【正文】 信息主管一種榮耀，更主要的是用它來沖破組織內(nèi)部的各種本位主義、官僚主義和山頭主義。從計算機在企業(yè)中的應(yīng)用歷史來看，信息管理部門在企業(yè)中的作用和地位以及其內(nèi)部組織管理是隨著信息資源開發(fā)、利用的深入而不斷地提高或變化。在開放網(wǎng)絡(luò)時代 和企業(yè) IS 高速成長期，尤其要做好安全管理。 其中，最重要的是信息系統(tǒng)戰(zhàn)略管理，不但要支持上海理光的戰(zhàn)略目標(biāo)，還要努力為上海理光創(chuàng)造戰(zhàn)略機會。 ? 企業(yè)信息門戶不是決策支持系統(tǒng)，其效果無法預(yù)測，有可能很好，有可能不了了之。 劣勢： ? 與日本理光的系統(tǒng)不盡相同，可能實施過程中會遇到一定的阻力。 會計報表、全面預(yù)算 財務(wù)分析報表 財務(wù)部總監(jiān) EIS 支持財務(wù)部總裁的個人數(shù)據(jù)處理和決策行為 中國最大的管理資源中心 38 （八）人力資源流程應(yīng)用系統(tǒng) 應(yīng)用 系統(tǒng) 功能 簡述 輸入信息 / 輸出信息 人力資源計劃系統(tǒng) 在集成環(huán)境中支持人力資源管理所涉及到的計劃和控制活動 與人力資源有關(guān)的各種計劃 時間管理系統(tǒng) 記錄、分配、評價與時間管理有關(guān)的員工數(shù)據(jù)，如加班、休假 等 時間數(shù)據(jù) 員工基本信息管理系統(tǒng) 負(fù)責(zé)維護和查詢、統(tǒng)計員工的基本信息 員工基本信息 薪酬福利管理系統(tǒng) 負(fù)責(zé)員工薪酬福利和股金等數(shù)據(jù)的計算、審核、統(tǒng)計分析 員工薪酬福利記錄 組織機構(gòu)管理系統(tǒng) 展示、模擬、規(guī)劃公司的組織機構(gòu) 公司組織結(jié)構(gòu) 員工發(fā)展計劃系統(tǒng) 匹配員工資格與崗位需求，制定員工發(fā)展計劃 員工檔案 員工培訓(xùn)管理系統(tǒng) 員工培訓(xùn)的計劃和全面管理，如課程、教師、教室、考核等 員工培訓(xùn)記錄 招聘管理系統(tǒng) 支持招聘活動的管理和審查 應(yīng)聘人員考核表、聘用人員登記表、員工檔案 員工調(diào)動管理系統(tǒng) 員工內(nèi)部調(diào)配的管理和審查 員工檔案 人力成本計劃系統(tǒng) 人力成本的預(yù)測和模擬 員工檔案 中國最大的管理資源中心 39 三、信息系統(tǒng)實施方案的簡單建議 在考慮上海理光當(dāng)前業(yè)務(wù)運作的需要及其作為日本理光的一個重要的生產(chǎn)基礎(chǔ)的背景我們認(rèn)為比較的可行的信息系統(tǒng)規(guī)劃方案有兩個： A) 商業(yè) ERP 為主 +自我開發(fā)的全面解決方案 除非企業(yè)想完全照搬日本理光的信息系統(tǒng)模式（即購買 JDE 的管理財務(wù)軟件，升級 EDP 為RINKS21 然后與 JDE 集成起來），我們建議企業(yè)一步到位地通過商業(yè)管理軟件實現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)的統(tǒng)一集成方案。 生產(chǎn)計劃，產(chǎn)品質(zhì)量計劃，生產(chǎn)工藝流程，產(chǎn)品檢驗標(biāo)準(zhǔn) 物料采購統(tǒng)計分析系統(tǒng) 分析采購訂單的執(zhí)行情況，收集物料采購各流程的相關(guān)數(shù)據(jù)。 /服務(wù)的能力； 織向新型組織轉(zhuǎn)變； 機會。 