【正文】 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 50 數(shù)字化社區(qū)系統(tǒng) 1) 數(shù)字 化社區(qū)的概念 數(shù)字化社區(qū)，顧名思義就是通過數(shù)字技術(shù)將管理、服務(wù)的提供者與每個住戶相聯(lián)結(jié)的社區(qū)。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 42 可綜合地查詢到房產(chǎn)、客戶、收費(fèi)等物業(yè)資料，從而使用戶無需在多個模塊進(jìn)行切換查看物業(yè)資料 ，方便的為領(lǐng)導(dǎo)層提供全面數(shù)據(jù)，有助于科學(xué)決策。 二級模塊包括 ： 物料檔案 : 登記物料名稱等詳細(xì)情況； 庫存管理 ：包括本期入庫、庫存、出庫、盤盈、盤虧等記錄； 入庫操作 ：物料入庫流程的操作，包括倉管年月、票據(jù)日期、單號、是否進(jìn)帳等； 出庫操作 ：物料 出庫流程的操作； 盤點(diǎn)操作 ：包括盤點(diǎn)方向、盤號、盤盈的情況； 過帳操作 ：對目前所有已未過帳的倉管票據(jù)全部過帳； 月結(jié)操作 ：對已過帳的票據(jù)進(jìn)行月結(jié)； 倉庫 管理 模塊具有以下特點(diǎn)： 方便對物料進(jìn)行盤點(diǎn)查詢及統(tǒng)計(jì)匯總； 一個物業(yè)管理處允許有多個倉庫； 一個倉庫的管理員沒有對另一個倉庫的管理權(quán)，但可查詢到其他倉庫某一物品的存貨情況。 綜合服務(wù)輸出以下報(bào)表： 投訴情況一覽表、維修情況一覽表、維修記錄一覽表、二次裝修情況、有償服務(wù)一覽表。 二級模塊 包括 ： 入伙登記 ： 在業(yè)主入伙時登記業(yè)主的相關(guān)資料和入伙時需繳納的各項(xiàng)費(fèi)用； 租戶入住登記 ： 租戶搬入時進(jìn)行信息登記與管理； 住戶管理 ： 詳細(xì)登記業(yè)主、租戶的家庭、公司及住員資料，可以根據(jù)房號、姓名、性別、身份證、暫住證等各種信息進(jìn)行查詢； 列項(xiàng)管理： 可對客戶管理所需要的彈出式列項(xiàng)進(jìn)行編輯，如成員的民族可有漢族、苗族等。在收費(fèi)模塊中，可對收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)周期、收費(fèi)類型及收費(fèi)價格進(jìn)行自定義，實(shí)現(xiàn)多種方式的收費(fèi)。本系統(tǒng)充分預(yù)計(jì)運(yùn)行環(huán)境的變化，提供具有前瞻性的功能和框架規(guī)劃。該標(biāo)準(zhǔn) 2021 年底發(fā)布。 再如，管理處分布在各個地區(qū)，從管理角度來講，隨時掌握管理處的運(yùn)作狀況是一項(xiàng)非常關(guān)鍵的管理要求，但許多物業(yè)公司目前仍舊在使用比較傳統(tǒng)的現(xiàn)場監(jiān)督檢查的方法，未能充分利用信息技術(shù)提高監(jiān)控的效率。目前，物業(yè)管理行業(yè)正經(jīng)歷著從經(jīng)驗(yàn)式的管理向理性管理的轉(zhuǎn)變過程，特別是 集團(tuán)化物業(yè)管理公司正面臨著地域分散與統(tǒng)一管理、集中策劃與放權(quán)執(zhí)行之間的矛盾關(guān)系；公司總部集中了文化素質(zhì)較高的人員，但對實(shí)際業(yè)務(wù)缺乏足夠的了解；業(yè)務(wù)執(zhí)行部門著重于處理具體的事務(wù)，不能從管理的高度提出規(guī)范的作業(yè)流程；物業(yè)管理作為微利的服務(wù)行業(yè)，不得不面對提高服務(wù)質(zhì)量和管理費(fèi)用有限、人才不足的窘境。前一種實(shí)際上是中介業(yè)務(wù)。其中居住性物業(yè)包括住宅小區(qū)、高級公寓、別墅；經(jīng)營性物業(yè)包括寫字樓、商業(yè)樓宇、工業(yè)廠房及倉庫、特種物業(yè)（文化物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 7 類物業(yè)、體育類物業(yè)、衛(wèi)生類物業(yè)、交通類物業(yè)等）。 B. 