【正文】 文檔說明 返工單： 通知供應(yīng)商進行返工的文件，文件中應(yīng)該注明返工物料的類型、編號、數(shù)量、處理方法等信息，以便以后進行接收。 樣本批號記錄： 為了準確跟蹤物料的檢驗，應(yīng)該對樣本進行編號，并且將批號作為樣本的唯一標識進行記錄。 樣本批號記錄： 為了準確跟蹤物料的檢驗，應(yīng)該對樣本進行編號，并且將批號作為樣本的唯一標識進行記錄。 參與部門 采購部 物流部 主要文檔說明 初步檢驗單： 記錄初步檢驗的結(jié)果，例如物料的外觀、包裝的損壞情況等等。根據(jù)不同的方式確定不同的倉庫和帳務(wù)處理方式。 入庫單： 記錄收到貨物的憑證。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 沒有代管物料的情況。 簽訂代管物料合同： 與代管物料的供應(yīng)商簽訂合同，確定代管物料的管理方式、使用方式、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移方式、結(jié)算方式等。 通過流程化和制度化的合同執(zhí)行監(jiān)控，達到預(yù)先知道并解決問題的良好狀態(tài)，為解決問題和更換供應(yīng)商爭取時間。值得強調(diào)的是，公司應(yīng)該針對采購合同執(zhí)行中出現(xiàn)的各種問題編制問題列表和管理辦法，以便出現(xiàn)問題時依照執(zhí)行。 終止合同通知： 書面通知不合格的供應(yīng)商終止執(zhí)行合同，并且明確終止合同的善后事宜。 流程主要活動描述 28 采購合同的監(jiān)控管理（ P090） 監(jiān) 督 供 應(yīng) 商 成 本 方面 的 表 現(xiàn)簽 發(fā) 終 止 合 同 通 知與 供 應(yīng) 商 確 定 問 題N oN o終 止 合 同Y e s監(jiān) 控 供 應(yīng) 商 進 度 方面 的 表 現(xiàn)Y e sP 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理M 0 6 0制 定 生產(chǎn) 計 劃監(jiān) 督 供 應(yīng) 商 技 術(shù) 方面 的 表 現(xiàn)監(jiān) 督 合 同 完 成 的 情況Y e s修 改 供 應(yīng) 商 合 同分 析 解 決 修 改 合 同Y e s可 以 接 受 修 改 ?確 定 修 正 方 案N o問 題 解 決 ?N oY e sP 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)滿 足 合 同 中 的要 求 ?合 同 完 成 嗎 ?修 改 合 同 ?修 改 時 間 進 度 安 排修 改 服 務(wù) 協(xié) 議P 1 2 0 收到 原 材料監(jiān) 督 修 正 方 案 的 執(zhí)行P 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 主 要物 料 )P 0 6 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 非 主要 物料 )N oP 1 2 0 收到 原 材料合 同 修 正 方 案終 止 合 同 通 知采 購 問 題 管 理 規(guī) 定采 購 流 程采 購 合 同 的 監(jiān) 控 管理編 號 : P 0 9 029 采購合同的監(jiān)控管理 輸入 流程 P080采購物料和服務(wù) P090采購合同的監(jiān)控管理 M060制定生產(chǎn)計劃 輸出 流程 P050采購合同及詢價管理（主要物料） P060采購合同及詢價管理（非主要物料） P090采購合同的監(jiān)控管理 P120收到原材料 目的 監(jiān)督供應(yīng)商的安排、技術(shù)和成本表現(xiàn) 內(nèi)容 說明 監(jiān)督合同完成的情況和物料交付情況，與供應(yīng)商協(xié)商和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。 使用采購信用卡（零庫存管理工具之一）： 對于經(jīng)常發(fā)生的采購，可以和供應(yīng)商一起建立采購信用卡管理制度。 參與部門 采購部 主要文檔說明 采購訂單： 用于指導(dǎo)和跟蹤供應(yīng)商的執(zhí)行情況。 執(zhí)行申請審批程序： 針對不同的采購申請，公司應(yīng)該具有分級授權(quán)管理辦法。 