【正文】 管理等都沒有實(shí)現(xiàn)，整個系統(tǒng)的整合 中國最大的管理資源中心 6 水平如與財(cái)務(wù)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)的連接等也遠(yuǎn)不及深圳理光。對比先進(jìn)的制造系統(tǒng)如 Oracle 公司的產(chǎn)品，還缺少物料管理、粗能力計(jì)劃、能力計(jì)劃、車間作業(yè)管理、成本管理等模塊。從上海理光的業(yè)務(wù)角度出發(fā)，至少還需要成本管理、銷售與分發(fā)管理、能力計(jì)劃、質(zhì)量管理等模塊。所以很多流程仍需要人工協(xié)調(diào)，且目前還沒有實(shí)現(xiàn)與日本理 光管理系統(tǒng)的直接連接。 3) EDP 系統(tǒng)從計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，采用了簡單的工作站 /服務(wù)器的二層結(jié)構(gòu)，而不是把數(shù)據(jù)庫另列為一層的三層結(jié)構(gòu)，從而導(dǎo)致系統(tǒng)的安全性、脆弱性、開放性等問題。比如說在運(yùn)行過程中，有時(shí)會出現(xiàn) EDP 系統(tǒng)的流程與當(dāng)前業(yè)務(wù)流程相沖突的情況，需要人工干預(yù)，而這種干預(yù)只能是直接對數(shù)據(jù)庫操作，危害到數(shù)據(jù)的安全。更不用說有人惡意破壞數(shù)據(jù)庫時(shí)系統(tǒng)的安全性問題。 EDP的軟件結(jié)構(gòu)框架決定了安全性的問題無法通過 EDP 本身來解決。 4) 同時(shí)由于 EDP 的界面是與 DOS 類似的命令操作型，而不是易操作的主流圖形化界面，信息的可讀性 非常差，且不支持日文版。一般的員工需要經(jīng)過較長時(shí)間才能適應(yīng)，也引起培訓(xùn)成本以及因員工流失而引起的成本的增加。 5) EDP 系統(tǒng)的靈活性較差，在很多流程規(guī)則上與現(xiàn)有的先進(jìn)的生產(chǎn)流程完全不兼容?，F(xiàn)在上海理 中國最大的管理資源中心 7 光靠著“打補(bǔ)丁”修修補(bǔ)補(bǔ)的方式維持著現(xiàn)有的生產(chǎn)方式，從長期看，除非企業(yè)想維持這種生產(chǎn)方式，否則 EDP 是堅(jiān)持不了多長時(shí)間的。 6) EDP 系統(tǒng)管理的權(quán)限設(shè)置與文檔問題。 EDP 系統(tǒng)的權(quán)限管理應(yīng)該規(guī)范起來，如負(fù)責(zé)輸入部品數(shù)量的人就不應(yīng)該讓他負(fù)責(zé)貨物的盤點(diǎn)。同時(shí) EDP 系統(tǒng)的每次修改和開發(fā)都應(yīng)該有文檔的記錄，否則后來的人很難對系統(tǒng)有 全面的了解。 上海理光已經(jīng)充分認(rèn)識到了 EDP 目前的缺陷，但對于 EDP 在企業(yè)戰(zhàn)略角度的缺陷很少意識到。實(shí)際上從長期的戰(zhàn)略角度來看， EDP 可能存在的問題就更嚴(yán)重了。 A. 隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的變化， EDP 系統(tǒng)已經(jīng)調(diào)整了很多次。但目前為止，還有很多規(guī)則被人為地違反，軟件設(shè)計(jì)的科學(xué)性也被破壞，如采購訂單的發(fā)注基本都沒有按 EDP 系統(tǒng)自動生成地進(jìn)行，原因是自動的訂單可能會造成庫存的積壓，這樣整個游戲規(guī)則都被破壞掉了，其它子系統(tǒng)的功能也受到影響。這些問題隨著時(shí)間的積累越來越嚴(yán)重，當(dāng)然問題的最根本原因在于軟件制度的執(zhí)行程度不夠，是人 為的因素。企業(yè)無論采用什么系統(tǒng)，都會存在這個問題。 中國最大的管理資源中心 8 B. 上海理光的 EDP 系統(tǒng)基本只包含了計(jì)劃模塊、庫存模塊、采購模塊以及一些相關(guān)的查詢功能，缺少完整的生產(chǎn)制造系統(tǒng)中應(yīng)有的車間作業(yè)管理、生產(chǎn)能力平衡模塊等。所以只能勉強(qiáng)支持流水線組裝的生產(chǎn)方式，對于其它生產(chǎn)方式如固定工位的組裝生產(chǎn)、細(xì)胞式生產(chǎn)方式等復(fù)雜型的制造方式就難以適應(yīng)。如果企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)戰(zhàn)略改變， EDP 就會成為最大的障礙。 