【正文】 ㈣ 經(jīng)常對員工進(jìn)行保密教育，不斷增強(qiáng)保密觀念。 ㈡ 嚴(yán)格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強(qiáng)光、防過度干燥、防失密）的要求，定期檢查檔案保管情況，對檔案進(jìn)行技術(shù)保護(hù)。在企業(yè)開展市場競爭，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、經(jīng)濟(jì)利益等方面發(fā)揮作用。 第五條 信息識別 各部門為滿足公司管理、決策、產(chǎn)品、服務(wù)及客戶的需要，對所接觸或收集到的信息進(jìn)行鑒別，保存和利用有用信息為工作服務(wù)的過程。 第八條 獎懲規(guī)定。 第七條 乘車人員管理 ㈠公司員工公務(wù)用車時必須提出申請，填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后，交由駕駛員出車，嚴(yán)禁公車私用和為其他人辦理申請。 車輛應(yīng)停放于指定位置、停車場或適當(dāng)合法位置。 第四條 車輛駕駛 ㈠ 嚴(yán)禁無證人員駕駛各種車輛，駕駛員嚴(yán)禁將車輛交給無證人員駕駛，出車過程中不得將車輛交給其他人員駕駛。 ㈤ 固定資產(chǎn)購入后，應(yīng)首先登記入綜合辦公室、財務(wù)部的固定資產(chǎn)賬目中。 第十七條 本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。 第九條 娛樂及游覽 娛樂及游覽應(yīng)事先報總經(jīng)理批準(zhǔn)，并列出 具體項目和費(fèi)用預(yù)算。 第二條 本辦法適用于公司各部門和全體員工。 ㈡綜合辦公室根據(jù)公司對胸卡制作的要求（包括與公司 CIS 的一致性），按照在職員工名單，擬訂胸卡制作計劃，經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后委托制作。 5．綜合辦公室負(fù)責(zé)定期組織檢修或清洗空調(diào)部件，長時間不用時應(yīng)斷電處理，并用空調(diào)防護(hù)罩保護(hù)。 4．辦公室應(yīng)定期檢查和維修電話機(jī)，定期消毒，通過查詢清單和采取相關(guān)措施防范電話費(fèi)異 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １６ 常、通話方異常等情況的發(fā)生。 ㈢公司實施有效的競爭和激勵機(jī)制，讓員工有積極參與的機(jī)會， 使公司成為員工發(fā)展和成長的沃土，員工是公司發(fā)展壯大的財富和資本。 ㈣ 辦公區(qū)域內(nèi)的各種辦公用具的擺放應(yīng)符合辦公室的規(guī)劃，如部門內(nèi)部有調(diào)整，應(yīng)提交調(diào)整方案和申請表，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后實施。 第七條 員工大會 ㈠出席人員：本公司全體員工。 第三條 會議分類 公司的會議可以分為總經(jīng)理辦公會、部門聯(lián)席會議、專題會、員工大會。 4．財務(wù)專用章：由財務(wù)部簽署支票時使用。 對所有 印鑒都要做好戳記，并留樣保存，以便備查。 ㈦ 辦公用品嚴(yán)禁私用。 2．部分新、特、進(jìn)口辦公用品，現(xiàn)有合格供方不能提供，必須在其他供應(yīng)商處購買時，應(yīng)將該供方補(bǔ)充進(jìn)辦公用品《合格供方名冊》。 2．接到《督辦通知單》后，各承辦單位要高度重視，認(rèn)真研究，明確承辦人員，采取切實措施，狠抓工作落實，并按時限要求將落實情況形成書面材料及時上報督辦人員審核，上報的內(nèi)容要真實、準(zhǔn) 確、具體、簡明，一事一文，經(jīng)承辦負(fù)責(zé)人簽字后呈報。 第三條 職責(zé) ㈠公司綜合辦公室是督察督辦工作的主控部門，負(fù)責(zé)公司重要決策、工作部署和行政指令的貫徹、部署、督察督辦、檢查總結(jié)和反饋工作。 第八條 工傷 因公負(fù)傷，因工致殘，持正規(guī)醫(yī)院診斷證明并經(jīng)綜合辦公室確認(rèn)，可按工傷假記考勤，工傷期間工資照發(fā)。 