具體的業(yè)務(wù)流程比較固定，大多數(shù)屬于常規(guī)的業(yè)務(wù)活動，服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵在于人員招聘和培訓(xùn)是否嚴(yán)格和細(xì)致、業(yè)務(wù)流程是否合理、管理是否到位等。沿海大中城市中，物業(yè)管理的水平較好，一些大型的物業(yè)管理公司已經(jīng)建立了 ISO9000 質(zhì)量體系 6) 從法制化管理的角度來看，法律法規(guī)尚需完善。 7) 從行業(yè)特征來看，物業(yè)管理市場已經(jīng)初步形成，物業(yè)管理行業(yè)正在成為一個新興的行業(yè)。 發(fā)展趨勢 1) 整個行業(yè)加強(qiáng)法制化建設(shè)。 《物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)等級管理試行辦法》要求一、二級物業(yè)公司管理兩種以上類型的物業(yè)，但實(shí)際上，大部分的物業(yè)公司都是以一種類型的物業(yè)為主，比如萬科、中海、金地這三家一級資質(zhì)的企業(yè)都是以住宅管理為主。 某些大型的社區(qū)、寫字樓、商場等配備的工作人員比較多，會成立專門的物業(yè)公司進(jìn)行管理和經(jīng)營，此時，企業(yè)管理職能和業(yè)務(wù)處理職能都由該物業(yè)公司承擔(dān)，公司將管理部門與業(yè)務(wù)處理部門平行設(shè)置，例如人事部、財(cái)務(wù)部、經(jīng)營部、物業(yè)部、工程部、保安部等；或者在物業(yè)管理部下面分式為多個業(yè) 務(wù)組，如客戶組、工程組、環(huán)境組、保安組等。如何平衡各方面的因素，在有限的資源條件下提出解決方案，是當(dāng)前大多數(shù)物業(yè)管理公司都面臨的難題。 3）阻礙信息化建設(shè)的原因分析 A. 缺乏對信息行業(yè)發(fā)展完善的整體規(guī)劃和有效措施。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 15 2．集團(tuán)化物業(yè)管理企業(yè)信 息化建設(shè)的總體規(guī)劃 規(guī)劃目標(biāo) 根據(jù)前面對物業(yè)管理行業(yè)和集團(tuán)化物業(yè)管理企業(yè)的分析，優(yōu)秀的信息化建設(shè)規(guī)劃，必須達(dá)到如下目標(biāo)： 1) 滿足集團(tuán)化物業(yè)管理企業(yè)三個管理層次的需求； 2) 覆蓋物業(yè)公司的企業(yè)管理職能和業(yè)務(wù)處理職能； 3) 各管理功能的設(shè)計(jì)需符合現(xiàn)代企業(yè)管理思想； 4) 信息系統(tǒng)須支持公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大； 5) 軟件操作簡便易用； 6) 整個信息系統(tǒng)盡量一體化，將 企業(yè)管理功能、業(yè)務(wù)處理功能、信息門戶功能整合到一套系統(tǒng)中，并且數(shù)據(jù)共享； 7) 盡可能利用現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)，并進(jìn)行整合； 8) 采用成熟的開發(fā)技術(shù)和系統(tǒng)平臺，并適度超前； 9) 能在廣域網(wǎng)絡(luò)上 穩(wěn)定運(yùn)行； 10) 符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)； 11) 較高的開放性、可擴(kuò)展性和易維護(hù)性。 6) 標(biāo)準(zhǔn)化 ：按照 《建筑與住宅社區(qū)物業(yè)管理數(shù)字化應(yīng)用》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求， 設(shè)計(jì)開發(fā)。 12)敏感數(shù)據(jù)修改的日志跟蹤和分級的權(quán)限控制 對應(yīng)保密或較敏感的數(shù)據(jù)修改提供跟蹤，能清楚地記錄數(shù)據(jù)每次更改的情況（更改人、時間、值、數(shù)額等），提供敏感數(shù)據(jù)更改的依據(jù)。 