PCB 事業(yè)部目前沒有應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的主要原因也正于此。一般完整的制造型企業(yè)的生產(chǎn)系統(tǒng)模式如下圖所示： 銷售訂單 物料需求計(jì)劃 JIT 生產(chǎn)管理 主生產(chǎn)計(jì)劃 供應(yīng) /協(xié)配 質(zhì) 量 應(yīng)付帳 成 本 總 帳 固定資產(chǎn) 應(yīng)收帳 基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 設(shè)備管理 車 間作業(yè) 能力平衡 庫存管理 綜合查詢 辦公自動化 中國最大的管理資源中心 9 C. EDP 系統(tǒng)無法與開 發(fā)部門、技術(shù)部門的產(chǎn)品構(gòu)成進(jìn)行直接的數(shù)據(jù)連接。從長期發(fā)展而言，如果企業(yè)自我開發(fā)的產(chǎn)品比重加大，目前的設(shè)計(jì)部門與生產(chǎn)部門之間的溝通方式很有可能不適應(yīng)生產(chǎn)和需要。而且一些先進(jìn)的生產(chǎn)方式如并行工程， FMS 等都無法在 EDP 的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)，僅僅利用管理而不通過信息技術(shù)來提高工作效率，提高的程度非常有限。 D. EDP 無論經(jīng)過何種處理，都不能達(dá)到真正意義上的總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)，這是由 EDP 系統(tǒng)的定位決定的。 E. 上海理光不只是一個生產(chǎn)中心，還包括開發(fā)、銷售等功能，而 EDP 系統(tǒng)只是生產(chǎn)制造系統(tǒng)，不是企業(yè)信息系統(tǒng)的全部，即使 EDP 在生 產(chǎn)管理方面做的再好，如果不能與企業(yè)的其它信息進(jìn)行整合、不支持企業(yè)的戰(zhàn)略也是不夠完善的，甚至在某種程度上阻礙了未來企業(yè)信息系統(tǒng)的整合。 三、銷售系統(tǒng)分析 應(yīng)用現(xiàn)狀 銷售公司之所以購買銷售系統(tǒng)，最根本的原因是財(cái)務(wù)部門無法及時(shí)地提供詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)信息，如日 中國最大的管理資源中心 10 銷售報(bào)表、月銷售報(bào)表、擔(dān)當(dāng)銷售排行等，只能有市場課人員手工編制，工作量非常大。購買了用友公司的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件并進(jìn)行一定的二次開發(fā)后，這部分工作就由計(jì)算機(jī)來完成了。 這套系統(tǒng)的功能主要包括銷售計(jì)劃的制定、發(fā)貨管理、訂貨管理、開票管理、銷售賬表、銷售統(tǒng)計(jì)與分析、應(yīng)收管理等 ，目前用到的最主要的是開票管理、計(jì)劃的制定和應(yīng)收管理，統(tǒng)計(jì)打印功能是另行開發(fā)的，其它模塊因?yàn)闃I(yè)務(wù)特征的原因基本沒有用起來。 總的來說，銷售系統(tǒng)只是一個統(tǒng)計(jì)、查詢、打印的工具，起到的是替代手工勞動的功能， 存在問題 ? 只是為了滿足上級部門對相關(guān)報(bào)表的需求，沒有起到任何管理功能，更談不上信息系統(tǒng)對企業(yè)應(yīng)有的戰(zhàn)略意義，只能作為部門內(nèi)部的一個小應(yīng)用軟件，稱不上系統(tǒng)。真正意義上的銷售系統(tǒng)應(yīng)該能夠處理整個功能鏈從定單處理的詢價(jià)到發(fā)貨和貨單的需要。包括以生產(chǎn)系統(tǒng)為后臺的報(bào)價(jià)管理、提貨管理、貨物信息管理、經(jīng)銷商信息與業(yè)績管理 、銷售訂單管理、客戶退貨管理、客戶資料管理、售后服務(wù)文檔管理、售后服務(wù)配件管理等，然后與財(cái)務(wù)、倉庫等部門一起實(shí)現(xiàn) 中國最大的管理資源中心 11 應(yīng)收賬款管理、銷售成本管理、售后服務(wù)管理、貨物庫存管理等。 ? 重復(fù)數(shù)據(jù)輸入情況嚴(yán)重。實(shí)際上銷售系統(tǒng)目前所做的工作財(cái)務(wù)部門都能提供，已經(jīng)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中存在相關(guān)的數(shù)據(jù)，但是財(cái)務(wù)部門因?yàn)楸旧淼臉I(yè)務(wù)處理引起效率太低，或者不愿意給銷售部門提供比較瑣碎的報(bào)表。