第三條 考勤員職責(zé) ㈠ 按規(guī)定及時、認(rèn)真、準(zhǔn)確地記錄考勤情況； ㈡ 如實向部門經(jīng)理反映本部門考勤中存在的問題； ㈢ 妥善保管各種休假憑證； ㈣ 整理考勤記錄，經(jīng)部門經(jīng)理審核后報綜合辦公室人事主管。 手冊管理 本手冊為公司受控文件，由總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布施行。 ㈣ 公司員工在法定節(jié)日加班（元旦、五一、十一、春節(jié)）按國家有關(guān)規(guī)定辦理。 第九條 產(chǎn)假、計劃生育假 ㈠ 產(chǎn)假一般為 90天，雙胞胎產(chǎn)假為 105天，流產(chǎn)未滿 3個月的產(chǎn)假為 20天， 3個月以上 7個月以下的為 42天， 7個月以上的為 90天。 ㈡各部門負(fù)責(zé)人對以下重要事項落實情況進(jìn)行督促檢查，內(nèi)容主要包括： 1．公司分派的屬本部門工作范圍內(nèi)的重要工作部署、文件、傳真、電話的貫徹執(zhí)行情況； 2．公司各項辦公會議決定的重要工作或重要事項的落實情況； 3．公司領(lǐng)導(dǎo)的指示、批示和交辦事項的辦理情況； 4．本部門工作關(guān)鍵性和重要性級別較高的事項的辦理和落實情況。辦結(jié)報告審核合格后，專項或綜合報送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 5．必需品、不易采購或耗用量大者應(yīng)酌量庫存；綜合辦公室無法采購的特殊辦公用品，可以經(jīng)綜合辦公室授權(quán)需求部門自行采購。復(fù)印的作廢紙張，由打字員留存，當(dāng)作反面紙使用。 ㈢ 印鑒保管必須安全可靠，公章、財務(wù)用帳等要放在保險柜中保管。 ㈢ 使用印鑒時 ,保管人應(yīng)對蓋印的文書內(nèi)容、手 續(xù)、格式把關(guān)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時請示領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決。 ㈣會議由綜合辦公室負(fù)責(zé)記錄并在會后及時整理、發(fā)布會議紀(jì)要。如有來訪客 人或來訪電話，安排適當(dāng)人員做好接待記錄，待會后再通知當(dāng)事人處理。 ㈢各工作場所須保持適當(dāng)?shù)臏囟龋⒏鶕?jù)不同季節(jié)予以調(diào)節(jié)；各工作場所須保持空氣流通。如打印半途終止，應(yīng)及時查看原因，排除故障，并取消打印命令，重新打印。 ㈥傳真機(jī)的使用： 1．傳真機(jī)主要是公司對外聯(lián)系公務(wù)時使用，私人事務(wù)不得用公司傳真機(jī)。 第二條 本規(guī)定所稱的司服，是指在工作場合穿著的由公司統(tǒng)一配發(fā)的服裝。 ㈡員工對配發(fā)的司服和胸卡有保管、清潔和修補(bǔ)的責(zé)任。 如需使用車輛、會議室、布置接待果品等，接待人員應(yīng)提前通知綜合辦公室準(zhǔn)備。 除宴請之外的其他商務(wù)活動必須報總經(jīng)理同意或事先獲得授權(quán)。 ㈡ 購置固定資產(chǎn)需由使用部門提出固定資產(chǎn)購置 申請 ，說明購置該固定資產(chǎn)的原因，報公司綜合 辦公室 會同財務(wù)部審核 。 （十） 每年二次由綜合辦公室、財務(wù)部組成清產(chǎn)核資小組，對公司各使用部門進(jìn)行固定資產(chǎn)賬目核對、實物清理，確保公司財產(chǎn)的安全。嚴(yán)禁酒后開車；嚴(yán)禁超速行駛；嚴(yán)禁超載行駛。 ㈡原則上由公司專職駕駛員負(fù)責(zé)駕駛，特殊情況用車人員自駕，必須事先報綜合辦公室主任批準(zhǔn)。 第七條 車輛維修保養(yǎng)及費(fèi)用管理 ㈠駕駛員對車輛要精心保養(yǎng)，保持車容整潔。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ２６ 2 信息、檔案管理 信息管理辦法 第一條 目的 確保公司信息管理工作規(guī)范化，保證公司信息的準(zhǔn)確性、完整性和可用性，確保信息交流、信息溝通渠道暢通，規(guī)范信息組織及信息管理，為公司管理及決策提供信息依據(jù)，為客戶提供滿意的信息服務(wù)。 