【正文】 原材料返工： 有些物料可以不經(jīng)過供應商返工，而是由廠家自己進行返工。 內(nèi)容說明 確定收到的物料是否符合供應合同中的質(zhì)量要求，質(zhì)量檢驗人員通過標準的操作流程進行質(zhì)量檢驗。 33 管理代管存貨主要活動說明 確定供應商／物料代管的數(shù)據(jù)： 針對代管的每種物料、相應的供應商和工廠等確定代管的數(shù)據(jù)，例如價格、價格的變動處理等等。 通過強制使用采購訂單，能夠標準化管理，最小程度減少和供應商的誤解，并且為以后 ERP系統(tǒng)奠定基礎。通過這個程序確定分級的審批過程和權(quán)限。 采用標準的招標流程對化工原材料和技術采購進行集中管理，有利于降低采購成本，增強與供應商的關系。對于氧化鋁無法招標采購的 ,則應執(zhí)行其他非招標環(huán)節(jié) .對于一次性采購，應該嚴格執(zhí)行本流程中的環(huán)節(jié)。 問題應對方案： 可能存在問題的類型、原因、重要程度和解決辦法，并且應該規(guī)定如何確定這些問題。對于這些采購，公司應該制定相應的政策進行管理。 ? 費用歸結(jié)和分配表： 根據(jù)總成本和計算模型，編制費用歸結(jié)和分配表。 – 確定供應商名錄： 根據(jù)公司產(chǎn)品市場、生產(chǎn)技術、需求數(shù)量等方面的需求考察所有可能的供應商，并且根據(jù)一定的規(guī)則進行排序，產(chǎn)生供應商名單。 的老流程 的新流程 ? 缺少從供應戰(zhàn)略方面的流程，采購工作的戰(zhàn)略工作依賴于個人的經(jīng)驗。 質(zhì)量管理手冊： 這里需要確定采購過程中的質(zhì)量控制程序和檢驗方法，主要包括：原材料和設備的合格標準、檢驗程序、質(zhì)量評級辦法。 ? 物料目標庫存管理辦法： 應該根據(jù)公司的要求對物料進行必要的分類，針對不同的物料分別設定其庫存水平，并且確定庫存補充的方法和周期。 ? 通過本流程形成的采購計劃來實施的采購戰(zhàn)略。因此在制定采購訂單管理政策時要充分考慮的因素有：如何區(qū)分訂單的緊急程度、如何劃分訂單的優(yōu)先級、如何針對不同的訂單進行跟蹤和審計控制等等 – 制定爭端解決流程： 采購活動中的爭端不可避免，主要來自于交貨日期的延遲、質(zhì)量問題、數(shù)量差異等等。而在評價過程中出現(xiàn)的嚴重問題，可以采用緊急方式進行。應該注意不能簡單地去掉供應商的資料，而是應該將淘汰的供應商資料進行單獨的保存，以備在以后的工作中能夠作為參考。 – 尋找潛在的供應商： 針對非標準化的儀器儀表、機電設備等應該確定能夠提供產(chǎn)品的潛在廠商，而對于標準的重復性的采購應該從侯選供應商中選擇可能的供應商。 與供應商談判： 與供應商商談價格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間等條件，解決雙方存在的分歧，并且提出解決的方法。 參與部門 采購部 主要文檔說明 采購訂單： 用于指導和跟蹤供應商的執(zhí)行情況。值得強調(diào)的是，公司應該針對采購合同執(zhí)行中出現(xiàn)的各種問題編制問題列表和管理辦法，以便出現(xiàn)問題時依照執(zhí)行。 入庫單： 記錄收到貨物的憑證。 樣本批號記錄： 為了準確跟蹤物料的檢驗，應該對樣本進行編號，并且將批號作為樣本的唯一標識進行記錄。 跟蹤／監(jiān)控大宗采購折扣： 作為一項標準化的管理手段，應該制定大宗采購折扣的跟蹤和監(jiān)控的管理規(guī)定，使得企業(yè)能夠獲得最佳的采購價格。 調(diào)整付款安排： 根據(jù)質(zhì)檢過程中出現(xiàn)的問題，進行付款調(diào)整，主要包括：處理降低價格、處理貨物的級別降低等等。 