6文書檔案整理方法要點(diǎn)(更新版)
【正文】 位要用軟件進(jìn)行著錄；沒(méi)有檔案管理軟件的單位，用excel表格統(tǒng)一著錄。 蓋印檔號(hào)。一般單位不需填寫。 頁(yè)數(shù)。將同一保管期限內(nèi)的歸檔文件排在一起。二級(jí)分類方法不涉及分問(wèn)題。 11 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法 保管期限分類法 在實(shí)際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少的，我們?cè)谑兄睓C(jī)關(guān)推薦使用“年度——保管期限”和“年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”這兩種分類方法。 二、裝訂要求以“件”為單位 “件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件未一件。 （3）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。 本單位形成的沒(méi)有文號(hào)的文件，例如。 一是憑證作用；二是參考作用。（我們常說(shuō)的業(yè)務(wù)主體檔案） 五、檔案的作用是什么。下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。 （2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性，臨時(shí)性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿，各次校對(duì)稿；無(wú)特殊保存價(jià)值的信封；不需辦理的一般性人民來(lái)信，電話記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。 文書檔案整理的方法步驟共分裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒六個(gè)步驟，具體要求如下。（2）正文在前，附件在后。在三級(jí)分類方法中，按照分類方案二級(jí)類目所設(shè)置的問(wèn)題，根據(jù)文件所涉及的內(nèi)容按問(wèn)題分開。 按“保管期限“排列。此項(xiàng)為可選項(xiàng)，如是三級(jí)分類則必填，否則可不填。 盒號(hào)。 蓋印封面：應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱。 21 第10頁(yè) 共10頁(yè)
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