二、信息系統(tǒng) 應(yīng)用系統(tǒng)分析 上海理光在目前已有的信息系統(tǒng)之間缺乏有效的集成和信息的共享，造成系統(tǒng)部分?jǐn)?shù)據(jù)的重復(fù)輸入和信息不完整，影響系統(tǒng)的有效使用；有些系統(tǒng)的功能已不能滿足公司管理上的要求；而且各個部門開發(fā)的系統(tǒng)各自為政，往往只考慮本部門的需求，不可能站在整個企業(yè)的高度來規(guī)劃和組織整個信息的建設(shè)；同時信息技術(shù)的突飛猛進，一些系統(tǒng)也急需更新。 中國最大的管理資源中心 25 因此，我們認(rèn)為建立信息中心是企業(yè)信 息系統(tǒng)進行改革的最重要的一步，也是改革的第一步。 目前這種格局基本上解決了部門信息需求交叉、互相沖突的問題，部門之間各管各的、相安無事。如經(jīng)營部門為了避免與財務(wù)部門在信 中國最大的管理資源中心 22 息質(zhì)量上的沖突，專門購買了用友的銷售軟件，自己進行數(shù)據(jù)的輸入、統(tǒng)計及報表功能；維修中心也有一個小型的庫存軟件，進行單獨的庫存成本核算。 對資源的分配和管理混亂，如資金的使用、人員的分配、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限的管理等都沒有專人負(fù)責(zé)，造成不合理的資源浪費。當(dāng)然局部的軟件系統(tǒng)應(yīng)用也能在一定的程度上提高作業(yè)的效率，如 EDP 系統(tǒng)對生產(chǎn)部門不可缺少的輔助作用。 2) NOTES 系統(tǒng)上的信息并沒有在調(diào)研的基礎(chǔ)上進行規(guī)劃，造成使用部門反應(yīng)不強烈的現(xiàn)象。 中國最大的管理資源中心 16 五、 Notes 辦公系統(tǒng)分析 應(yīng)用現(xiàn)狀 Notes 系統(tǒng)本身是 IBM 的一套非常優(yōu)秀的辦法自動化平臺，可以集成大量的企業(yè)信息資源、簡化事務(wù)處理環(huán)節(jié)、減少公文流轉(zhuǎn)次數(shù)、提高管理效率，如果應(yīng)用情況比較良好，基本可以實現(xiàn)無紙化辦公。 ? EDP 系統(tǒng)本身的問題及 EDP 與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能直接連接導(dǎo)致財務(wù)處理過程中很多較嚴(yán)重的問題。這個問題至少多增加 1 人 2 天的工作量。在當(dāng)前“顧客第一”的市場競爭下，上海理光可以沒有 CRM，可以沒有 online 服務(wù)，但銷售系統(tǒng)應(yīng)該在經(jīng)銷商管理、產(chǎn)品信息反饋、客戶管理與服務(wù)等角度來為企業(yè)服務(wù)，所以銷售系統(tǒng)的內(nèi)容、功 能和定位都需要重新制定。包括以生產(chǎn)系統(tǒng)為后臺的報價管理、提貨管理、貨物信息管理、經(jīng)銷商信息與業(yè)績管理 、銷售訂單管理、客戶退貨管理、客戶資料管理、售后服務(wù)文檔管理、售后服務(wù)配件管理等，然后與財務(wù)、倉庫等部門一起實現(xiàn) 中國最大的管理資源中心 11 應(yīng)收賬款管理、銷售成本管理、售后服務(wù)管理、貨物庫存管理等。而且一些先進的生產(chǎn)方式如并行工程， FMS 等都無法在 EDP 的基礎(chǔ)上實現(xiàn)，僅僅利用管理而不通過信息技術(shù)來提高工作效率，提高的程度非常有限。這些問題隨著時間的積累越來越嚴(yán)重，當(dāng)然問題的最根本原因在于軟件制度的執(zhí)行程度不夠，是人 為的因素?，F(xiàn)在上海理 中國最大的管理資源中心 7 光靠著“打補丁”修修補補的方式維持著現(xiàn)有的生產(chǎn)方式，從長期看，除非企業(yè)想維持這種生產(chǎn)方式，否則 EDP 是堅持不了多長時間的。