣除司服余額，通知財(cái)務(wù)部在結(jié)算工資時(shí)扣除。 第五條 接待安排 公司綜合辦公室為公司商務(wù)接待的主管部門，負(fù)責(zé)公司商務(wù)接待的統(tǒng)一管理。 第七條 實(shí)行備案制，所有商務(wù)接待（含授權(quán)范圍以內(nèi)的）都應(yīng)先填寫《商務(wù)接待申請(qǐng)單》批準(zhǔn)后實(shí)施，并由綜合辦公室歸口登記。 第十一條 外地商務(wù)（指南通地區(qū)以外） GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ２０ 宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn) A類地區(qū) 80— 150元 /人 /餐，其他地區(qū) 30— 60元 /人 /餐。 每月簽單結(jié)帳，綜合辦公室將根據(jù)簽單存根及備案登記進(jìn)行核對(duì)，匯總《簽單匯總表》，交由簽單人確認(rèn)，并統(tǒng)一報(bào)總經(jīng)理 審批后，送財(cái)務(wù)部結(jié)帳。 第三條 公司有關(guān)固定資產(chǎn)的購置、維護(hù)、轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)必須遵循下列規(guī)定，完善必要手續(xù)。 ㈣ 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自轉(zhuǎn)讓、出售、出租、出借公司固定資產(chǎn)，如有違紀(jì)行為， 除責(zé)令當(dāng)事人追回外，還應(yīng)視情節(jié)輕重給予適當(dāng)處分。 ㈧ 各部門經(jīng)理承擔(dān)監(jiān)督本部門固定資產(chǎn)使用情況的責(zé)任，督促使用人管好各項(xiàng)固定資產(chǎn) ，如發(fā)生毀損或丟失現(xiàn)象，經(jīng)有關(guān)部門鑒定后，視情況追究當(dāng)事人責(zé)任，并給予適當(dāng)?shù)?處 罰。 第九條 本規(guī)定未盡事宜參照公司其他制度執(zhí)行。 ㈢ 駕駛員身體不適，不能保證行車安全時(shí)，不得擔(dān)任駕駛工作。開車門要注意周圍情況，不要妨礙其他車輛和行人通行。 ㈩ 隨身攜帶的消防滅火器要確保完好有效，有破損或故障要及時(shí)配換修理。 第六條 駕駛員管理 ㈠ 駕駛員一律憑《車輛使用申請(qǐng)表》出車，無派車單不得擅自動(dòng)用車輛。 ㈣ 乘車人員按照駕駛員要求使用安全帶和上下車，在下車時(shí)注意觀察車后情況。 ㈤車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)或更換零件時(shí)，可視實(shí)際情況需要進(jìn)行修理，但無迫切需要或修理費(fèi)超過 2000 元時(shí)，應(yīng)與綜合辦公室主任聯(lián)系請(qǐng)示批示。 ㈢如發(fā)生交通事故，駕駛員需在兩日內(nèi)寫出書面報(bào)告，隱瞞不報(bào)，給事故調(diào)查處理造成困難所引起的經(jīng)濟(jì)損失，由駕駛員本人承擔(dān)，并從重處罰。 ㈡信息管理：包括信息識(shí)別，獲取及有效信息的審核、發(fā)布、存儲(chǔ)、檢索、更新和刪除等。收集到的各類信息，必要時(shí)可由相關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核和確認(rèn)。信息更新要通過信息審核人的審核。 ㈡ 各部門及項(xiàng)目部資料管理員負(fù)責(zé)本部門及項(xiàng)目部檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。案卷標(biāo)題要簡明確切，保管期限要準(zhǔn)確，裝訂要整齊。 ㈣ 調(diào)閱檔案要輕拿輕放，以減少檔案的機(jī)械磨損。 ㈢ 借閱人員要愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞檔案資料，不準(zhǔn)私自拆檔復(fù)印。 ㈡ 檔案的鑒定工作，應(yīng)在公司主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由綜合辦公室和有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。 ㈣ 檔案的移交工作需嚴(yán)格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交；并保留一份復(fù)印件以備查考。 第八條 檔案保密 ㈠ 檔案管理人員必須有嚴(yán)格的保密觀念，認(rèn)真 執(zhí)行公司的檔案制度，保證公司檔案的絕對(duì)安全。 ㈥ 嚴(yán)格遵守檔案保密制度，努力做好檔案 保密工作。 ㈦ 歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號(hào)，案卷目錄一式兩份。 第四條 檔案立卷、歸檔 ㈠ 綜合辦公室負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作； ㈡ 各部門及項(xiàng)目部資料管理員負(fù)責(zé)本部門及項(xiàng)目部檔案的收集歸檔。信息刪除須經(jīng)綜合辦公室審核。 第八條 信息發(fā)布 ㈠ 公司對(duì)內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)布的信息須經(jīng)過綜合辦公室主任審核后方可發(fā)布。 ㈢對(duì)內(nèi)信息：對(duì)公司決策、管理及經(jīng)營等方面有影響的信息。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊(cè) ２６ 2 信息、檔案管理 信息管理辦法 第一條 目的 確保公司信息管理工作規(guī)范化，保證公司信息的準(zhǔn)確性、完整性和可用性，確保信息交流、信息溝通渠道暢通，規(guī)范信息組織及信息管理，為公司管理及決策提供信息依據(jù)，為客戶提供滿意的信息服務(wù)。 ㈦如因駕駛員違章或操作失誤發(fā)生交通事故造成損失，公司可視情況確定駕駛員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。 第七條 車輛維