【正文】 原材料返工： 有些物料可以不經(jīng)過供應(yīng)商返工，而是由廠家自己進(jìn)行返工。 內(nèi)容說明 確定收到的物料是否符合供應(yīng)合同中的質(zhì)量要求，質(zhì)量檢驗(yàn)人員通過標(biāo)準(zhǔn)的操作流程進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。 33 管理代管存貨主要活動(dòng)說明 確定供應(yīng)商／物料代管的數(shù)據(jù)： 針對(duì)代管的每種物料、相應(yīng)的供應(yīng)商和工廠等確定代管的數(shù)據(jù)，例如價(jià)格、價(jià)格的變動(dòng)處理等等。 通過強(qiáng)制使用采購(gòu)訂單，能夠標(biāo)準(zhǔn)化管理，最小程度減少和供應(yīng)商的誤解，并且為以后 ERP系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。通過這個(gè)程序確定分級(jí)的審批過程和權(quán)限。 采用標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)流程對(duì)化工原材料和技術(shù)采購(gòu)進(jìn)行集中管理，有利于降低采購(gòu)成本，增強(qiáng)與供應(yīng)商的關(guān)系。對(duì)于氧化鋁無法招標(biāo)采購(gòu)的 ,則應(yīng)執(zhí)行其他非招標(biāo)環(huán)節(jié) .對(duì)于一次性采購(gòu)，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行本流程中的環(huán)節(jié)。 問題應(yīng)對(duì)方案： 可能存在問題的類型、原因、重要程度和解決辦法，并且應(yīng)該規(guī)定如何確定這些問題。對(duì)于這些采購(gòu)，公司應(yīng)該制定相應(yīng)的政策進(jìn)行管理。 ? 費(fèi)用歸結(jié)和分配表： 根據(jù)總成本和計(jì)算模型，編制費(fèi)用歸結(jié)和分配表。 – 確定供應(yīng)商名錄： 根據(jù)公司產(chǎn)品市場(chǎng)、生產(chǎn)技術(shù)、需求數(shù)量等方面的需求考察所有可能的供應(yīng)商，并且根據(jù)一定的規(guī)則進(jìn)行排序，產(chǎn)生供應(yīng)商名單。 的老流程 的新流程 ? 缺少?gòu)墓?yīng)戰(zhàn)略方面的流程，采購(gòu)工作的戰(zhàn)略工作依賴于個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)。 質(zhì)量管理手冊(cè)： 這里需要確定采購(gòu)過程中的質(zhì)量控制程序和檢驗(yàn)方法，主要包括：原材料和設(shè)備的合格標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)程序、質(zhì)量評(píng)級(jí)辦法。 ? 物料目標(biāo)庫存管理辦法： 應(yīng)該根據(jù)公司的要求對(duì)物料進(jìn)行必要的分類，針對(duì)不同的物料分別設(shè)定其庫存水平，并且確定庫存補(bǔ)充的方法和周期。 ? 通過本流程形成的采購(gòu)計(jì)劃來實(shí)施的采購(gòu)戰(zhàn)略。因此在制定采購(gòu)訂單管理政策時(shí)要充分考慮的因素有：如何區(qū)分訂單的緊急程度、如何劃分訂單的優(yōu)先級(jí)、如何針對(duì)不同的訂單進(jìn)行跟蹤和審計(jì)控制等等 – 制定爭(zhēng)端解決流程： 采購(gòu)活動(dòng)中的爭(zhēng)端不可避免，主要來自于交貨日期的延遲、質(zhì)量問題、數(shù)量差異等等。而在評(píng)價(jià)過程中出現(xiàn)的嚴(yán)重問題，可以采用緊急方式進(jìn)行。應(yīng)該注意不能簡(jiǎn)單地去掉供應(yīng)商的資料，而是應(yīng)該將淘汰的供應(yīng)商資料進(jìn)行單獨(dú)的保存，以備在以后的工作中能夠作為參考。 – 尋找潛在的供應(yīng)商： 針對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)化的儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等應(yīng)該確定能夠提供產(chǎn)品的潛在廠商，而對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)的重復(fù)性的采購(gòu)應(yīng)該從侯選供應(yīng)商中選擇可能的供應(yīng)商。 與供應(yīng)商談判： 與供應(yīng)商商談價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時(shí)間等條件，解決雙方存在的分歧，并且提出解決的方法。 參與部門 采購(gòu)部 主要文檔說明 采購(gòu)訂單： 用于指導(dǎo)和跟蹤供應(yīng)商的執(zhí)行情況。值得強(qiáng)調(diào)的是，公司應(yīng)該針對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行中出現(xiàn)的各種問題編制問題列表和管理辦法，以便出現(xiàn)問題時(shí)依照?qǐng)?zhí)行。 入庫單： 記錄收到貨物的憑證。 樣本批號(hào)記錄： 為了準(zhǔn)確跟蹤物料的檢驗(yàn)，應(yīng)該對(duì)樣本進(jìn)行編號(hào)，并且將批號(hào)作為樣本的唯一標(biāo)識(shí)進(jìn)行記錄。 跟蹤／監(jiān)控大宗采購(gòu)折扣： 作為一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化的管理手段，應(yīng)該制定大宗采購(gòu)折扣的跟蹤和監(jiān)控的管理規(guī)定，使得企業(yè)能夠獲得最佳的采購(gòu)價(jià)格。 調(diào)整付款安排： 根據(jù)質(zhì)檢過程中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行付款調(diào)整，主要包括：處理降低價(jià)格、處理貨物的級(jí)別降低等等。 管理代管存貨主要活動(dòng)說明 34 收到原材料（ P120） N o核 對(duì) 收 到 貨 物 和 提單Y e sP 0 9 0 采購(gòu) 合 同的 監(jiān) 控管 理L 0 3 0 運(yùn)輸 管 理Y e s按 合 同 訂 單 辦 理 收貨處 理 受 損 壞 的 貨 物貨 物 滿 足 要 求 ?Y e s貨 物 進(jìn) 入 庫 存 移 送 到 車 間P 0 8 0 采購(gòu) 物 料和 服 務(wù)訂 單 外 采 購(gòu) 收 貨送 至 申 請(qǐng) 方 處L 0 8 0 管理 工 廠之 間 運(yùn)輸 貨 物檢 查 材 料 的 損 壞 情況 ( 開 收 據(jù) 前 )接 收 材 料 ?運(yùn) 輸 方 責(zé) 任 ?向 運(yùn) 輸 方 索 賠N o按 貨 運(yùn) 通 知 單 辦 理收 貨按 訂 單 辦 理 收 貨按 照 分 廠 轉(zhuǎn) 移 單 辦理 收 貨按 進(jìn) 度 協(xié) 議 辦 理 售貨過 磅數(shù) 量 差 異 不 可以 接 受 ?貨 物 暫 存 差 異 解 決 是 否 廢 料 ?Y e sL 0 9 0 管理 物 料報(bào) 廢 和處 置是 否 退 貨 ?N o N oN oY e sL 0 3 0 管理 運(yùn) 輸L 0 3 0 管理 運(yùn) 輸按 實(shí) 際 數(shù) 量 收 貨合 格 供 應(yīng) 商 ?需 要 質(zhì) 量 檢 驗(yàn) ?Y e sN o貨 物 直 接 去 車間 ?