所以很多流程仍需要人工協(xié)調(diào)，且目前還沒有實現(xiàn)與日本理 光管理系統(tǒng)的直接連接。 ? EDP 可以 在目前的生產(chǎn)模式下 比較好地協(xié)調(diào)生產(chǎn)本部的信息交換，滿足基本的信息需求和信息控制。 ? 經(jīng)理課：每日部品在庫清單， 每月部品收發(fā)存情報，每月部品購損情報、每月生產(chǎn)實績情報等。從平均水平上看，上海理光的硬件環(huán)境與一般企業(yè)相比處在中上水平，即便在上海同類的 IT行業(yè)也能處在中等水平。下面分別就每個系統(tǒng)的現(xiàn)狀進行詳細(xì)的描述： 生產(chǎn)本部 開發(fā)中心 維修中心 PCB事業(yè)部 生產(chǎn)管理課 統(tǒng)括課 專人負(fù)責(zé) 專人負(fù)責(zé) ? EDP系統(tǒng)的維護和應(yīng)用開發(fā) ? Notes 系統(tǒng)的維護與開發(fā) ? 局域網(wǎng)的維護與管理 ? 財務(wù)系統(tǒng)的維護 ? 經(jīng)營系統(tǒng)的維護 ? PCB事業(yè)部局域網(wǎng)的維護與管理 管理本部 總經(jīng)理辦公室 ? 公司網(wǎng)站的發(fā)布與維護 ? 維 修中心局域網(wǎng)的維護與管理 ? 小 型的庫存管理軟件 中國最大的管理資源中心 3 二、 EDP 系統(tǒng)的現(xiàn)狀與問題分析 EDP 系統(tǒng)涉及到的部門主要包括生產(chǎn)管理課、資材課、進出口課、經(jīng)理課、配膳課、部品檢 查課、部品管理課。 應(yīng)用情況 總的來說， EDP 系統(tǒng)是上海理光當(dāng)前生產(chǎn)運營不可或缺的一部分，在生產(chǎn)協(xié)調(diào)中起著非常重要的作用。也可以在現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，通過數(shù)據(jù)倉庫或數(shù)據(jù)挖掘提煉出一些綜合性的數(shù)據(jù)，提供給上層領(lǐng)導(dǎo)輔助決策。更不用說有人惡意破壞數(shù)據(jù)庫時系統(tǒng)的安全性問題。同時 EDP 系統(tǒng)的每次修改和開發(fā)都應(yīng)該有文檔的記錄，否則后來的人很難對系統(tǒng)有 全面的了解。所以只能勉強支持流水線組裝的生產(chǎn)方式，對于其它生產(chǎn)方式如固定工位的組裝生產(chǎn)、細(xì)胞式生產(chǎn)方式等復(fù)雜型的制造方式就難以適應(yīng)。 三、銷售系統(tǒng)分析 應(yīng)用現(xiàn)狀 銷售公司之所以購買銷售系統(tǒng)，最根本的原因是財務(wù)部門無法及時地提供詳細(xì)的統(tǒng)計信息，如日 中國最大的管理資源中心 10 銷售報表、月銷售報表、擔(dān)當(dāng)銷售排行等，只能有市場課人員手工編制，工作量非常大。所以銷售部門專門設(shè)一個人負(fù)責(zé)輸入財務(wù)已經(jīng)輸入過的發(fā)票信息、應(yīng)收賬款信息，導(dǎo)致重復(fù)輸入，引起潛在的數(shù)據(jù)不一致。到月底由經(jīng)理課課長手工合并這兩份報表，作為上海理光的總財務(wù)報表。 ? 另一個問題是由銷售公司的系統(tǒng)、維修中心的庫存系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法直接交換引起的重復(fù)輸入問題。 中國最大的管理資源中心 15 ? 目前進行手工操作的還有成本核算、庫存明細(xì)帳、應(yīng)付款的核對、手工合并報表等，大部分是由于財務(wù)系統(tǒng)無法與 EDP 數(shù)據(jù)直接相連引起的，如果不實現(xiàn)系統(tǒng)的集成，這些手工作業(yè)方式將繼續(xù)存在。 