管理代管存貨主要活動說明 34 收到原材料（ P120） N o核 對 收 到 貨 物 和 提單Y e sP 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理L 0 3 0 運輸 管 理Y e s按 合 同 訂 單 辦 理 收貨處 理 受 損 壞 的 貨 物貨 物 滿 足 要 求 ?Y e s貨 物 進 入 庫 存 移 送 到 車 間P 0 8 0 采購 物 料和 服 務訂 單 外 采 購 收 貨送 至 申 請 方 處L 0 8 0 管理 工 廠之 間 運輸 貨 物檢 查 材 料 的 損 壞 情況 ( 開 收 據(jù) 前 )接 收 材 料 ?運 輸 方 責 任 ?向 運 輸 方 索 賠N o按 貨 運 通 知 單 辦 理收 貨按 訂 單 辦 理 收 貨按 照 分 廠 轉(zhuǎn) 移 單 辦理 收 貨按 進 度 協(xié) 議 辦 理 售貨過 磅數(shù) 量 差 異 不 可以 接 受 ?貨 物 暫 存 差 異 解 決 是 否 廢 料 ?Y e sL 0 9 0 管理 物 料報 廢 和處 置是 否 退 貨 ?N o N oN oY e sL 0 3 0 管理 運 輸L 0 3 0 管理 運 輸按 實 際 數(shù) 量 收 貨合 格 供 應 商 ?需 要 質(zhì) 量 檢 驗 ?Y e sN o貨 物 直 接 去 車間 ?貨 物 直 接 進 入庫 存 ?N oN oY e sY e s檢 查 貨 物 項 目貨 物 入 庫N o送 到 質(zhì) 量 檢 驗 處Y e sP 1 4 0 差異 材 料處 理Y e sN oL 0 6 0 管理 庫 存/ 存 儲 /移 送L 0 2 0 制定 物 料管 理 策略P 1 3 0 到貨 檢 驗貨 物 提 單入 庫 單采 購 流 程收 到 原 材 料編 號 : P 1 2 0磅 單35 收到原材料流程說明 輸入流程 L030管理運輸 P090采購合同的監(jiān)控管理 L020制定物料管理政策 L080 管理工廠之間運送貨物 P080 采購物料和服務 P040供應商資質(zhì)管理 輸出流程 L030管理運輸 P150支付貨款 L090管理物料報廢和處置 P130到貨質(zhì)檢 L060管理庫存／存儲／移送 P140差異材料處理 目的 管理和控制收到物料和服務的過程 內(nèi)容說明 管理采購實物的收到過程，如果需要質(zhì)檢則進行質(zhì)檢，否則將物料放置在庫房和相應的存儲地點。針對不同的物料，應該從供應商的表現(xiàn)、進度情況、技術情況等多個方面進行監(jiān)督，盡快發(fā)現(xiàn)問題并提供解決的方案。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 存在二各個車間的二級庫存 各個車間需要自行平衡庫存，提出采購申請 現(xiàn)在無法控制二級庫存，會造成各個分廠庫存冗余，占用過多庫存資金 對采購需求的產(chǎn)生可以通過這個程序標準化，并且采購審批過程比較明確。 確定合同需求： 確定每次采購合同中采購物料的數(shù)量和種類。 – 建立物料檔案： 在確定物料要求以后，針對不同的物料，采用統(tǒng)一格式建立物料檔案。 制定針對有問題供應商的應對方案： 存在問題的供應商應該加倍關注并且嚴格管理，為了減少問題的出現(xiàn)并且在出現(xiàn)問題時能夠快速解決，可以根據(jù)問題的情況制定不同的標準解決方案，在出現(xiàn)問題時參照執(zhí)行。供應商選擇和評價管理應該針對不同的物料分別進行。然后針對不同類別的物料，制定符合其特點的管理政策。