客戶事件 ： 記錄客戶入伙、入租的情況； 客戶管理具有以下特點(diǎn) ： 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 25 房間資料采用樹導(dǎo)航結(jié)構(gòu)，可以方便地找到客戶的信息； 物業(yè)公司人員可以看所有的管理處房產(chǎn)資源信息，管理處只能看自己所管的房產(chǎn)信息； 一 個管理處管理兩個以上小區(qū)時，一個帳號和密碼可以查看所管理的一個或多個小區(qū)資料； 在“按客戶”查找客戶中，可以直接對客戶進(jìn)行更名。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 32 安全管理 安全 管理完成對保安、消防設(shè)備安裝情況、使用情況、公共區(qū)域監(jiān)控狀況等信息的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析，此模塊是面向管理處的保安消防工作 管理人員，如保安班長、消防班長等。 倉庫 管理 模塊輸出以下報(bào)表： 物品清單、庫存、物品入庫明細(xì)表、入庫匯總表、出庫明細(xì)表、出庫匯總表、未過帳票據(jù)一覽表、盤點(diǎn)空白表、盤點(diǎn)結(jié)果表。用戶分別可以按房間、按客戶、按電話、按車號對房產(chǎn)資料、客戶檔案、收費(fèi)情況、出入證、車位情況、客戶服務(wù)進(jìn)行查詢。這種數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使社區(qū)的管理者與住戶之間可以實(shí)時地進(jìn)行各種形式的信息交互，由于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)瀏覽器的先進(jìn)性以及多態(tài)的表現(xiàn)性，加上各種網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)的應(yīng)用，從而營造出了一個豐富多彩的虛擬社區(qū)。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 49 會所管理 對一些大型社區(qū)或高檔商住物業(yè)經(jīng)營的會所進(jìn)行管理，主要對會所經(jīng)營的活動、會所的資料和會 員進(jìn)行系統(tǒng)管理 二級功能模塊包括： 會所經(jīng)營： 對設(shè)施進(jìn)行登記包括對設(shè)施的名稱、計(jì)算方式、單價、設(shè)施類型、使用時間、維修情況等；對會所進(jìn)行預(yù)定管理、登記會所的消費(fèi)記錄； 會員管理 ：包括登記會員的各種資料（會員卡號、持卡類型、級別、積分、入會日期、附卡數(shù)量、會員卡截止日期等）、記錄會員事件（事件發(fā)生日期、時間操作人等）、以及客戶資料（客戶名稱、出生年月、籍貫、聯(lián)系方式、個性描述等） 會所管理輸出以下報(bào)表： 會所會員一覽表、會所設(shè)施預(yù)訂表、會所營業(yè)日報(bào)表、會所營業(yè)周報(bào)表。 資產(chǎn)管理輸出以下報(bào)表： 社區(qū)活動一覽表。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 35 登記設(shè)備檔案 設(shè)備巡查記錄 設(shè)備保養(yǎng)記錄 設(shè)備維修記錄 領(lǐng)導(dǎo)查詢 設(shè)備管理模塊 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 36 倉庫 管理 完成物業(yè)管理公司物品進(jìn)出庫管理、庫存物品統(tǒng)計(jì)查詢等工作，此模塊面向倉庫管理人員。主要包括服務(wù)費(fèi)用（清潔、綠化、工程維修等）、中介費(fèi)用和代辦費(fèi)用?？稍敿?xì)記錄住戶的姓名、身份證號、銀行托收帳號等信息，有關(guān)人口的描述信息，均采用公安部標(biāo)準(zhǔn)代碼，并且還可記錄和反映“同住人”的相關(guān)信息，同時可確定具體的收費(fèi)對象。 11）實(shí)現(xiàn) 全面自定義功能 用戶可以根據(jù)自身需要對字段、報(bào)表、界面、權(quán)限、人員工作范圍、查詢內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)分析內(nèi)容等項(xiàng)目進(jìn)行完全的自定義。 