上海理光的 NOTES 系統(tǒng)也屬于日本理光的一部分。 3) NOTES 系統(tǒng)是一個需要配合使用的系統(tǒng)，比如說， A 發(fā)了一個公文讓 B在二個小時內(nèi)簽收，但 B從來都不用 NOTES，那 么這個公文就很難按時完成，到時候 A又要打電話給 B 讓他到系統(tǒng)中把該公文簽收掉，反而造成流程環(huán)節(jié)的增多，效率的降低。 中國最大的管理資源中心 20 ? 缺少統(tǒng)籌指揮，職責(zé)不明確 由于把信息的重心放在業(yè)務(wù)部門，那么企業(yè)的信息問題提不到高層領(lǐng)導(dǎo)的日程上來，而只是業(yè)務(wù)部門內(nèi)的事情。 ? 缺乏整體規(guī)劃，信息資源分散，難以集成 目前為止，企業(yè)沒有對各部門的信息需求進行過全面的調(diào)查，在進行分類的基礎(chǔ)上實現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃。 b) 重復(fù)輸入的問題，以及因此而引起的數(shù)據(jù)不一致性問題。 g) 有專門機構(gòu)負(fù)責(zé)調(diào)查企業(yè)各部門及決策層的信息需求，在現(xiàn)有信息管理體制的基礎(chǔ)上提出改革方案，重點是解決為公司戰(zhàn)略決策層經(jīng)營決策服務(wù)的問題。但目前企業(yè)的信息化狀況是與企業(yè)的形象不符合的，企業(yè)使用的都是 80 年代早期開發(fā)的生產(chǎn)制造系統(tǒng)，而財務(wù) 與經(jīng)營部門的信息系統(tǒng)應(yīng)用只是最低級的“用計算機代替手工處理”的模仿型信息系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)也沒有得應(yīng)該有的效果，更不用說對信息進行整合支持決策支持系統(tǒng)。 （一）信息系統(tǒng)愿景 從整體和長遠(yuǎn)規(guī)劃來看， 我們認(rèn)為上海理光的信息化建設(shè) 可以分成四個步驟，如下圖所示，表格中是各 中國最大的管理資源中心 28 階段的比較： （ BPR） 能力 效率 時間 近 期 遠(yuǎn) 期 中國最大的管理資源中心 29 階 段 特 征 優(yōu) 點 弱 點 管理挑戰(zhàn) 局部 開發(fā) 針對企業(yè)急需改進的、能帶來較高收益的局部流程 IT 的能力； “數(shù)據(jù)說話”得以實現(xiàn)； 。 外部 集成 IT/IS 贏得戰(zhàn)略聯(lián)盟的市場優(yōu)勢； IT/IS 支持與對外的協(xié)調(diào)與控制。 客戶信息合同信息、發(fā)貨信息 記帳信息 催款單 應(yīng)付帳款管理系統(tǒng) 核算供應(yīng)商付款、費用報銷、預(yù)付款及備用金處理，打印發(fā)票 采購訂單信息、收貨信息 費用報告 記帳信息 固定資產(chǎn)發(fā)票 總帳系統(tǒng) 將其他系統(tǒng)中的記帳信息自 動過入總帳，進行月底結(jié)帳并編制會計報表。而信息集成最迅速、最成熟的方法就是實施商業(yè) ERP軟件。 B) RICOH 專用軟件 +商業(yè)財務(wù)軟件模塊 +商業(yè)銷售軟件模塊 +企業(yè)信息門戶 +自我開發(fā) 優(yōu)勢： ? 可以與日本理光的系統(tǒng)兼容。 目前上海理光的網(wǎng)頁是外包給網(wǎng)絡(luò)公司負(fù)責(zé)的，沒有對網(wǎng)站內(nèi)容、網(wǎng)站風(fēng)格設(shè)計 的主控權(quán)。 信息資源管理包括硬件與網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)管理和權(quán)限管理。 組織管理是信息系統(tǒng)管理成功的重