貨 物 直 接 進(jìn) 入庫 存 ?N oN oY e sY e s檢 查 貨 物 項(xiàng) 目貨 物 入 庫N o送 到 質(zhì) 量 檢 驗(yàn) 處Y e sP 1 4 0 差異 材 料處 理Y e sN oL 0 6 0 管理 庫 存/ 存 儲(chǔ) /移 送L 0 2 0 制定 物 料管 理 策略P 1 3 0 到貨 檢 驗(yàn)貨 物 提 單入 庫 單采 購(gòu) 流 程收 到 原 材 料編 號(hào) : P 1 2 0磅 單35 收到原材料流程說明 輸入流程 L030管理運(yùn)輸 P090采購(gòu)合同的監(jiān)控管理 L020制定物料管理政策 L080 管理工廠之間運(yùn)送貨物 P080 采購(gòu)物料和服務(wù) P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 輸出流程 L030管理運(yùn)輸 P150支付貨款 L090管理物料報(bào)廢和處置 P130到貨質(zhì)檢 L060管理庫存／存儲(chǔ)／移送 P140差異材料處理 目的 管理和控制收到物料和服務(wù)的過程 內(nèi)容說明 管理采購(gòu)實(shí)物的收到過程，如果需要質(zhì)檢則進(jìn)行質(zhì)檢，否則將物料放置在庫房和相應(yīng)的存儲(chǔ)地點(diǎn)。針對(duì)不同的物料，應(yīng)該從供應(yīng)商的表現(xiàn)、進(jìn)度情況、技術(shù)情況等多個(gè)方面進(jìn)行監(jiān)督，盡快發(fā)現(xiàn)問題并提供解決的方案。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 存在二各個(gè)車間的二級(jí)庫存 各個(gè)車間需要自行平衡庫存，提出采購(gòu)申請(qǐng) 現(xiàn)在無法控制二級(jí)庫存，會(huì)造成各個(gè)分廠庫存冗余，占用過多庫存資金 對(duì)采購(gòu)需求的產(chǎn)生可以通過這個(gè)程序標(biāo)準(zhǔn)化，并且采購(gòu)審批過程比較明確。 確定合同需求： 確定每次采購(gòu)合同中采購(gòu)物料的數(shù)量和種類。 – 建立物料檔案： 在確定物料要求以后，針對(duì)不同的物料，采用統(tǒng)一格式建立物料檔案。 制定針對(duì)有問題供應(yīng)商的應(yīng)對(duì)方案： 存在問題的供應(yīng)商應(yīng)該加倍關(guān)注并且嚴(yán)格管理，為了減少問題的出現(xiàn)并且在出現(xiàn)問題時(shí)能夠快速解決，可以根據(jù)問題的情況制定不同的標(biāo)準(zhǔn)解決方案，在出現(xiàn)問題時(shí)參照?qǐng)?zhí)行。供應(yīng)商選擇和評(píng)價(jià)管理應(yīng)該針對(duì)不同的物料分別進(jìn)行。然后針對(duì)不同類別的物料，制定符合其特點(diǎn)的管理政策。在確定采購(gòu)組織過程中應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注：采購(gòu)組織的形式（集中式或者非集中式的）、采購(gòu)組織的崗位設(shè)置、每個(gè)崗位的職責(zé)說明、業(yè)績(jī)考核的主要指標(biāo)。 內(nèi)容說明 建立公司采購(gòu)政策和購(gòu)買流程，并且建立最佳的組織完成采購(gòu)工作，管理控制主要供應(yīng)商的選擇和庫存的目標(biāo)，制定中短期的采購(gòu)計(jì)劃，并且通過采購(gòu)預(yù)算提供給公司管理層。 參與部門 采購(gòu)部 \生產(chǎn)部 \市場(chǎng)部 主 要 文 檔 說 明 主要文檔： 公司戰(zhàn)略計(jì)劃： 公司長(zhǎng)期發(fā)展的規(guī)劃，主要包括在未來的 5到 10年內(nèi)公司主要的發(fā)展方向 戰(zhàn)略成本分析： 從中長(zhǎng)期的發(fā)展來看，公司的成本構(gòu)成情況和變化趨勢(shì) 物料接收政策： 作為公司統(tǒng)一的物料管理指導(dǎo)性文件，其中應(yīng)該集中描述：存儲(chǔ)設(shè)備的自建要求、租賃設(shè)備的程序和辦法、第三方加工的程序和管理辦法、物料返工、返回和報(bào)廢處理的原則、危險(xiǎn)物品的管理辦法、收貨質(zhì)量檢驗(yàn)的方法、收貨差異的處理方法、質(zhì)量問題的解決方法等等。 ? 