5) 技術(shù)領(lǐng)先 ：在技術(shù)上采用業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)的、先進(jìn)的、成熟的技術(shù)手段，不僅保證系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)，而且要保證該總體規(guī)劃的設(shè)計(jì)在未來的五年內(nèi)，其所選用的技術(shù)仍能滿足應(yīng)用發(fā)展的需求。 2) 物業(yè)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)將遵循國家標(biāo)準(zhǔn) 物業(yè)管理信息建設(shè)將在《建筑與住宅社區(qū)物業(yè)管理數(shù)字化應(yīng)用》國家標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，規(guī)范地發(fā)展。 2）管理與信息技術(shù)的結(jié)合不夠 不少物業(yè)管理公司建立了 ISO9000 質(zhì)量管理體系，為每項(xiàng)業(yè)務(wù)制定了操作規(guī)范，但計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)或者不符合公司的管理模式，或者不能與實(shí)際操作流程配合，造成實(shí)際操作過程與信息系統(tǒng)脫節(jié)，業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)成了記錄靜態(tài)內(nèi)容的工具，不能很好的反映管理和服務(wù)狀況 。 總體而言，任何一項(xiàng)管理活動都與其它活動相關(guān)聯(lián)，公司發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)文化、人 力資源管理、質(zhì)量管理、技術(shù)手段等之間存在著相互促進(jìn)的關(guān)系。 4）物業(yè)租賃管理 包括社會委托租賃和管理處業(yè)主委托租賃兩種。 按物業(yè)的類型分類 物業(yè)按使用用途分為居住性物業(yè)和經(jīng)營性物業(yè)。 14)企業(yè)管理職能和業(yè)務(wù)處理職能分別由公司和管理處承擔(dān) A. 物業(yè)管理公司一般分為行政管理部分（公司）和具體的業(yè)務(wù)執(zhí)行部分（管理處）兩個層次，公 司總部負(fù)責(zé)統(tǒng)一規(guī)劃、制定政策、調(diào)配資源、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門分散在各地，執(zhí)行具體的工作，管理能力的相對薄弱。 5) 從管理和服務(wù)的水平來看，現(xiàn)階段中國大陸物業(yè)管理仍處于起步階段，發(fā)展不平衡，整體來說，專業(yè)水平尚需強(qiáng)化。境外許多知名企業(yè)紛紛進(jìn)入中國市場。 2) 市場化程度越來越高，出現(xiàn)一批巨無霸式的企業(yè)，集團(tuán)化運(yùn)作。 集團(tuán)化物業(yè)管理企業(yè)的組織機(jī)構(gòu) 形式 集團(tuán)化的物業(yè)管理企業(yè)：設(shè)立有集團(tuán)、區(qū)域公司、管理處三級的組織架構(gòu)，各級部門的管理內(nèi)容均不同。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 9 集團(tuán)化物業(yè)管理企業(yè)的管理問題和需求 任何一個企業(yè)，都面臨著如下管理問題： 1) 規(guī)范管理流程 2) 提高客戶滿意度 3) 降低成本 4) 增加營收 5) 增強(qiáng)市場競爭力 從物業(yè)管理的行業(yè)特點(diǎn)、環(huán)境狀況和發(fā)展趨勢來看，集團(tuán)化物業(yè)管理公司面臨的管理問題有： ● 戰(zhàn)略流程、人力資源流程、運(yùn)營流程三大流程的協(xié)調(diào)發(fā)展和完善。