所以銷售部門專門設(shè)一個人負(fù)責(zé)輸入財(cái)務(wù)已經(jīng)輸入過的發(fā)票信息、應(yīng)收賬款信息，導(dǎo)致重復(fù)輸入，引起潛在的數(shù)據(jù)不一致。 ? 維修中心目前有一個簡易的自我開發(fā)的庫存 管理系統(tǒng)，對維修中心的部品倉庫進(jìn)行管理。這一部分似乎與企業(yè)的銷售系統(tǒng)沒有任何的相關(guān)關(guān)系，而是直接與財(cái)務(wù)打交道，其中也存在重復(fù)輸入的問題。實(shí)際上，售后服務(wù)也是銷售的一部分，客戶信息、產(chǎn)品信息、質(zhì)量問題都應(yīng)該與銷售部門實(shí)現(xiàn)共享，并且與客戶滿意度直接相關(guān)，應(yīng)該與銷售統(tǒng)一管理。 銷售系統(tǒng)的存在從企業(yè)整體管理的角度來說，是沒有意義的。在當(dāng)前“顧客第一”的市場競爭下，上海理光可以沒有 CRM，可以沒有 online 服務(wù)，但銷售系統(tǒng)應(yīng)該在經(jīng)銷商管理、產(chǎn)品信息反饋、客戶管理與服務(wù)等角度來為企業(yè)服務(wù)，所以銷售系統(tǒng)的內(nèi)容、功 能和定位都需要重新制定。 中國最大的管理資源中心 12 四、財(cái)務(wù)系統(tǒng)分析 應(yīng)用現(xiàn)狀 財(cái)務(wù)系統(tǒng)采用的是金蝶 20xx（工業(yè)版 ），主要用于財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的憑證管理、賬本管理、報(bào)表管理及固定資產(chǎn)的管理，以及一些簡單財(cái)務(wù)指標(biāo)的計(jì)算等。目前銷售公司（ SRS）的財(cái)務(wù)與上海理光（ SRF）的財(cái)務(wù)是分開核算的， SRS 需要通過一套內(nèi)部的價(jià)格核算體系單獨(dú)計(jì)算銷售收入、銷售成本等。到月底由經(jīng)理課課長手工合并這兩份報(bào)表，作為上海理光的總財(cái)務(wù)報(bào)表。 目前 SRS 財(cái)務(wù)專員，因?yàn)闆]有銷售分析、財(cái)務(wù)管理等職能，只需要記記賬、做做報(bào)表，所以這套系統(tǒng)基本能滿足業(yè)務(wù)的需求。 從 SRF 角度來說，除了手工處理的部分工作外，其它財(cái)務(wù)功能也基本能得以實(shí)現(xiàn)，問題的焦點(diǎn)不在于財(cái)務(wù)系統(tǒng)本身。 上海理光的財(cái)務(wù)人員共計(jì) 11 人，具體功能結(jié)構(gòu)如下： 中國最大的管理資源中心 13 存在問題 ? 金蝶 20xx 版底層用的是簡單 access 數(shù)據(jù)庫，不具備支持?jǐn)?shù)據(jù)量大、運(yùn)算復(fù)雜的功能。導(dǎo)致系統(tǒng)不穩(wěn)定，不適應(yīng)上海理光的財(cái)務(wù)規(guī)模等，如開給經(jīng)銷商的增值稅發(fā)票必須要用另一套系統(tǒng)合計(jì)之后，再做成憑證輸入，單張發(fā)票作為單張憑證輸入就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)量過大，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，引起死機(jī)。這個問題至少多增加 1 人 2 天的工作量。 ? 目前無論是 SRF 還是 SRS 都有另一套系統(tǒng)在支持金蝶軟件的運(yùn)行，在 SRF 是一套 DOS 版的銀行課長（制單、報(bào)表） 外高橋（ 2人） 預(yù)算（ 1人） 成本處理（ 1人） 費(fèi)用處理（ 1人） 應(yīng)收付款處理（ 1人） 往來賬處理（ 1人） 審計(jì)（ 1人） 出納（ 1人） 銷售公司（ 1人） 中國最大的管理資源中心 14 往來帳系統(tǒng)， SRS 是一套發(fā)票輸入統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。都存在重復(fù)輸入的問題，只是為適應(yīng)金蝶的特殊情況而存在，從實(shí)質(zhì)分析都沒有存在的必要。 ? 另一個問題是由銷售公司的系統(tǒng)、維修中心的庫存系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法直接交換引起的重復(fù)輸入問題。