采購申請書： 是標準的采購申請文件，其中包括采購物料的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、供應(yīng)商等等要素，同時采購申請書中應(yīng)該有相應(yīng)的審批控制環(huán)節(jié)（例如各級領(lǐng)導(dǎo)的審核簽字）。本過程包括確定采購需求書中的具體內(nèi)容。 與供應(yīng)商談判： 與供應(yīng)商商談價格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間等條件，解決雙方存在的分歧，并且提出解決的方法。 21 關(guān)鍵活動描述 匯總需求： 在采購各種標準化物料的時侯，應(yīng)該統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量。 19 合同及詢價管理（非主要物料） P060 N o采 購 流 程合 同 及 詢 價 管 理 ( 非主 要 物 料 )編 號 : P 0 6 0匯 總 需 求制 作 供 應(yīng) 商 詢 價 單選 擇 供 應(yīng) 商選 出 經(jīng) 批 準 的 供 應(yīng)商確 定 合 同 需 求管 理 詢 價 過 程Y e sY e sN o有 框 架 采 購 協(xié)議 ?發(fā) 出 供 應(yīng) 商 詢 價 單收 到 供 應(yīng) 商 報 價處 理 供 應(yīng) 商 報 價P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)與 供 應(yīng) 商 談 判達 成 協(xié) 議 ?P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)Y e s制 定 進 度 協(xié) 議制 定 供 貨 合 同制 定 服 務(wù) 協(xié) 議需 要 特 殊 條 款 ?P 0 7 0 采購 需 求的 生 成和 保 存P 0 2 0 實施 采 購戰(zhàn) 略P 0 3 0 采購 政 策管 理P 0 7 0 采購 需 求的 生 成和 保 存M 0 9 0P 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理合 同 需 求 書供 應(yīng) 商 詢 價 單供 應(yīng) 商 名 單20 合同及詢價管理（非主要物料）流程說明 輸入流程 P020實施采購戰(zhàn)略 P030采購政策管理 P070采購需求的生成和保存 P090采購合同的監(jiān)控管理 M090 生產(chǎn)計劃組織安排 輸出流程 P080采購物料和服務(wù) P070采購需求的生成和保存 目的 確定用于支持生產(chǎn)用的非主要物料的合同和詢價管理 內(nèi)容說明 建立與供應(yīng)商的關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標過程并且和供應(yīng)商簽訂合同，確定采購物品的需求。 – 簽訂特殊條款： 針對非標準的物料，需要考慮簽訂進度、服務(wù)、賠償、退貨和換貨的特殊條款，并且根據(jù)特殊條款產(chǎn)生物料需求。 – 尋找潛在的供應(yīng)商： 針對非標準化的儀器儀表、機電設(shè)備等應(yīng)該確定能夠提供產(chǎn)品的潛在廠商，而對于標準的重復(fù)性的采購應(yīng)該從侯選供應(yīng)商中選擇可能的供應(yīng)商。 18 流程關(guān)鍵活動描述 主要活動描述 – 確定招標需求： 在確定招標需求時，需要綜合考慮每次招標活動需要完成的目標，統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量，初步確定標書的發(fā)放范圍等等。 參與部門 采購部 主要文檔說明 物料檔案： 在采購活動的初期就應(yīng)該建立物料檔案對物料進行集中的標準化管理，物料檔案應(yīng)該包括：物料的名稱、所屬的物料大類、質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、侯選供應(yīng)商等等信息。 內(nèi)容說明 與符合要求的供應(yīng)商建立關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標過程并且和供應(yīng)商簽訂合同。