第八條 信息發(fā)布 ㈠ 公司對內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)布的信息須經(jīng)過綜合辦公室主任審核后方可發(fā)布。 第四條 檔案立卷、歸檔 ㈠ 綜合辦公室負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作； ㈡ 各部門及項目部資料管理員負(fù)責(zé)本部門及項目部檔案的收集歸檔。 ㈥ 嚴(yán)格遵守檔案保密制度，努力做好檔案 保密工作。 ㈣ 檔案的移交工作需嚴(yán)格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交；并保留一份復(fù)印件以備查考。 ㈢ 借閱人員要愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞檔案資料，不準(zhǔn)私自拆檔復(fù)印。案卷標(biāo)題要簡明確切，保管期限要準(zhǔn)確，裝訂要整齊。信息更新要通過信息審核人的審核。 ㈡信息管理：包括信息識別，獲取及有效信息的審核、發(fā)布、存儲、檢索、更新和刪除等。 ㈤車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)或更換零件時，可視實際情況需要進(jìn)行修理，但無迫切需要或修理費(fèi)超過 2000 元時，應(yīng)與綜合辦公室主任聯(lián)系請示批示。 第六條 駕駛員管理 ㈠ 駕駛員一律憑《車輛使用申請表》出車，無派車單不得擅自動用車輛。開車門要注意周圍情況，不要妨礙其他車輛和行人通行。 第九條 本規(guī)定未盡事宜參照公司其他制度執(zhí)行。 ㈣ 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自轉(zhuǎn)讓、出售、出租、出借公司固定資產(chǎn)，如有違紀(jì)行為， 除責(zé)令當(dāng)事人追回外，還應(yīng)視情節(jié)輕重給予適當(dāng)處分。 每月簽單結(jié)帳，綜合辦公室將根據(jù)簽單存根及備案登記進(jìn)行核對，匯總《簽單匯總表》，交由簽單人確認(rèn)，并統(tǒng)一報總經(jīng)理 審批后，送財務(wù)部結(jié)帳。 第七條 實行備案制，所有商務(wù)接待（含授權(quán)范圍以內(nèi)的）都應(yīng)先填寫《商務(wù)接待申請單》批準(zhǔn)后實施，并由綜合辦公室歸口登記。具體計算公式為： 扣除額＝ 司服制作 價格（ 1－ ） 綜合辦公室負(fù)責(zé)計算應(yīng)扣除司服余額，通知財務(wù)部在結(jié)算工資時扣除。 ㈢在采購或委托制作司服時，綜合辦公室應(yīng)選擇質(zhì)量、價格、信譽(yù)、服務(wù)俱佳的服裝供應(yīng)商或服裝加工商。 6．公司員工自覺遵守傳真機(jī)使用要求，及時登記，接受監(jiān)督。 4．辦公室專職管理人員每天應(yīng)檢查一下油墨使用情況和紙張用量，并把復(fù)印機(jī)設(shè)置到節(jié)電狀態(tài)，下班后及時關(guān)機(jī)。 第五條 辦公秩序 ㈠員工應(yīng)自覺遵守辦公秩序，不得在辦公室內(nèi)高聲喧嘩、嬉笑打鬧、聊天（包括網(wǎng)絡(luò)聊天）和做與工作無關(guān)事情。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １４ 工作環(huán)境和辦公設(shè)施管理辦法 第一條 目的 為了對工作環(huán)境和辦公設(shè)施進(jìn)行有效管理，為員工提供基本的辦公條件和創(chuàng)造一個良好的工作氛圍，制定本辦法。 ㈣部門聯(lián)席會議由綜合辦公室負(fù)責(zé)記錄及時整理、提交會議紀(jì)要。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １２ 會議管理制度 第一條 為進(jìn)一步規(guī)范公司 內(nèi)部管理，促進(jìn)公司內(nèi)部溝通與信息傳遞，根據(jù)公司實際運(yùn)作需要，制定本制度。 第六條 印鑒的使用 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 １１ ㈠ 使用范圍 1．以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司公章或法人章； 2．