如銷售公司的系統(tǒng)專門有人負(fù)責(zé)輸入發(fā)票、應(yīng)收賬款情況、回款情況等數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)都是財(cái)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)輸入過的。維修中心的發(fā)票也要輸入兩次，一次是在財(cái)務(wù)系統(tǒng)里計(jì)算銷售額，一次是在庫存系統(tǒng)計(jì)算維修庫 存和成本，然后計(jì)算出庫存成本與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的庫存成本核對，需要 1 人 1天的工作量。再加上月頭到款憑證集中輸入和手工的計(jì)算、調(diào)整成本費(fèi)用等工作，銷售公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)出報(bào)表的時(shí)間就要到月中了。由于信息系統(tǒng)不暢通引起的月時(shí)滯時(shí)間至少是四天，增加的人力大于 2 人。 ? EDP 系統(tǒng)本身的問題及 EDP 與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能直接連接導(dǎo)致財(cái)務(wù)處理過程中很多較嚴(yán)重的問題。如 EDP 初始價(jià)格無法修正的問題引起了財(cái)務(wù)處理中包括：入庫核算、出庫核算、應(yīng)付賬款、成本核算等一系列問題，光入庫、出庫核算每月至少需要 1人 2 天的工作量。且應(yīng)付賬款的對賬只能通 過手工方式進(jìn)行，就會出現(xiàn)財(cái)務(wù)制度上的一些漏洞，數(shù)額的一致性很難達(dá)到。 中國最大的管理資源中心 15 ? 目前進(jìn)行手工操作的還有成本核算、庫存明細(xì)帳、應(yīng)付款的核對、手工合并報(bào)表等，大部分是由于財(cái)務(wù)系統(tǒng)無法與 EDP 數(shù)據(jù)直接相連引起的，如果不實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的集成，這些手工作業(yè)方式將繼續(xù)存在。 ? 目前金蝶的財(cái)務(wù)系統(tǒng)主要還是財(cái)務(wù)會計(jì)，沒有包括管理會計(jì)，所以無法支持全面預(yù)算、成本控制、銷售分析等綜合性的功能。 可以看出基本上財(cái)務(wù)系統(tǒng)的所有問題都是由于信息孤立引起的，再加上財(cái)務(wù)制度上的一些缺陷就使得上海理光的財(cái)務(wù)管理存在這樣那樣的問題。財(cái)務(wù)是企業(yè)進(jìn)行控制、協(xié)調(diào)的 要工具，一套好的財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以幫助我們分析經(jīng)營體制中潛在的問題，可以與生產(chǎn)系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、設(shè)計(jì)部門等業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接溝通，為決策支持系統(tǒng)提供重要的信息，解決很多人力無法控制的問題。所以升級或替換應(yīng)該是勢在必行的。 中國最大的管理資源中心 16 五、 Notes 辦公系統(tǒng)分析 應(yīng)用現(xiàn)狀 Notes 系統(tǒng)本身是 IBM 的一套非常優(yōu)秀的辦法自動化平臺，可以集成大量的企業(yè)信息資源、簡化事務(wù)處理環(huán)節(jié)、減少公文流轉(zhuǎn)次數(shù)、提高管理效率，如果應(yīng)用情況比較良好，基本可以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。NOTES 系統(tǒng)在全球應(yīng)用成功的例子非常多。日本理光的內(nèi)部溝通幾乎全部通過 NOTES 來實(shí)現(xiàn)的（如生產(chǎn)、品質(zhì)、設(shè)計(jì)情報(bào)等），所以日本理光本身就是應(yīng)用 NOTES 系統(tǒng)最好的例子。 上海理光的 NOTES 系統(tǒng)也屬于日本理光的一部分。但在上海理光， NOTES 系統(tǒng)并沒有得到足夠的重視，只有開發(fā)部門的應(yīng)用比較成熟。其它部門的應(yīng)用還局限在郵件的處理、信息的查詢等功能，沒有把 NOTES 系統(tǒng)像紙和