應(yīng)該注意不能簡單地去掉供應(yīng)商的資料，而是應(yīng)該將淘汰的供應(yīng)商資料進行單獨的保存，以備在以后的工作中能夠作為參考。 供應(yīng)商履約情況監(jiān)督： 通過與供應(yīng)商的不斷溝通和從生產(chǎn)、質(zhì)檢、財務(wù)和倉儲部門收集的信息監(jiān)督供應(yīng)商的履情況。 15 管理供應(yīng)商資質(zhì)流程關(guān)鍵活動描述 進行供應(yīng)商評價： 根據(jù)評分標準進行評分，并且按照一定的權(quán)重進行計算，最后按照綜合得分進行供應(yīng)商排序。 供應(yīng)商評價表： 用于填寫供應(yīng)商評價信息的表格。而在評價過程中出現(xiàn)的嚴重問題，可以采用緊急方式進行。 13 供應(yīng)商資質(zhì)管理 (P040) 制 定 供 應(yīng) 商 標 準執(zhí) 行 階 段 性 供 應(yīng) 商評 定 分 級分 析 供 應(yīng) 商 表 現(xiàn)將 結(jié) 果 定 期 通 知 供應(yīng) 商交 貨 進 度 安 排P 0 2 0 實施 采 購戰(zhàn) 略P 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 非 主要 物料 )應(yīng) 對 方 案 的 結(jié) 果 分析 和 反 饋供 應(yīng) 商 履 約 情 況 監(jiān)督通 知 供 應(yīng) 商與 供 應(yīng) 商 進 行 需 求溝 通制 定 針 對 有 問 題 供應(yīng) 商 的 應(yīng) 對 方 案Y e sN oN oY e sP 0 3 0 采購 政 策管 理P 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 主 要物 料 )質(zhì) 量 管 理 手 冊組 織 多 部 門 的 評 審小 組供 應(yīng) 商 資 格 認 證確 定 對 現(xiàn) 有 供 應(yīng) 商的 影 響確 定 潛 在 的 新 供 應(yīng)商對 現(xiàn) 有 供 應(yīng) 商 重 新評 定需 要 評 審 ?確 定 供 應(yīng) 商 的 評 價標 準供 應(yīng) 商 評 審 標 準進 行 供 應(yīng) 商 評 價批 準 為 供 應(yīng) 商 ?通 知 供 應(yīng) 商 淘 汰終 止 合 作 ?將 供 應(yīng) 商 從 候 選 名單 中 去 除Y e s保 存 供 應(yīng) 商 信 息確 定 首 選 和 備 選 供應(yīng) 商更 新 供 應(yīng) 商 名 單商 定 詳 細 條 款相 關(guān) 法 律 文 件 和 服務(wù)收 集 供 應(yīng) 商 的 履 約情 況N oP 1 3 0 到貨 檢 驗通 知 書供 應(yīng) 商 名 單P 1 2 0 收到 原 材料M 1 4 0 生產(chǎn) 及 過程 中 的原 材 料處 置供 應(yīng) 商 信 息供 應(yīng) 商 評 價 表問 題 應(yīng) 對 方 案采 購 流 程供 應(yīng) 商 資 質(zhì) 管 理編 號 : P 0 4 014 管理供應(yīng)商資質(zhì)說明 輸入流程 P020實施采購戰(zhàn)略 /P030采購政策管理 /P050 采購合同及詢價管理（主要物料） P130到貨檢驗 輸出流程 P120收到原材料 P050采購合同及詢價管理（主要物料） 目的 用于確定和管理供應(yīng)商的資質(zhì) 內(nèi)容說明 資質(zhì)管理程序提供一種結(jié)構(gòu)化的方法來評價供應(yīng)商，包括：初始的資質(zhì)調(diào)查、采購過程中的審計、確定資質(zhì)管理的流程和政策、供應(yīng)商供貨表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等等。 – 制定供應(yīng)商資質(zhì)評估和審查制度： 以制度化的形式對供應(yīng)商的評估和審查進行規(guī)范管理，確保供應(yīng)的效率。這樣做的好處在于可以提高采購審批的效率，使審批權(quán)限能夠適當?shù)姆稚?，降低人為因素的風險。因此在制定采購訂單管理政策時要充分考慮的因素有：如何區(qū)分訂單的緊急程度、如何劃分訂單的優(yōu)先級、如何針對不同的訂單進行跟蹤和審計控制等等 – 制定爭端解決流程： 采購活動中的爭端不可避免，主要來自于交貨日期的延遲、質(zhì)量問題、數(shù)量差異等等。 11 制定采購政策