在確定采購組織過程中應該重點關注：采購組織的形式（集中式或者非集中式的）、采購組織的崗位設置、每個崗位的職責說明、業(yè)績考核的主要指標。 內(nèi)容說明 建立公司采購政策和購買流程，并且建立最佳的組織完成采購工作，管理控制主要供應商的選擇和庫存的目標，制定中短期的采購計劃，并且通過采購預算提供給公司管理層。 參與部門 采購部 \生產(chǎn)部 \市場部 主 要 文 檔 說 明 主要文檔： 公司戰(zhàn)略計劃： 公司長期發(fā)展的規(guī)劃，主要包括在未來的 5到 10年內(nèi)公司主要的發(fā)展方向 戰(zhàn)略成本分析： 從中長期的發(fā)展來看，公司的成本構(gòu)成情況和變化趨勢 物料接收政策： 作為公司統(tǒng)一的物料管理指導性文件，其中應該集中描述：存儲設備的自建要求、租賃設備的程序和辦法、第三方加工的程序和管理辦法、物料返工、返回和報廢處理的原則、危險物品的管理辦法、收貨質(zhì)量檢驗的方法、收貨差異的處理方法、質(zhì)量問題的解決方法等等。 ? 公司應該制定 3到 5年的中長期采購規(guī)劃來指導采購工作。 – 確定關鍵件的備選計劃： 首先確定哪些原材料和備件是生產(chǎn)過程中最重要的，然后確定其首選供應商和備選供應商。該手冊能夠?qū)π聠T工進行培訓，能夠使其快速熟悉并進入崗位。 – 確定總成本的計算模型： 與財務部門一起確定采購的總成本，并且按照一定的模型計算各個部分的費用。 通知供應商： 以書面形式通知供應商。 物料招標書： 標準化的標書文件，用于公司所有采購中的招標活動。本流程主要適用于那些標準的、常規(guī)的、重復性物料的采購活動。 采購需求書： 經(jīng)過審批后確定的采購需求，可以據(jù)此制作采購訂單。 參與 部門 采購部 生產(chǎn)部 主要文檔說明 采購問題管理規(guī)定： 是針對采購過程中發(fā)生的所有問題和解決辦法的參考信息列表。 建立補充庫存訂單： 由生產(chǎn)商或者供應商產(chǎn)生補充庫存訂單，補充庫存水平。 檢驗記錄單： 記錄檢驗的結(jié)果，如果必要應該注明質(zhì)量檢驗部門的意見和建議。 提出降低標準申請： 在物料不能符合原有標準的情況下，可以申請降低標準進行接收和使用。 降低標準申請書： 標準化的申請文件，用于降低標準（讓步接受）接收物料。 按照實際數(shù)量收貨： 在采購過程中經(jīng)常發(fā)生數(shù)量差異的現(xiàn)象，尤其是化工原材料，其實際收到的數(shù)量和訂單或者提貨單中的數(shù)量往往不一致，應該針對此種情況制定可以接受的數(shù)量差異范圍。 流程主要活動描述 31 管理代管存貨（ P100） P 0 1 0 制定 采 購戰(zhàn) 略L 1 3 0 管理 代 管物 料確 定 供 應 商 / 物 料代 管 的 數(shù) 據(jù)簽 定 代 管 物 料 合 同 需 要 補 充 庫 存 ? 建 立 補 充 庫 存 訂 單收 到 貨 物 并 進 入 庫存使 用 代 管 物 料 時 標明 供 應 商為 支 付 貨 款 計 算 代管 物 料 的 使 用 量L 1 3 0 管理 代 管物 料P 1 5 0 支付 貨 款Y e sN o補 充 庫 存 訂 單采 購 流 程管 理 代 管 存 貨編 號 : P 1 0 032 管理代管存貨流程說明 輸入流程 P010制定采購戰(zhàn)略 L130管理代管物料 輸出流程 P150支付貨款 L130管理代管物料 目的 管理供應商的代管貨物 內(nèi)容說明 主要管理供應商在本地設庫、和采購代管等活動 參與部門 采購部 物流部 主要文檔說明 補充庫存訂單： 針對不同的代管物料，設定其安全庫存水平和最低庫存水平，當庫存水平低于最低庫存時，應該產(chǎn)生庫存補充訂單。在采購時可以使用采購信用卡，一定金額