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 11 集團(tuán)化物業(yè)管理企業(yè)對信息系統(tǒng)的要求 集團(tuán)層面的需求 集團(tuán)層面最主要的需求就是統(tǒng)計(jì)分 析，決策支持，同時對各區(qū)域公司進(jìn)行有效監(jiān)控，建立整個集團(tuán)的各種標(biāo)準(zhǔn)體系（ ISO9000）并推廣。信息技術(shù)更新?lián)Q代非?？欤粩鄷行碌膽?yīng)用系統(tǒng)、開發(fā)工具、動作模式出現(xiàn)，物業(yè)公司缺乏這方面的專門人才，難以提出最適合于企業(yè)運(yùn)作狀況的、技術(shù)領(lǐng)先的應(yīng)用方案。 集團(tuán)化物業(yè)管理企業(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃框圖 針對上述目標(biāo)，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理理論，集團(tuán)化物業(yè)管理企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃框圖 如下所示 ： 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 16 信息化建設(shè)為集團(tuán)化物業(yè)管理企業(yè)創(chuàng)造的價值 集團(tuán)化物業(yè)管理企業(yè)按照上述規(guī)劃進(jìn)行信息化建設(shè)，將獲得以下價值： 1) 規(guī)范管理流程； 2) 提高業(yè)務(wù)運(yùn)作效率； 3) 開拓與客戶之間的雙向交流渠道； 4) 提升客戶滿意度、降低成本、增加營收、增強(qiáng)市場競爭力。 7) 開放性、可擴(kuò)展性和易維護(hù)性 ：隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)展和智能設(shè)備的使用，本系統(tǒng)可能會與其它系統(tǒng)交 換數(shù)據(jù)，因而在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃，具有開放的接口，方便和其它系統(tǒng)進(jìn)行交互訪問。根據(jù)操作人員的不同權(quán)限，財(cái)務(wù)經(jīng)理有權(quán)修改費(fèi)用單價，收費(fèi)員只能錄入讀數(shù)進(jìn)行計(jì)算，管理處的工作人員僅能看到本管理處的數(shù)據(jù)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)可以看到 任何一個區(qū)域公司和管理處的數(shù)據(jù)。 客戶管理輸出以下報(bào)表： 出售信息統(tǒng)計(jì)表、出租信息統(tǒng)計(jì)表、個人客戶檔案表、公司成員檔案表、公司客戶檔案表、家庭成員檔案表、客戶檔案一覽表、客戶資料明細(xì)表、歷史客戶檔案表、商戶資料報(bào)表、業(yè)主資料一覽表、住戶明細(xì)表、租戶資料報(bào)表、租賃合同明細(xì)表。 二級模塊包括： 保安事件管理 ： 登記各時間段內(nèi)的保安事件、消防演習(xí)、火警記錄 ， 對發(fā)生的重大事件進(jìn)行詳細(xì)記錄 。 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 37 倉管參數(shù)設(shè)置 入庫登記 出 庫登記 盤點(diǎn)登記 盤點(diǎn) / 統(tǒng)計(jì) 物料類別設(shè)置 物料登記 庫存清單 進(jìn)出倉情況 領(lǐng)用情況 報(bào)損情況 倉庫管理子系統(tǒng) 倉管月結(jié) 物業(yè)管理系統(tǒng)方案書 38 租賃管理 面向物業(yè)公司的房產(chǎn)租賃中介部門使用，能夠?qū)λ芪飿I(yè)的使用狀態(tài)進(jìn)行管理，可以按租賃狀態(tài)等方式進(jìn)行分類匯總、統(tǒng)計(jì)，還可根據(jù)出租截止日期等租賃管理信息進(jìn)行查詢、匯總，預(yù)先對未來時間段內(nèi)的租賃變化情況有所了解、準(zhǔn)備，使租賃工作預(yù)見性強(qiáng)。此模塊主要面向管理人員、領(lǐng)導(dǎo)層。 換句話說，數(shù)字化社區(qū)是現(xiàn)實(shí)社區(qū)與由數(shù)字化技術(shù)