以公司名義對內(nèi)行文或協(xié)議等，使用公司公章； 3．部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的行文，加蓋部門印 鑒； 4．凡屬經(jīng)濟(jì)合同類的蓋合同專用章，凡屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)類的蓋財務(wù)專用章，屬票據(jù)類的加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章。 第七條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。 ㈣ 管理性辦公用品和辦公設(shè)備列入移交管理，如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償或自購。 ㈡ 行政主管匯總各職能部門的《辦公用品需求計劃表》后，兩日內(nèi)填寫《辦公用品采購申請單》，交綜合辦公室主任審核后，報總經(jīng)理審批。 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ６ 第六條 督察督辦程序 ㈠立項下達(dá) 1．需要綜合辦公室督察督辦的事項，由總經(jīng)理批示后立項下達(dá)，綜合辦公室負(fù)責(zé) 全程督辦。 第十一條 假期期間工資計發(fā)標(biāo)準(zhǔn)除有特別規(guī)定外，參照人力資源管理手冊薪酬管理辦法執(zhí)行。 第七條 病假 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ４ ㈠ 因病或因公受傷，憑正規(guī)醫(yī)院病休證明，到綜合辦公室辦理病假申請。 在手冊使用期間，如有修改建議，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)匯總 意見，及時反饋到綜合辦公室。 手冊持有者應(yīng)妥善保管手冊，不得損壞、丟失、隨意涂抹，嚴(yán)禁私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借給其他公司或人員。部門經(jīng)理請假在 3 天以內(nèi)由分管副總經(jīng)理審批， 3 天以上由總經(jīng)理審批；副總經(jīng)理請假，由公司總經(jīng)理審批；事假經(jīng)審批后報綜合辦公室備案。 ㈡ 曠工 1天以內(nèi)，按照日工資雙倍扣發(fā)基薪，不享受當(dāng)月績效工資；曠工 3天（含）以內(nèi)的，扣發(fā)半月基薪，不享受當(dāng)月績效工資；超過 3天的，當(dāng)月工資全部扣發(fā)，公司有權(quán)解除勞動關(guān)系。 ㈣督察督辦與調(diào)研相結(jié)合：督察督辦事項下達(dá)后，綜合辦公室要通過多種方式，跟蹤了解落實情況，及時溝通信息，適時催辦，并及時反饋進(jìn)展情況；事項完成后責(zé)任部門應(yīng)及時會同綜合辦公室向主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報。 第三條 辦公用品的采購管理 ㈠ 每月 28 日，公司各職能部門的負(fù)責(zé)人將填寫好的《辦公用品需求計劃表》簽字后，送達(dá)行政主管。管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，消 GMS 管理體系文件之三 銀河投資 —— 行政事務(wù)管理手冊 ８ 耗品不在此限。 ㈡ 每年 1 月 5日前，行政主管匯總?cè)甑霓k公用品實際耗用量和金額，分析與計劃預(yù)算的偏差情況，編制《年度辦公用品管理總結(jié)報告》，報綜合辦公室主任留存，并作為編制下一預(yù)算年 度的依據(jù)。 ㈦ 印鑒的銷毀須填寫《印鑒銷毀申請表》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由兩名以上的人員進(jìn)行銷毀。 第八條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。 ㈡會議主要內(nèi)容為： 1．傳達(dá)公司有關(guān)文件及精神； 2．各部門負(fù)責(zé)人 匯報本部門上月工作情況、本月工作計劃及需提請公司協(xié)調(diào)解決的問題； 3．由