【正文】 不重要 緊急 不緊急 重要 不重要 （三）第二象限工作法 33 三、時間管理的原則及運(yùn)用 如何運(yùn)用呢？ 第 Ⅰ 象限：既緊急又重要的事項(xiàng) 某某經(jīng)理要處理客戶的投訴 。 （一） 80/20原則 我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)以下一些現(xiàn)象： 20 三、時間管理的原則及運(yùn)用 案例： 你一天的工作有 15件事項(xiàng)要完成 ， 依據(jù) 80/20的原則 ， 其中只有 3件事實(shí)需要你 80%精力和時間完成的 ， 這樣你就可以取得 80%的價值 ， 也就是最大的價值 。 結(jié)果常常時間比預(yù)計的要長 ， 導(dǎo)致重要的工作一拖再拖 ， 別的部門也不得不停下來等進(jìn)度 。 這種忙忙碌碌的員工一般 不輕易改變 他們自己的行為和習(xí)慣模式 。 （一） 80/20原則 21 三、時間管理的原則及運(yùn)用 步驟一：將每天的工作全部列出 步驟二：對工作進(jìn)行如下的分類： 價值 80%的工作 價值 20%的工作 事項(xiàng)一 事項(xiàng)二 事項(xiàng)三 事項(xiàng)四 事項(xiàng)五 事項(xiàng)六 事項(xiàng)七 如何運(yùn)用呢？ （一） 80/20原則 22 三、時間管理的原則及運(yùn)用 步驟三：時間和精力的分配 價值 80%的工作 價值 20%的工作 事項(xiàng)一：需 2小時集中精力 事項(xiàng)二：需 1小時不受干擾 事項(xiàng)三：需 2小時高效時間 事項(xiàng)四：可往后推 事項(xiàng)五：沒時間就不做 事項(xiàng)六：可委托下屬 事項(xiàng)七： …… （一） 80/20原則 23 三、時間管理的原則及運(yùn)用 例 ： 依據(jù) 80/20原則安排某經(jīng)理一天的工作 ? 1例會 ? 2審閱文件 、 資料 ? 3輔導(dǎo)下屬 ? 4與財務(wù)經(jīng)理討論費(fèi)用預(yù)算問題 ? 5會見客戶 ? 6準(zhǔn)備工作總結(jié) ? 7向營銷總監(jiān)匯報工作 ? 與人事經(jīng)理談獎金問題 ? 準(zhǔn)備招聘計劃 ? 處理應(yīng)急事項(xiàng) ? 1 接聽電話并處理 ? 1 老總召見 ? 1 聊天等溝通關(guān)系 （一） 80/20原則 24 三、時間管理的原則及運(yùn)用 步驟四：工作價值的分類 價值 80%的工作 價值 20%的工作 審閱文件 準(zhǔn)備工作總結(jié)并匯報 撰寫計劃、預(yù)算費(fèi)用報告 處理重要緊急事項(xiàng) 例會 輔導(dǎo)下屬 部門會議 會見客戶 談獎金問題 接聽和打出電話 聊天等 （一） 80/20原則 25 三、時間管理的原則及運(yùn)用 步驟五：時間和精力分配 價值 80%的工作 價值 20%的工作 文件審閱 30分鐘 9： 00— 11： 00準(zhǔn)備預(yù)算報告 11： 00— 12： 00準(zhǔn)備工作總結(jié) 留出 1小時左右處理緊急事項(xiàng) 例會無必要可取消 輔導(dǎo)下屬可在下午短時間處理 客戶不重要讓下屬會見 讓助理過濾電話等 獎金推到某一時間或讓人事部門決定 讓下屬提供資料 （一） 80/20原則 26 三、時間管理的原則及運(yùn)用 下面是按照一般做法和按照 80/20原則處理不同事物的結(jié)果： 接聽所有電話 會見所有客戶 閱讀所有文件 出席所有會議 接受所有下屬意見 每天做完所有工作 結(jié)果：忙碌 …… 由秘書過濾接聽電話只處理重要電話 只會見占銷售量 80%的 20%的客戶 只批閱 80%信息量的 20%的文件 只聽取 20%下屬 80%的建議 出席起 80%作用的 20%的會議 結(jié)果：充裕 …… 效果體現(xiàn) （一） 80/20原則 我們會認(rèn)為所有的電話都是重要的 ， 平等對待銷售量不同的客戶等等 。 例： 34 三、時間管理的原則及運(yùn)用 一般情況下 ， 重要的事項(xiàng)都是可以在一定的時間內(nèi)完成的 ， 一般有較充足的時間安排 ， 能處理得很好 。 （四）計劃原則 日計劃第三步：保留彈性工作時間 保留機(jī)動時間 ， 不能將工作排得滿滿的 ， 安排工作任務(wù)的時間不得超過 60%的總時間 ， 要用 40%的機(jī)動時間去處理突發(fā)事情 。計劃地目的就是幫助自己獲得清楚地想法 ， 以便獲得清晰地行動