公司應(yīng)該制定 3到 5年的中長(zhǎng)期采購(gòu)規(guī)劃來指導(dǎo)采購(gòu)工作。 – 確定關(guān)鍵件的備選計(jì)劃： 首先確定哪些原材料和備件是生產(chǎn)過程中最重要的，然后確定其首選供應(yīng)商和備選供應(yīng)商。該手冊(cè)能夠?qū)π聠T工進(jìn)行培訓(xùn)，能夠使其快速熟悉并進(jìn)入崗位。 – 確定總成本的計(jì)算模型： 與財(cái)務(wù)部門一起確定采購(gòu)的總成本，并且按照一定的模型計(jì)算各個(gè)部分的費(fèi)用。 通知供應(yīng)商： 以書面形式通知供應(yīng)商。 物料招標(biāo)書： 標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)書文件，用于公司所有采購(gòu)中的招標(biāo)活動(dòng)。本流程主要適用于那些標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)的、重復(fù)性物料的采購(gòu)活動(dòng)。 采購(gòu)需求書： 經(jīng)過審批后確定的采購(gòu)需求，可以據(jù)此制作采購(gòu)訂單。 參與 部門 采購(gòu)部 生產(chǎn)部 主要文檔說明 采購(gòu)問題管理規(guī)定： 是針對(duì)采購(gòu)過程中發(fā)生的所有問題和解決辦法的參考信息列表。 建立補(bǔ)充庫存訂單： 由生產(chǎn)商或者供應(yīng)商產(chǎn)生補(bǔ)充庫存訂單，補(bǔ)充庫存水平。 檢驗(yàn)記錄單： 記錄檢驗(yàn)的結(jié)果，如果必要應(yīng)該注明質(zhì)量檢驗(yàn)部門的意見和建議。 提出降低標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)： 在物料不能符合原有標(biāo)準(zhǔn)的情況下，可以申請(qǐng)降低標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行接收和使用。 降低標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)書： 標(biāo)準(zhǔn)化的申請(qǐng)文件，用于降低標(biāo)準(zhǔn)（讓步接受）接收物料。 按照實(shí)際數(shù)量收貨： 在采購(gòu)過程中經(jīng)常發(fā)生數(shù)量差異的現(xiàn)象，尤其是化工原材料，其實(shí)際收到的數(shù)量和訂單或者提貨單中的數(shù)量往往不一致，應(yīng)該針對(duì)此種情況制定可以接受的數(shù)量差異范圍。 流程主要活動(dòng)描述 31 管理代管存貨（ P100） P 0 1 0 制定 采 購(gòu)戰(zhàn) 略L 1 3 0 管理 代 管物 料確 定 供 應(yīng) 商 / 物 料代 管 的 數(shù) 據(jù)簽 定 代 管 物 料 合 同 需 要 補(bǔ) 充 庫 存 ? 建 立 補(bǔ) 充 庫 存 訂 單收 到 貨 物 并 進(jìn) 入 庫存使 用 代 管 物 料 時(shí) 標(biāo)明 供 應(yīng) 商為 支 付 貨 款 計(jì) 算 代管 物 料 的 使 用 量L 1 3 0 管理 代 管物 料P 1 5 0 支付 貨 款Y e sN o補(bǔ) 充 庫 存 訂 單采 購(gòu) 流 程管 理 代 管 存 貨編 號(hào) : P 1 0 032 管理代管存貨流程說明 輸入流程 P010制定采購(gòu)戰(zhàn)略 L130管理代管物料 輸出流程 P150支付貨款 L130管理代管物料 目的 管理供應(yīng)商的代管貨物 內(nèi)容說明 主要管理供應(yīng)商在本地設(shè)庫、和采購(gòu)代管等活動(dòng) 參與部門 采購(gòu)部 物流部 主要文檔說明 補(bǔ)充庫存訂單： 針對(duì)不同的代管物料，設(shè)定其安全庫存水平和最低庫存水平，當(dāng)庫存水平低于最低庫存時(shí)，應(yīng)該產(chǎn)生庫存補(bǔ)充訂單。在采購(gòu)時(shí)可以使用采購(gòu)信用卡，一定金額